SmartDocuments
Dokumente und Vorlagen effizient verwalten ...
SmartDocuments ist eine intelligente, flexible Softwarelösung für die Standardisierung und Automatisierung der Dokumentenerstellung und Kundenkommunikation.
SmartDocuments ist die einheitliche Umgebung für sämtliche Corporate-Design-, Unternehmens- sowie Prozessvorlagen, mit der die unterschiedlichsten Dokumente erstellt werden können. Es handelt sich um eine Standardlösung, die sich nahtlos in die individuelle IT-Architektur einfügt, beim Arbeiten jedoch wie maßgeschneidert erscheint. Organisationen, die SmartDocuments verwenden, profitieren von einem hocheffizienten und einfachen Vorlagenmanagement.
Unser Produkt besteht aus 3 Bestandteilen:
- SmartWizard,
- SmartEditor,
- und SmartControl.
Coporate Design Management
Corporate Design Management ist die Basis für effiziente Dokumentenerstellung
Lässt sich die Verwaltung des Corporate Designs automatisieren? Wie lässt es sich sicherstellen, dass es konsistent angewendet wird? Wie schnell kommen Veränderungen des Erscheinungsbildes im Alltag an? – Mit SmartDocuments ist die Verwaltung des Corporate Design Managements effizient: zentral, immer aktuell und verfügbar.
Alle Jahre wieder gibt es Aktualisierungen und Änderungen desCorporate Designs. Ein neues Logo, eine neue Schriftart, neue Farben… Aber wie wird sichergestellt, dass sämtliche Dokumente im aktuellen Erscheinungsbild auftreten? Ohne zentrales Vorlagenmanagement ist das eine Mammutaufgabe und sorgt dafür, dass Dokumente im „alten Kleid“ im Umlauf sind.
Mit SmartDocuments verwalten Sie Ihr Corporate Design unabhängig von den Inhalten. Ganz egal, was Sie im Inhalt verändern – Ihr Corporate Design ist sicher zentral gespeichert. So ist immer das derzeit aktuelle Erscheinungsbild in Verwendung - für sämtliche Dokumente an allen Arbeitsplätzen.
Vorlagenverwaltung
Verwalten Sie alle Ihre Dokumentvorlagen schnell und einfach in einer einheitlichen und übersichtlichen Umgebung.
In Zeiten der Digitalisierung ist ein zentrales System zur Verwaltung der Dokumentenvorlagen ein wichtiger Bestandteil. Unternehmen und Organisationen mit umfangreichen Dokumentenaufkommen haben zahlreiche interne Vorlagen im Einsatz.
Wo findet man schnell die passende Vorlage? Und ist die Vorlage überhaupt noch aktuell?
Wer kennt es nicht, Vorlagen und Dokumente nicht richtig abgelegt, die Folge: Die Suche nach der passenden Vorlage entwickelt sich zur zeitraubenden Angelegenheit. SmartDocuments bietet Ihnen eine intelligente, unternehmensweite und zentrale Umgebung zur Verwaltung all Ihrer Vorlagendokumente. In unserem SmartControl können Anwender:innen schnell und ganz bequem Vorlagen verwalten und Benutzer:innen das Recht zuweisen, um Zugriff auf bestimmte zu erhalten. Über ein intelligentes Vererbungsprinzip werden die Vorlagen innerhalb SmartDocuments in die drei Bereiche:
- Kopf- und Fußtext
- Inhalt
- sowie Bausteine
aufgeteilt. Das ermöglicht es Ihnen beispielsweise, den inhaltlich gleichen Brief mit verschiedenen Kopf- und Fußtext-Vorlagen zu verwenden.
Dank innovativer Bausteintechnologie wird der Arbeitsalltag für Vorlagenverwalter:innen erheblich erleichtert. Denn Inhalte, die in mehreren Dokumenten zum Einsatz kommen, werden als sogenannter Baustein angelegt. Für Änderungen müssen lediglich die innerhalb des Bausteins hinterlegten Inhalte angepasst werden. Alle damit verknüpften Dokumente übernehmen diese dann automatisch. Gleiches gilt für Corporate Design Vorlagen oder Kopf- und Fußtexte. Das spart Zeit, reduziert Kosten und minimiert die Fehleranfälligkeit!
