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Digitalisierungsdiskussionen zwischen Brot und Bier ...

Ein deutsch-niederländisches Netzwerktreffen zum Thema Verwaltungsdigitalisierung

Vertreter:innen aus deutschen und niederländischen Stadtverwaltungen der Ems Dollart Region kamen am vergangenen Donnerstag zum Netzwerktreffen „Interkommunales bijeenkomst“ in Bad Neuschanz zusammen. Bei diesem Veranstaltungsformat fand ein interaktiver Austausch über die Verwaltungsdigitalisierung statt, der die derzeitige Situation in beiden Ländern veranschaulichte sowie bewährte Methoden und Projekte aufzeigte.

Mit großen Augen betraten die Teilnehmer:innen das liebevoll modernisierte Denkmal, das vor einigen Jahren in einen großzügigen Veranstaltungsort mit einer Bäckerei, Brennerei und Brauerei verwandelt wurde. Die perfekte Umgebung für ein Digitalisierungstreffen unter Gleichgesinnten. „Goedemorgen dames en heren, guten Morgen meine Damen und Herren“, mit diesen Worten begrüßte Bürgermeisterin Cora-Yfkes Sikkema der Gemeinde Oldambt (Niederlande) in ihrem Video die Teilnehmer:innen. „Eines der wichtigsten Themen ist im Moment die Digitalisierung. Wir machen das nicht nur von der Regierungsseite aus, sondern ich denke, es ist großartig, hier mit der Wirtschaft zusammenzuarbeiten.“



Nach dem digitalen, aber herzlichen Willkommensgruß folgten die Präsentationen der Repräsentanten deutscher sowie niederländischer Stadtverwaltungen. Dabei reichten die Themen von der Diskrepanz zwischen der Digitalisierung und dem Fehlen von persönlichem Bürgerkontakt bis zur Prozessoptimierung in kommunalen Fachbereichen. Auch wurde der Umgang mit der anstehenden steigenden Nachfrage nach Reisepässen in den Niederlanden (sog. "paspoortpiek") diskutiert. „Arbeiten wir datengesteuert oder menschengesteuert?“, das fragte Jody Hovingh, Teamleiter für Kundenservice der Stadt Midden-Groningen (Niederlande) in seinem Vortrag. „Es fühlt sich so an, dass die Digitalisierung der Unternehmen uns gezwungen hat, einen Großteil des menschlichen Kontakts gegen Automatisierung, 24/7-Erreichbarkeit und Benutzerfreundlichkeit einzutauschen. Heutzutage fehlt der persönliche Kontakt im Bürgerservice. Haben wir für die Digitalisierung den persönlichen Kontakt aufgegeben?“ Damit versuchte Jordy Hovingh ein Bewusstsein für das ethische Dilemma aufzuzeigen und, dass „die menschliche Komponente bei der Erbringung von Dienstleistungen ganz oben stehen muss. Digitalisierung ist erforderlich, aber der persönliche Kontakt zu den Bürgern darf dabei nicht vergessen werden.“

Eine persönliche Komponente war bei dieser Veranstaltung unter anderem auch das interaktive Übersetzen der Vorträge. So wurde die Sprachbarriere überwunden und trug zu einer lockeren Atmosphäre bei, sodass Hemmungen abgebaut und auch komplexe Themen offen angesprochen werden konnten. Dabei nutzten die Teilnehmer:innen die Gelegenheit während der Präsentationen und in den Pausen Anekdoten von bürokratischen Herausforderungen und Digitalisierungshürden zu teilen. „Als ich für meine Tochter in Hamburg Kindergeld beantragen wollte, musste ich digital einen Antrag ausfüllen, ihn ausdrucken, unterschreiben und dann per Post an die Kindergeldstelle schicken.“ Diese Erzählung von Niels Kohrt, Hauptorganisator der Veranstaltung und Prozessmanagement-Experte der PICTURE GmbH, veranschaulicht den Umstand, der aktuell häufig in Deutschland zu finden ist – nur einzelne Schritte werden digitalisiert, aber es werden keine Digitalisierungslösungen für den gesamten bürokratischen Prozess gefunden. „Die Prozessoptimierung ist das, was Sie vor der Digitalisierung angehen sollten – aber in der Praxis erleben wir häufig das Gegenteil“, setzte Niels Kohrt in seinem späteren Vortrag fort.

„Heute haben wir ein Haus gebaut, ein Menü gekocht und nun steigen wir in den Flieger ein.“ Mit diesem Satz leitete Christoph Winkelmann von SmartDocuments, Mitorganisator dieser Veranstaltung, die letzten Vorträge ein. Diese Analogien lassen die Digitalisierungsprozesse in der eigenen Verwaltung einfach erscheinen, doch hemmen stetig ändernde Gesetze und Datenschutzrichtlinien sowie Ausschreibungsrichtlinien unter anderem den Anfang dieser Reise.

Ein zwangloser Rundgang durch das einstige Lokhaus schloss den geselligen und inspirierenden Tag ab. Die Veranstaltung setzte einen Impuls für die Verwaltungsdigitalisierung in der bescheidenen Ems Dollart Region, um neue Wege für eine zukunftsorientierte Verwaltung zu finden. Über eine Wiederholung dieses Veranstaltungsformates im nächsten Jahr, wie es sich die Teilnehmer:innen wünschen, wird nachgedacht. Das Netzwerktreffen wurde gemeinschaftlich von den Unternehmen PICTURE GmbH, SmartDocuments Deutschland GmbH und JCC Software GmbH organisiert.


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JCC Software gehört zur niederländischen Conxillium Group B.V. und ist seit 1992 einer der führenden Hersteller von Soft- und Hardware-Lösungen für den öffentlichen Dienst. Zu den größten Kunden zählen Städte wie Gütersloh, Den Haag und Antwerpen. Mithilfe der IT-Lösungen können bürgerorientierte Organisationen ihre Dienstleistungen und Prozesse digital verwalten. Darunter zählen Terminvereinbarungen, Raumreservierungen, Personalplanung, Besuchersteuerung sowie Zahlungsabwicklungen. Die am häufigsten installierte Software ist JCC-Terminvereinbarung, welche fortlaufend für die Bürgernutzung auf BITV-Konformität geprüft wird. JCC Software ist in den Niederlanden, Deutschland und Belgien tätig, wo mehr als 1.000 Software-Installationen durchgeführt wurden. Der Hauptsitz des Unternehmens liegt in Oldenzaal (bei Enschede, Niederlande). Zu den weiteren Standorten zählen Heerlen (Niederlande) und Münster (NRW, Deutschland). Aktuell sind insgesamt rund 40 Mitarbeitende unter dem Geschäftsführer Dennis Habers tätig.

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Die PICTURE GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Münster (Westfalen), das sich mit einem Team aus 55 Branchen- und Methodenexpert:innen und einem umfangreichen Lösungsportfolio auf Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisiert hat. Seit Gründung im Jahr 2008 hat PICTURE deutschlandweit über 350 Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Wir bieten mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitenden, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden, Inhalten und Hilfsmitteln alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand, was in dieser Form einmalig für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist. Im Ergebnis unterstützen und befähigen wir Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeitende im öffentlichen Sektor dabei, ihre Aufgaben motivierter, zielgerichteter, kostengünstiger, in höherer Qualität, schneller und/oder rechtssicherer erledigen zu können.

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