Kundengeschichten
Unsere Kund:innen. Ihre Geschichten.
Dokumentenautomatisierung in der Praxis
Digitalisierung sieht überall ein bisschen anders aus. Genau das macht sie spannend. In unseren Kundengeschichten geben Unternehmen und Organisationen einen offenen Blick hinter die Kulissen:
- Wie sind sie gestartet?
- Welche Hürden gab es?
- Und welche Lösungen haben sich im Alltag wirklich bewährt?
Hier erzählen Menschen aus Fachbereichen, Projektteams und IT, wie sie ihre Vorlagen- und Dokumentprozesse strukturierter, übersichtlicher und entspannter gestaltet haben. Mal sind es kleine Schritte, mal große Veränderungen aber immer mit dem Ziel, den Arbeitsalltag einfacher zu machen.
Unsere Sammlung soll Sie nicht überzeugen, sondern inspirieren. Vielleicht entdecken Sie Ansätze, die zu Ihren eigenen Herausforderungen passen. Oder Sie bekommen ein Gefühl dafür, wie unterschiedlich Wege zur digitalen Dokumentenerstellung aussehen können.
Viel Spaß beim Lesen!
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Praxisbericht: Stadt Papenburg
Autor/in: Saskia Hartema, Organisatorin bei der Stadt Papenburg
"Digitalisierung leben statt planen: Vom Online-Antrag zum smarten Schreiben"
Wie Papenburg Verwaltung neu denkt: digital, modern und unter einem Dach
Die Stadt Papenburg hat ihre Verwaltung in den vergangenen Jahren grundlegend modernisiert, räumlich wie digital. Mit dem neuen Rathaus, einer umfassenden Digitalisierungsstrategie und der Einführung eines zentralen Vorlagenmanagements schafft Papenburg die Basis für effiziente, medienbruchfreie Prozesse. Der Weg dorthin zeigt eindrucksvoll, wie konsequente Digitalisierung den Arbeitsalltag einer Verwaltung nachhaltig verbessern kann. -
Praxisbericht: K & S - Dr. Krantz Sozialbau und Betreuung SE & Co. KG
Autor/in: Stefan Vogler, Operative Steuerung und Verwaltung bei K & S
Moderne Pflegeverwaltung: K & S setzt auf automatisierte Vertragsprozesse mit SmartDocuments
Mit SmartDocuments hat die K & S - Dr. Krantz Sozialbau und Betreuung SE & Co. KG ihre komplexe Vertragserstellung grundlegend vereinfacht. Stefan Vogler, verantwortlich für die operative Steuerung und Verwaltung bei der K & S berichtet, wie aus hunderten Vorlagen eine zentral gesteuerte, automatisierte Lösung entstand, die Mitarbeiter:innen entlastet und Prozesse standardisiert. -
Praxisbericht: Kanzlei OTTO DOTTING
Autor/in: Rolf-Christian Otto, Partner OTTO DOTTING Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Die Arbeitsrechtskanzlei OTTO DOTTING setzt auf das Zusatztool Document Creator PLUS, um die Dokumentenerstellung in Kleos vollständig zu automatisieren. Dank der nahtlosen Integration des Vorlagenmanagementsystems in die Kanzleisoftware Kleos werden selbst komplexe Schriftsätze strukturiert, schnell und rechtssicher erstellt - ein echter Gewinn für Kanzlei und Mandant:innen.
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Praxisbericht: Landeshauptstadt Kiel
Autor/in: Frederike Harder, E-Government Managerin, Landeshauptstadt Kiel
Landeshauptstadt Kiel erstellt Bescheide, wie am Fließband.
Die Landeshauptstadt Kiel zeigt, wie moderner Verwaltungsservice aussehen kann: Bescheide fürs "Mobile Haltverbot entstehen inzwischen fast wie am Fließband und die OZG‑Cloud spielt dabei die Schlüsselrolle. In dieser cloudbasierten Verwaltungsumgebung laufen Anträge, Daten und Workflows erstmals wirklich zusammen. Was vorher manuell geprüft, übertragen, unterschrieben und zurückgesendet werden musste, wird heute medienbruchfrei digital verarbeitet. Die OZG‑Cloud bündelt dabei den kompletten Durchlauf: vom Eingang des Online-Antrags über die Bearbeitung in der Fachanwendung Alfa bis hin zur automatischen Bescheiderstellung über SmartDocuments.
Der Effekt: Ein Vorgang, der früher sieben bis zehn Minuten brauchte, ist jetzt in rund einer Minute erledigt, zuverlässig, transparent und ohne Mehraufwand für die Mitarbeiter:innen. Kiel zeigt damit, wie die OZG‑Cloud zu einem echten Motor für praxisnahe Verwaltungsdigitalisierung wird. -
Praxisbericht: Landeshauptstadt Kiel
Autor/in: Christoph Steuber, E-Government Manager, Landeshauptstadt Kiel
"Butter bei die Fische" - Landeshauptstadt Kiel gibt Vollgas in Richtung Digitalisierung!
