Zusatzmodule und Erweiterungen

Active Directory for Web Synchronization

Mehr Komfort für Mitarbeiter:innen aus dem Bereich Administration

Personalzugänge, Personalabgänge – bei großen Unternehmen und Organisationen ist die Verarbeitung der Personalentwicklung eine Mammutaufgabe. Denn neben der Ausarbeitung von Verträgen und der Vorbereitung der unterschiedlichsten Verwaltungsprozesse ist es erforderlich, all diese Mitarbeiter:innen auch bei den innerhalb des Unternehmens eingesetzten Systemen an- sowie abzumelden. Automatisieren Sie den Import von Benutzern! Mit der User Import Active Directory-Verknüpfung können Sie die Kontaktdaten der Mitarbeiter:innen aus Ihrer eigenen Datenbank mit unserem Vorlagenmanagementsystem synchronisieren. So ist Ihr gesamtes Personal automatisiert und tagesaktuell in der SmartDocuments-Umgebung erfasst. Neuzugänge an Mitarbeiter:innen werden automatisiert ergänzt, Personalabgänge entfernt. Bei der Dokumenterstellung nutzt SmartDocuments Daten der Benutzer:innen aus dem Active Directory (z.B. Funktionsbezeichnungen, Kontaktdaten, etc.). Diese werden automatisch im Dokument hinterlegt.

Anonymisierung

Extrahieren Sie ganz einfach personenbezogene Daten aus SmartDocuments-Dokumenten

Mit unseren intelligenten SmartDocuments-Vorlagen erzeugen Sie im Handumdrehen smarte Dokumente. Durch das Zusatzmodul "Anonymisierung" können diese Dokumente nun auch zu einem späteren Zeitpunkt anonymisiert werden, indem unser cleveres Tool personenbezogene Daten schwärzt. Hierfür können Sie ganz einfach spezifische Dokumentteile, die vertrauliche Texte beinhalten auswählen oder auch die Option "alle Variablen", die sich in der Vorlage befinden markieren und anonymisieren.

Wann braucht man das?

Nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) hat jeder gegenüber den Behörden des Bundes einen voraussetzungslosen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen. Der Anspruch richtet sich auf die Erteilung von Auskünften, Akteneinsicht oder auf sonstigen Zugang zu amtlichen Informationen. Dem Informationszugang entgegenstehen können jedoch:

• der Schutz von besonderen öffentlichen Belangen (§ 3 IFG),
• der behördliche Entscheidungsprozess (§ 4 IFG),
• der Schutz personenbezogener Daten Dritter (§ 5 IFG)
• oder auch der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen
  sowie des geistigen Eigentums (§ 6 IFG).

So müssen bei der Weitergabe bzw. der Veröffentlichung von Informationen gegebenenfalls Teile des Dokuments anonymisiert werden.

Aber nicht nur im Verwaltungsumfeld, sondern ebenso im Rahmen der Zusammenarbeit mit Partnerfirmen, für Rechtsanwaltskanzleien, bei der Auswertung von Umfragen oder auch im Personalbereich kann es vorkommen, dass Daten in Dokumenten im Nachhinein „geschwärzt“ werden müssen. Die Einsatzszenarien sind vielseitig und grenzenlos. Also, ausdrucken, Schwarzstift raus, los geht´s! und im Nachhinein gegebenenfalls wieder einscannen?

Das geht doch einfacher! …

Co-Authoring

Erstellen Sie Dokumente gemeinsam!

Z.B. abteilungsübergreifende Dokumente, bei denen das Fachwissen mehrerer Mitarbeiter:innen gefragt ist, oder auch im Rahmen von Genehmigungsprozessen, falls Dokumente durch Vorgesetzte gegengezeichnet werden müssen ... Mit unserem Co-Authoring-Modul lassen sich „Mini-Workflows“ problemlos abbilden. Sie ermöglichen das Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten innerhalb SmartDocuments von bis zu 10 Personen. Die jeweils zu erstellenden Bereiche werden hierbei in unterschiedlichen Bausteinen verarbeitet und den einzelnen Autor:innen zugewiesen. Die Zuweisung erfolgt über ein Auswahlmenü in den Vorlagen-Eigenschaften, ganz einfach per Knopfdruck, sodass für die Gestaltung solcher Workflows keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Alles im Griff! Das Co-Authoring-Modul informiert Sie automatisch über anstehende Aufgaben. Sobald "Person A" die Bearbeitung abgeschlossen hat, wird "Person B" via E-Mail über die Aufgabe informiert und kann per Mausklick mit der Bearbeitung fortfahren.

Datenbankabfrage

Clever verknüpft ...

Ihre internen Datenbanken (z.B. MSSQL-, Oracle-, MYSQL oder PostgreSQL) mit SmartDocuments verknüpfen. Mit dem Datenbankabfrage-Modul ist es möglich, Informationen aus bestehenden Datenbanken in die Vorlage zu übernehmen. So kann bei der Dokumentenerstellung mit dem SmartWizard direkt nach Datensätzen innerhalb der Datenbank gesucht werden. Dadurch müssen Daten, wie beispielsweise Adressen, Produkte oder Ähnliches nicht manuell in SmartDocuments erfasst werden, was Ihnen die Eingabe erleichtert und die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert.

E-Mail-Plugin

E-Mails im Corporate Design direkt aus SmartDocuments versenden!

Dokumentenvorlagen verleihen Ihrer internen und externen Kommunikation ein ansprechendes und einheitliches Erscheinungsbild. Mit ihnen erstellen Sie in kürzester Zeit einwandfreie Geschäftsdokumente und das stets im aktuellen Corporate Design. Aber was ist mit Ihrer E-Mail-Kommunikation? Mit dem Modul E-Mail-Plugin können Sie ausgehende E-Mails auf Basis von Vorlagen erstellen und von sämtlichen, Ihnen bereits bekannten, SmartDocuments-Vorzügen profitieren. Ein externes E-Mail-Programm öffnen, eine E-Mail erstellen und Ihr Dokument als Anhang ergänzen – all das gehört der Vergangenheit an. Über das Plugin können Sie in SmartDocuments erstellte Dokumente auch direkt per E-Mail verschicken ohne die Arbeitsumgebung zu verlassen. Die E-Mail wird automatisch im korrekten Corporate Design erstellt und ist mit einem Mausklick abgeschickt.

Edit in Word

Dokumentanpassungen trotz automatisierter Übergabe ...

Mit unserer Software SmartDocuments können Sie ohne Programmierkenntnisse smarte Vorlagen gestalten und somit die unterschiedlichsten Dokumente erzeugen. Über verschiedene Formularfragetypen, den umfangreichen Funktionen und Zusatzmodulen sorgen wir dafür, dass Ihrer Kreativität keinerlei Grenzen gesetzt werden, um individuelle Vorlagenszenarien umzusetzen. Damit das auch zukünftig so bleibt, haben wir das Zusatzmodul „Edit in Word“ entwickelt. Obwohl die Dokumentenerstellung flexibel gestaltet werden kann, kommt auch diese (je nach Einsatzszenario) an ihre Grenzen.

