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Alle wichtigen Dokumente auf einen Blick!

Hier stehen Ihnen all unsere Dokumente
zum Download zur Verfügung.

  • Produkt-Broschüren
  • Whitepaper
  • Geschichten unserer Kund:innen
  • SmartDocuments-Wort-Bildmarke in unterschiedlichen Formaten
  • Unternehmens- & Produktbeschreibungen
  • u.v.m.


Hinweis: Handbücher zu unseren Produkten stellen wir Ihnen an dieser Stelle leider nicht zur Verfügung. SmartDocuments-Anwender:innen können diese in unserem Kundenportal “SmartCustomer“ einsehen und herunterladen.


Produktbroschüren SmartDocuments

Produktbroschüren

  • Lösungsbroschüre SmartDocuments

    Autor/in: SmartDocuments Deutschland GmbH

    Raus aus dem Vorlagendschungel!

    Viele Unternehmen und Organisationen befinden sich in einem reinen Vorlagendschungel den es gilt hinter sich zu lassen. Aber was genau macht ein Vorlagenmanagementsystem wie SmartDocuments und warum macht es Sinn, dieses einzuführen? Wir sagen "Raus aus dem Vorlagendschungel!" und bieten Ihnen mit unserer Produktübersicht ein »Survival-Handbuch«, das
    Ihnen unsere Tools und individuellen weiteren Werkzeuge kurz vorstellt.

    Inhalt:
    - Was bringt Ihnen ein Vorlagenmanagementsystem?
    - Das Produkt SmartDocuments
    - Die Softwarebestandteile (SmartControl, SmartEditor und SmartWizard)
    - Zusatzmodule (Von Active Directory bis XML)
    - Schnittstellen

    Survival-Handbuch lesen und herunterladen!

  • Produktflyer SmartDocuments

    Autor/in: SmartDocuments Deutschland GmbH

    Dokumente und Vorlagen clever verwalten! SmartDocuments ist die einheitliche Umgebung für sämtliche Corporate-Design-, Unternehmens- sowie Prozessvorlagen, mit der die unterschiedlichsten Dokumente generiert werden können. Es handelt sich um eine Standardlösung, die sich nahtlos in die individuelle IT-Architektur einfügt, beim Arbeiten jedoch wie maßgeschneidert erscheint. Unternehmen und Organisationen, die SmartDocuments verwenden, profitieren von einem hocheffizienten Vorlagenmanagement.

    Inhalt:
    - Die Besonderheiten von SmartDocuments
    - SmartControl
    - SmartEditor
    - SmartWizard
    - Unsere Schnittstellen
    - Individuelle Erweiterungen
    - Ihre Vorteile im Überblick

    Flyer durchschauen und herunterladen!

  • "Saas oder doch lieber On-Premise?"

    In der heutigen digitalen Welt stehen Unternehmen und Organisationen vor der Herausforderung, die passende IT-Infrastruktur für ihre Bedürfnisse zu wählen. Eine der wichtigsten Entscheidungen betrifft die Wahl zwischen einer Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung und einer On-Premise-Installation. SmartDocuments bietet selbstverständlich beide Varianten an.

    Doch welche ist die richtige für Ihr Unternehmen?

    Die Entscheidung zwischen einer SaaS-Lösung und internem Hosting (On-Premise) hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Kosten, Flexibilität, Sicherheit und Wartung. Hier sind ein paar Überlegungen, die bei der Entscheidung helfen können.

    Jetzt herunterladen!

  • product overview SmartDocuments

    Autor/in: SmartDocuments Deutschland GmbH

    Get out of the Template Jungle!

    Many companies and organizations are stuck in a jungle of templates -- and it's time to find a way out. But what exactly does a template management system like SmartDocuments do, and why is it worth introducing one? We say: «Get out of the template jungle!» and present you with our product overview -- your very own «Survival Guide» -- giving you a quick introduction to our tools and customizable features.
    Contents:

    - The benefits of a template management system
    - The SmartDocuments product
    - Software components (SmartControl, SmartEditor, and SmartWizard)
    - Add-on modules (from Active Directory to XML)
    - Interfaces

    Read and download the Survival Guide now!

Von SmartDocuments veröffentlichte Whitepaper

Whitepaper

  • Whitepaper 01/2026: "Dokumentenwahnsinn im Hochschul- / Universitätsalltag"

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Next Level Hochschul-Verwaltung: Dokumentenprozesse smart automatisieren ...

    Hochschulen und Universitäten produzieren jeden Tag tausende Dokumente: Bescheide, Protokolle, Zertifikate, Verträge, Richtlinien, Einladungen u.v.m. Bei mehreren Standorten, Fakultäten und Einrichtungen eskalieren Komplexität, Abstimmungsaufwand und Fehlerquoten. Das Ergebnis: Inkonsistente Dokumente, unnötige Kosten, Compliance-Risiken und lange Durchlaufzeiten. Ein Vorlagenmanagementsystem bündelt Vorlagen, Inhalte und Regeln zentral, stellt sie standort- und rollenbasiert bereit, befüllt sie datengetrieben und steuert Änderungen. So entstehen einheitliche, rechtssichere und schneller erzeugte Dokumente -campusübergreifend.

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  • Whitepaper 01/2026: Vom Pflichtprogramm zur Erfolgsgeschichte: XRechnung mit SmartDocuments.

    Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern eine verbindliche Anforderung im öffentlichen Sektor und zunehmend auch im privatwirtschaftlichen Umfeld. Mit der XRechnung wurde in Deutschland ein einheitlicher Standard geschaffen, der den elektronischen Rechnungsaustausch strukturiert, rechtssicher und automatisiert ermöglicht. Mit der schrittweisen Ausweitung der E‑Rechnungspflicht auf den B2B‑Bereich wird dieses Thema in den kommenden Jahren auch für Unternehmen aller Branchen verbindlich. Für viele Organisationen stellt sich dabei die Frage, wie sich XRechnungen effizient in bestehende Prozesse integrieren lassen, ohne etablierte Fachverfahren oder Dokumentenprozesse grundlegend umstellen zu müssen. Genau hier setzt SmartDocuments an.

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  • Whitepaper 11/2025: Warum sich der Blick über den Tellerrand lohnt ...

