Onze klanten

Petra Verberne, Someren

Het gemak van standaardteksten, huisstijlautomatisering en gegevensuitwisseling, dat is hoe de software van SmartDocuments het verschil kan maken. Petra Verberne beheert de sjablonen bij gemeente Someren en vertelt hoe zij onze software inzet in haar dagelijkse werk.

De gemeente Someren (Noord-Brabant) maakt al langere tijd gebruik van SmartDocuments. Petra Verberne is sinds 2001 in dienst bij de gemeente. “Toen ik begon gingen we net over van WordPerfect naar Microsoft Word,” vertelt ze. “Een paar jaar later hebben we gekeken hoe we onze werkzaamheden nog efficiënter konden inrichten en toen kwamen we SmartDocuments tegen, wat toen nog High Concept heette. Tegenwoordig staan bijna al onze brieven in SmartDocuments.” Petra is applicatiebeheerder van de software binnen de gemeente. “Ik beheer alle SmartDocuments sjablonen binnen onze organisatie.” Het duurde even voordat de applicatie ook echt gebruikt werd, iets wat te maken had met de aanbesteding voor een zaaksysteem. “Het contact met SmartDocuments verliep toen goed, maar de ontwikkeling en het gebruik van de sjablonen hebben tijdens de aanbesteding stil gelegen.” Inmiddels is SmartDocuments al jaren volop in gebruik en geïntegreerd met meerdere systemen binnen de organisatie, zoals de zaaksystemen Djuma en PowerBrowser.

Eenvoudig brieven opstellen

“We gebruiken SmartDocuments voor alle brieven en documenten waar onze huisstijl op toegepast wordt,” vertelt Petra. “Het bevalt heel goed om vraag-gestuurd documenten door te werken tot een eindproduct. Het is voor mijn collega’s echt eenvoudiger geworden om een brief op te stellen. Je hoeft niet meer na te denken over de juiste vorm of inhoud. In een paar stappen loop je het juiste sjabloon door, om zo te komen tot een goed document. Bovendien hebben we dankzij SmartDocuments geen voorgedrukt briefpapier meer nodig.” Petra onderstreept het gemak van SmartDocuments. “Het werken met standaardteksten maakt het eenvoudiger en voorkomt daarnaast ook misbruik van documenten. De schrijfstijl, huisstijl, vaste teksten zoals contactmogelijkheden en de ondertekening – al deze standaardonderdelen liggen vast en gebruikers kunnen daar verder niet aan sleutelen. Ze hoeven alleen maar de juiste optie te selecteren, wat hun werk ook weer efficiënter maakt. Dat is het hele grote voordeel.”

“Het is toch vaak een hele puzzel – maar wel een leuke.”

De puzzels van koppelingen en sjablonen

Over de gerealiseerde koppelingen is Petra tevreden: “Gegevens die al geregistreerd staan in een ander systeem kun je dankzij de koppeling zo toevoegen aan het document. Je hoeft ze niet meer handmatig over te nemen.” Ze zegt daar wel bij dat het niet altijd even makkelijk is: “Zo’n koppeling vraagt veel voorbereidend werk, om alles goed eruit te krijgen. Hoewel het verschilt per koppeling, is het toch vaak een hele puzzel – maar wel een leuke.” En dat geldt ook voor het maken van sjablonen, vertelt ze. “Sommige zijn heel makkelijk, andere zijn weer heel ingewikkeld. Daar zitten soms hele vraagbomen in. Dat gepuzzel, dat vind ik leuk om te doen. Het is aardig wat werk om een sjabloon goed voor te bereiden, maar als je het eenmaal hebt staan, dan werkt het. Dan heb ik het toch goed gedaan.”

Goed contact

Naast de software, is Petra ook positief over de organisatie achter SmartDocuments. “De samenwerking is geweldig. Het contact met SmartDocuments gaat heel vlot. Als ik een vraag heb voor de servicedesk, krijg ik gelijk antwoord. Ik krijg ook tips en trucs die verder gaan dan de software, bijvoorbeeld over werken in Word. Ook hoef ik me geen zorgen te maken over het technische support, omdat ik weet dat het goed gebeurt. Dat is heel fijn, die samenwerking en het contact.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

An Van Herck, Management assistent HSK Groep

Door processen te automatiseren, meer tijd over houden voor contact met cliënten. Dat is volgens zorgverlener HSK Groep de grootste meerwaarde van de software van SmartDocuments. An Van Herck beheert de sjablonen in de organisatie, en vertelt hoe zij onze software inzet en zo het verschil maakt voor cliënten, medewerkers en andere stakeholders.