Sie möchten innerhalb des SmartWizards im Rahmen der Dokumentenerstellung zum Beispiel spontan große Freitexte ergänzen oder einzelne Wörter, abweichend von der Mustervorlage, „fett“ kennzeichnen. Natürlich könnten Sie für solche Fälle nach Fertigstellung ein „Word-Dokument“ generieren und dieses im Anschluss nochmals bearbeiten. Doch was ist, wenn SmartDocuments in Ihrer Organisation so konfiguriert wurde, dass ausschließlich PDF-Dokumente erzeugt werden, da diese via Schnittstelle automatisch an ein ECM-, DMS- oder Archivsystem zur revisionssicheren Ablage übertragen werden?

Genau für solche und weitere potentielle Anwendungsszenarien haben wir das Modul „Edit in Word“ entwickelt. Edit in Word erlaubt Ihnen, noch während des Erstellungsprozesses innerhalb des SmartWizards, das Dokument als DOCX-Datei herunterzuladen, mit Microsoft Office Word zu bearbeiten und die neue Version anschließend wieder hochzuladen. All das, ohne den Dokumentenerstellungsprozess zu verlassen und somit die Verbindung zur Drittapplikation zu verlieren!

High Volume

Wenn die Dokumentengenerierung mal wieder durch die Decke geht ...

Mit SmartDocuments ist es ganz einfach, durchgestylte, personalisierte Dokumente zu erstellen und das vollständig automatisiert. Auf Basis vorgefertigter, intelligenter Vorlagen werden Dokumente generiert und durch Endnutzer:innen über einen einfachen Frage-Antwort-Dialog, alternativ auch gerne automatisiert über XML-/JSON-Dateien, personalisiert.

Große Zahlen, komplexe Dokumente ... Was ist jedoch, wenn nicht nur 10, 100 oder 1.000 sondern mehr als 10.000 Dokumente auf einmal erstellt werden sollen? Angenommen, Sie möchten sehr viele komplexe Dokumente generieren, wie z.B. Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Briefe über beispielsweise Mieterhöhungen, kurz gesagt: Dokumente, die sich nicht nur anhand der personalisierten Adressierung unterscheiden, adressiert an zehntausende Empfänger:innen. Da kommt auch unsere Standardversion ein bisschen ins Schwitzen.

Genau hier setzt jedoch unser Zusatzmodul „High Volume“ an. Es ermöglicht die schnelle und effiziente Erstellung unterschiedlicher Dokumente mit verschiedenen XML-Dateien. Das Abrufen der Daten, die korrekte Übernahme in die Vorlage, die Erstellung sowie der Versand des Dokuments sind unterschiedliche Prozesse, die für all diese Dokumente zum Tragen kommen. Ganz schön komplex und belastend, bei großen Dokumentenaufkommen. Aus diesem Grund arbeitet unser Zusatzmodul High Volume mit mehreren Warteschlangen, die asynchron abgearbeitet werden.

Sie haben die vollständige Kontrolle über den gesamten Arbeitsablauf all Ihrer komplexen Dokumente.

Konzeptspeicherung

Je nach Anwendungsszenario bzw. Thema können Vorlagen komplexer sein und in der Bearbeitung bzw. der Beantwortung mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant.

Das Modul Konzeptspeicherung ermöglicht Ihnen die Bearbeitung innerhalb des SmartWizard zu jeder Zeit zwischenzuspeichern. Mit einem eindeutigen Namen und einer klaren Struktur lassen sich die gespeicherten Vorlagen im SmartWizard leicht wiederfinden. Möchten Sie die Bearbeitung fortsetzen, öffnet sich das Dokument genau an dem Punkt, an welchem Sie beim letzten Mal pausieren mussten. Wiederkehrende Dokumente? Sie haben ein Dokument fertig erstellt, benötigen dieses jedoch zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf Basis der beantworteten Fragen (z.B. weil es Änderungen am Vorlagendesign gab)? Auch hierfür können Sie die Funktion Konzeptspeicherung verwenden.

Multiple Document Output (Serienbriefe)

In wenigen Klicks personalisierte Serienbriefe erstellen!

Aufgrund der Flut an Post, E-Mails und sonstiger Werbebriefe ist die persönliche Ansprache heute wichtiger denn je. Regelmäßig erhalten wir Briefe, die zwar vollständig automatisch generiert wurden, aber dennoch auch einige personenbezogene Daten enthalten. Dies ist der sogenannten Serienbrieffunktion zu verdanken, die von vielen Organisationen eingesetzt wird.

Mit dem Zusatzmodul können auch innerhalb SmartDocuments im Handumdrehen Serienbriefe generiert werden. Hierbei werden mithilfe einer Dokumentenvorlage in einem einzigen Arbeitsgang eine Vielzahl an personalisierten Dokumenten erstellt. Damit das möglich ist, werden innerhalb der Standardvorlage variable Daten hinterlegt.

Beispiele für variable Daten:

• Personenbezogene Daten (Anschrift, Geburtsdaten, etc.),
• Energieverbrauch (Schreiben Energieversorger),
• Platz auf der Warteliste der Wohnungsgenossenschaft,
• Terminvereinbarungen,
• Produktdaten,
• Sonderangebote,
• u.v.m.

Search

Detektivarbeit nicht notwendig ...

Das Modul Search bietet Anwendungsadministrator:innen die Möglichkeit, die Verwaltung der Vorlagen erheblich zu vereinfachen. So können Prüfungen, wie beispielsweise ob Namen von Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen bereits verlassen haben noch in Vorlagen vorhanden sind durchgeführt werden, ohne alle Vorlagen öffnen zu müssen. Alternativ können Sie z.B. auch kontrollieren, ob ein bestimmter Baustein noch verwendet wird und wenn ja, wo dieser im Einsatz ist. Die Suche bietet zur Vereinfachung hierbei u.A. auch eine Autovervollständigung an: Der Suchbegriff erscheint z.B. in mehreren Vorlagen, aber auch in einigen verknüpften Kopf- und Fußzeilen sowie in einem Baustein. Unter der Spalte „Hits“ werden die Suchergebnisse zu einem spezifischen Vorlagenelement gruppiert. Zusätzlich kann hier eingesehen werden, in welchen Vorlagen ein gefundener Baustein aktuell verwendet wird.

Single Sign-On

Nicht noch ein Passwort ...

Mit steigender Zahl an eingesetzten Programmen innerhalb einer Organisation wird das Arbeiten in einigen Belangen immer komplexer. Mithilfe der Single Sign-On Technologie (SSO) kann der Arbeitsalltag für Anwender:innen und Administrator:innen vereinfacht werden. Sobald Nutzer:innen sich einmalig am Arbeitsplatz authentifizieren, ist eine erneute Anmeldung in SmartDocuments nicht mehr erforderlich. Das bietet den Vorteil, dass Anwender:innen sich lediglich ein Passwort merken müssen. Administrator:innen wird darüber hinaus die Nutzerverwaltung erleichtert, denn sollten Anwender: innen z.B. den Zugang vergessen, muss dieser lediglich einmalig an einer Stelle zentral zurückgesetzt werden und nicht in jeder Datenbank.

XML / JSON

Datenaustausch mit Drittanwendungen

XML spielt heutzutage eine wichtige Rolle im Rahmen der Dokumentenautomatisierung ... Unsere Software nutzt XML, um Dokumente zu automatisieren. Dabei versehen wir Templates mit XML-Feldern. Diese Felder beinhalten jeweils eine „Frage“, die Antworten auf diese Fragen sind in der Regel innerhalb der internen Datenbank zu finden. Mithilfe der XML-Technologie werden diese Antworten per Mausklick mit den entsprechenden Feldern im Template verknüpft.