    Autor/in: Paul te Lindert, CEO SmartDocuments

    Die Verwaltungsdigitalisierung
    in Deutschland im europäischen Vergleich

    »Warum lohnt sich der Blick über den Tellerrand? Europas Vorreiter wie Estland und die Niederlande zeigen, wie Verwaltungsdigitalisierung gelingt: klare Strukturen, digitale Identitäten und durchgängige Prozesse. Deutschland kann von diesen Best Practices lernen - und eigene Stärken wie Datenschutz einbringen. Digitalisierung ist eine Gemeinschaftsaufgabe. Lassen Sie uns voneinander lernen und gemeinsam die Zukunft gestalten.«

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  • Whitepaper 10/2025: "Mieterkommunikation neu gedacht"

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Die Wohnungswirtschaft steht vor einem Paradigmenwechsel: Mieter:innen erwarten heute nicht nur ein Dach über dem Kopf, sondern auch digitale Services, transparente Kommunikation und schnelle Reaktionszeiten. Gleichzeitig kämpfen viele Wohnungsbauunternehmen mit begrenzten Ressourcen, komplexen rechtlichen Anforderungen und ineffizienten Prozessen.

    Automatisierte Dokumentenerstellung bietet eine Lösung, die beide Seiten gewinnt: Sie steigert die Servicequalität für Mieter:innen und entlastet die Verwaltung.

    Dieses Whitepaper zeigt, wie moderne Tools wie SmartDocuments die Mieterkommunikation revolutionieren.

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  • Whitepaper 08/2025: "Ein Vertrag, viele Möglichkeiten"

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Wie smarte Vorlagen die Anzahl der Arbeitsvertragsdokumente in der Personalverwaltung drastisch reduzieren - und dabei Effizienz, Rechtssicherheit und Flexibilität steigern.

    In der Personalverwaltung sind Dokumente wie Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Änderungsverträge tägliches Geschäft - und gleichzeitig eine Quelle für Komplexität und Fehler. Klassische Systeme führen zu einer Vielzahl nahezu identischer Vorlagen, die einzeln gepflegt werden müssen. Das kostet Zeit, Nerven und birgt Risiken.

    Das Whitepaper zeigt, wie ein intelligentes Vorlagenmanagement mit SmartDocuments die HR-Arbeit revolutioniert:

    - Eine zentrale Vorlage statt dutzender Varianten
    - Modulare Bausteine für individuelle Vertragsinhalte
    - Automatische Aktualisierung bei rechtlichen Änderungen

    Erfahren Sie, wie Sie mit weniger Vorlagen mehr erreichen - und Ihre Personalprozesse nachhaltig vereinfachen.

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  • Whitepaper 08/2025: Vorlagenmanagementsystem, ECM oder beides?

    Autor/in: Pascal Sauermann, Presales Consultant SmartDocuments Deutschland GmbH

    Vorlagenmanagementsystem, ECM oder beides?
    Welche Daseinsberechtigung hat ein Vorlagenmanagementsystem in der Öffentlichen Verwaltung?

    Im Zuge der Verwaltungsdigitalisierung stehen Behörden vor der Frage: Reicht ein ECM-System aus - oder braucht es zusätzlich ein spezialisiertes Vorlagenmanagementsystem? Dieses Whitepaper beleuchtet die Unterschiede, Synergien und Einsatzszenarien beider Systeme und zeigt, warum gerade in der Öffentlichen Verwaltung ein »Entweder-oder« nicht zielführend ist. Erfahren Sie, wie SmartDocuments als Ergänzung zu bestehenden ECM- oder DMS-Lösungen die Dokumentenerstellung revolutioniert, Prozesse verschlankt und die Vorlagenpflege zentralisiert - für mehr Effizienz, Konsistenz und Entlastung im Verwaltungsalltag.

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  • Whitepaper 07/2025: "Ein Vorlagensatz - viele Gesichter"

    Autor/in: Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH

    - Wie Verwaltungsgemeinschaften mit SmartDocuments effizient und CI-konform arbeiten

    In vielen Regionen arbeiten kleinere Städte und Gemeinden eng zusammen, um Verwaltungsaufgaben effizienter zu bewältigen - oft in sogenannten Verwaltungsgemeinschaften. Dabei handelt es sich um einen Zusammenschluss mehrerer Kommunen, die bestimmte Aufgaben gemeinsam organisieren, etwa das Meldewesen, die Bauverwaltung oder das Standesamt und vieles mehr. Jede Kommune bleibt rechtlich selbstständig, profitiert aber von gemeinsamen Ressourcen und abgestimmten Prozessen.

    Doch diese Zusammenarbeit bringt auch Herausforderungen mit sich - insbesondere bei der Dokumentenerstellung: Unterschiedliche Logos, Farben und Layouts müssen berücksichtigt werden, obwohl die Inhalte oft identisch sind. Genau hier setzt SmartDocuments an: Mit der Möglichkeit, mehrere Layouts zu pflegen, können Verwaltungsgemeinschaften einheitliche Inhalte in individueller Gestaltung ausgeben - ganz ohne doppelten Pflegeaufwand.

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  • Whitepaper 06/2025: "Raketenstart ins Vorlagenmanagement -Bestehende Word-Vorlagen smart übernehmen"

    Autor/in: Pascal Sauermann, Presales Consultant SmartDocuments Deutschland GmbH

    »Können unsere bestehenden Word-Vorlagen in SmartDocuments übernommen werden?«

    Sie gruseln sich vor der Einführung eines Vorlagenmanagementsystems? Wir sagen: »Aller Anfang ist schwer ... oder auch nicht!« In der Regel starten Kund:innen in Sachen Vorlagen nicht bei Null, denn in Unternehmen und Organisationen sind bereits zahlreiche Vorlagendokumente im Microsoft Office Word-Format vorhanden. Aus diesem Grund werden wir oft gefragt »Können unsere bestehenden Word-Vorlagen in SmartDocuments übernommen werden oder müssen wir alles von Grund auf neu erstellen?« Die Sorge ist absolut nachvollziehbar, denn das kostet nicht nur Zeit, sondern bindet meist auch wertvolle Personalressourcen. Aber wir können Sie beruhigen! Unser Vorlagenmanagementsystem ermöglicht es, vorhandene Word-Vorlagen (DOCX-Dateien) komfortabel zu übernehmen und Schritt für Schritt in moderne, dynamische SmartDocuments-Vorlagen zu überführen. Das beschleunigt nicht nur die Einführung, sondern sichert auch die gewohnte Struktur und Gestaltung Ihrer bisherigen Dokumente. So profitieren Sie schnell von den Vorteilen einer intelligenten Vorlage ohne bei Null anfangen zu müssen - und Ihre Organisation kann schneller produktiv mit SmartDocuments arbeiten. In folgendem Whitepaper möchten wir Ihnen einen kurzen Einblick geben, wie der Import bestehender Word-Vorlagen funktioniert und was Sie dabei beachten müssen.

