Tipps & Tricks: Wasserzeichen einbinden

So binden Sie Wasserzeichen innerhalb SmartDocuments ein ...

Entwurf, Muster, Beispiel – verschiedene Begriffe für ein und denselben Anwendungsfall. Sie alle kennzeichnen einen frühen Status und weisen darauf hin, dass das Dokument noch nicht final ist. Um diese vorläufigen Dokumente deutlich zu kennzeichnen und abzugrenzen, werden sie oft mit einem Wasserzeichen versehen. Ein solches Wasserzeichen kann subtil oder auffällig sein und wird häufig quer über das gesamte Dokument oder als Markierung am Seitenrand platziert. Auch Dokumente, die mit SmartDocuments erstellt werden, sollen gelegentlich mit solchen Wasserzeichen versehen werden. Dies kann nützlich sein, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten oder wenn es wichtig ist, den Status des Dokuments deutlich zu kennzeichnen. Durch die Integration von Wasserzeichen in SmartDocuments können Benutzer problemlos vorläufige Versionen ihrer Dokumente erstellen, ohne dabei aufwändige manuelle Schritte durchführen zu müssen.

Interne Microsoft Word-Funktion

Da es sich bei Wasserzeichen um eine häufige Anforderung handelt, stellt Microsoft Word bereits eine Funktion zur Einbettung von Wasserzeichen zur Verfügung. Über diese Funktion können Bild- oder Textwasserzeichen in die Dokumente eingefügt werden. SmartDocuments unterstützt diese Funktion jedoch nur teilweise. Wenn es sich um eine Vorlage handelt, die immer mit einem Wasserzeichen versehen werden soll, kann die Funktion genutzt werden. Bei Vorlagen mit einem optionalen Wasserzeichen, welches über eine Auswahl- oder einer ja/nein-Frage eingebettet werden soll, bietet SmartDocuments leider keine Funktionsunterstützung an.

Alternativ können daher die unten aufgeführten Lösungswege genutzt werden.

Variante 1: Wasserzeichen als Bild

Bei optionalen Wasserzeichen kann in der SmartDocuments-Vorlage eine Abfrage z.B. in Form einer Auswahl- oder ja/nein-Frage hinterlegt werden, über die Anwender:innen festlegen können, ob dem Dokument ein Wasserzeichen hinzugefügt werden soll. Über eine Auswahlfrage wäre es auch möglich, dass Anwender:innen mehrere Varianten des Wasserzeichens vorgeschlagen werden. In jedem Antwort-Dokument wird das gewünschte Wasserzeichen als Bilddatei hinterlegt. Zu beachten ist, dass das Bild in einem Format mit transparentem Hintergrund (wie beispielsweise einer PNG-Datei) vorliegt. In den Einstellungen des Bildes kann nun festgelegt werden, an welcher Position dieses im finalen Dokument erscheinen soll.

Variante 2: Wasserzeichen im Textfeld

Alternativ zur Bilddatei, kann innerhalb der Vorlage auch ein Textfeld hinterlegt werden. Bei dem Textfeld handelt es sich um eine interne Microsoft Word-Funktion, in das der eigentliche Inhalt des Wasserzeichens (z.B. „Entwurf“, "Vorschau" oder Ähnliches) eingetragen wird. Das Textfeld kann ebenfalls frei im Dokument platziert werden und hat den Vorteil, dass Sie nicht extra eine passende Bild-Datei erstellen müssen. Der Inhalt des Textfeldes kann entweder fest vorgegeben („Entwurf“, "Vorschau", etc.) oder durch eine SmartDocuments-Frage (z.B. offene Frage) befüllt werden. In diesem Fall geben Anwender:innen bei der Dokumenterzeugung vor, welcher Text erscheinen soll.

Wichtige Einstellungen

Folgende Einstellungen sollten vorgenommen werden:

• Eine Bilddatei mit transparentem Hintergrund (z.B. PNG-Format)
• Textumbruch: Hinter dem Text
• Position: Im Dokument verankern
• Grafik formatieren: Unter dem Punkt „Bildtransparenz“ einen hohen Transparenz-Wert (>80%) wählen

Hinweis: Bei mehrseitigen Dokumenten muss die SmartDocuments-Frage in den Kopf- oder Fußtext eingefügt werden, sodass das Wasserzeichen auf allen Seiten übernommen wird.

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