Die Landeshauptstadt Kiel treibt ihre Digitalisierung mit hohem Tempo voran: Innerhalb von nur zehn Wochen wurde der Prozess für das "Mobile Haltverbot« vollständig modernisiert.
Eine zentrale Rolle spielt dabei das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments, welches dafür sorgt, dass geprüfte Antragsdaten aus der OZG‑Cloud und der Fachanwendung Alfa automatisch in die richtige Bescheidvorlage fließen. Der Bescheid wird im Hintergrund generiert und ohne zusätzlichen Aufwand zurück ins Servicekonto der antragstellenden Person übermittelt. Was früher viele manuelle Schritte erforderte, funktioniert heute in rund einer Minute. Kiel zeigt damit, wie moderner Dokumentenservice aussehen kann, wenn klare Workflows, sämtliche Fachanwendungen und ein zentrales Vorlagenmanagement nahtlos zusammenspielen. -
Praxisbericht: ITK Harburg
Autor/in: Lars Winkler, Anwendungsbetreuer, ITK Harburg
Der Landkreis Harburg modernisiert seine Kanalanschlussverwaltung gemeinsam mit der ITK Harburg, SmartDocuments und dem Fachverfahren Lovion BIS.
Damit Dokumente dabei nicht länger manuell erstellt oder in verschiedenen Systemen gepflegt werden müssen, kommt SmartDocuments als zentrales Vorlagenmanagement hinzu. Durch die neue Schnittstelle lassen sich Bescheide und Schreiben direkt aus Lovion erzeugen, automatisch mit den relevanten Daten befüllen und ohne Medienbruch zurückspielen. So entsteht eine durchgängige, verlässliche und digital geführte Verwaltung der Kanalanschlüsse von der Erfassung der Betriebsdaten bis zur einheitlichen Dokumenterstellung. -
Praxisbericht: Sportschützenverein Karlsbad e.V.
Autor/in: Volker Göring, Vorstand des Sportschützenverein Karlsbad e.V.
Auch ein Schützenverein hat jede Menge Dokumente zu erstellen, vor allem, wenn jährlich bis zu 180 Starts bei den Vereinsmeisterschaften zusammenkommen. Damit Urkunden nicht mehr stundenlang per Copy & Paste entstehen, setzt der SSV Karlsbad seit diesem Jahr auf SmartDocuments.
Die Ergebnisse werden wie gewohnt in Excel gepflegt, den Rest übernimmt das Vorlagenmanagement: Daten einlesen, Urkunden automatisch generieren, als PDF bereitstellen, fertig. So spart der Verein nicht nur Zeit, sondern sorgt gleichzeitig für einheitliche und saubere Dokumente, die auch für weitere Vereinswettkämpfe genutzt werden können. -
Praxisbericht: Landkreis Verden
Autor/in: Thorsten Wiggers, Fachdienst IT und Digitalisierung, Landkreis Verden
Der Landkreis Verden hat seine selbst entwickelte, makrogestützte Textbausteinverwaltung abgelöst und setzt nun auf eine moderne, zentrale Dokumentenerstellung mit SmartDocuments.
Was als Testinstallation begann, entwickelte sich schnell zur idealen Lösung: einheitliche Vorlagen, klar strukturierte Prozesse und nahtlose Anbindung an bestehende Fachverfahren. Ob Arbeitsverträge, mehrstufige Kombidokumente oder datengestützte Formulare, SmartDocuments sorgt heute für spürbare Zeitersparnis, ein konsistentes Erscheinungsbild und eine deutlich vereinfachte Verwaltung. Thorsten Wiggers aus dem Fachdienst IT und Digitalisierung berichtet, wie aus einer individuellen Insellösung ein leistungsfähiges Vorlagenmanagement für den gesamten Landkreis wurde. -
Praxisbericht: Landkreis Cloppenburg
Autor/in: Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen, Landrat Landkreis Cloppenburg
Der Landkreis Cloppenburg treibt seine Verwaltungsdigitalisierung konsequent voran und setzt bei der Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung auf SmartDocuments.
Was vor vier Jahren im Jugendamt begann, entwickelt sich heute Schritt für Schritt zum zentralen System für immer mehr Fachbereiche. Ob Anschreiben, Bescheide oder Einladungen: SmartDocuments sorgt für einheitliche Vorlagen, klare Prozesse und eine deutliche Arbeitserleichterung im Alltag. Besonders geschätzt wird die einfache Bedienung, etwa bei automatischen Berechnungen in Bescheiden. Kay Bendig vom Amt für Zentrale Aufgaben berichtet, wie die Kreisverwaltung Fachbereich für Fachbereich von manuellen Vorlagen hin zu einer smarten, zentral gesteuerten Dokumentenerstellung wechselt. -
Praxisbericht: Trusted Shops GmbH
Autor/in: Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants Trusted Shops GmbH
Steigende Anforderungen in der Rechtsberatung und komplexe juristische Sachverhalte: Für Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants bei Trusted Shops, war klar, dass eine effizientere und einheitliche Dokumentenerstellung notwendig ist.
