Effizientes Vorlagenmanagement im Kanzleialltag

OTTO DOTTING Rechtsanwälte

Die Kanzlei OTTO DOTTING gehört zu den bundesweit gefragten Spezialkanzleien für Arbeitsrecht und betreut aus Kassel heraus deutschlandweit anspruchsvolle arbeitsrechtliche Mandate. Zu den Mandantinnen und Mandanten gehören Betriebsräte börsennotierter Unternehmen der Energiebranche ebenso wie aus den Bereichen Metallindustrie, Banken, Versicherungen, kommunalen Versorgungsunternehmen und Unternehmen der gesamten Sozial- und Gesundheitssparte. Zudem werden individualarbeitsrechtliche Mandate von der Kündigungsschutzklage bis zur Ausgestaltung von Anstellungsverträgen und Aufhebungsvereinbarungen durchsetzungsstark begleitet.

Dank des beliebten Zusatztools Kleos Document Creator PLUS können Rechtsanwalt Rolf-Christian Otto, Partner der Kanzlei, und seine Kolleginnen und Kollegen Vertrags- vorlagen, Klauseln, Formulare, Schriftsätze und selbst die komplexesten Rechtsdokumente auf eine besonders strukturierte und effiziente Weise erstellen und verwalten.

Durch die automatisierte Generierung und Bearbeitung der dynamischen Dokumentenvorlagen und der effizienten Verwaltung und automatisierten Aktualisierung aller Dokumente bleibt mehr Zeit für andere wichtige Tätigkeiten. Davon profitieren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kanzlei ebenso wie die Mandantinnen und Mandanten.

Warum haben Sie sich für Kleos und das Zusatztool Document Creator PLUS entschieden?

Wir haben vorher ein Produkt verwendet, das nicht in der Cloud war, sondern ‚On-Premises‘ gehostet wurde. Wir waren nicht ganz zufrieden damit, da sich dieses Produkt nicht so schnell weiterentwickelte, wie wir das erwartet hatten. Wir hätten gerne Schnittstellen gehabt, über die wir mit anderen Produkten darauf zugreifen können. Dazu kam ein Aspekt, der für uns auch wesentlich war. Wir sind eine Kanzlei mit insgesamt fünf Anwältinnen und Anwälten sowie im Moment neun Nutzerinnen und Nutzern. Wir sehen es nicht ein, für so wenige Menschen einen eigenen Server betreiben zu müssen. Das Angebot, die Software als Cloudsoftware zu nutzen, finden wir nach wie vor außerordentlich attraktiv. Wir haben eine kleine Evaluation durchgeführt und uns die Alternativen angeschaut. Im Ergebnis haben wir uns für Kleos entschieden. Ein wesentliches Argument war auch der Document Creator, den wir vorher schon ein wenig kennenlernen konnten. Wir waren und sind immer noch begeistert, wie leicht man damit arbeiten kann. Wenn wir bei der Nutzung Unterstützung benötigen, erhalten wir diese von Wolters Kluwer. Das ist jedoch selten erforderlich, da das System nach einer Einarbeitungszeit leicht zu verstehen ist. Wir konnten uns die Gestaltung und Nutzung auch komplexerer Vorlagen sehr schnell aneignen und freuen uns, diese bei der täglichen Arbeit einsetzen zu können, um effizienter zu arbeiten.

Wie war die Kleos-Einführung und wie zufrieden waren Sie
mit dem Prozess der Datenübernahme?

Die Einführung in das Projekt verlief professionell und gut. Die Datenübernahme funktionierte reibungslos, obwohl es am Ende noch einige kleinere Probleme gab. Trotzdem war es insgesamt eine erfolgreiche Umsetzung. Als Anwalt mit Erfahrung in ähnlichen Projekten kann ich sagen, dass diese Datenübernahme gut funktioniert hat, im Vergleich zu anderen Projekten. Die vollständige Übernahme der Daten, einschließlich der Adressdaten und Zeiterfassungsanträge, war für uns wichtig und wurde erfolgreich umgesetzt.

Die Einführungsphase und Schulungen verliefen ebenfalls positiv. Wir waren beeindruckt von der Vorbereitung und der engagierten Unterstützung bei der Erstellung der Dokumentenvorlagen. Auch individuelle Wünsche wurden berücksichtigt und umgesetzt, ohne Probleme zu verursachen.

Wie verliefen bei Ihnen der Projektstart,
die Einarbeitung und die Schulung als Sie angefangen haben,
mit dem Zusatztool Document Creator PLUS zu arbeiten?