HSK Groep is een landelijk opererende organisatie voor psychische zorg en is gespecialiseerd in werknemerszorg. Naast interventies gericht op herstel van psychische klachten, biedt HSK diensten op het gebied van het voorkomen van psychische klachten en persoonlijke ontwikkeling. Verdeeld over verschillende locaties verspreid over Nederland, heeft HSK ruim 500 medewerkers in dienst. Afspraakbevestigingen, procesinformatie en rapportages – zo maar wat vormen van documenten die HSK verstuurt aan cliënten, huisartsen, bedrijfsartsen en werkgevers. Voorop staat natuurlijk de zorg die verleend wordt aan cliënten. Daarom moet het proces rondom al die soorten documenten zo efficiënt en makkelijk mogelijk geregeld zijn voor de medewerkers van HSK, zowel voor de therapeuten als servicedeskmedewerkers van planning en administratie.

"Doordat we de administratieve last laag houden, is er meer tijd voor cliëntcontact."

“Voorheen was het veel knip- en plakwerk met een scala aan handmatige aanpassingen,” vertelt An Van Herck, management assistent bij HSK Arnhem. “Dat was echt een gedoe, en voor je het wist was de opmaak weer in de war.” Vier jaar geleden werd besloten om de software van SmartDocuments in te zetten. “Nu is het een sport om alles zo efficiënt en effectief mogelijk te maken,” zegt An. HSK maakt gebruik van een Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), WeCare. An: “Alle info over een cliënt hangt in dat systeem. Dankzij de koppeling van SmartDocuments met WeCare kunnen we processen automatiseren. De cliëntgegevens worden automatisch ingeladen en rapportages en brieven staan gelijk in het juiste format. Ook kunnen we afdekken dat het proces op een juiste manier wordt doorlopen en dat gegevens niet bij de verkeerde persoon terechtkomen. We werken natuurlijk wel met gevoelige persoonsinformatie. Bepaalde rapportages kunnen daarom bijvoorbeeld alleen met de arts, en niet met de werkgever, gedeeld worden.”

Wat dat oplevert? “Tijdswinst! En gebruiksgemak. Het is zo overzichtelijk,” zegt An. De therapeuten gebruiken SmartDocuments om hun rapportages in aan te maken. An: “Doordat we de administratieve last laag houden, is er meer tijd voor cliëntcontact.” Ook in schriftelijke communicatie met cliënten is winst geboekt. An: “Je wil mensen in een moeilijke situatie goed helpen. Het is vaak al een mentale belasting om je aan te melden voor psychische zorg en praktische zaken te regelen. Dan zit je niet te wachten op onnodige of onduidelijke brieven waarin informatie staat die niet op jouw situatie van toepassing is. Stel een cliënt wordt door ons gebeld voor het maken van een afspraak, dan verstuurt de planner de juiste brief met de afspraakbevestiging dankzij SmartDocuments. Daarmee weet de cliënt waar hij aan toe is en kan ook later de informatie die aan de telefoon is doorgegeven nog eens teruglezen. Dat geldt ook voor werkgevers en bedrijfsartsen; die weten dat de informatie die ze van ons krijgen compleet is en waar wat te vinden is. Ook offertes en prijsopgaves zijn altijd up-to-date, omdat we die informatie automatisch en foutloos via WeCare in SmartDocuments kunnen verwerken.”

An werkte eerst als planner en werd in eerste instantie voor één dag in de week betrokken bij het werken met SmartDocuments. Nu beheert ze alle sjablonen binnen de organisatie. An: “Mijn doel is om alles zo makkelijk en uniform mogelijk te maken richting mijn collega’s, de cliënten en andere stakeholders. Daarnaast maak ik er voor mezelf een uitdaging van om, waar het kan, zoveel mogelijk brieven samen te voegen tot één sjabloon. De gebruiker merkt daar niets van maar vaak is het uiteindelijk voor hem juist makkelijker.”