Sie brauchen somit im Dokument z.B. nicht manuell eintragen, dass „Frau Müller in der Hausnummer 55 wohnt und am 6. Oktober 1975 geboren wurde“.

Diese Daten werden dank XML automatisch ausgefüllt. Das Modul XML/JSON macht die Dokumentenerstellung und Kommunikation nach außen somit wesentlich einfacher, schneller und dadurch auch den Arbeitsalltag deutlich leichter. Aus diesem Grund zählt diese Softwareerweiterung auch zu den beliebtesten Modulen unserer Kund:innen.

Das ist CC ECM: Erfassen, Integrieren, Freigeben und Archivieren leicht gemacht ...

Produktkategorie: Dokumentenmanagementsystem (DMS) | E-Akte | Enterprise Content Management System (ECM)

Hersteller

Das Zusammenspiel von CC ECM & SmartDocuments

In der modernen Verwaltung ist Zeit ein kostbares Gut – und klare, strukturierte Prozesse sind der Schlüssel zu effizientem Arbeiten. Die Integration eines leistungsstarken Vorlagenmanagementsystems wie SmartDocuments in das Dokumentenmanagementsystems (DMS) CC ECM schafft genau diese Grundlage: Sie verbindet intelligente Dokumentenerstellung mit rechtssicherer Dokumentenablage.

Durch die direkte Anbindung beider Systeme profitieren Nutzer:innen von einer durchgängigen Prozesskette – vom Start der Vorlage bis zur revisionssicheren Ablage. Vorlagen lassen sich direkt aus dem DMS heraus starten, automatisch mit relevanten, bereits vorhandenen Daten befüllen und ohne Medienbruch im richtigen Kontext ablegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und sorgt für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Zentrale Vorlagenverwaltung mit rollenbasiertem Zugriff
• Automatisierte Datenübernahme aus Akten und Vorgängen
• Zentrale Vorlagenverwaltung, einfache Vorlagenpflege
• Nahtlose Ablage im DMS – ohne manuelle Zwischenschritte
• Einheitliches Look & Feel aller Dokumente
• Kinderleichte Vorlagenerstellung über den SmartEditor ganz ohne Programmierkenntnisse

So wird aus zwei Systemen ein starkes Duo – für mehr Effizienz, Qualität und Zufriedenheit im Arbeitsalltag.

Intelligentes Workflow- und Dokumentenmanagement

Produktkategorie: Dokumentenmanagementsystem (DMS) | E-Akte | Enterprise Content Management System (ECM)

Hersteller

Das Zusammenspiel von d.velop & SmartDocuments

Zentrales Wissen ist der Schlüssel zum Erfolg: Wir sind davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen maßgeblich davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall ( intern wie extern) einfach zugänglich, vielseitig nutzbar und teilbar ist. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, braucht es intelligente Lösungen, die Informationen nicht nur speichern, sondern aktiv in die Arbeitsprozesse integrieren. Die Kombination aus dem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments und dem Dokumentenmanagementsystem d.velop documents schafft eine leistungsstarke Verbindung, die Wissen strukturiert, Dokumente automatisiert und Prozesse nachhaltig digitalisiert.

Die Integration von SmartDocuments in das DMS von d.velop erfolgt über standardisierte Schnittstellen, die eine nahtlose Kommunikation zwischen beiden Systemen ermöglichen. Ziel ist es, die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten effizient und automatisiert zu gestalten. SmartDocuments kann über d.velop direkt per Knopfdruck gestartet werden. Zunächst erhalten Nutzer:innen innerhalb der Dokumenten-Datenmaske eine individuelle Übersicht der zur Verfügung stehenden Vorlagen. Die Vorlage kann daraufhin mit weiteren Inhalten befüllt werden. Dabei werden, je nach Konfiguration, übergreifende Indexdaten (wie beispielsweise Daten der Mitarbeiter:in, Empfängeradressen, Aktenzeichen, Vorgangsnummer u.v.m.) automatisch übernommen. Nach erfolgreicher Fertigstellung des Dokuments, wird dieses innerhalb der zugehörigen Akte in d.velop documents abgelegt.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Medienbruchfreie Prozesse: Dokumente werden direkt aus d.velop heraus erstellt, bearbeitet und archiviert.
• Zentrale Vorlagenverwaltung: SmartDocuments sorgt für konsistente Vorlagen mit aktuellem Inhalt und einheitlichem Corporate Design.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows und die direkte Übergabe von Daten reduzieren Fehler und sparen Zeit.
• Compliance und Sicherheit: Die Archivierung erfolgt revisionssicher im d.velop DMS unter Einhaltung moderner Sicherheitsstandards.

„Ein Workflow. Zwei Stärken. Eine Lösung.“
Die perfekte Verbindung für die digitale Dokumentenerstellung.

Doku­men­ten­ma­nage­ment: digi­tale Lösun­gen für Ihr Unter­nehmen ...

Produktkategorie: Dokumentenmanagementsystem (DMS) | E-Akte | Enterprise Content Management System (ECM)

Hersteller

Das Zusammenspiel von enaio® & SmartDocuments

Die direkte Schnittstelle zwischen dem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments und dem Dokumentenmanagementsystem enaio® ermöglicht eine medienbruchfreie, automatisierte und revisionssichere Dokumentenerstellung und -verwaltung. Diese Integration schafft eine leistungsstarke Verbindung zwischen zwei Systemwelten – für mehr Effizienz, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.

Durch die direkte Anbindung beider Systeme profitieren Nutzer:innen von einer durchgängigen Prozesskette – vom Start der Vorlage bis zur revisionssicheren Ablage. Vorlagen lassen sich direkt aus dem DMS heraus starten, automatisch mit relevanten, bereits vorhandenen Daten befüllen und ohne Medienbruch im richtigen Kontext ablegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und sorgt für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Nahtloser Start aus enaio®: SmartDocuments kann direkt aus der enaio®-Oberfläche per Knopfdruck gestartet werden. Relevante Daten werden automatisch übergeben und in die Vorlage eingefügt – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
• Zentrale Vorlagenpflege: Alle Vorlagen werden in SmartDocuments zentral verwaltet. So bleiben Inhalte aktuell, rechtssicher und im Corporate Design, unabhängig davon, aus welcher Anwendung sie genutzt werden.
• Automatisierte Ablage im DMS: Fertig erstellte Dokumente werden automatisch in enaio® archiviert, inklusive Indexdaten, Metainformationen und strukturierter Ablage in digitalen Akten.
• Bidirektionaler Datenaustausch: Die Schnittstelle erlaubt nicht nur die Übergabe von Daten an SmartDocuments, sondern auch die Rückmeldung fertiger Dokumente an enaio®. So entsteht ein geschlossener, digitaler Kreislauf.
• Revisionssicherheit & Compliance: Durch die Archivierungsfunktionen werden alle Dokumente rechtskonform und nachvollziehbar gespeichert, inklusive Protokollierung und Zugriffskontrolle.

SmartDocuments & enaio® – Effiziente Dokumentenprozesse durch intelligente Schnittstellen!