Dokumentenerstellung
Dokumentenerstellung leicht gemacht!
Die Erstellung von Dokumenten kann eine zeitraubende Aufgabe sein. Bestehende Vorlage personalisieren, Inhalte einpflegen, Prüfung, Dokumentenerzeugung, Versand… Oft müssen die selben bzw. ähnliche Dokumente für mehrere Personen erstellt werden, das heißt Copy & Paste … - Doch so schleicht sich auch mal schnell der Fehlerteufel ein.
Mit SmartDocuments wird die Dokumentenerstellung zum Kinderspiel!
Das Corporate Design steht bereit und ist in der Vorlage eingebunden. Die Vorlage beinhaltet Bausteine und Variablen, sodass häufig vorkommende Daten automatisch in das Dokument übernommen werden. Für die Dokumentenerstellung müssen so lediglich die „neuen“ bzw. variablen Inhalte eingetragen werden. Diese Inhalte werden über den SmartWizard per einfachem Frage-Antwort-Prinzip ermittelt.
Hierfür stehen die unterschiedlichsten Fragetypen zur Verfügung. Eine Eingabe kann dabei verschiedene Auswirkungen auf das Dokument haben und dieses entweder mit Inhalten an der richtigen Stelle befüllen oder auch die Abhängigkeit weiterer Folgefragen steuern. Die Anwender:innen können in der Live-Dokumentenvorschau direkt verfolgen, wie die Eingaben das Dokument verändern und das Endergebnis aussehen wird.
Fehlerfreie Dokumente ...
Mit SmartDocuments wird es so fast unmöglich, inhaltliche Fehler im Dokument zu begehen, denn durch ein entsprechendes Regelwerk hinter den einzelnen Fragen kann präzise gesteuert werden, welche Eingaben erlaubt sind.
Eine Zahl bei der Postleitzahl vergessen? SmartDocuments macht Sie darauf aufmerksam und generiert das Dokument erst nach der Fehlerkorrektur. Auch eine automatische Fehlerkorrektur ist selbstverständlich möglich. Wurde zum Beispiel definiert, dass bei einem Feld grundsätzlich alle Buchstaben „GROSS“ geschrieben werden sollen, setzt SmartDocuments dies direkt, unabhängig von der Eingabe der Anwender:in um.
Dokumentenautomatisierung
Schluss mit doppelter Datenerfassung und Copy & Paste
Ein wesentlicher Bestandteil eines Schriftstücks sind die darin enthaltenen Daten (z.B. Adressen, Kontaktdaten, Termine, Produktdaten, Sonderangebote, u.v.m.). Diese Daten werden meist an unterschiedlichen Stellen einer Organisation gepflegt. Im Rahmen der Dokumentenerstellung müssen diese Daten daraufhin per Copy & Paste in das Dokument eingefügt werden.
Wäre es nicht deutlich einfacher, wenn diese Daten automatisiert an das Dokument übergeben werden?
SmartDocuments integriert auf einfache Weise Daten aus unterschiedlichen Systemen (z.B. Drittanwendungen wie CRM, DMS, Fachverfahren sowie Datenbanken). Vor allem in Behörden oder auch größeren Unternehmen sind intern mitunter hunderte unterschiedliche Fachanwendungen im Einsatz. In jeder einzelnen werden Daten erfasst, weiterverarbeitet sowie Dokumente erstellt.
Besonders bei der Erstellung von Dokumenten stellt sich dabei die Frage, ob eine zentrale Lösung nicht viel einfacher wäre? Schließlich ist es mühsam, die Vorlagen in allen Fachanwendungen stets aktuell zu halten und neue Corporate Design-Vorgaben fristgerecht umzusetzen.