“Onze stakeholders weten waar ze aan toe zijn.
De informatie die ze ontvangen is foutloos, compleet en up-to-date”

Ook over SmartDocuments als leverancier is An positief. “Ik probeer het altijd eerst zelf op te lossen als ik ergens niet uit kom, maar als ik contact opneem met de servicedesk, word ik goed geholpen. Het is een geruststelling dat ze er dan ook meteen in duiken. HSK is geen gemiddelde SmartDocuments-klant, dus niet elke vraag zal even makkelijk op te lossen zijn.” “Of ik SmartDocuments aan anderen zou aanbevelen? Het kan iedereen een tijdsbesparing opleveren,” antwoordt An. Ze benadrukt dat het wel belangrijk is om de licentie optimaal te gebruiken. “Bijvoorbeeld de preview-functie, die is zo handig! Met het voorbeeld zien onze therapeuten meteen wat er ingeladen wordt en of hun rapportage compleet is. Ook dat is gebruiksgemak.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Rolf, Melanie en Joop, Omgevingsdienst IJsselland

Omgevingsdienst IJsselland is een organisatie die samenwerkt met 10 gemeenten en Veiligheidsregio IJsselland in een gedeelde informatievoorziening. Als regionale speler voert Omgevingsdienst IJsselland het beheer uit op deze informatievoorziening. Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, ging de Omgevingsdienst op zoek naar een oplossing om met één set sjablonen alle partnerorganisaties te kunnen bedienen.

Joop Muller is Adviseur Informatievoorziening bij de Omgevingsdienst en vertelt: “In 2016 liep er een aanbesteding voor VTH-software (vergunningverlening, toezicht en handhaving) en daarbij zochten we ook naar een functionaliteit rondom documentcreatie. De softwareleverancier die we op het oog hadden bood deze functionaliteit aan de hand van werken met macro’s, maar dat zou een complex beheer betekenen. We hebben 11 partners waar we het liefst één set sjablonen voor wilden gebruiken en dat zou met macro’s niet kunnen. En we wilden ook niet naar een situatie waar we een set per partner zouden hebben. Veel van onze gemeenten waren al bekend met SmartDocuments en de software van SmartDocuments sloot aan bij onze wensen. Toen was de keuze eigenlijk vrij eenvoudig.”

Slimme inzet van software

Rolf van der Kuijl en Melanie Bosvelt zijn Functioneel Beheerder van SmartDocuments bij de Omgevingsdienst. Rolf: “We wisten al wat de software kon en waren er bekend mee, dat maakte de overstap makkelijker. Als Functioneel Beheerder proberen we om zo efficiënt en zoveel mogelijk van onze partners te bedienen.” Melanie: “We bouwen zoveel mogelijk standaard sjablonen, maar daarbinnen werken we met inwisselbare kop- en voetteksten en andere bouwstenen zodat ze per partner te personaliseren zijn. We zetten ons als sjabloonmakers in om de belasting van het invullen van een brief zo laag mogelijk te houden voor de eindgebruiker. Denk dan bijvoorbeeld aan zo min mogelijk invulvragen, en dat de gebruiker maar één keer hoeft vast te leggen. De koppeling van SmartDocuments met de VTH-software (PowerBrowser) van Genetics maakt dit mogelijk.” Joop: “We gebruiken daarom bewust deze applicaties ook als SaaS-oplossing. Lokaal installeren van software is onhandig aangezien we 11 organisaties bedienen. Met SaaS kunnen we to the point problemen oplossen omdat de software bij iedereen gelijk is.”

“We zetten ons in om de software zo slim mogelijk in te zetten,” vertelt Melanie. “Daarin hebben we veel geleerd van één van de medewerkers van SmartDocuments die ons begeleidde. Dat is ons heel erg ten goede gekomen bij het maken van partner-specifieke teksten. We hebben van hem veel technieken geleerd en al die tips en tricks hebben we gebundeld in een soort handboek.” Rolf: “Dat is heel handig: we kunnen terugvinden hoe we iets hebben gemaakt en als we ergens tegenaan lopen kunnen we vinden hoe we dat kunnen oplossen. En als dat niet lukt, kunnen we altijd met onze vragen terecht bij de servicedesk van SmartDocuments.”

Standaard en uniform

“We zijn alleen verantwoordelijk voor het maken van het sjabloon,” vervolgt Rolf. “De inhoud van elke brief komt van onze redactieraad. Het is een leuke uitdaging om hun wensen zo goed mogelijk in de software van SmartDocuments te verwerken tot een passend sjabloon. Het sjabloon is het resultaat en we hoeven ons dus niet te mengen in de discussie over de inhoud. We geven wel de kaders van de techniek aan. Samen met de redactieraad hebben we de opdracht om teksten standaard en uniform te maken, met zo min mogelijk maatwerk.” Joop licht toe hoe de redactieraad is ontstaan: “Er moest één brievenset komen voor onze teksten, daarom is die raad opgetuigd. Hier zijn als het ware de spelregels en randvoorwaarden opgesteld voor de samenwerking in het creëren van brieven. Zo heeft bijvoorbeeld ieder sjabloon een eigenaar.” “Het werkt heel fijn dat het zo getrechterd wordt, het maakt ons samen verantwoordelijk,” zegt Melanie.

