SmartDocuments

Corporate Design Management ist die Basis für effiziente Dokumentenerstellung

Lässt sich die Verwaltung des Corporate Designs automatisieren? Wie lässt es sich sicherstellen, dass es konsistent angewendet wird? Wie schnell kommen Veränderungen des Erscheinungsbildes im Alltag an? – Mit SmartDocuments ist die Verwaltung des Corporate Design Managements effizient: zentral, immer aktuell und verfügbar.

Alle Jahre wieder gibt es Aktualisierungen und Änderungen desCorporate Designs. Ein neues Logo, eine neue Schriftart, neue Farben… Aber wie wird sichergestellt, dass sämtliche Dokumente im aktuellen Erscheinungsbild auftreten? Ohne zentrales Vorlagenmanagement ist das eine Mammutaufgabe und sorgt dafür, dass Dokumente im „alten Kleid“ im Umlauf sind.

Mit SmartDocuments verwalten Sie Ihr Corporate Design unabhängig von den Inhalten. Ganz egal, was Sie im Inhalt verändern – Ihr Corporate Design ist sicher zentral gespeichert. So ist immer das derzeit aktuelle Erscheinungsbild in Verwendung - für sämtliche Dokumente an allen Arbeitsplätzen.

Verwalten Sie alle Ihre Dokumentvorlagen schnell und einfach in einer einheitlichen und übersichtlichen Umgebung.

In Zeiten der Digitalisierung ist ein zentrales System zur Verwaltung der Dokumentenvorlagen ein wichtiger Bestandteil. Unternehmen und Organisationen mit umfangreichen Dokumentenaufkommen haben zahlreiche interne Vorlagen im Einsatz.

Wo findet man schnell die passende Vorlage? Und ist die Vorlage überhaupt noch aktuell?

Wer kennt es nicht, Vorlagen und Dokumente nicht richtig abgelegt, die Folge: Die Suche nach der passenden Vorlage entwickelt sich zur zeitraubenden Angelegenheit. SmartDocuments bietet Ihnen eine intelligente, unternehmensweite und zentrale Umgebung zur Verwaltung all Ihrer Vorlagendokumente. In unserem SmartControl können Anwender:innen schnell und ganz bequem Vorlagen verwalten und Benutzer:innen das Recht zuweisen, um Zugriff auf bestimmte zu erhalten. Über ein intelligentes Vererbungsprinzip werden die Vorlagen innerhalb SmartDocuments in die drei Bereiche:

1. Kopf- und Fußtext
2. Inhalt
3. sowie Bausteine

aufgeteilt. Das ermöglicht es Ihnen beispielsweise, den inhaltlich gleichen Brief mit verschiedenen Kopf- und Fußtext-Vorlagen zu verwenden.

Dank innovativer Bausteintechnologie wird der Arbeitsalltag für Vorlagenverwalter:innen erheblich erleichtert. Denn Inhalte, die in mehreren Dokumenten zum Einsatz kommen, werden als sogenannter Baustein angelegt. Für Änderungen müssen lediglich die innerhalb des Bausteins hinterlegten Inhalte angepasst werden. Alle damit verknüpften Dokumente übernehmen diese dann automatisch. Gleiches gilt für Corporate Design Vorlagen oder Kopf- und Fußtexte. Das spart Zeit, reduziert Kosten und minimiert die Fehleranfälligkeit!

Dokumentenerstellung leicht gemacht!

Die Erstellung von Dokumenten kann eine zeitraubende Aufgabe sein. Bestehende Vorlage personalisieren, Inhalte einpflegen, Prüfung, Dokumentenerzeugung, Versand… Oft müssen die selben bzw. ähnliche Dokumente für mehrere Personen erstellt werden, das heißt Copy & Paste … - Doch so schleicht sich auch mal schnell der Fehlerteufel ein.

Mit SmartDocuments wird die Dokumentenerstellung zum Kinderspiel!