Dokumente im Griff – mit der OpenText Content Suite ...

Produktkategorie: Dokumentenmanagementsystem (DMS) | E-Akte | Enterprise Content Management System (ECM)

Hersteller

Das Zusammenspiel von OpenText Content Suite & SmartDocuments

Die Integration von SmartDocuments in die OpenText Content Suite ermöglicht eine automatisierte, medienbruchfreie und CI-konforme Dokumentenerstellung direkt aus dem Dokumentenmanagementsystem. Die Lösung richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die ihre Dokumentenprozesse effizienter, sicherer und benutzerfreundlicher gestalten möchten.

Technische Funktionsweise:

• Direkter Start aus OpenText: Nutzer:innen können SmartDocuments direkt aus der Content Suite starten (z.B. über das Funktionsmenü eines Dokuments oder Containers)
• Automatische Datenübernahme: Metadaten aus OpenText (z.B. Kundendaten, Akteninformationen) werden automatisch in die SmartDocuments-Vorlage übernommen.
• Bi-direktionale Synchronisation: Nach der Dokumentenerstellung werden sowohl das Dokument, als auch die Metadaten zurück in die Content Suite übertragen und aktualisiert.
• Mapping-Konfiguration: Die Felder zwischen OpenText und SmartDocuments lassen sich flexibel zuordnen.
• Keine Programmierkenntnisse nötig: Vorlagen können im smartEditor ohne Code erstellt und gepflegt werden.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Effizienzsteigerung: Dokumente werden schneller erstellt, Metadaten automatisch übernommen, weniger manuelle Arbeit.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Datenübernahme verhindert Tippfehler und Inkonsistenzen.
• Corporate Design & Konsistenz: Einheitliche Vorlagen sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild.
• Zentrale Vorlagenpflege: Änderungen sind sofort systemweit verfügbar.
• Skalierbarkeit: Geeignet für Einzel- und Massendokumentenerstellung, z.B. in der Öffentlichen Verwaltung oder im Kundenservice.
• Komplementär zu OpenText Exstream: SmartDocuments ergänzt die Outputmanagement-Funktionen von OpenText ideal für ad-hoc-Dokumente.

"Automatisiert. Standardisiert. Integriert. Ihre Dokumente in Bestform."

Die intelligente Business Suite von SAP ...

Produktkategorie: ERP-System | Business Suite

Hersteller

Das Zusammenspiel von SAP S/4HANA & SmartDocuments

Die Integration von SmartDocuments in SAP S/4HANA ermöglicht eine automatisierte, medienbruchfreie und CI-konforme Dokumentenerstellung direkt aus dem SAP-System. Dabei werden strukturierte Daten aus SAP S/4HANA genutzt, um intelligente Vorlagen in SmartDocuments zu befüllen – etwa für Verträge, Bescheide, Berichte oder Serienbriefe.

Die Integration erfolgt über eine sogenannte „Aufruf“-Schnittstelle: Ein Button in SAP startet den smartWizard im Browser, übergibt die Daten und zeigt die passende Vorlage zur Bearbeitung an.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Zeitersparnis: Weniger Aufwand bei der Dokumentenerstellung.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Datenübernahme minimiert manuelle Eingabefehler.
• Corporate Design & Konsistenz: Einheitliche Vorlagen sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild.
• Multilinguale Vorlagenverwaltung: Zentrale Pflege von Vorlagen in mehreren Sprachen.
• Versionierung & Änderungsmanagement: Änderungen an Vorlagen sind zentral und schnell umsetzbar.
• Skalierbarkeit: Geeignet für Einzel- und Massendokumentenerstellung.
• Direkter Zugriff aus SAP: Dokumentenerstellung erfolgt ohne Systemwechsel.
• Intuitive Bedienung: Der smartWizard ist browserbasiert und einfach zu bedienen.
• Schnelle Anpassung: Vorlagen können flexibel angepasst werden, ganz ohne Programmierkenntnisse.
• Transparente Prozesse: Statusmeldungen und Dokumentenhistorie sorgen für Nachvollziehbarkeit.

„Die leistungsstarke Lösung für moderne Geschäftsprozesse.“

Flexible Baukastenlösung für das Jugendamt ...

Produktkategorie: Fachverfahren | Fachanwendung | Software für Jugendämter | Verwaltungssoftware

Hersteller

Das Zusammenspiel von KDO Jugendwesen & SmartDocuments

Die Anforderungen an moderne Jugendämter sind hoch: komplexe Fallbearbeitung, rechtssichere Kommunikation, individuelle Hilfeplanung und transparente Dokumentation. Das Fachverfahren KDO Jugendwesen bietet hierfür eine modulare Softwarelösung, die alle Aufgabenbereiche im Jugendwesen abdeckt. Durch die Anbindung an das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments wird die Dokumentenerstellung nahtlos in diese Prozesse integriert.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Direkte Dokumentenerstellung aus dem Fachverfahren: Sachbearbeiter:innen können SmartDocuments direkt aus dem KDO-Jugendwesen starten. Die relevanten Falldaten werden automatisch übernommen und in die passende Vorlage eingefügt, ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
• Zentrale Vorlagenpflege: SmartDocuments verwaltet alle Vorlagen zentral. Änderungen am Corporate Design, rechtlichen Formulierungen oder Textbausteinen werden einmal gepflegt und stehen sofort in allen Dokumenten zur Verfügung, auch innerhalb des Jugendwesens.
• Inheitliche und rechtssichere Kommunikation: Bescheide, Anschreiben, Berichte oder Hilfepläne werden im einheitlichen Layout erstellt und entsprechen stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen. Das sorgt für Professionalität und Sicherheit in der Kommunikation mit Bürger:innen und Institutionen.
• Automatisierte Ablage im Fachverfahren: Nach der Erstellung können die fertigen Dokumente direkt im KDO-Jugendwesen gespeichert und archiviert werden (inklusive Metadaten und Indexinformationen). So bleibt alles im richtigen Kontext und ist jederzeit nachvollziehbar.
• Effizienzsteigerung in der Fallbearbeitung: Durch die automatisierte Dokumentenerstellung sparen Sachbearbeiter:innen wertvolle Zeit. Routineaufgaben werden beschleunigt, Fehlerquellen reduziert und die Qualität der Dokumente erhöht.

„Ein Gewinn für Jugendämter und ihre Mitarbeiter:innen“

Die flexible Verwaltung von Betriebsmitteln ...

Produktkategorie: Betriebsinformationssystem (BIS) | Fachanwendung | Software für Netzbetreiber

Hersteller

Das Zusammenspiel von Lovion BIS & SmartDocuments

Die Software Lovion BIS wurde als Betriebsinformationssystem speziell für die Anforderungen von Netzbetreibern entwickelt. Den Mittelpunkt des Systems bildet die flexible Verwaltung von Betriebsmitteln. Diese können über die Lovion eigene Integrationsplattform an das System angebunden oder im Lovion BIS führend gepflegt werden. Auf Basis dieser Möglichkeiten schafft das Lovion BIS eine einheitliche Sicht auf die Betriebsmitteldaten aus den Netzen, Anlagen und Zählern.