“Dan zijn ze soms haast verbaasd over hoe makkelijk en gebruiksvriendelijk het is.”

Omgevingswet en Toegankelijkheid

“We hebben in onze organisatie ook praktische afspraken gemaakt over bijvoorbeeld de opmaak van onze brieven en schrijfwijze, ook dat is onderdeel van de spelregels,” vertelt Rolf. “In de schrijfwijze heeft de redactieraad net een transitie doorgemaakt op het gebied van toegankelijkheid. De redactieraad heeft zich – naast dat het druk is met de voorbereidingen voor de aankomende Omgevingswet – ingezet om alle brieven om te schrijven naar begrijpelijke taal. Die brieven zijn aangeboden aan de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) en deze heeft de VNG landelijk gedeeld als voorbeeldbrievenset Omgevingswet-sjablonen.” Melanie: “Dat is een win-winsituatie: de VNG heeft ons ondersteund en heeft in ruil daarvoor nu een gevuld bestand met goede standaardbrieven. Wat betreft de Omgevingswet zien we ook nog een uitdaging voor ons beheerwerk; het sjabloon en de aangepaste inhoud kunnen we blijven gebruiken, maar de dataset verandert. SmartDocuments en Genetics ondersteunen ons om deze transitie zo goed mogelijk te laten verlopen.”

Gebruiksvriendelijk en eenvoudig

“We hebben 700 licenties voor SmartDocuments in onze organisatie,” vertelt Joop. “We hebben de software stapsgewijs uitgerold en het gebruik neemt nog steeds elke dag toe.” Rolf: “We hebben aan leidinggevenden gevraagd om het gebruik van onze standaardsystemen te stimuleren”. “Met SmartDocuments hebben we nu wel inzicht hoe vaak een bepaald sjabloon wordt aangeroepen,” vertelt Melanie. “Als iemand besluit zijn eigen brieven handmatig te blijven maken, legt diegene zich veel en onnodig werk op. Dit is bovendien foutgevoelig, een knip-of plakfoutje is snel gemaakt.” “Over het algemeen horen we veel positieve geluiden over het gebruik van SmartDocuments,” vervolgt ze. “Dan zijn ze soms haast verbaasd over hoe makkelijk en gebruiksvriendelijk het is. ‘Dit is wel heel fijn’, horen we dan. Onze partners zijn er echt zeer positief over en merken dat ze erop vooruit gaan met SmartDocuments. Dat vinden we leuk om terug te horen.”

Leren van elkaar

“We blijven ons inzetten om in onze organisatie mee te denken met de ontwikkeling van documentsjablonen en voor gebruikers de drempel laag te houden om de standaardbrieven te gebruiken. We willen voor de redactieraad goed bereikbaar en beschikbaar zijn, want we moeten het samen doen,” vertelt Rolf tot slot. “Daarnaast hebben we ook contact met andere omgevingsdiensten die kortgeleden zijn overgestapt naar PowerBrowser van Genetics in combinatie met SmartDocuments. We vinden het fijn om uit te wisselen hoe het gaat, hoe we dingen oplossen of wat er mogelijk is. Het is heel leuk om daarin te investeren. Dat kan ook met andere soorten klanten van SmartDocuments die we bijvoorbeeld ontmoeten op de Relatiedag van SmartDocuments. We kunnen elkaar goed helpen en veel van elkaar leren.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Raymond en Ciska, Water Authority Limburg

Waterschap Limburg werkt volgens de principes van zaakgericht werken en maakt daarvoor gebruik van de oplossing van SmartDocuments. Raymond Sahl en Ciska de Zwart vertellen hoe SmartDocuments bijdraagt aan een efficiënte en transparante manier van werken.

Raymond Sahl is Adviseur Informatievoorziening bij Waterschap Limburg. “Wij werken al een aantal jaren zaakgericht. In 2019 hebben we hiervoor een migratie gedaan naar Office 365 in combinatie met SharePoint Online,” vertelt Raymond. “Onze vorige tool voor documentcreatie bood geen ondersteuning voor de SharePoint Online-omgeving. Toen hebben we verder gekeken en kwamen we bij SmartDocuments uit. We zijn van start gegaan met een Proof of Concept en dat is heel goed bevallen, mede door de kracht tussen Office 365, SharePoint Online en SmartDocuments.”

