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Whitepaper: Firmenpapier "Just-in-time"?!

Vorwort

Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran, das betrifft auch den Einsatz von Papier. Nicht nur Produktionsprozesse werden zunehmend digitalisiert, sondern auch die Büro- und Verwaltungsarbeit. Dennoch horten viele Unternehmen und Organisationen noch Briefpapier en masse. Während Industrie- und Produktionsbetriebe für die Herstellung von Produkten bereits seit Jahren weitestgehend auf „Just-in-time“-Beschaffung umgestellt haben, könnte sich doch gleiches für die Erzeugung von Papierdokumenten etablieren …


Papierlos? Papier & digital?

In Zeiten der Digitalisierung verzichten immer mehr Unternehmen in Deutschland bei ihrer Büro- und Verwaltungsarbeit auf Papier. „So geben 6 Prozent der Geschäftsführer, Vorstände oder Geschäftsleiter an, dass die Geschäftsprozesse in ihren Unternehmen mittlerweile komplett ohne Papier auskommen. Weitere 30 Prozent arbeiten überwiegend papierlos, gestalten damit also rund 75 Prozent ihrer Büroprozesse digital.

Das ist das Ergebnis einer Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland, die im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt wurde. Die Studie ist repräsentativ für die Gesamtwirtschaft. Demnach spielt Papier aber in jedem vierten Unternehmen auch noch eine sehr große Rolle: 8 Prozent arbeiten komplett und weitere 18 Prozent weitestgehend, also zu drei Vierteln papierbasiert. Ein weiteres Drittel (36 Prozent) arbeitet nach eigenen Angaben zweigleisig, setzt also etwa zur Hälfte Papier und digitale Formate ein.“

Quelle: www.bitkom.org

Vektorgrafik: Schreibtisch mit Ordnern, Kisten und massig Papier. Unter dem Schreibtisch sind noch weitere Papierstapel. Neben dem Schreibtisch ist eine Frau abgebildet, die einen großen Papierstapel in den Händen hält, sodass von der Frau nur die Beine erkennbar sind.

Die Sache mit dem Briefpapier ...

So findet man in Unternehmen und Verwaltungen heute meist immer noch Berge an Briefpapier vor. Gefüllte Lager- bzw. Druckerräume in denen sich die Kartons mit Firmenpapier nur so stapeln. Und das meist in unterschiedlichen Versionen: „Altes Layout“, „neues Layout“, „brandaktuelles Layout“, „neues Layout mit alter Adresse“, „neues Layout mit neuer Bankverbindung“ … , denn nach jedem Corporate Design-Relaunch, Standortwechsel oder sonstiger relevanten Änderung innerhalb der Organisation wird neues Briefpapier gestaltet und in einer zigtausender Auflage bestellt. Aber was passiert mit den alten Versionen? Wer kennt die Aussagen nicht: „Das ist doch noch gut …“, „Einfach so Papier entsorgen?“ „Wo ist da der Umweltgedanke?“ „Das kann man noch als „Schmierpapier“ verwenden!“ In der Realität stauben die Kartons mit den veralteten Versionen so lange ein, bis sich jemand ohne „Umwelt-Gewissen“ erbarmt diese endlich zu entsorgen.

Dokumenterstellung „just-in-time“?

Während Industrie- und Produktionsbetriebe für die Herstellung von Produkten bereits seit Jahren weitestgehend auf „Just-in-time“-Beschaffung umgestellt haben, könnte sich doch gleiches für die Erzeugung von Papierdokumenten durchsetzen? Bei vielen unserer Kund:innen können wir genau diesen Trend beobachten. Mittels zentralem Corporate Design- und Vorlagenmanagement wird vollständig auf den Druck von Briefpapier verzichtet.

Vektorgrafik: Roboter an der Schreibmaschine, der schönes Dokument erstellt. Darüber hinaus Icons für Schriftart, Schriftfarbe, Schriftgröße und Zeilenabstand

Zentrales Corporate Design Management

Alle Jahre wieder gibt es Aktualisierungen und Änderungen des Corporate Designs.

Ein neues Logo, eine neue Schriftart, neue Farben… Aber wie wird sichergestellt, dass sämtliche Dokumente im aktuellen Erscheinungsbild auftreten?

Ohne zentrales Vorlagenmanagement ist das eine Mammutaufgabe und sorgt dafür, dass Dokumente im „alten Kleid“ im Umlauf sind. Mit SmartDocuments verwalten unsere Kund:innen ihr Corporate Design digital und unabhängig von den Inhalten. Ganz egal, was inhaltlich verändert wird – das Corporate Design ist sicher zentral gespeichert. So wird sichergestellt, dass in sämtlichen Dokumenten und vor allem an allen Arbeitsplätzen stets das aktuelle Erscheinungsbild verwendet wird.

Nach Fertigstellung des Dokuments kann dieses digital im PDF-Format oder, falls die Papierform erforderlich ist, als Ausdruck ausgegeben werden. Unsere Kund:innen versuchen dabei, nach Möglichkeit, auf die digitale Kommunikation zurückzugreifen. Sollte dies jedoch nicht möglich sein, werden die Dokumente „just-in-time“ inklusive Corporate Design auf Blanko-Papier ausgedruckt und versendet oder an entsprechende Versanddienstleister weitergeleitet.

Die Vorteile

Es gibt viele Gründe auf Papier zu verzichten. Neben dem Aspekt der Umweltfreundlichkeit ist einer der größten Vorteile, eine bessere und schnellere Information und Kommunikation. Sind die entsprechenden Dokumente digital erstellt und abgelegt, haben Mitarbeiter:innen immer und überall Zugriff auf sämtliche Informationen. Das erleichtert selbstverständlich auch die Suche. Mittels digitaler Suchfunktionen lassen sich Inhalte sehr viel schneller wiederfinden. Durch das papierreduzierte Arbeiten können darüber hinaus massiv Kosten eingespart werden. Zum einen durch die wegfallenden Druck- und Lagerkosten für Briefpapier, zum anderen durch die Erleichterung des Arbeitsalltags für Mitarbeiter: innen. Nebenbei wird ebenso sichergestellt, dass stets das aktuelle Corporate Design verwendet wird. Veraltete Designs und falsche Inhalte gehören so der Vergangenheit an.

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