Mit SmartDocuments haben Sie eine zentrale Lösung zur Dokumentenerstellung!
Über verschiedene moderne Schnittstellen-Technologien verknüpfen wir Ihre Drittanwendungen oder Datenbanken direkt mit unserer Software und können die Daten so in unsere Vorlagen übernehmen. SmartDocuments kann hierbei direkt aus dem Drittsystem gestartet werden, sodass sich die Arbeitsweise für Anwender:innen kaum verändert.
Die erforderlichen Daten werden automatisiert an das Dokument übergeben, sodass Nutzer:innen lediglich die offenen Punkte via SmartDocuments-Wizard einpflegen und im Anschluss wird das fertige Dokument ausgegeben. Auf Wunsch können die erzeugten Dokumente ebenso zur Ablage an die Drittanwendung weitergegeben werden.
So einfach und automatisiert kann die Dokumentenerstellung sein ...
SmartWizard
Die Oberfläche für
Endnutzer:innen
Über den Wizard füllen Anwender:innen das Dokument nach dem Frage-Antwort-Prinzip mit den notwendigen Inhalten. Die Beantwortung der Fragen erfolgt vollständig browserbasiert und ermöglicht somit ein system- und ortsunabhängiges Ausfüllen.
Über die logisch gesteuerten und regelbasierten Fragen wird eine schnelle und fehlerfreie Dokumentenerstellung ermöglicht.
Der SmartWizard greift stets auf die zuletzt innerhalb SmartControl freigegebene Version der jeweiligen Vorlage zurück. So wird zum einen sichergestellt, dass auch stets die aktuelle Version verwendet wird, zum anderen ist es so möglich mit SmartDocuments zu arbeiten, während parallel Anpassungen an der entsprechenden Vorlage vorgenommen werden.
Der Editor
Das Werkzeug zur
Vorlagenerstellung
Mit dem SmartEditor können Sie schnell und einfach Ihre Dokumentvorlagen erstellen. Die eigentlichen Dokumentvorlagen gestalten Sie hierbei, wie gewohnt, in Microsoft Office Word.
Über den eingebundenen SmartEditor legen Sie daraufhin die Fragestruktur für den SmartWizard fest (Welche Daten und Informationen sollen im Frage-Dialog ermittelt werden?). Hierfür ganz einfach per Drag & Drop die definierten Fragen oder Textbausteine an die passende Stelle im Dokument ziehen. Technisches Know-how oder gar Programmierkenntnisse sind hierfür nicht erforderlich.
Clever gefragt – Die unterschiedlichen Fragetypen
Mit unseren verschiedenen Fragetypen können Sie die unterschiedlichsten Szenarien abbilden. Von Freitexteingaben, über Nummernfragen bis hin zu Datenbankfragen zur Übernahme bestehender Daten ist alles möglich. Je nach Struktur lassen sich ebenso Abhängigkeiten der Fragen aufbauen sowie Alternativen zu Antworten hinterlegen.
Im SmartEditor wird automatisch Ihr definiertes Corporate Design angewendet und berücksichtigt, welches hierbei (abhängig von den jeweiligen Rechten) nicht von allen Mitarbeiter:innen ohne Weiteres geändert werden kann.
SmartControl
Die zentrale Administration von SmartDocuments
Innerhalb der Oberfläche verwalten Sie Ihre Dokumentvorlagen, legen Ihr Corporate Design fest, steuern die Rechte der Benutzer:innen, verwalten die einzelnen Bausteine sowie Kopf- und Fußtexte und übernehmen die Konfiguration der Systemeinstellungen.
Für die Nutzung von SmartControl ist keine Installation einer Software erforderlich. SmartControl ist vollständig browserbasiert und bietet Ihnen somit die Möglichkeit, immer und überall - auch von unterwegs- Ihr System zu verwalten.
Der Aufbau und die Bedienung der Software ist intuitiv und nutzendenfreundlich gestaltet.