Elk proces een eigen brievenset

“Het traject van de technische installatie van de software is goed verlopen, net als de basistraining die onze functioneel beheerders bij SmartDocuments hebben gevolgd,” vervolgt Raymond. “Daarna hebben we samen met consultants van SmartDocuments sjablonen aangemaakt en ook dat is soepel verlopen, ook al was het een tijdsintensief traject. Onze processen hebben elk een eigen set sjablonen. We hebben daarom per proces de sjablonen aangemaakt en met duidelijke deadlines gewerkt. Die aanpak werkte goed.” Ciska de Zwart is managementassistent en beheert de SmartDocuments-applicatie binnen Waterschap Limburg. “Als centraal aanspreekpunt coördineer en beheer ik alles wat met onze sjablonen te maken heeft,” vertelt Ciska. “Ik verzamel bijvoorbeeld alle benodigde sjabloonwijzigingen die de proceseigenaren indienen. Ook sta ik in nauw contact met de consultants van SmartDocuments wanneer we ondersteuning nodig hebben.”

“Op deze manier zijn onze processen efficiënt, effectief en transparant.”

De kracht van zaakgericht werken

“De kracht van SmartDocuments is dat we het zo kunnen inregelen dat je een documentsjabloon alleen kunt benaderen vanuit ons zaaksysteem, GoverMaxx van Split~Vision. Op het moment dat je een zaak start of in een zaak zit, kun je vanuit die zaak een nieuw document creëren. Op deze manier waarborgen we dat onze organisatie zaakgericht werkt. Ook is de huisstijl en standaardisatie geborgd door met deze systemen te werken,” zegt Ciska. Raymond: “Door de krachtige koppeling tussen GoverMaxx, SharePoint Online en SmartDocuments ervaren de gebruikers het als een eenvoudige manier van werken die ze graag gebruiken. Dat draagt bij aan de acceptatie van zaakgericht werken. Ook kunnen onze gebruikers zowel binnen als buiten de organisatie eenvoudig met anderen samenwerken aan documenten of zelfs een complete zaak. Gedurende de tijd voegen we steeds meer functionaliteit toe, zoals de digitale ondertekening binnen het zaaksysteem. Daarbuiten hebben gebruikers geen toegang tot de functionaliteiten of documentsjablonen, dus op deze manier waarborgen we het zaakgericht werken."

“We maken gebruik van SmartDocuments voor al onze documenten,” vertelt Ciska. “Vanuit de juiste zaak wordt een document gemaakt en hier wordt het gecreëerde document vervolgens ook weer opgeslagen, voorzien van een uniek nummer. We maken ook gebruik van een koppeling met Unit4Financials, bijvoorbeeld voor onze inkoopprocessen. Dat zijn op zichzelf best complexe documentsjablonen, maar SmartDocuments maakt het voor de eindgebruiker juist eenvoudiger om een inkoopbrief op te stellen.” Raymond: “Op het moment dat je een inkoopbrief maakt, dan komt daar een bepaald bedrag in. Afhankelijk van het bedrag wordt met SmartDocuments de ondertekening van de juiste budgethouder in het document geplaatst. Ook de budgetnummers komen automatisch vanuit het systeem in de brief. Daar kunnen dus ook geen fouten in worden gemaakt. Het mooie van onze functionaliteit voor digitale ondertekening, is dat op het moment dat de budgethouder de brief heeft ondertekend, de ondertekende brief automatisch wordt opgeslagen in de corresponderende zaak in het zaaksysteem. Op deze manier houd je alles bij elkaar en zijn onze processen efficiënt, effectief en transparant. Daarnaast kunnen we als overheid hiermee voldoen aan de wet- en regelgeving van bijvoorbeeld de archiefwet. Informatie wordt op een duurzame manier opgeslagen en is toegankelijk.” Ciska: “Wat ik ook heel fijn vind, is dat je kunt verplichten dat vragenvelden ingevuld moeten worden om een brief compleet te kunnen maken. Ook dat waarborgt de kwaliteit van onze processen.”

Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk

“Het werken met de mensen van SmartDocuments ervaren we als heel prettig,” vertelt Ciska. “Ze komen afspraken na, hebben veel inhoudelijke kennis en kijken met ons mee als dat nodig is.” Raymond: “Ondersteuning krijgen we enerzijds op basis van de afspraken die in het SLA (Service Level Agreement) zijn overeengekomen, maar we maken ook gebruik van hun strippenkaarten voor consultancy. Dat werkt fijn, daarmee hoeven we vooraf verder geen inkoop te regelen en hebben we wel toegang tot flexibele ondersteuning.” “Dan gaat het om de complexere oplossingen,” vervolgt Ciska. “We kunnen gelukkig ook heel veel zelf. Bijvoorbeeld het werken met bouwstenen en het doen van aanpassingen daarin, dat werkt heel goed en fijn. We hebben recentelijk vanwege de nieuwe Omgevingswet samen met SmartDocuments al onze sjablonen onder de loep genomen en gezien dat we voor sommige elementen heel goed een bouwsteen konden aanmaken. Als daar een keer iets in wijzigt, hoeven we alleen die ene bouwsteen aan te passen en met een druk op de knop staat het in elk bijbehorend sjabloon goed. Ook konden we vooraf aan de ingang van de Omgevingswet alles klaarzetten, op de juiste datum publiceren en toen deed alles het. Dat is heel fijn.”

“Door de krachtige koppeling tussen GoverMaxx, SharePoint Online en SmartDocuments ervaren de gebruikers het als een eenvoudige manier van werken.”

“Het systeem van SmartDocuments is overzichtelijk en werkt goed,” vertelt Ciska. “We hebben inzicht hoe vaak een sjabloon wordt geraadpleegd en ook de rechtenstructuur werkt goed. Gebruikers hebben daarmee alleen toegang tot de documentsjablonen die ze nodig hebben en kunnen geen verkeerd sjabloon kiezen. Ook proberen we sjablonen zo slim mogelijk in te richten, door bijvoorbeeld verschillende brieven in een sjabloon aan elkaar te verknopen. Daarmee beperken we het totaal aantal sjablonen en maken we het minder bewerkelijk.” Raymond: “Ook dat zal zich steeds meer doorontwikkelen. De gebruiker ervaart hoe goed de oplossing werkt en maakt er daardoor steeds meer gebruik van. Dat zien we bijvoorbeeld terug in een toenemend aantal aanvragen voor nieuwe documentsjablonen. Gebruikers zien dat het krachtig en gebruiksvriendelijk is.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Leuntje van Duijn en Irene Keehnen, Heemstede en Bloemendaal

De gemeenten Heemstede en Bloemendaal; in de basis twee aparte gemeenten, maar partners op IT-gebied. Een samenwerking die bijdraagt aan een gedegen IT-beleid. ‘Samen sta je sterker’ is een motto dat hier goed tot zijn recht komt. Medewerkers informatisering Leuntje van Duijn en Irene Keehnen, binnen hun organisaties ook wel bekend als Team SmartDocuments, zijn blij met de gemeentelijke samenwerking en de rol die SmartDocuments hierin speelt.

Gemeente Heemstede en gemeente Bloemendaal hadden jarenlang ieder een eigen automatiseringsafdeling. Toen een aantal jaar geleden werd gekozen voor een ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten, werden de twee afdelingen samengevoegd en werd er gekozen voor een gezamenlijke informatiearchitectuur. Leuntje (gemeente Heemstede): “Van onderaf ontstond een ambtelijke samenwerking. Een van de eerste vereisten toen we bij elkaar kwamen was dat automatisering dezelfde programma’s moest kunnen draaien. Dat werd door het MT goedgekeurd.”

Team SmartDocuments

Irene (gemeente Bloemendaal): “Toen werd besloten om samen te werken op het gebied van automatisering, werkten we bij de gemeente Bloemendaal al wat jaren met de software van SmartDocuments. We werken al sinds jaar en dag met het documentmanagementsysteem Corsa. Hierin bouwde ik alle sjablonen. Jaren geleden werden we benaderd door SmartDocuments, toen nog High Concept, voor een eventuele samenwerking. De software van SmartDocuments was eenvoudig te koppelen met Corsa en het leek ons dan ook handig SmartDocuments ‘in huis te halen’.” Sinds 2007 was de samenwerking tussen SmartDocuments en de gemeente Bloemendaal dan ook een feit. Deze langlopende samenwerking legde flink wat gewicht in de schaal. Bij de ontstane samenwerking tussen Heemstede en Bloemendaal werd besloten dat ook gemeente Heemstede over zou gaan op de software van SmartDocuments. Leuntje: “Wij werken bij de gemeente Heemstede met het Document Management Systeem Verseon en voor sjablonen maakten we gebruik van I-writer. Toen we gingen samenwerken wilden we, zoals eerder gezegd, dat de automatisering op elkaar zou worden afgestemd. Men wilde hetzelfde voor de sjablonen als in Bloemendaal: SmartDocuments. Mede omdat daar al veel sjablonen instonden. Toen er bij ons werd gevraagd wie zich bezig wilde houden met het bouwen van sjablonen in dit nieuwe systeem, heb ik mijn vinger opgestoken.” Vanaf dat moment vormen Irene en Leuntje samen Team SmartDocuments. Een samenwerking die voor beide goed bevalt.