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  • Whitepaper 06/2025: Makrofreie Zone

    Autor/in: Pascal Sauermann, Presales Consultant SmartDocuments Deutschland GmbH

    Willkommen in der makrofreien Zone - einem Ort, an dem Dokumentvorlagen nicht nur funktionieren, sondern begeistern. In vielen Organisationen sind Microsoft Office Word-Makros über Jahre hinweg zu einem stillen Mitspieler geworden: Sie automatisieren Abläufe, verstecken Komplexität - und bringen dabei oft unerwünschte Nebenwirkungen mit sich. Sicherheitsrisiken, Wartungsaufwand und Inkompatibilitäten mit modernen IT-Umgebungen sind nur einige der Herausforderungen. Was einst als cleverer Trick begann, ist heute häufig ein Stolperstein in der digitalen Transformation.

    Doch es geht auch anders: Mit unserem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments setzen wir bewusst auf eine makrofreie Architektur. Unser eigens entwickelter SmartEditor ermöglicht die Erstellung dynamischer, interaktiver Vorlagen - ganz ohne Makros und ohne Abstriche bei Funktionalität oder Benutzerfreundlichkeit. Damit sind unsere Kund:innen nicht nur sicherheitsseitig auf der Höhe der Zeit, sondern auch technologisch bestens für kommende Entwicklungen aufgestellt.

    Dieses Whitepaper zeigt, wie Sie mit makrofreien Vorlagen nicht nur Ihre Dokumentenprozesse verschlanken, sondern auch sicherer und intelligenter gestalten können. Durch den Verzicht auf »Visual Basic for Applications (VBA)« sowie andere eingebettete Skripte entstehen Lösungen, die wartungsarm, benutzerfreundlich und zukunftssicher sind.

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  • "Saas oder doch lieber On-Premise?"

    In der heutigen digitalen Welt stehen Unternehmen und Organisationen vor der Herausforderung, die passende IT-Infrastruktur für ihre Bedürfnisse zu wählen. Eine der wichtigsten Entscheidungen betrifft die Wahl zwischen einer Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung und einer On-Premise-Installation. SmartDocuments bietet selbstverständlich beide Varianten an.

    Doch welche ist die richtige für Ihr Unternehmen?

    Die Entscheidung zwischen einer SaaS-Lösung und internem Hosting (On-Premise) hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Kosten, Flexibilität, Sicherheit und Wartung. Hier sind ein paar Überlegungen, die bei der Entscheidung helfen können.

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  • Whitepaper 10/2024: XRechnungen visualisieren

    Autor/in: Pascal Sauermann, Presales Consultant SmartDocuments Deutschland GmbH

    Mit dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Regelung für Unternehmen in Kraft: die verpflichtende Fähigkeit, digitale Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Mit der Norm EN 16931 werden die Anforderungen an das Rechnungsformat vorgegeben. In Deutschland sind diese über ZUGFeRD oder XRechnung abgedeckt. Während ZUGFeRD sowohl für Menschen, als auch für Maschinen lesbar ist, ist XRechnung ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung gedacht.

    XRechnung hat sich vor allem im öffentlichen Sektor etabliert und ist dort für Rechnungssteller bereits Pflicht. Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das sämtliche Daten in strukturierter Form enthält und daher direkt in die Buchhaltungssysteme eingelesen werden kann.

    Dennoch bleibt eine große Herausforderung für Unternehmen: Die fehlende Visualisierung von XRechnungen für Menschen. Unternehmen, die mit SmartDocuments arbeiten, können diese Hürde leicht überwinden und Rechnungen so aufbereiten, dass sie für den internen Gebrauch oder für Kunden als visuell ansprechendes Dokument vorliegen ...

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  • Whitepaper 09/2024: Gendern, ja, nein, vielleicht?

    Autor/in: Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH

    Wie Sie smarte Vorlagen ganz einfach "gendern" und ändern können ...

    Das »Gendern« lässt uns keine Ruhe. Mit der rechtlichen Einführung der dritten Geschlechtsoption »divers« im Jahr 2018 wird in Deutschland immer wieder über eine mehrgeschlechtliche Schreibweise diskutiert, die nicht nur das männliche und weibliche Geschlecht einschließt, sondern auch weitere Geschlechtsidentitäten. Das führt nun seit Jahren zu einer heftigen und teils sehr emotionalen Debatte.

    »Beidnennung«, »Neutralisierung«, »:«, »*« oder alles, wie vorher?

    Ob und vor allem in welcher Form die deutsche Sprache geschlechtersensibel sein soll, da scheiden sich immer noch die Geister. Für die einen ist es ein Ausdruck der Gleichstellung, für die anderen unnötiger Aufwand, der die deutsche Sprache beeinträchtigt. Auf Landes- und Bundesebene existieren keine Gesetze zu einer Gender-Pflicht. Dennoch ist es für Unternehmen und Verwaltungen irgendwie ein »Muss« oder doch nicht?

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  • Whitepaper 08/2024: Print ist out!? - Ganz und gar nicht

    Autor/in: Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH

    Auch wenn Printmedien in den letzten Jahren einem Wandel unterliegen, bedeutet das definitiv nicht ihr Ende. Auch wir machen fleißig Werbung im Online-Bereich, sei es im Rahmen unserer Social-Media-Kanäle, in Onlineportalen, auf unserer Website oder über E-Mailings. Die Vorzüge liegen auf der Hand ...

    Allerdings gibt es immer wieder Situationen, in denen wir unsere Zielgruppe besser über Printmailings oder Fachzeitschriften erreichen. Public Relations (PR) soll Aufmerksamkeit dort erregen, wo potenzielle Kund:innen sind, die noch nichts von einem Produkt, einem Unternehmen oder einer Person gehört haben. Das Ziel besteht demnach darin, Aufmerksamkeit an Stellen zu erzeugen, die über die eigenen Kanäle nicht erreicht werden können. Aufgrund der Flut an Onlineangeboten, Ads, E-Mailings und Newsletter ist es jedoch deutlich schwerer Aufmerksamkeit zu erregen. Da stechen handfeste Selfmailer, Maxipostkarten oder auch andere Printerzeugnisse im eigenen Briefkasten heraus und generieren deutlich mehr Aufmerksamkeit als ein Online-Werbebanner. Aus diesem Grund verschicken wir regelmäßig zielgruppenspezifische postalische Mailings, um zu Events einzuladen oder auch auf unsere Produkte und Lösungen hinzuweisen ...

