Whitepaper: „Raketenstart ins Vorlagenmanagement"

„Können unsere bestehenden Word-Vorlagen in SmartDocuments übernommen werden?“

Sie gruseln sich vor der Einführung eines Vorlagenmanagementsystems? Wir sagen: „Aller Anfang ist schwer ... oder auch nicht!“ In der Regel starten Kund:innen in Sachen Vorlagen nicht bei Null, denn in Unternehmen und Organisationen sind bereits zahlreiche Vorlagendokumente im Microsoft Office Word-Format vorhanden. Aus diesem Grund werden wir oft gefragt „Können unsere bestehenden Word-Vorlagen in SmartDocuments übernommen werden oder müssen wir alles von Grund auf neu erstellen?“ Die Sorge ist absolut nachvollziehbar, denn das kostet nicht nur Zeit, sondern bindet meist auch wertvolle Personalressourcen. Aber wir können Sie beruhigen! Unser Vorlagenmanagementsystem ermöglicht es, vorhandene Word-Vorlagen (DOCX-Dateien) komfortabel zu übernehmen und Schritt für Schritt in moderne, dynamische SmartDocuments-Vorlagen zu überführen. Das beschleunigt nicht nur die Einführung, sondern sichert auch die gewohnte Struktur und Gestaltung Ihrer bisherigen Dokumente. So profitieren Sie schnell von den Vorteilen einer intelligenten Vorlage ohne bei Null anfangen zu müssen – und Ihre Organisation kann schneller produktiv mit SmartDocuments arbeiten. In folgendem Whitepaper möchten wir Ihnen einen kurzen Einblick geben, wie der Import bestehender Word-Vorlagen funktioniert und was Sie dabei beachten müssen.

Inhalt

• Vorbereitung der Microsoft Office Word-Vorlage
• Import der Microsoft Office Word-Vorlage
• Aufbereitung als SmartDocuments-Vorlage
• Unterstützung
• Fazit

Vorbereitung der Microsoft Office Word-Vorlage

Bevor bestehende Microsoft Office Word-Vorlagen in SmartDocuments übernommen werden können, ist eine strukturierte Vorbereitung empfehlenswert. Dabei gilt es zu beachten, dass SmartDocuments mit einer klaren Trennung zwischen Layout und Inhalt arbeitet. Dies sorgt nicht nur für mehr Übersichtlichkeit, sondern vereinfacht später auch die Pflege bzw. Aktualisierung und Wiederverwendung einzelner Komponenten. Im ersten Schritt wird eine DOTX-Datei benötigt, in der die gewünschten Formatvorlagen (z.B. Überschriften, Schriftarten, Fließtext, Tabellenstile, u.v.m.) zentral definiert sind. Wichtig: diese Datei enthält keinerlei „Inhalte“, wie z.B. Kopf- oder Fußzeilen, sondern ausschließlich Formatdefinitionen. Sie bildet somit die stilistische Grundlage für alle zukünftigen Dokumente.

Darüber hinaus wird eine weitere DOCX-Datei mit dem gewünschten Kopf- und Fußtext vorbereitet. Diese enthält inhaltliche Bestandteile, die typischerweise in jedem Dokument erscheinen sollen – etwa Absenderdaten, Ansprechpartner:innen oder auch Kontaktinformationen u.v.m. Da der Kopf- und Fußbereich zentral gepflegt wird, genügt ein einmaliger Import. Änderungen – wie z.B. eine neue Adresse oder geänderte Durchwahl – lassen sich dadurch schnell und einheitlich auf alle verknüpften Vorlagen anwenden. Die eigentlichen inhaltlichen Word-Vorlagen, also der Haupttext ohne Kopf- und Fußzeile, werden ebenfalls als DOCX-Dateien benötigt. Diese Dateien dienen als Grundlage für den späteren Umbau zu einer SmartDocuments-Vorlage.

Dateien zur Vorbereitung

• Formatvorlage: Enthält die gewünschten Format- und Designvorgaben
  (z.B. Schriftarten, Absätze, Überschriften).
• Kopf- und Fußzeile: Enthält den zentralen Briefkopf bzw. die Fußzeile,
  die später in mehreren Vorlagen wiederverwendet werden kann.
• Inhaltliche Vorlagen: Die eigentliche Dokumentvorlage ohne Kopf- und Fußzeile
  (z.B. Serienbriefe, Bescheide, Verträge, Anträge etc.)

Import der Microsoft Office Word-Vorlage

Sobald die vorbereiteten Microsoft Office Word-Dateien vorliegen, erfolgt der nächste, entscheidende Schritt: der Import innerhalb SmartDocuments. Dieser Prozess wird über die benutzerfreundliche Administrationsoberfläche SmartControl gesteuert.

Zunächst wird die zentrale DOTX-Datei, welche die Formatvorlagen enthält, hochgeladen. Diese Formatdefinitionen stehen anschließend allen Vorlagen zur Verfügung und sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild sämtlicher Dokumente. Danach folgt die DOCX-Datei mit dem Kopf- und Fußtext. Diese wird als eigenständiges Vorlagenelement importiert. Da dieser Kopftext später zentral über die Vorlagen verknüpft wird, genügt auch hier ein einmaliger Import – Anpassungen lassen sich so systemweit im Handumdrehen umsetzen.