Über die bidirektionale Schnittstelle sind die Produkte Lovion BIS und SmartDocuments direkt miteinander verbunden. SmartDocuments kann direkt aus der Fachanwendung Lovion BIS gestartet werden. Die für die Vorlage relevanten Daten werden via Schnittstelle übertragen und in das Dokument übernommen. Das generierte Dokument wird im Anschluss automatisiert an die Fachanwendung zurückgespielt.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Medienbruchfreie Prozesse: Die Integration ermöglicht einen durchgängigen digitalen Workflow – von der Datenerfassung in Lovion BIS bis zur fertigen Dokumentenerstellung in SmartDocuments. So werden Fehlerquellen minimiert und Prozesse beschleunigt.
• Zentrale Vorlagenverwaltung statt einzelner Word-Vorlagen: Alle Vorlagen werden in SmartDocuments zentral gepflegt. Das sorgt für konsistente Inhalte, einheitliches Corporate Design und rechtssichere Dokumente – unabhängig vom verwendeten Fachverfahren.
• No-Code-Lösung: Administration der Vorlagen auch für Nicht-IT‘ler (Key User) möglich.
• Zentrale Geschäftsprozesse werden unterstützt: Pflege von Logos, Briefköpfe, etc. leicht zentral veränderbar. 
• Automatisierte Datenübernahme aus Lovion BIS: Je nach Anwendungsszenario automatisierte oder auch teilautomatisierte Dokumenterstellung. Bei erforderlichen Ergänzungen bzw. Nutzereingaben startet der smartWizard und ermittelt Daten per Frage-Antwort-Prinzip. Falls keine weiteren Nutzereingaben erforderlich sind, wird automatisiert das entsprechende Dokument im Word- bzw. PDF-Format generiert. 
• Automatisierte Ablage: Nach der Dokumentenerstellung kann das fertige Dokument automatisch zurück an Lovion BIS übergeben und dort archiviert/weiterverarbeitet werden.

„SmartDocuments & Lovion BIS: Gemeinsam für effiziente Netzprozesse.“

Online-Anträge, Anlagen und verarbeitete Dokumente in der Cloud zusammengefasst ...

Produktkategorie: Fachanwendung | Software für die Öffentliche Verwaltung | Fachverfahren

Hersteller

Das Zusammenspiel von Alfa (Allgemeine Fachanwendung) & SmartDocuments

Was ist die Allgemeine Fachanwendung (Alfa)?

Alfa ist die zentrale webbasierte Fachanwendung innerhalb der OZG-Cloud, die speziell für die digitale Vorgangsbearbeitung in Kommunen entwickelt wurde. Sie dient als universelle Lösung für Verwaltungsleistungen, die bislang keine spezialisierten Fachverfahren hatten, also insbesondere für „einfachere“ Leistungen, die dennoch digitalisiert werden müssen.

Die Integration des Vorlagenmanagementsystems SmartDocuments in die Allgemeine Fachanwendung (Alfa) der OZG-Cloud von mgm ermöglicht Kommunen eine durchgängig digitale Bearbeitung von Verwaltungsprozessen, vom Antrag bis zum Bescheid.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Direkter Zugriff auf SmartDocuments aus Alfa heraus.
• Automatisierte Übernahme von Metadaten aus dem Fachverfahren ermöglichen automatisierte sowie teilautomatisierte Bescheiderstellung.
• Nahtlose Dokumentenerstellung im einheitlichen Corporate Design.
• Digitale Rückkanäle: Bescheide können direkt elektronisch versendet werden.
• Medienbruchfreie Workflows: Keine manuelle Datenübertragung mehr.
• Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse.
• Fehlerreduktion durch standardisierte Vorlagen.
• Skalierbarkeit & Sicherheit durch moderne Cloud-Architektur.
• Open Source & EfA-fähig: Einfach nachnutzbar für andere Kommunen.

Die flexible Verwaltung von Betriebsmitteln ...

Produktkategorie: Fachverfahren | Fachanwendung | Sozialwesen | Jugendamt 

Hersteller

Das Zusammenspiel von Prosoz NEO & SmartDocuments

Kommunen sind in Zeiten der Digitalisierung vielen Einflüssen ausgesetzt: Fachkräftemangel, hohe Arbeitsbelastung, Kostendruck oder IT-Sicherheit. Prosoz NEO übernimmt die lästigen Routinearbeiten, wie die Übertragung von Antragsdaten oder die erste Kontrolle der Leistungsberechtigung. Handlungsempfehlungen unterstützen bei der schnellen Entscheidungsfindung. Doch die wesentlichen Entscheidungen treffen Sie weiterhin selbst.

Die Digitalisierung sozialer Verwaltungsprozesse erfordert nicht nur moderne Fachverfahren, sondern auch eine intelligente Dokumentenerstellung. Die Schnittstelle zwischen Prosoz NEO und SmartDocuments verbindet genau diese beiden Welten: strukturierte Fallbearbeitung und automatisierte, rechtssichere Dokumentenerstellung.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Nahtlose Integration in den Arbeitsprozess: SmartDocuments lässt sich direkt aus Prosoz NEO starten. Die im Fachverfahren erfassten Daten (etwa aus Anträgen, Fallakten oder Prüfprozessen) werden automatisch in die passende Vorlage übernommen. So entsteht ein medienbruchfreier Workflow vom Antrag bis zum fertigen Bescheid.
• Automatisierte Vorlagennutzung: Prosoz NEO unterstützt die Sachbearbeitung durch automatisierte Prozesse, z. B. bei der Prüfung von Zuständigkeiten oder Anspruchsvoraussetzungen. Die Schnittstelle zu SmartDocuments ergänzt diese Automatisierung durch die direkte Erstellung von Bescheiden, Mitteilungen oder anderen Dokumenten basierend auf zentral gepflegten Vorlagen.
• Zentrale Vorlagenpflege: SmartDocuments ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Dokumentvorlagen. Änderungen am Corporate Design, rechtlichen Formulierungen oder Textbausteinen müssen nur einmal vorgenommen werden und stehen sofort in Prosoz NEO zur Verfügung.
• Revisionssichere Ablage: Die fertigen Dokumente können direkt in die eAkte von Prosoz NEO verschoben und dort archiviert werden. So bleiben alle Informationen im richtigen Kontext und sind jederzeit nachvollziehbar.
• Effizienz und Fehlerreduktion: Durch die automatisierte Datenübernahme und die geführte Dokumentenerstellung mit dem smartWizard werden manuelle Eingaben reduziert. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen, besonders bei komplexen Fällen im Bereich der sozialen Sicherung.

Die Schnittstelle zwischen SmartDocuments und Prosoz NEO unterstützt Kommunen und Behörden dabei, ihre Prozesse im Bereich Jugendhilfe, Unterhaltsvorschuss, Beistandschaft und wirtschaftliche Hilfen effizient und digital abzubilden. Die Kombination aus Fachlogik und intelligenter Dokumentenerstellung sorgt für mehr Qualität, Geschwindigkeit und Bürgerfreundlichkeit.

„Digitale Dokumentenerstellung direkt aus dem Fachverfahren“

Mit SAP HR meistern Sie die nächste Stufe im Human Capital Management ...