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  • DFmag: Interview mit Sven Buick 2024

    Autor/in: DIGITAL FUTUREmag

    Im Interview mit dem Magazin DIGITAL FUTUREmag geht unser Head of Sales & Partnermanager Sven Buick auf die Herausforderungen ein, die Unternehmen und Organisationen bei der Bewältigung eines hohen Dokumenten- und Datenaufkommens begegnen.

    Er wird sprechen über »Vorlagen- und Dokumentendschungel«, die sich durch eine intelligente, zentrale Verwaltung und Integration in bestehende Systeme wie PIM, DMS, ERP und CRM lösen lassen. Besonders spannend ist die zunehmende Nachfrage von Unternehmen, die Product Information Management (PIM) im Einsatz haben. Sven Buick wird erläutern, wie PIM als Datenbasis für die Generierung von Dokumenten genutzt werden kann, um automatisierte und individualisierte Produktkataloge, Handbücher, Bedienungsanleitungen, Produktdokumentationen, Wartungsvorschriften und Ersatzteilkataloge zu erstellen.

    Den Beitrag finden Sie auf Seite 16 bis 23.

    Jetzt Ausgabe 21/2024 herunterladen und lesen!

  • Whitepaper 12/2023: Gestaltung barrierefreier Dokumente

    Autor/in: Dick Megelink, Template-Experte und Product Owner SmartDocuments

    Digitale Dokumente barrierefrei gestalten!
    - 9 Tipps & Tricks

    »Alles online!« Der digitale Wandel bringt zahlreiche Vorteile mit sich und bietet großes Potential zur Steigerung der Effizienz. Bestes Beispiel, das Digitalisieren von Dokumenten: Manuelle Fehler lassen sich vermeiden, zahlreiche Arbeitsschritte automatisieren und zentrale Geschäftsprozesse digitalisieren. Aber wie verhält es sich für Menschen mit dauerhaften oder temporären Einschränkungen wie beispielsweise einer irreversiblen Sehbehinderung? Bisher ist die digitale Welt noch nicht umfassend für alle Menschen gleichermaßen zugänglich. - Zeit das zu ändern!

    In folgendem Whitepaper möchten wir Ihnen Tipps und Tricks an die Hand geben, was Sie bei der Vorlagen- und Dokumentenerstellung beachten müssen, sodass diese barrierefrei und demnach allen Nutzer:innen zugänglich sind ...

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  • Whitepaper 07/2023: Abenteuer Mount Digital Teil III

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Methodisches Vorgehen bei der Einführung eines Vorlagenmanagements Teil III von III

    "Gipfelstürmer"

    Das Thema Digitalisierung ist in der heutigen Gesellschaft unumgänglich. Um am Markt zu existieren müssen Prozesse effizienter, schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Medienbruchfreie, digitale Prozesse schaffen eine massive Arbeitserleichterung. Doch machen wir uns nichts vor, um das Ziel »Digitalisierung/ Automatisierung« zu erreichen, muss ein Berg an Aufgaben, Hürden und Herausforderungen gemeistert werden. Aus diesem Grund finden wir die Analogie zum Bergsteigen sehr passend und nutzen diese, um Ihnen im Rahmen unserer 3-teiligen Whitepaper-Serie »Abenteuer Mount Digital« aufzuzeigen, wie Sie bei
    der Einführung unseres Vorlagenmanagementsystems methodisch vorgehen können.

    Im dritten Teil »Gipfelstürmer« sind wir dem Ziel »Mount Digital« nun ganz nah. Jetzt heißt es Rollout in allen Abteilungen des Unternehmens bzw. der Organisation. Wenn das geschafft ist stellt sich die Frage: »Kann noch etwas optimiert werden?«»Können wir den Mount Digital noch komfortabler erreichen?« ...

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  • Whitepaper 06/2023: Abenteuer Mount Digital Teil II

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Methodisches Vorgehen bei der Einführung eines Vorlagenmanagements Teil II von III

    "Der Aufstieg zum Basiscamp"

    Das Thema Digitalisierung ist in der heutigen Gesellschaft unumgänglich. Um am Markt zu existieren, müssen Prozesse effizienter, schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Medienbruchfreie, digitale Prozesse schaffen eine massive Arbeitserleichterung. Doch machen wir uns nichts vor, um das Ziel »Digitalisierung/ Automatisierung« zu erreichen, muss ein Berg an Aufgaben, Hürden und Herausforderungen gemeistert werden. Aus diesem Grund finden wir die Analogie zum Bergsteigen sehr passend und nutzen diese, um Ihnen im Rahmen unserer 3-teiligen Whitepaper-Serie »Abenteuer Mount Digital« aufzuzeigen, wie Sie bei der Einführung unseres Vorlagenmanagementsystems methodisch vorgehen können.

    Jetzt geht's los! Die ersten Schritte in Richtung Gipfel. Als Basis präsentieren wir Ihnen die Funktionsweise sowie die Bestandteile von SmartDocuments-Vorlagen, sodass Sie Schritt für Schritt die erste Pilotvorlage umsetzen, testen und qualitätssichern können, bevor es an die Planung der finalen Route geht.

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  • Whitepaper 05/2023: Abenteuer-Mount Digital Teil I

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Methodisches Vorgehen bei der Einführung eines Vorlagenmanagements Teil I von III

    "Ausrüstungscheck und Tourenplanung"

    Das Thema Digitalisierung ist in der heutigen Gesellschaft unumgänglich. Um am Markt zu existieren, müssen Prozesse effizienter, schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Medienbruchfreie, digitale Prozesse schaffen eine massive Arbeitserleichterung. Doch machen wir uns nichts vor, um das Ziel »Digitalisierung/ Automatisierung« zu erreichen, muss ein Berg an Aufgaben, Hürden und Herausforderungen gemeistert werden. Aus diesem Grund finden wir die Analogie zum Bergsteigen sehr passend und nutzen diese, um Ihnen im Rahmen unserer 3-teiligen Whitepaper-Serie »Abenteuer Mount Digital« aufzuzeigen, wie Sie bei der Einführung unseres Vorlagenmanagementsystems methodisch vorgehen können.