Mit SmartDocuments fand das Unternehmen ein Tool, das selbst anspruchsvolle rechtliche Textbausteine strukturiert, automatisiert und rechtssicher abbildet. Bereits nach kurzer Einarbeitung konnten wiederkehrende Dokumente deutlich schneller erstellt werden - mit weniger Aufwand, weniger Fehlern und einem gemeinsamen Standard für alle. So bleibt mehr Zeit für die echte Beratungsarbeit und die Online-Händler profitieren von verlässlichen, professionell aufbereiteten Expertisen. -
Praxisbericht: Gästebeitrag Gemeinde Krummhörn
Autor/in: Tina Thüer, Teammanagerin Marketing beim Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)
Innerhalb von nur drei Monaten hat die Gemeinde Krummhörn ihren Gästebeitrag vollständig digitalisiert.
Gemeinsam mit der KDO, Form‑Solutions und SmartDocuments entstand ein durchgängiger Online‑Prozess von der Dateneingabe über automatische Gebührenberechnung bis hin zum direkt generierten Zahlungsnachweis. Durch die neu entwickelte Schnittstelle zwischen Antragsmanagement und Dokumentenerstellung werden Nachweise nun automatisch erstellt und unmittelbar an die Antragstellenden zurückgegeben. Das entlastet die Verwaltung spürbar und sorgt dafür, dass Gästebeitragskarten schon kurz nach Antragstellung ausgehändigt werden können. -
Praxisbericht: Woonbedrijf
Autor/in: Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf
Mit mehr als 31.000 Wohneinheiten gehört Woonbedrijf zu den größten Wohnungsbaugesellschaften im Süden der Niederlande. Bei der Einführung neuer SAP‑Systeme setzte das Unternehmen von Anfang an auf SmartDocuments - und sparte allein bei der Erstellung von 120 SAP‑Dokumenttypen rund 250.000 Euro ein.
Dank zentraler Vorlagen, wiederverwendbarer Textbausteine und der nahtlosen Verarbeitung von XML‑Daten können Dokumente heute flexibel, einheitlich und ohne Programmieraufwand gepflegt werden. Für die Mitarbeiter:innen bedeutet das: weniger Komplexität, weniger manueller Aufwand und ein deutlich effizienterer Arbeitsalltag. -
Praxisbericht: Landkreis Oldenburg
Autor/in: Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenburg
Der Landkreis Oldenburg hat seine umfangreiche Dokumentenverwaltung modernisiert und setzt dabei auf SmartDocuments. Wo früher unübersichtliche Word‑Vorlagen, VBA‑Makros und manuelle Korrekturen den Arbeitsalltag bestimmten, sorgt heute ein integriertes und automatisiertes System für klare Prozesse und Entlastung.
Bescheide, Anschreiben und Berichte werden direkt aus der Fachanwendung heraus erstellt, relevante Daten automatisch übernommen und Vorlagen zentral gepflegt. Für die Sachbearbeiter:innen bedeutet das: weniger Fehlerquellen, weniger Aufwand und mehr Zeit für die Anliegen der Bürger:innen. -
Praxisbericht: Landkreis Lüneburg
Autor/in: Sabine Burfien, Landkreis Lüneburg
Der Landkreis Lüneburg setzt auf das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments, um seine Dokumentenverwaltung zu modernisieren und ein einheitliches Output‑Management sicherzustellen. Was früher durch zahlreiche Word‑Vorlagen, unterschiedliche Layouts und veraltete Versionen geprägt war, läuft heute zentral, konsistent und deutlich effizienter.
Ob Kopfbogen, Schriftverkehr oder interne Anträge: Dank zentral gepflegter Vorlagen tritt der Landkreis professioneller auf, spart im Alltag Zeit und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter:innen mit aktuellen und einheitlichen Dokumenten arbeiten. -
Praxisbericht: Wilde Beuger Solmecke mbB
Autor/in: Christian Solmecke, LL.M. Rechtsanwalt | Gesellschafter Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Für die Kölner Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE ist eine präzise, aktuelle und schnell verfügbare Schriftsatzverwaltung unerlässlich. Gemeinsam mit SmartDocuments entwickelte die Kanzlei eine Lösung, die sowohl das Massengeschäft als auch komplexe Spezialfälle effizient unterstützt.
Was als zufällige Begegnung begann, wurde zur erfolgreichen Entwicklungspartnerschaft: Automatisierte Textbausteine, intelligente Dokumentlogik und zentrale Pflege sorgen heute dafür, dass Schriftsätze schneller erstellt, leichter aktualisiert und jederzeit rechtssicher abrufbar sind - und die Anwält:innen mehr Zeit für ihre Mandanten haben.