Produktkategorie: HR-Software | Fachanwendung | Personalverwaltung | HCM Software

Hersteller

Das Zusammenspiel von SAP Human Capital Management (SAP HCM) & SmartDocuments

Die Integration von SmartDocuments in SAP HCM (Human Capital Management) ermöglicht eine automatisierte, medienbruchfreie und CI-konforme Erstellung von Personaldokumenten direkt aus dem SAP-System. Die Lösung ist besonders für HR-Abteilungen geeignet, die regelmäßig wiederkehrende Dokumente wie Arbeitsverträge, Änderungsmitteilungen oder Personalstammblätter erstellen.

Technische Funktionsweise:

• Datenübernahme aus SAP HCM: Relevante Personaldaten (z.B. Name, Personalnummer, Beschäftigungsart, Gehalt, Steuerdaten, etc.) werden direkt aus SAP HCM ausgelesen.
• Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung: SmartDocuments nutzt diese Daten zur Befüllung dynamischer Vorlagen, die im smartEditor gepflegt werden.
• Integration über Reports oder Webservices: Die Anbindung erfolgt über kundenindividuelle Reports, XML-Schnittstellen oder Webservices (REST/SOAP), je nach Systemlandschaft
• Ausgabeformate: Dokumente können als PDF, DOCX, HTML oder XML generiert und direkt weiterverarbeitet oder versendet werden.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Zeitersparnis: Bis zu 80 % weniger Aufwand bei der Erstellung von HR-Dokumenten.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Datenübernahme minimiert manuelle Eingabefehler.
• Corporate Design & Konsistenz: Einheitliche Vorlagen sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild.
• Multilinguale Vorlagenverwaltung: Zentrale Pflege von Vorlagen in mehreren Sprachen – ideal für international tätige Organisationen.
• Versionierung & Änderungsmanagement: Änderungen an Vorlagen sind zentral und schnell umsetzbar.
• Skalierbarkeit: Geeignet für Einzel- und Massendokumentenerstellung, z.B. bei Entgelterhöhungen oder Serienbriefaktionen.
• Direkter Zugriff aus SAP: Dokumentenerstellung erfolgt ohne Systemwechsel.
• Intuitive Bedienung: Der smartWizard ist browserbasiert und einfach zu bedienen.
• Schnelle Anpassung: Vorlagen können flexibel angepasst werden, ganz ohne Programmierkenntnisse.
• Transparente Prozesse: Statusmeldungen und Dokumentenhistorie sorgen für Nachvollziehbarkeit.

„Die Schnittstelle zwischen SmartDocuments und SAP HCM ist eine leistungsstarke Lösung für moderne Personalprozesse.“

Intelligentes Formular­manage­ment für den öffentlichen Dienst ...

Produktkategorie: Formularserver | Formularmanagement | Antragsmanagement

Hersteller

Das Zusammenspiel von MACH formsolutions & SmartDocuments

Die öffentliche Verwaltung steht vor der Herausforderung, ihre Dienstleistungen digital, effizient und bürgernah zu gestalten. Mit dem Antragsmanagementsystem MACH formsolutions und dem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments entsteht eine leistungsstarke Verbindung, die genau das ermöglicht: durchgängige digitale Prozesse – vom Antrag bis zum fertigen Bescheid.

MACH stellt zahlreiche Online-Dienste bereit, über die Bürger:innen ihre Anträge bequem und sicher 24/7 online stellen können – sei es für Genehmigungen, Fördermittel, Meldeangelegenheiten oder andere Verwaltungsleistungen. Die erfassten Daten gelangen direkt in die Verwaltung und bilden die Grundlage für die weitere Bearbeitung. Nach Eingang des Antrags erfolgt die interne Bearbeitung.  Manuell, durch Sachbearbeiter:innen, die die Daten prüfen und weiterverarbeiten. Oder automatisiert, im Rahmen angebundener Fachverfahren, die bestimmte Prozesse direkt steuern. Unabhängig vom Bearbeitungsweg ist das Ziel klar: Am Ende des Prozesses sollen Bürger:innen eine qualifizierte Rückmeldung erhalten, in Form eines Bescheids, Schreibens oder einer Genehmigung.

Für die Erstellung dieser Rückmeldungen kommt SmartDocuments zum Einsatz. Das System übernimmt die zentrale Pflege aller Vorlagen (inklusive Textbausteinen, Layouts und rechtlicher Inhalte). So wird sichergestellt, dass alle Dokumente: einheitlich im Corporate Design erscheinen, inhaltlich korrekt und aktuell sind, und rechtssicher formuliert werden. Die Daten aus dem MACH-Antragsassistenten werden automatisch in die passende Vorlage in SmartDocuments übergeben. Sind noch weitere Ergänzungen durch die Sachbearbeitung erforderlich, führt der smartWizard durch die Dokumentenerstellung (schnell, intuitiv und fehlerfrei). Anderenfalls bzw. auf Wunsch wird der Bescheid auch vollautomatisiert generiert. Das Ergebnis: Ein fertiger Bescheid, der direkt versendet und archiviert werden kann.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Medienbruchfreie Prozesse vom Antrag bis zum Bescheid
• Zeitersparnis durch automatisierte Datenübernahme
• Fehlerreduktion durch zentrale Vorlagenpflege
• Rechtssicherheit durch geprüfte Inhalte
• Einheitliches Corporate Design
• Effizienz in der Sachbearbeitung und Dokumentenerstellung

"Digitale Antragstellung trifft intelligente Dokumentenerstellung"

Die All-in-One-Kanzleisoftware für automatisierte Aktenflows ...

Produktkategorie: Kanzleisoftware

Hersteller

Das Zusammenspiel von AnNoText & SmartDocuments

Wolters Kluwer begann ursprünglich als Buchhandlung in Groningen, entwickelte sich jedoch schnell zum Verlag. Nach einem stetigen Wachstum ist Wolters Kluwer heute einer der Big Player im Bereich Legal Tech. Seit vielen Jahren arbeiten wir eng zusammen, um innovative Lösungen für die juristische Dokumentenerstellung zu entwickeln. Was einst unter dem Namen "Legal SmartDocuments" begann, wurde nun konsequent weiterentwickelt und trägt heute den Namen "Document Creator PLUS" – ein Ausdruck unserer gemeinsamen Vision für moderne, intelligente Kanzleisoftware.

Mit Document Creator PLUS können Juristen strukturiert Vertragsvorlagen, Klauseln, Formulare, Schriftsätze und auch die komplexesten Rechtsdokumente den aktuellen Qualitätsstandards entsprechend erstellen und verwalten. Die smarte Software hilft bei der Generierung dynamischer Dokumentenvorlagen, damit alle Mitarbeiter:innen einer Kanzlei automatisiert Verträge, Vertragsvorlagen, Schriftsätze und andere Rechtsdokumente erstellen können. Dadurch werden der Aufwand und die Risiken, die mit einer manuellen Anpassung von Vertragsvorlagen und Klauseln im Falle einer neuen Gesetzgebung oder Rechtsprechung typischerweise verbunden sind, reduziert.

Mit der Einbindung von SmartDocuments in AnNoText steht eine umfassende Softwarelösung zur Erstellung individueller Vorlagen, die auf eigenen Textmustern aufbauen, zur Verfügung. Die interaktive Plattform ermöglicht die automatische Erstellung komplexer juristischer Dokumente mithilfe von Entscheidungsbäumen und vorausgefüllten Antworten auf vordefinierte Fragebögen. Durch die Integration werden dieselben Datensätze in verschiedenen Dokumenten verwendet, was zu einer einheitlichen und konsistenten Verwendung von Informationen führt. Im Falle der Aktualisierung von Datensätzen wird die Änderung automatisch in alle betroffenen Dokumente übernommen. Dadurch wird vermieden, dass manuell alle relevanten Dokumente aktualisiert werden müssen, was Fehler und Inkonsistenzen verringert.