    Aller Anfang ist schwer, aber gemeinsam packen wir's an! Im ersten Whitepaper möchten wir uns gemeinsam mit Ihnen der Hürden und Herausforderungen in Bezug auf die Digitalisierung bewusst werden und die aktuelle »Ausrüstung« im Rahmen einer Bestandsanalyse auf Herz und Nieren prüfen, bevor es im Anschluss an die eigentliche Tourenplanung geht.

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  • Whitepaper 04/2023: AUTOmatisierung im Büroalltag

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Warum die Vernetzung unterschiedlicher Systeme unabdingbar ist ...

    Informationstechnologie und insbesondere Software ist ein wachsender Sektor in jeder entwickelten Gesellschaft. So ist es auch nicht verwunderlich, dass die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen massiv steigt. Die kleinen elektronischen Helferlein sind an vielen Stellen die Grundlage für eine Erhöhung der Produktivität und Kern der Automatisierungstechnik. Für jedes Problem, die passende Lösung. Während vor ein paar Jahren noch vermehrt auf »Allround«-Produkte gesetzt wurde und man immer bestrebt war, die »Eierlegende-Wollmilch-Sau« zu entwickeln, gilt heute mehr und mehr der Grundsatz »Schuster bleib bei deinen Leisten«.

    Um dennoch vollständig medienbruchfreie Prozesse abbilden zu können, ist es unabdingbar, dass die einzelnen Systeme miteinander kommunizieren. Kommunizieren heißt in diesem Fall, dass die einzelnen Softwarekomponenten so miteinander vernetzt werden, dass Unternehmens- und Verwaltungsprozesse effizient digitalisiert werden können ...

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  • Whitepaper 03/2023: Angebotsautomatisierung

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Automatisierte Dokumentenerstellung als Schlüssel zum perfekten Angebot ...

    Die Erstellung von Angeboten macht Spaß?
    Vermutlich erstellen Vertriebsmitarbeiter:innen aber eigentlich lieber eine Auftragsbestätigung ;-) Mit der richtigen Software können Sie sich jedoch den Vertriebsalltag erleichtern und im Handumdrehen das perfekte Angebot erstellen: schick, verständlich und für Ihre Kund:in maßgeschneidert. So macht auch die Angebotserstellung Spaß.

    Ein gutes Angebot ist mehr als ein konkurrenzfähiger Preis. Es zählt auch, wie der Preis verpackt ist. Das Dokument muss im einheitlichen »Look & Feel« Ihres Unternehmens schick aussehen und die Inhalte müssen klar verständlich sein. Unter diesen Umständen kann die Angebotserstellung ganz schön aufwendig werden. Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Dokumentenerstellung automatisieren können, ohne dass die Qualität Ihres Angebots darunter leidet? In folgendem Whitepaper möchte ich Ihnen Tipps & Tricks an die Hand geben ...

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  • Whitepaper 02/2023: Firmenpapier just in time?

    Autor/in: Christoph Winkelmann, Account Manager D/A/CH SmartDocuments Deutschland GmbH

    Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran, das betrifft auch den Einsatz von Papier. Nicht nur Produktionsprozesse werden zunehmend digitalisiert, sondern auch die Büro- und Verwaltungsarbeit. Dennoch horten viele Unternehmen und Organisationen noch Briefpapier en masse. Während Industrie- und Produktionsbetriebe für die Herstellung von Produkten bereits seit Jahren weitestgehend auf »Just-in-time«-Beschaffung umgestellt haben, könnte sich doch gleiches für die Erzeugung von Papierdokumenten etablieren ...

    In Zeiten der Digitalisierung verzichten immer mehr Unternehmen in Deutschland bei ihrer Büro- und Verwaltungsarbeit auf Papier. »So geben 6 Prozent der Geschäftsführer, Vorstände oder Geschäftsleiter an, dass die Geschäftsprozesse in ihren Unternehmen mittlerweile komplett ohne Papier auskommen. Weitere 30 Prozent arbeiten überwiegend papierlos, gestalten damit also rund 75 Prozent ihrer Büroprozesse digital. Das ist das Ergebnis einer Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland, die im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt wurde. Die Studie ist repräsentativ für die Gesamtwirtschaft. Demnach spielt Papier aber in jedem vierten Unternehmen auch noch eine sehr große Rolle: 8 Prozent arbeiten komplett und weitere 18 Prozent weitestgehend, also zu drei Vierteln papierbasiert. Ein weiteres Drittel (36 Prozent) arbeitet nach eigenen Angaben zweigleisig, setzt also etwa zur Hälfte Papier und digitale Formate ein.« ...

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Geschichten unserer Kund:innen

Praxisberichte

  • Praxisbericht: Stadt Papenburg

    Autor/in: Saskia Hartema, Organisatorin bei der Stadt Papenburg

    "Digitalisierung leben statt planen: Vom Online-Antrag zum smarten Schreiben"
    Wie Papenburg Verwaltung neu denkt: digital, modern und unter einem Dach

    Die Stadt Papenburg hat ihre Verwaltung in den vergangenen Jahren grundlegend modernisiert, räumlich wie digital. Mit dem neuen Rathaus, einer umfassenden Digitalisierungsstrategie und der Einführung eines zentralen Vorlagenmanagements schafft Papenburg die Basis für effiziente, medienbruchfreie Prozesse. Der Weg dorthin zeigt eindrucksvoll, wie konsequente Digitalisierung den Arbeitsalltag einer Verwaltung nachhaltig verbessern kann.

  • Praxisbericht: K & S - Dr. Krantz Sozialbau und Betreuung SE & Co. KG

    Autor/in: Stefan Vogler, Operative Steuerung und Verwaltung bei K & S

    Moderne Pflegeverwaltung: K & S setzt auf automatisierte Vertragsprozesse mit SmartDocuments

    Mit SmartDocuments hat die K & S - Dr. Krantz Sozialbau und Betreuung SE & Co. KG ihre komplexe Vertragserstellung grundlegend vereinfacht. Stefan Vogler, verantwortlich für die operative Steuerung und Verwaltung bei der K & S berichtet, wie aus hunderten Vorlagen eine zentral gesteuerte, automatisierte Lösung entstand, die Mitarbeiter:innen entlastet und Prozesse standardisiert.