Zu guter Letzt folgt nun der Upload der „inhaltlichen“ Microsoft Office Word-Vorlagen, die bereits ohne Kopfzeile und mit der gewünschten Struktur vorbereitet wurden. Alle importierten Vorlagen- sowie Baustein-Dokumente können innerhalb SmartControl verwaltet, freigegeben und mit unterschiedlichen Benutzerrechten versehen werden. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, die einzelnen Vorlagen bestimmten Personen, Gruppen, Abteilungen oder Anwendungsbereichen zuzuordnen. Über den smarten Importmechanismus wird sichergestellt, dass bereits vorhandene Microsoft-Office Word-Vorlagen nicht verloren gehen und als Basis für die Weiterverarbeitung zu intelligenten sowie voll-/oder teilautomatisierten Vorlagen dienen.

Ausbau als SmartDocuments-Vorlage

Nach dem erfolgreichen Import der Microsoft Office Word-Vorlage können die Vorlagen im SmartEditor – das zentrale Werkzeug zur Bearbeitung und Umwandlung klassischer Dokumente in interaktive, strukturierte SmartDocuments-Vorlagen – aufbereitet werden. Im SmartEditor wird die Vorlage Schritt für Schritt mit den benötigten Frageelementen ausgestattet, die Vorlagennutzer:innen später im SmartWizard bei der Dokumentgenerierung angezeigt werden. Dabei handelt es sich z.B. um Textfelder, Datumsangaben, Auswahllisten oder Kontrollkästchen, die im SmartWizard ausgefüllt werden können. Die Platzierung dieser Fragen erfolgt intuitiv per Drag & Drop direkt in das eingebettete Microsoft Office Word-Dokument. Darüber hinaus lassen sich auch Verzweigungslogiken, Pflichtfelder, Standardwerte oder Tooltips hinterlegen – individuell und bedarfsgerecht für jede Vorlage.

Auch der Zugriff auf externe Datenquellen (z.B. XML oder Datenbankabfragen) kann hier bereits vorbereitet werden, sodass Felder automatisch befüllt werden. Ein besonderer Vorteil des SmartEditors ist die Trennung von Layout und Inhalt: Ein einmal definierter Kopf- oder Fußtext kann, wie oben beschrieben, über SmartControl zentral mit der Vorlage verknüpft werden. Das ermöglicht eine einfache Wartung und sorgt für konsistente Dokumente in der gesamten Organisation. Durch den strukturierten Ausbau wird so aus einer statischen Microsoft Office Word-Datei ein dynamisches, intelligentes Vorlagendokument – bereit für die produktive Nutzung im Alltag.

Unterstützung

Der Einstieg in die Arbeit mit SmartDocuments ist bewusst einfach gehalten – und dennoch wissen wir aus Erfahrung: Gerade in der Anfangsphase können bei der Umstellung von bestehenden Word-Dokumenten auf SmartDocuments-Vorlagen Fragen auftauchen oder auch aufgrund von Personalengpässen punktuell Unterstützung notwendig sein.

Daher lassen wir Sie mit dem Umstieg selbstverständlich nicht allein.

Unser Team unterstützt Sie auf Wunsch bei der Analyse bestehender Word-Vorlagen, beim technischen Import sowie beim Ausbau zu vollständigen SmartDocuments-Vorlagen.

Ob einzelne Dokumente überarbeitet oder komplette Vorlagenpakete umgesetzt werden sollen – wir bieten maßgeschneiderte Serviceleistungen, die sich flexibel an Ihren Bedarf anpassen lassen.

Fazit

Der Umstieg auf SmartDocuments muss nicht mit einem kompletten Neustart Ihrer Vorlagenlandschaft einhergehen. Durch die Möglichkeit, bestehende Microsoft Office Word-Vorlagen direkt in SmartDocuments zu übernehmen und dort gezielt weiterzuentwickeln, wird der Übergang besonders effizient und ressourcenschonend gestaltet.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Schneller Projektstart, da keine Neuentwicklung jeder Vorlage notwendig ist.
• Wiederverwendung bewährter Inhalte und Layouts, inklusive Kopf- und Fußzeilen.
• Zentrale Steuerung von Format- und Designvorgaben über gemeinsam genutzte Bausteine.
• Zukunftssichere Erweiterung um dynamische Inhalte, Abfragen und Automatisierungen.

Damit bietet SmartDocuments nicht nur einen modernen, flexiblen Weg zur Vorlagenerstellung – sondern auch eine Brücke zu bestehenden Dokumentenprozessen. Wer bereits mit Microsoft Office Word gearbeitet hat, findet sich schnell zurecht und kann vorhandene Inhalte gezielt weiterentwickeln, statt bei null zu beginnen.

Download

• Whitepaper 06/2025: »Raketenstart ins neue Vorlagenmanagement - Bestehende Word-Vorlagen smart übernehmen« (PDF, 1.7 MB), Autor/in: Pascal Sauermann, Presales Consultant SmartDocuments Deutschland GmbH

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