• Dokumentenautomatisierung für Rechtsabteilungen
• Dokumentenautomatisierung für Anwaltskanzleien
• Digitalisierung des Rechtswesens
• Interaktive Rechtsdokumente

Die Vorteile auf einen Blick:

• 

  Automatisierung

  Document Creator PLUS ermöglicht eine einfache Erstellung und Nutzung individueller Templates, die auf eigenen Textmustern basieren - ganz ohne Programmierkenntnisse.

• 

  Kollaboration

  Document Creator PLUS ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, indem Mitarbeiter:innen mühelos auf individuelle Vorlagen zugreifen, sie nutzen und verwalten können.

• 

  Effizienz

  Durch die automatisierte Erstellung von Verträgen, Rechtsdokumenten und Schriftsätzen reduziert Document Creator PLUS den manuellen Aufwand ebenso wie Risiken.

Für Anwält:innen am Puls der Zeit ...

Produktkategorie: Kanzleisoftware

Hersteller

Das Zusammenspiel von Kleos & SmartDocuments

Wolters Kluwer begann ursprünglich als Buchhandlung in Groningen, entwickelte sich jedoch schnell zum Verlag. Nach einem stetigen Wachstum ist Wolters Kluwer heute einer der Big Player im Bereich Legal Tech. Seit vielen Jahren arbeiten wir eng zusammen, um innovative Lösungen für die juristische Dokumentenerstellung zu entwickeln. Was einst unter dem Namen "Legal SmartDocuments" begann, wurde nun konsequent weiterentwickelt und trägt heute den Namen "Document Creator PLUS" – ein Ausdruck unserer gemeinsamen Vision für moderne, intelligente Kanzleisoftware.

Mit Document Creator PLUS können Juristen strukturiert Vertragsvorlagen, Klauseln, Formulare, Schriftsätze und auch die komplexesten Rechtsdokumente den aktuellen Qualitätsstandards entsprechend erstellen und verwalten. Die smarte Software hilft bei der Generierung dynamischer Dokumentenvorlagen, damit alle Mitarbeiter:innen einer Kanzlei automatisiert Verträge, Vertragsvorlagen, Schriftsätze und andere Rechtsdokumente erstellen können. Dadurch werden der Aufwand und die Risiken, die mit einer manuellen Anpassung von Vertragsvorlagen und Klauseln im Falle einer neuen Gesetzgebung oder Rechtsprechung typischerweise verbunden sind, reduziert.

Mit der Einbindung von SmartDocuments in Kleos steht eine umfassende Softwarelösung zur Erstellung individueller Vorlagen, die auf eigenen Textmustern aufbauen, zur Verfügung. Die interaktive Plattform ermöglicht die automatische Erstellung komplexer juristischer Dokumente mithilfe von Entscheidungsbäumen und vorausgefüllten Antworten auf vordefinierte Fragebögen. Durch die Integration werden dieselben Datensätze in verschiedenen Dokumenten verwendet, was zu einer einheitlichen und konsistenten Verwendung von Informationen führt. Im Falle der Aktualisierung von Datensätzen wird die Änderung automatisch in alle betroffenen Dokumente übernommen. Dadurch wird vermieden, dass manuell alle relevanten Dokumente aktualisiert werden müssen, was Fehler und Inkonsistenzen verringert.

• Dokumentenautomatisierung für Rechtsabteilungen
• Dokumentenautomatisierung für Anwaltskanzleien
• Digitalisierung des Rechtswesens
• Interaktive Rechtsdokumente

Die Vorteile auf einen Blick:

• 

  Automatisierung

  Document Creator PLUS ermöglicht eine einfache Erstellung und Nutzung individueller Templates, die auf eigenen Textmustern basieren - ganz ohne Programmierkenntnisse.

• 

  Kollaboration

  Document Creator PLUS ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, indem Mitarbeiter:innen mühelos auf individuelle Vorlagen zugreifen, sie nutzen und verwalten können.

• 

  Effizienz

  Durch die automatisierte Erstellung von Verträgen, Rechtsdokumenten und Schriftsätzen reduziert Document Creator PLUS den manuellen Aufwand ebenso wie Risiken.

Open-Source-Infrastruktur für die digitale Antragsbearbeitung mit dem Fokus auf kommunalen Verwaltungen ...

Produktkategorie: Plattform | Portallösung | Fachanwendung | Software für die Öffentliche Verwaltung

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Das Zusammenspiel von OZG-Cloud & SmartDocuments

Die OZG-Cloud ist eine verwaltungsseitige IT-Systemlandschaft für Kommunen und öffentlich rechtliche Körperschaften oder Anstalten. Sie ist für eine medienbruchfreie und digitale Sachbearbeitung von Verwaltungsleistungen (OZG) konzipiert. Sie besteht aus einer webbasierten Allgemeinen Fachanwendung (Alfa), die in einer Cloud-Umgebung läuft. Mit Alfa können Kommunen und öffentlich rechtliche Körperschaften und Anstalten Anträge und Anfragen von Bürger:innen und Unternehmen mit digital gestützten Workflows einfach bearbeiten. Die Cloud-Umgebung stellt eine Basis-Infrastruktur für Alfa bereit. Sie lässt sich auch für weitere Fachanwendungen oder Querschnittsdienste nutzen.

Das Templatemanagementsystem SmartDocuments ist über eine standardisierte Schnittstelle direkt in die OZG-Cloud integriert und übernimmt die automatisierte Dokumenten-/Bescheiderstellung innerhalb des digitalen Workflows.

Technische Funktionsweise:

• Datenübergabe per XML: Alfa übermittelt strukturierte Antragsdaten (z.B. Name, Adresse, Vorgangsdetails) im XML-Format an SmartDocuments.
• Template-basierte Verarbeitung: Die Daten werden in eine vordefinierte Vorlage eingefügt, die im smartEditor gepflegt wird.
• PDF-Generierung: Das fertige Dokument wird als PDF erzeugt und zurück an die OZG-Cloud übergeben.
• Bidirektionale Kommunikation: Die Schnittstelle erlaubt Statusmeldungen und Rückgaben, z.B. ob ein Dokument erfolgreich erstellt wurde.
• Browserbasierter Zugriff: Der smartWizard kann direkt aus Alfa heraus im Browser geöffnet werden, ohne lokale Installation.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Medienbruchfreie Prozesse: Kein manuelles Kopieren oder Drucken, alles läuft digital.
• Zeitersparnis: Bescheide können in Sekunden erstellt und versendet werden.
• Corporate Design & Rechtskonformität: Einheitliche Vorlagen mit automatischer Formatierung.
• Zentrale Vorlagenpflege: Änderungen an Textbausteinen oder Layouts sind sofort systemweit verfügbar.
• EfA-fähig & Open Source: Die Lösung ist nachnutzbar für andere Kommunen und erfüllt die Anforderungen des OZG.
• Skalierbarkeit & Sicherheit: Die Cloud-Architektur erlaubt flexible Nutzung, auch bei hohem Anfragevolumen.