  • Praxisbericht: Kanzlei OTTO DOTTING

    Autor/in: Rolf-Christian Otto, Partner OTTO DOTTING Rechtsanwälte Partnerschaft mbB

    Die Arbeitsrechtskanzlei OTTO DOTTING setzt auf das Zusatztool Document Creator PLUS, um die Dokumentenerstellung in Kleos vollständig zu automatisieren. Dank der nahtlosen Integration des Vorlagenmanagementsystems in die Kanzleisoftware Kleos werden selbst komplexe Schriftsätze strukturiert, schnell und rechtssicher erstellt - ein echter Gewinn für Kanzlei und Mandant:innen.

  • Praxisbericht: Landeshauptstadt Kiel

    Autor/in: Frederike Harder, E-Government Managerin, Landeshauptstadt Kiel

    Landeshauptstadt Kiel erstellt Bescheide, wie am Fließband.

    Die Landeshauptstadt Kiel zeigt, wie moderner Verwaltungsservice aussehen kann: Bescheide fürs "Mobile Haltverbot entstehen inzwischen fast wie am Fließband und die OZG‑Cloud spielt dabei die Schlüsselrolle. In dieser cloudbasierten Verwaltungsumgebung laufen Anträge, Daten und Workflows erstmals wirklich zusammen. Was vorher manuell geprüft, übertragen, unterschrieben und zurückgesendet werden musste, wird heute medienbruchfrei digital verarbeitet. Die OZG‑Cloud bündelt dabei den kompletten Durchlauf: vom Eingang des Online-Antrags über die Bearbeitung in der Fachanwendung Alfa bis hin zur automatischen Bescheiderstellung über SmartDocuments.

    Der Effekt: Ein Vorgang, der früher sieben bis zehn Minuten brauchte, ist jetzt in rund einer Minute erledigt, zuverlässig, transparent und ohne Mehraufwand für die Mitarbeiter:innen. Kiel zeigt damit, wie die OZG‑Cloud zu einem echten Motor für praxisnahe Verwaltungsdigitalisierung wird.

  • Praxisbericht: Landeshauptstadt Kiel

    Autor/in: Christoph Steuber, E-Government Manager, Landeshauptstadt Kiel

    "Butter bei die Fische" - Landeshauptstadt Kiel gibt Vollgas in Richtung Digitalisierung!

    Die Landeshauptstadt Kiel treibt ihre Digitalisierung mit hohem Tempo voran: Innerhalb von nur zehn Wochen wurde der Prozess für das "Mobile Haltverbot« vollständig modernisiert.

    Eine zentrale Rolle spielt dabei das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments, welches dafür sorgt, dass geprüfte Antragsdaten aus der OZG‑Cloud und der Fachanwendung Alfa automatisch in die richtige Bescheidvorlage fließen. Der Bescheid wird im Hintergrund generiert und ohne zusätzlichen Aufwand zurück ins Servicekonto der antragstellenden Person übermittelt. Was früher viele manuelle Schritte erforderte, funktioniert heute in rund einer Minute. Kiel zeigt damit, wie moderner Dokumentenservice aussehen kann, wenn klare Workflows, sämtliche Fachanwendungen und ein zentrales Vorlagenmanagement nahtlos zusammenspielen.

  • Praxisbericht: ITK Harburg

    Autor/in: Lars Winkler, Anwendungsbetreuer, ITK Harburg

    Der Landkreis Harburg modernisiert seine Kanalanschlussverwaltung gemeinsam mit der ITK Harburg, SmartDocuments und dem Fachverfahren Lovion BIS.

    Damit Dokumente dabei nicht länger manuell erstellt oder in verschiedenen Systemen gepflegt werden müssen, kommt SmartDocuments als zentrales Vorlagenmanagement hinzu. Durch die neue Schnittstelle lassen sich Bescheide und Schreiben direkt aus Lovion erzeugen, automatisch mit den relevanten Daten befüllen und ohne Medienbruch zurückspielen. So entsteht eine durchgängige, verlässliche und digital geführte Verwaltung der Kanalanschlüsse von der Erfassung der Betriebsdaten bis zur einheitlichen Dokumenterstellung.

  • Praxisbericht: Sportschützenverein Karlsbad e.V.

    Autor/in: Volker Göring, Vorstand des Sportschützenverein Karlsbad e.V.

    Auch ein Schützenverein hat jede Menge Dokumente zu erstellen, vor allem, wenn jährlich bis zu 180 Starts bei den Vereinsmeisterschaften zusammenkommen. Damit Urkunden nicht mehr stundenlang per Copy & Paste entstehen, setzt der SSV Karlsbad seit diesem Jahr auf SmartDocuments.

    Die Ergebnisse werden wie gewohnt in Excel gepflegt, den Rest übernimmt das Vorlagenmanagement: Daten einlesen, Urkunden automatisch generieren, als PDF bereitstellen, fertig. So spart der Verein nicht nur Zeit, sondern sorgt gleichzeitig für einheitliche und saubere Dokumente, die auch für weitere Vereinswettkämpfe genutzt werden können.

  • Praxisbericht: Landkreis Verden

    Autor/in: Thorsten Wiggers, Fachdienst IT und Digitalisierung, Landkreis Verden

    Der Landkreis Verden hat seine selbst entwickelte, makrogestützte Textbausteinverwaltung abgelöst und setzt nun auf eine moderne, zentrale Dokumentenerstellung mit SmartDocuments.

    Was als Testinstallation begann, entwickelte sich schnell zur idealen Lösung: einheitliche Vorlagen, klar strukturierte Prozesse und nahtlose Anbindung an bestehende Fachverfahren. Ob Arbeitsverträge, mehrstufige Kombidokumente oder datengestützte Formulare, SmartDocuments sorgt heute für spürbare Zeitersparnis, ein konsistentes Erscheinungsbild und eine deutlich vereinfachte Verwaltung. Thorsten Wiggers aus dem Fachdienst IT und Digitalisierung berichtet, wie aus einer individuellen Insellösung ein leistungsfähiges Vorlagenmanagement für den gesamten Landkreis wurde.

  • Praxisbericht: Landkreis Cloppenburg

    Autor/in: Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen, Landrat Landkreis Cloppenburg

    Der Landkreis Cloppenburg treibt seine Verwaltungsdigitalisierung konsequent voran und setzt bei der Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung auf SmartDocuments.

