Variable Kopftexte reduzieren die Vorlagenanzahl

Tipps & Tricks für die Vorlagenverwaltung

So reduzieren Sie die Vorlagenanzahl durch variable Kopftexte

In Unternehmen und Organisationen mit einer Vielzahl an Abteilungen, Standorten oder Tochterfirmen ist es üblich, dass verschiedene Teams identische Vorlagen nutzen. Allerdings unterscheiden sich die inhaltlich identischen Vorlagen im Corporate Design.

So ist die einheitliche Verwaltung eine ganz schöne Herausforderung – sollte man meinen. SmartDocuments bietet eine innovative Möglichkeit, diesem "Wirrwarr" ein Ende zu setzen. Anstatt zahlloser Versionen derselben Vorlage zu erstellen und zu verwalten, genügt es, eine einzige Vorlage anzulegen und ihr dynamische Kopf- und Fußtexte zuzuweisen.

Und so funktioniert´s!

Ganz einfach! Für jede Abteilung bzw. Gruppierung wird ein eigenes Kopf- oder Fußtextdokument erstellt und mit den entsprechenden Vorlagen verknüpft. Auf diese Weise werden die Designvorgaben jeder einzelnen "Einheit" berücksichtigt, ohne dass Sie eine Flut von Vorlagen im System verwalten müssen.

Das Ergebnis?

Ein deutlich schlankeres und effizienteres Vorlagenmanagement, das Zeit und Ressourcen spart, während gleichzeitig sicherstellt wird, dass jedes erstellte Dokument den individuellen Designanforderungen entspricht.

Hierarchie

Vorlagen, Kopf- und Fußtexte sowie Bausteine sind jeweils einzelne Word-Dokumente. Durch die Anwendung einer Vorlagenhierarchie verhindert SmartDocuments, dass das später generierte Dokument ein Sammelsurium unterschiedlicher Stile (Schriftarten, Farben, etc.) darstellt.

Alle erstellten Vorlagenelemente basieren auf einem Vorlagenstil. Die Stile und Seiteneinstellungen der Kopf- und Fußtexte definieren das Corporate Design. Sie sind als "Trumpf" anzusehen und überschreiben die Stile und Seiteneinstellungen der verknüpften Vorlagen und der darin verwendeten Bausteine.

Ein Traum für alle Marketingmitarbeiter:innen, die somit das komplette Design der Dokumente über die Pflege der Kopf- und Fußzeile steuern können. Sollte keine Kopf- & Fußzeile verknüpft sein, bestimmen die Formatvorlagen und Seiteneinstellungen der Vorlagen das Erscheinungsbild.

Verknüpfungen

Innerhalb der SmartDocuments-Umgebung können Vorlagen mit Kopf-/Fußtext-Objekten verknüpft werden, sodass Vorlagen die jeweiligen Seiteneinstellungen des Kopf-/Fußtextes übernehmen. Bei der Verknüpfung stehen die drei Optionen „Kein“, „Variabel“ und „Fest“ zur Verfügung:

• Kein: Es wird kein Kopf-/Fußtext hinzugefügt.
• Variabel: Nutzer:innen können entscheiden, welcher Kopf-/Fußtext hinzugefügt werden soll.
• Fest: Vorlagenmanager:innen legen fest, welcher Kopf-/Fußtext der Vorlage zugeordnet wird.

Der variable Kopf-/Fußtext ermöglicht die Option, einer Vorlage unterschiedliche Kopftexte zuzuweisen. Obwohl es sich um den exakt gleichen Inhalt handelt, wird das fertige Dokument so komplett unterschiedlich aussehen. Die Steuerung welcher Kopf-/Fußtext für ein Dokument genutzt werden soll, kann entweder durch Anwender:innen innerhalb des SmartWizards ausgewählt, durch Zugriffsrechte gesteuert und/oder durch XML-Parameter einer Drittapplikation bei einem Schnittstelleneinsatz vorgegeben werden.