Ein freundlicher Kollege von Wolters Kluwer hat uns umfassend geschult, was für uns von großer Bedeutung war. Ohne diese Schulung wäre es nicht so reibungslos verlaufen. Nachdem wir die Grundlagen verstanden hatten, konnten wir direkt loslegen. Mit etwas Interesse an IT und der Schulung konnten wir weit kommen. Bei Fragen konnte ich mich jederzeit an den Kollegen von Wolters Kluwer wenden, um Unterstützung zu erhalten. Heutzutage, wenn ich auf Probleme stoße, schaue ich zuerst nach bereits vorhandenen Vorlagen, die das Problem möglicherweise bereits gelöst haben. Nur selten muss ich nachfragen, da die Nutzung nicht allzu kompliziert ist. Insgesamt hat uns diese Unterstützung sehr geholfen.

Welche Vorteile bietet der Document Creator PLUS
Ihrem Kanzlei-Team bei der täglichen Arbeit?

Die Verwendung vom Document Creator PLUS erleichtert nicht direkt die Zusammenarbeit, da es kein spezielles Kollaborationstool ist, sondern ein Werkzeug. Dennoch bietet es einen erheblichen Mehrwert bei der Erstellung standardisierter Vorlagen, um Fehler zu vermeiden. Früher mussten Informationen manuell übertragen werden, was Zeit kostete, und Fehler verursachte. Die Verwendung von standardisierten Vorlagen ermöglicht es, Fehlerquellen wie falsches Abschreiben oder fehlerhaftes Kopieren und Einfügen zuverlässig zu eliminieren. Indem klare Anweisungen in den Vorlagen festgelegt werden, werden automatisch relevante Fragen gestellt, die beantwortet werden müssen, um am Ende ein qualitativ hochwertiges Produkt zu erhalten. 

Dies erleichtert nicht nur die Sicherung der Qualität unserer Arbeit, sondern ermöglicht es auch Personen, die sich sonst nicht intensiv mit einem bestimmten Thema befassen, auf professionelle Vorlagen zurückzugreifen. Wenn die Kolleginnen oder Kollegen Fragen haben, können sie einfach in den Vorlagen suchen, um schnell die benötigten Informationen zu finden. Die Zeit, die für die Erstellung und Organisation von Vorlagen aufgewendet wird, ist zwar beträchtlich, aber dennoch lohnenswert. Wenn wir erkennen, dass bestimmte Inhalte wiederholt verwendet werden könnten, speichern wir diese im Document Creator PLUS, um sie als Vorlage für zukünftige Arbeiten zu nutzen. Diese Methode spart nicht nur Zeit, sondern unterstützt auch diejenigen, die nicht unbedingt Experten auf einem bestimmten Gebiet sind, aber dennoch effektiv arbeiten müssen. Durch die zentrale Speicherung von Vorlagen wird das Auffinden und Wiederverwenden von Inhalten erleichtert, was insgesamt sehr hilfreich für unsere tägliche Arbeit ist.

Stellen Sie Ihrer Mandantschaft Vorlagen zu deren Weiternutzung zur Verfügung?

Wir stellen unseren Mandantinnen und Mandanten gerne entsprechende Dokumente zur Verfügung, was auch aufgrund unserer Mandantenstruktur gut funktioniert und auch für andere Mandanten geeignet wäre. Als auf Arbeitsrecht spezialisierte Kanzlei beraten und vertreten wir viele Betriebsräte, die oft spezifische Musterbeschlüsse benötigen, die je nach Sachverhalt sehr komplex sein können.

Diese Musterdokumente haben wir hinterlegt und können sie in kurzer Zeit anpassen, indem wir vorab eingebaute Fragen beantworten und sie passgenau für den jeweiligen Betriebsrat, Gesamtbetriebsrat oder Konzernbetriebsrat bereitstellen. Dieser Prozess funktioniert hervorragend für unsere Mandantinnen und Mandanten, die sehr zufrieden damit sind. Früher hat uns dies viel Zeit gekostet, aber dank des Document Creators können wir nun effizienter arbeiten und die Qualität sicherstellen. Es gibt keine Rechtschreibfehler oder andere Probleme, da die Vorlagen präzise und korrekt sind.

Wofür nutzen Sie die Bausteine beim Document Creator PLUS
und welchen Mehrwert bieten sie dabei?

Die Verwendung von Bausteinen im Document Creator PLUS ermöglicht es uns, bestimmte Änderungen an einem zentralen Ort vorzunehmen, die dann automatisch in allen Dokumenten übernommen werden, in denen dieser Baustein verwendet wird. Dies ist besonders hilfreich für wiederkehrende Informationen wie unsere Adresse oder die Firmenbezeichnung, die wir nicht manuell in Hunderten von Dokumenten ändern möchten, falls sich Änderungen ergeben.

Obwohl wir Bausteine bisher hauptsächlich für solche Zwecke genutzt haben, haben sie sich als äußerst nützlich erwiesen. Die Schulung durch den Kollegen von Wolters Kluwer hat uns diese Funktion nähergebracht und gezeigt, wie wir Bausteine effektiv einsetzen können. Wir haben bereits einige Bausteine ergänzt und finden, dass sie uns bei der effizienten Verwaltung und Aktualisierung unserer Dokumente unterstützen.