    Was vor vier Jahren im Jugendamt begann, entwickelt sich heute Schritt für Schritt zum zentralen System für immer mehr Fachbereiche. Ob Anschreiben, Bescheide oder Einladungen: SmartDocuments sorgt für einheitliche Vorlagen, klare Prozesse und eine deutliche Arbeitserleichterung im Alltag. Besonders geschätzt wird die einfache Bedienung, etwa bei automatischen Berechnungen in Bescheiden. Kay Bendig vom Amt für Zentrale Aufgaben berichtet, wie die Kreisverwaltung Fachbereich für Fachbereich von manuellen Vorlagen hin zu einer smarten, zentral gesteuerten Dokumentenerstellung wechselt.

  • Praxisbericht: Trusted Shops GmbH

    Autor/in: Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants Trusted Shops GmbH

    Steigende Anforderungen in der Rechtsberatung und komplexe juristische Sachverhalte: Für Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants bei Trusted Shops, war klar, dass eine effizientere und einheitliche Dokumentenerstellung notwendig ist.

    Mit SmartDocuments fand das Unternehmen ein Tool, das selbst anspruchsvolle rechtliche Textbausteine strukturiert, automatisiert und rechtssicher abbildet. Bereits nach kurzer Einarbeitung konnten wiederkehrende Dokumente deutlich schneller erstellt werden - mit weniger Aufwand, weniger Fehlern und einem gemeinsamen Standard für alle. So bleibt mehr Zeit für die echte Beratungsarbeit und die Online-Händler profitieren von verlässlichen, professionell aufbereiteten Expertisen.

  • Praxisbericht: Gästebeitrag Gemeinde Krummhörn

    Autor/in: Tina Thüer, Teammanagerin Marketing beim Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)

    Innerhalb von nur drei Monaten hat die Gemeinde Krummhörn ihren Gästebeitrag vollständig digitalisiert.

    Gemeinsam mit der KDO, Form‑Solutions und SmartDocuments entstand ein durchgängiger Online‑Prozess von der Dateneingabe über automatische Gebührenberechnung bis hin zum direkt generierten Zahlungsnachweis. Durch die neu entwickelte Schnittstelle zwischen Antragsmanagement und Dokumentenerstellung werden Nachweise nun automatisch erstellt und unmittelbar an die Antragstellenden zurückgegeben. Das entlastet die Verwaltung spürbar und sorgt dafür, dass Gästebeitragskarten schon kurz nach Antragstellung ausgehändigt werden können.

  • Praxisbericht: Woonbedrijf

    Autor/in: Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf

    Mit mehr als 31.000 Wohneinheiten gehört Woonbedrijf zu den größten Wohnungsbaugesellschaften im Süden der Niederlande. Bei der Einführung neuer SAP‑Systeme setzte das Unternehmen von Anfang an auf SmartDocuments - und sparte allein bei der Erstellung von 120 SAP‑Dokumenttypen rund 250.000 Euro ein.

    Dank zentraler Vorlagen, wiederverwendbarer Textbausteine und der nahtlosen Verarbeitung von XML‑Daten können Dokumente heute flexibel, einheitlich und ohne Programmieraufwand gepflegt werden. Für die Mitarbeiter:innen bedeutet das: weniger Komplexität, weniger manueller Aufwand und ein deutlich effizienterer Arbeitsalltag.

  • Praxisbericht: Landkreis Oldenburg

    Autor/in: Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenburg

    Der Landkreis Oldenburg hat seine umfangreiche Dokumentenverwaltung modernisiert und setzt dabei auf SmartDocuments. Wo früher unübersichtliche Word‑Vorlagen, VBA‑Makros und manuelle Korrekturen den Arbeitsalltag bestimmten, sorgt heute ein integriertes und automatisiertes System für klare Prozesse und Entlastung.

    Bescheide, Anschreiben und Berichte werden direkt aus der Fachanwendung heraus erstellt, relevante Daten automatisch übernommen und Vorlagen zentral gepflegt. Für die Sachbearbeiter:innen bedeutet das: weniger Fehlerquellen, weniger Aufwand und mehr Zeit für die Anliegen der Bürger:innen.

  • Praxisbericht: Landkreis Lüneburg

    Autor/in: Sabine Burfien, Landkreis Lüneburg

    Der Landkreis Lüneburg setzt auf das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments, um seine Dokumentenverwaltung zu modernisieren und ein einheitliches Output‑Management sicherzustellen. Was früher durch zahlreiche Word‑Vorlagen, unterschiedliche Layouts und veraltete Versionen geprägt war, läuft heute zentral, konsistent und deutlich effizienter.

    Ob Kopfbogen, Schriftverkehr oder interne Anträge: Dank zentral gepflegter Vorlagen tritt der Landkreis professioneller auf, spart im Alltag Zeit und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter:innen mit aktuellen und einheitlichen Dokumenten arbeiten.

  • Praxisbericht: Wilde Beuger Solmecke mbB

    Autor/in: Christian Solmecke, LL.M. Rechtsanwalt | Gesellschafter Rechtsanwälte Partnerschaft mbB

    Für die Kölner Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE ist eine präzise, aktuelle und schnell verfügbare Schriftsatzverwaltung unerlässlich. Gemeinsam mit SmartDocuments entwickelte die Kanzlei eine Lösung, die sowohl das Massengeschäft als auch komplexe Spezialfälle effizient unterstützt.

    Was als zufällige Begegnung begann, wurde zur erfolgreichen Entwicklungspartnerschaft: Automatisierte Textbausteine, intelligente Dokumentlogik und zentrale Pflege sorgen heute dafür, dass Schriftsätze schneller erstellt, leichter aktualisiert und jederzeit rechtssicher abrufbar sind - und die Anwält:innen mehr Zeit für ihre Mandanten haben.

Wort-Bild-Marke SmartDocuments

Logopaket

Logos in unterschiedlichen Formaten (jpeg, png, eps, CMYK, RGB)

Bilddatei

Logo im jpeg-Format

Bild vergrößern: Logo SmartDocuments

Unternehmens- und Produktbeschreibungen SmartDocuments

Unternehmens- und Produktbeschreibungen SmartDocuments

Unternehmensbeschreibungen für Presse, Partner & Co.


Unternehmensbeschreibung (ca. 500 Zeichen inklusive Leerzeichen.)

SmartDocuments Deutschland GmbH

„Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?“ - Mit diesem Motto gründete Marco Drost SmartDocuments im Jahr 1994 und stattet seither Kund:innen mit einer einfach zu bedienenden und flexiblen Software aus, mit der mit minimalem Aufwand Dokumente erstellt und Vorlagen zentral verwaltet werden können und das mit den vertrauten Programmen, nur intelligenter, schneller und vollständig im eigenen Corporate Design.