„Die Anbindung ist ein Paradebeispiel für die erfolgreiche Digitalisierung kommunaler Verwaltungsprozesse"

effizient, sicher und bürgernah.

Geschäftspostversand – einfach, sicher, komfortabel ...

Produktkategorie: Postausgangslösung | Digitaler Dokumentenversand | Hybridpost

Hersteller

Das Zusammenspiel von Binect & SmartDocuments

Die Integration von SmartDocuments mit der Postausgangslösung Binect ermöglicht eine vollständig digitale und medienbruchfreie Verarbeitung von Dokumenten – vom Erstellen über das Formatieren bis hin zum Versand. Diese Schnittstelle ist besonders für Unternehmen und Organisationen relevant, die ihre Ausgangspost effizient, sicher und rechtskonform digitalisieren möchten.

Technische Funktionsweise

• Dokumentenerstellung mit SmartDocuments: Sachbearbeiter:innen erstellen Bescheide, Schreiben oder andere Dokumente direkt im smartWizard, basierend auf dynamischen Vorlagen und strukturierten Daten.
• Automatisierte Übergabe an Binect: Die fertigen Dokumente werden über definierte Schnittstellen (z.B. Austauschverzeichnis oder Webservice) direkt an Binect übergeben.
• Versandoptionen:
  • Hybridpost: Binect übernimmt Druck, Kuvertierung und Versand über die Deutsche Post.
  • Digitale Zustellung: Versand per E-Mail oder Upload in ein Bürgerportal/Kundenportal.
  • Statusrückmeldung: Binect kann Rückmeldungen zum Versandstatus an SmartDocuments oder die Fachanwendung zurückspielen.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Medienbruchfreie Prozesse: Kein manuelles Drucken, Kuvertieren oder Frankieren mehr.
• Zeit- und Ressourceneinsparung: Automatisierte Abläufe reduzieren den Aufwand in der Sachbearbeitung erheblich.
• Hohe Versandqualität: Binect produziert versandfertige Sendungen in geprüfter Qualität.
• Multichannel-Versand: Wahl zwischen physischem und digitalem Versand – je nach Empfängerpräferenz.
• DSGVO-konform & sicher: Die gesamte Verarbeitung erfolgt in zertifizierten, datenschutzkonformen Umgebungen.
• Skalierbarkeit: Geeignet für einzelne Kommunen ebenso wie für große Organisationen und Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen.

„Versand und Empfang von Dokumenten – Digital, Einfach, Intelligent.“

Duale Zustellung - genial einfach & einfach genial! ...

Produktkategorie: Postausgangslösung | Digitaler Dokumentenversand | Hybridpost

Hersteller

Das Zusammenspiel von BriefButler & SmartDocuments

Die Integration von SmartDocuments mit dem BriefButler von hpc DUAL ermöglicht eine vollständig digitale, medienbruchfreie und rechtssichere Verarbeitung von Ausgangspost, vom Dokumentenerstellen bis hin zur Zustellung. Die Lösung ist besonders für Kommunen und Unternehmen geeignet, die ihre Prozesse effizienter und nachhaltiger gestalten möchten.

Technische Funktionsweise:

• Dokumentenerstellung mit SmartDocuments: Sachbearbeiter:innen erstellen Bescheide, Schreiben oder Serienbriefe direkt im smartWizard, basierend auf dynamischen Vorlagen.
• Automatisierte Übergabe an BriefButler: Die fertigen Dokumente werden über eine standardisierte Schnittstelle (z.B. Webservice oder Austauschverzeichnis) direkt an BriefButler übergeben.
• Duale Zustellung:
  • Elektronisch: Dokumente werden vorrangig digital zugestellt , rechtsgültig und DSGVO-konform.
  • Physisch: Sind die Empfänger:innen digital nicht erreichbar, erfolgt automatisch Druck, Kuvertierung und postalischer Versand.
  • Signatur-Service: Optional können Dokumente elektronisch und rechtsgültig signiert werden.
• Statusrückmeldung: Der Versandstatus wird an die Fachanwendung oder SmartDocuments für volle Transparenz zurückgespielt.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Medienbruchfreie Prozesse: Vom Dokument bis zur Zustellung, alles digital und automatisiert.
• Zeit- und Kostenersparnis: Kein manuelles Drucken, Kuvertieren oder Frankieren mehr.
• Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation und DSGVO-konforme Zustellung.
• Nachhaltigkeit: Bis zu 76 % weniger CO₂-Ausstoß durch digitale Zustellung.
• Multichannel-Versand: Empfänger werden über den bevorzugten Kanal erreicht, digital oder postalisch.
• Skalierbarkeit: Geeignet für Einzelversendungen und Massenaussendungen.

„Die Kombination aus SmartDocuments und BriefButler schafft eine leistungsstarke Lösung für den modernen Postversand."

effizient, sicher und zukunftsfähig.

Dokumente im Griff, mit SharePoint als zentralem Speicherort ...

Produktkategorie: Collaboration & Document Management Plattform | Kollaborationsplattform | Plattform | Dateiaustausch | Dateiablage

Hersteller

Das Zusammenspiel von Microsoft SharePoint & SmartDocuments

Die Integration von SmartDocuments in Microsoft SharePoint ermöglicht eine medienbruchfreie, automatisierte und CI-konforme Dokumentenerstellung direkt aus der SharePoint-Umgebung. Diese Verbindung ist besonders für Organisationen geeignet, die ihre Dokumentenprozesse zentral, effizient und kollaborativ gestalten möchten.

Mit der Schnittstelle steht innerhalb Microsoft SharePoint die Schaltfläche „SmartDocuments“zur Verfügung, über die sich der smartWizard zur Dokumentenerstellung öffnet. Eine separate Anmeldung innerhalb SmartDocuments ist nicht erforderlich, da diese automatisiert im Hintergrund erfolgt. Nach Fertigstellung des Dokuments wird dieses in der jeweiligen SharePoint-Bibliothek abgelegt, von dem aus die Dokumenterstellung gestartet wurde. Das Dokument wird einschließlich der Metadaten übergeben.

„Ein Ort für alle Ideen, Dateien und Projekte.“

Microsoft Teams für einfaches Arbeiten im Team ...

Produktkategorie: Collaboration & Communication Tools | Kommunikationsplattform | Unified Communications & Collaboration (UCC)

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Das Zusammenspiel von Microsoft Teams & SmartDocuments

Die Integration von SmartDocuments in Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen Dokumentenerstellung und kollaborativer Teamarbeit. Dokumente können direkt aus Teams heraus geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden – ohne die Arbeitsumgebung zu verlassen.

Mit der Schnittstelle steht innerhalb Microsoft Teams die Schaltfläche „SmartDocuments“zur Verfügung, über die sich der smartWizard zur Dokumentenerstellung öffnet. Eine separate Anmeldung innerhalb SmartDocuments ist nicht erforderlich, da diese automatisiert im Hintergrund erfolgt. Nach Fertigstellung des Dokuments wird dieses im jeweiligen Teamskanal gepostet bzw. abgelegt, von dem aus die Dokumenterstellung gestartet wurde. Das Dokument wird einschließlich der Metadaten übergeben.

„Strukturierte Dokumentenerstellung mit moderner Teamarbeit kombiniert.“