Das Corporate Design steht bereit und ist in der Vorlage eingebunden. Die Vorlage beinhaltet Bausteine und Variablen, sodass häufig vorkommende Daten automatisch in das Dokument übernommen werden. Für die Dokumentenerstellung müssen so lediglich die „neuen“ bzw. variablen Inhalte eingetragen werden. Diese Inhalte werden über den SmartWizard per einfachem Frage-Antwort-Prinzip ermittelt.

Hierfür stehen die unterschiedlichsten Fragetypen zur Verfügung. Eine Eingabe kann dabei verschiedene Auswirkungen auf das Dokument haben und dieses entweder mit Inhalten an der richtigen Stelle befüllen oder auch die Abhängigkeit weiterer Folgefragen steuern. Die Anwender:innen können in der Live-Dokumentenvorschau direkt verfolgen, wie die Eingaben das Dokument verändern und das Endergebnis aussehen wird.

Fehlerfreie Dokumente ...

Mit SmartDocuments wird es so fast unmöglich, inhaltliche Fehler im Dokument zu begehen, denn durch ein entsprechendes Regelwerk hinter den einzelnen Fragen kann präzise gesteuert werden, welche Eingaben erlaubt sind.

Eine Zahl bei der Postleitzahl vergessen? SmartDocuments macht Sie darauf aufmerksam und generiert das Dokument erst nach der Fehlerkorrektur. Auch eine automatische Fehlerkorrektur ist selbstverständlich möglich. Wurde zum Beispiel definiert, dass bei einem Feld grundsätzlich alle Buchstaben „GROSS“ geschrieben werden sollen, setzt SmartDocuments dies direkt, unabhängig von der Eingabe der Anwender:in um.

Schluss mit doppelter Datenerfassung und Copy & Paste

Ein wesentlicher Bestandteil eines Schriftstücks sind die darin enthaltenen Daten (z.B. Adressen, Kontaktdaten, Termine, Produktdaten, Sonderangebote, u.v.m.). Diese Daten werden meist an unterschiedlichen Stellen einer Organisation gepflegt. Im Rahmen der Dokumentenerstellung müssen diese Daten daraufhin per Copy & Paste in das Dokument eingefügt werden.

Wäre es nicht deutlich einfacher, wenn diese Daten automatisiert an das Dokument übergeben werden?

SmartDocuments integriert auf einfache Weise Daten aus unterschiedlichen Systemen (z.B. Drittanwendungen wie CRM, DMS, Fachverfahren sowie Datenbanken). Vor allem in Behörden oder auch größeren Unternehmen sind intern mitunter hunderte unterschiedliche Fachanwendungen im Einsatz. In jeder einzelnen werden Daten erfasst, weiterverarbeitet sowie Dokumente erstellt.

Besonders bei der Erstellung von Dokumenten stellt sich dabei die Frage, ob eine zentrale Lösung nicht viel einfacher wäre? Schließlich ist es mühsam, die Vorlagen in allen Fachanwendungen stets aktuell zu halten und neue Corporate Design-Vorgaben fristgerecht umzusetzen.

Mit SmartDocuments haben Sie eine zentrale Lösung zur Dokumentenerstellung!

Über verschiedene moderne Schnittstellen-Technologien verknüpfen wir Ihre Drittanwendungen oder Datenbanken direkt mit unserer Software und können die Daten so in unsere Vorlagen übernehmen. SmartDocuments kann hierbei direkt aus dem Drittsystem gestartet werden, sodass sich die Arbeitsweise für Anwender:innen kaum verändert.

Die erforderlichen Daten werden automatisiert an das Dokument übergeben, sodass Nutzer:innen lediglich die offenen Punkte via SmartDocuments-Wizard einpflegen und im Anschluss wird das fertige Dokument ausgegeben. Auf Wunsch können die erzeugten Dokumente ebenso zur Ablage an die Drittanwendung weitergegeben werden.

So einfach und automatisiert kann die Dokumentenerstellung sein ...