Unternehmensbeschreibung (ca. 1.000 Zeichen inklusive Leerzeichen)

SmartDocuments Deutschland GmbH

„Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?“ - Mit diesem Motto gründete Marco Drost SmartDocuments im Jahr 1994 und stattet seither Kund:innen mit einer einfach zu bedienenden und flexiblen Software aus, mit der mit minimalem Aufwand Dokumente erstellt und Vorlagen zentral verwaltet werden können und das mit den vertrauten Programmen, nur intelligenter, schneller und vollständig im eigenen Corporate Design. Die SmartDocuments, mit Hauptsitz in den Niederlanden, ist global tätig und derzeit in den Niederlanden, Deutschland, Schweden, United Kingdom sowie den USA vertreten. Die Software ist bei Kund:innen aus den unterschiedlichsten Branchen im Einsatz. Dabei handelt es sich sowohl um große als auch mittelständische Unternehmen und Organisationen mit umfangreichen Dokumentaufkommen, wie beispielsweise öffentliche Auftraggeber, Banken, Versicherungen oder auch Immobilienverwaltungen.

Unternehmensbeschreibung (ca. 1000 Zeichen inklusive Leerzeichen)

SmartDocuments Deutschland GmbH – Raus aus dem Vorlagendschungel!

SmartDocuments sorgt dafür, dass Unternehmen und Verwaltungen endlich rauskommen aus dem Vorlagendschungel und ihre Dokumente schnell, sauber und im Corporate Design erstellen können. Die Software kombiniert zentrale Vorlagenverwaltung, smarte Dokumentenautomatisierung und eine einfache Bedienung, ganz ohne IT‑Chaos. 

Gegründet wurde SmartDocuments 1994 mit dem Motto „Warum kompliziert, wenn’s auch einfach geht?“. Genau das spürt man heute in der täglichen Arbeit: Die Lösung macht Dokumentenprozesse einfach, modern und effizient. Mittlerweile ist SmartDocuments international unterwegs, unter anderem in den Niederlanden, Deutschland, Schweden, UK sowie den USA und wird von Verwaltungen, Banken, Versicherern und vielen weiteren Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen genutzt.


Produktbeschreibungen für Presse, Partner & Co.

Produktbeschreibung Variante 1 (ca. 500 Zeichen inklusive Leerzeichen)

Das Produkt SmartDocuments

Raus aus dem Vorlagendschungel! Das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher Vorlagendokumente. Über smarte Vorlagen werden Dokumente im einheitlichen Corporate Design generiert. Die intelligente Softwarelösung passt sich den individuellen Arbeitsbedingungen an und kann über Schnittstellen an die internen Fachanwendungen angebunden werden, sodass der gesamte Prozess der Dokumentenerstellung standardisiert sowie automatisiert erfolgt.

Produktbeschreibung Variante 2 (ca. 500 Zeichen inklusive Leerzeichen)

Das Produkt SmartDocuments

Haben Sie zig Word-Vorlagen in x unterschiedlichen Versionen im Einsatz? Ihre Dokumente verlassen das Haus nicht immer im einheitlichen Corporate Design? Und jede weitere Fachanwendung hat noch zahlreiche eigene Vorlagen, die separat gepflegt werden müssen? – Das geht doch deutlich smarter! Unser Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher Vorlagendokumente – und das mit minimalem Aufwand. Gehen Sie mit uns gemeinsam „Raus aus dem Vorlagendschungel!“

Produktbeschreibung (ca. 1.000 Zeichen inklusive Leerzeichen)

Das Produkt SmartDocuments

Raus aus dem Vorlagendschungel! Das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher Vorlagendokumente – und das mit minimalem Aufwand. Über smarte Vorlagen werden Dokumente im einheitlichen Corporate Design generiert. Die intelligente Softwarelösung passt sich den individuellen Arbeitsbedingungen an und kann über Standard-Schnittstellen an die internen Fachanwendungen angebunden werden, sodass der gesamte Prozess der Dokumentenerstellung standardisiert sowie automatisiert erfolgt.

Die Vorteile im Überblick:

  • Schnelle und einheitliche Erstellung von Dokumenten.
  • Standardisierung, Zentralisierung und Automatisierung des Dokumentflusses.
  • Arbeitserleichterung, Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung
  • Offene Schnittstellenkultur – Einfache Integration in zahlreiche Anwendungen.


Kurzvitas unserer Kolleg:innen

Kurzvitas und Fotos unserer Mitarbeiter:innen



Sven Buick

Head of Sales & Partnermanager

Sven Buick ist Head of Sales und Partnermanager bei der SmartDocuments Deutschland GmbH, einem führenden Anbieter von Softwarelösungen für ein zentrales Vorlagenmanagement. Er ist verantwortlich für den Vertrieb sowie die strategischen Partnerschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Bereich IT-Consulting und hat bereits zahlreiche Digitalisierungsprojekte, besonders im E-Government-Umfeld, erfolgreich begleitet. Neben der Einführung und Optimierung von SmartDocuments bei Kund:innen aus den unterschiedlichsten Branchen zählen ebenso die Pflege bzw. der Aufbau des Partnernetzwerks sowie die Definition von Schnittstellen für die Abwicklung vollständig medienbruchfreier Prozesse zu seinen Aufgabenschwerpunkten.



Ivan Tolic

Senior Account Manager D/A/CH

Ivan Tolic ist seit dem Jahr 2025 im Bereich Account Management und Vertrieb bei der SmartDocuments Deutschland GmbH tätig. Sein akademischer Werdegang begann mit einem Studium der Internationalen Betriebswirtschaft und Spanisch in den Vereinigten Staaten, das er durch ein Football-Stipendium absolvierte. Anschließend vertiefte er seine betriebswirtschaftlichen Kenntnisse im Masterstudiengang International Business and Management an der Hochschule Osnabrück. Seit 2018 lebt und arbeitet Ivan Tolic in Düsseldorf, wo er umfassende Erfahrung in den Bereichen Vertrieb und Kundenbetreuung sammelte. In seiner aktuellen Position bei SmartDocuments verantwortet er die Betreuung von Kunden im privaten Sektor. Dabei liegt sein Fokus auf dem Aufbau und der Pflege nachhaltiger Geschäftsbeziehungen zu Entscheidungsträger:innen und Führungskräften verschiedenster Branchen, die von den innovativen Lösungen des Unternehmens im Bereich Vorlagenmanagement profitieren.