“Er zijn een heleboel voordelen.
Bijvoorbeeld als er iets aangepast moet worden in een document. Dit hoeft dan maar op één plek.”

Samenwerken leidt sneller tot oplossingen

De gemeente Bloemendaal en Heemstede werken met de Professional Edition van SmartDocuments. Een pakket met een oneindig aantal elementen, waarmee zij zoveel sjablonen kunnen bouwen als nodig. De software is onder meer gekoppeld aan het documentmanagementsysteem Corsa en het zaaksysteem Mozard en heeft inmiddels meer dan 400 gebruikers. Alle reden dus om de vinger goed aan de pols te houden. Irene: “Het is fijn dat we nu samenwerken en niet alleen op een eilandje zitten te werken. We komen iedere week bij elkaar om te kijken of er zaken zijn om uit te zoeken.” Leuntje vult aan: “Het is fijn om met zijn tweeën te sparren. We kunnen gezamenlijk een netwerk bouwen en het samenwerken bespaart een hoop tijd.” Beiden zijn het erover eens dat de samenwerking er regelmatig voor zorgt dat in het geval van problemen een oplossing sneller gevonden is. Irene: “Waar we voorheen alleen zaten te worstelen, lossen we zaken nu sneller op samen.”

Van twee systemen naar één

In de beginperiode werkten beide gemeenten in hun eigen SmartDocuments-omgeving. Toen er in juli 2017 werd overgegaan naar een nieuwere versie, konden beide werkomgevingen worden samengesmolten. Dit bracht het nodige geregel met zich mee. Leuntje: “We hebben het onszelf makkelijk gemaakt. Zo hebben Irene en ik al onze eigen sjablonen gemerkt.” “Ook zie je bij de gebruikers duidelijk wie bij welke gemeente hoort”, vult Irene aan. “Daarnaast kun je door middel van het uitdelen van rechten zien wie voor welke gemeente werkt.” Tijdens het samenvoegen van de twee werkomgevingen kregen de gemeenten veel ondersteuning van SmartDocuments. Op afstand, maar ook op locatie. Iets wat door Irene en Leuntje als zeer positief ervaren werd. Irene: “Je hebt iedereen bij elkaar en er is gelijk iemand van de eigen afdeling automatisering bij als er iets ingericht moet worden.” Het werken met SmartDocuments loopt inmiddels op rolletjes. Natuurlijk moet er, zoals bij elke samenwerking, het een ander op elkaar worden afgestemd. Uniformiteit is voor beide gemeenten een belangrijk punt. Leuntje: “Schrijfwijzen worden goed op elkaar afgestemd. We hebben teams die enkel werken voor Heemstede of Bloemendaal, maar er bestaan ook samenwerkende teams die documenten maken.”

“Mozard is ons zaaksysteem. Ook dit systeem wordt eenvoudig gekoppeld met SmartDocuments.
Iedere zaak die hierin staat is een dossier. Voor ieder zaaktype kun je algemene of zaakspecifieke sjablonen maken.”

Het gemak van SmartDocuments

Beide gemeenten zijn het erover eens: SmartDocuments levert gemak op. Irene: “Er zijn een heleboel voordelen. Bijvoorbeeld als er iets aangepast moet worden in een document. Dit hoeft dan maar op één plek. Een ander voordeel is dat je ook geen gedrukt briefpapier meer nodig hebt. De huisstijl is al doorgevoerd in de documenten.” Het werken met bouwstenen wordt door beide gezien als een belangrijk onderdeel in het proces van documentcreatie. Leuntje: “Je moet altijd een bouwsteen maken. Wanneer een bouwsteen verandert, komt deze direct op de juiste manier in alle documenten terug. Zo maak ik bijvoorbeeld bouwstenen aan voor contactinformatie, een briefhoofd met briefkenmerken en ondertekeningen.” Irene: “We willen het zo efficiënt mogelijk maken voor onze collega’s, zodat ze door de koppeling met SmartDocuments sjablonen en dossiers eenvoudig kunnen opslaan in Corsa.” Maar ook de koppeling met zaaksysteem Mozard is belangrijk. Het uiteindelijke doel is dat op termijn alles via Mozard gaat lopen. Leuntje: “Mozard is ons zaaksysteem. Ook dit systeem wordt eenvoudig gekoppeld met SmartDocuments. Iedere zaak die hierin staat is een dossier. Voor ieder zaaktype kun je algemene of zaakspecifieke sjablonen maken.” Ieder systeem laat wat te wensen over, zo ook in dit geval. Leuntje: “Bij het samengaan leek het ons handig als de collega’s van beide gemeenten bij het maken van bijvoorbeeld een brief direct de juiste huisstijl te zien krijgen. Daarmee bedoel ik: de lay-out passend bij de gemeente waarvoor men werkt. Dat dit bepaalt wordt op basis van de zaak die je opent. Dat kan nu helaas nog niet.” Waarom dit nog niet kan snappen Irene en Leuntje wel. Irene: “Het beheren van de sjablonen zou door zo’n instelling erg complex worden. Dat wil je ook niet. Het advies om iets niet te doen is uiteindelijk ook een antwoord.”

