Arbeitsverträge mit smarten Vorlagen

Standardisiert und doch persönlich …

Sie sind personalverantwortlich oder arbeiten direkt innerhalb der Personalabteilung?

Dann verbringen Sie vermutlich den Großteil Ihrer Zeit damit, Arbeitsverträge und unzählige weitere Personaldokumente zu erstellen und zu verwalten. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie der Papierkram so wenig Zeit wie möglich kostet? Lehnen Sie sich entspannt zurück, wir zeigen Ihnen wie es geht!

Personalabteilungen müssen sich zweifellos mit der gesamten Dokumentation der Belegschaft befassen. Verträge mit neuen Miterarbeiter:innen, die Verlängerung befristeter Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, Protokolle und vieles, vieles mehr. Dabei handelt es sich oft um vermeintliche „Standarddokumente“ mit festen Bestimmungen, Texten und Firmendaten geschmückt im eigenen Corporate Design.

Leider handelt es sich nur um vermeintliche Standarddokumente, denn die Verträge der einzelnen Mitarbeiter:innen können sich deutlich unterscheiden:

• Arbeitszeit
• Höhe des Gehalts
• Anzahl der Urlaubstage
• Firmenwagen
• Besondere Vereinbarungen
• Probezeit
• u.v.m.

Also doch „zig“ unterschiedliche Vorlagen? – Nein.

Mit SmartDocuments können Sie im Handumdrehen personalisierte Dokumente auf Basis intelligenter Vorlagen erstellen, so benötigen Sie lediglich eine Vorlage, die per einfachem Fragedialog (SmartWizard) ermittelt, welche Texte erforderlich sind.

Die Vorlagenerstellung erfolgt innerhalb unseres SmartEditors. In diesem legen Sie das Grundgerüst fest (Standardtexte, die immer benötigt werden). Individuelle, sich gegebenenfalls unterscheidende Texte und Informationen werden dabei als Bausteine sowie zu befüllende variable Daten angelegt. Sobald die Vorlage veröffentlicht ist, können Dokumente über den SmartWizard generiert werden. Die Personalabteilung muss so lediglich das Dokument starten und die Fragen, wie z.B. "Vorname", "Nachname", "Adresse", "Urlaubstage", "Gehalt" etc. beantworten. Durch den Eintrag werden die richtigen Daten automatisch an der richtigen Stelle bzw. an den richtigen Stellen des Arbeitsvertrages ergänzt (so können Sie sich auch die Zeit für Mehrfacheingaben sparen).

Selbstverständlich können auch Abhängigkeiten, wie beispielsweise Regelungen im Falle eines Firmenwagens, die nur dann Bestandteil des Arbeitsvertrages sind, wenn Mitarbeiter:innen Anspruch auf ein Fahrzeug haben, so automatisiert ergänzt werden. Alle Daten vollständig ausgefüllt, dann wird per Knopfdruck der Arbeitsvertrag im PDF-Format (Alternativ auch im Word- oder XML-Format) generiert. Fertig!

Gut zu wissen

Um Ihnen den Arbeitsalltag noch weiter zu erleichtern, ist es selbstverständlich auch möglich, Drittanwendungen anzubinden. So müssen bereits vorhandene Daten nicht händisch eingetragen, sondern können automatisiert in das Dokument übernommen werden. Mit SmartDocuments erleichtern Sie sich die Verwaltung Ihres Papierkrams und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Noch Fragen?

Sie haben Fragen oder möchten sich diesbezüglich beraten lassen? Unsere Kolleg:innen stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

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