Persoonlijke begeleiding

Leuntje: “Bij de laatste upgrade hebben we gevraagd om een training over bepaalde nieuwe dingen. Iemand van SmartDocuments is toen een hele dag met ons gaan zitten. Hij vroeg ons van tevoren waar we tegenaan liepen. Deze punten heeft hij stuk voor stuk met ons doorgenomen en waar mogelijk direct opgelost. Overige punten werden teruggekoppeld aan het hoofdkantoor.” Dat SmartDocuments zijn klanten voorop zet, is voor beide dan ook meer dan duidelijk. Ook het gebruikersplatform BeingSmart is wat hen betreft een handige tool. “Als je tegen bepaalde zaken aanloopt, kun je via dit platform kijken of anderen dit ook ervaren. Je kunt er vragen stellen of wensen indienen via het forum en het stelt je in de gelegenheid om mensen van andere partijen te spreken. Bij andere problemen mail of bel je met de servicedesk en dan wordt het zeer snel opgepakt”, zo vertelt Irene.

SmartDocuments op de werkvloer

Leuntje en Irene ervaren de software van SmartDocuments als zeer gebruiksvriendelijk. “Net als met alles moet je erin thuisraken”, zo zegt Irene. “Dat lukt alleen door gewoon te doen. We hebben een cursus gehad bij SmartDocuments in Deventer, maar eenmaal terug op je eigen kantoor moet je het toch echt zelf doen.” Inmiddels is het systeem goed geïntegreerd op de werkvloer. Irene: “Voor de gebruikers is het handig dat je geen hele brieven hoeft uit te typen. Dat er formats klaarliggen die je kunt gebruiken en aanpassen.” Leuntje ervaart hetzelfde bij haar collega’s: “Collega’s vragen tenslotte niet voor niets regelmatig sjablonen aan. Dat bepaalde zaken automatisch worden ingevuld wanneer je de juiste kenmerken aan een standaardbrief meegeeft, wordt door collega’s als prettig ervaren.” Dat er ook collega’s zijn die moeite hebben met de digitale ontwikkelingen, wordt door beide dames beaamd. Volgens Leuntje groeien zij uiteindelijk wel mee. “Automatisering is nu eenmaal een ding tegenwoordig”, zo zegt ze. Maar ook het feit dat men niet anders kan speelt een rol, geeft Irene aan: “Als je in Corsa een document wilt opslaan, dan moet dit een geregistreerd document zijn. Dit kan alleen door gebruik te maken van de software van SmartDocuments.”

“Het advies om iets niet te doen is uiteindelijk ook een antwoord”

Het is gewoon puzzelen

Zelf zijn Leuntje en Irene enthousiast over de mogelijkheden van SmartDocuments. “Het is geen moeilijk programma. Het is gewoon puzzelen. Ik vind het leuk om sjablonen te maken, ook als het moeilijke betreft. Ik heb echt leren goochelen met de mogelijkheden van SmartDocuments”, zo zegt Leuntje. “Het kost soms wel wat tijd”, voegt Irene daar aan toe. “Maar die tijd haal je er op een ander moment weer uit, omdat je het sjabloon dan al hebt liggen”, vult ze aan. Leuntje, Irene en hun collega’s zijn de afgelopen jaren met dank aan SmartDocuments een stuk efficiënter gaan werken. Maar dat klantvriendelijkheid en een fijne samenwerking ook een rol spelen moge duidelijk zijn. Leuntje: “SmartDocuments is heel toegankelijk. Je bent als klant niet zomaar een nummer. Het persoonlijke contact en de snelle service ervaren we als prettig.” Nu ook zaaksysteem Mozard volledig is uitgerold over beide organisaties, worden er steeds meer zaaktypes en sjablonen toegevoegd. “Er ligt nog een hoop werk voor ons in het verschiet. Zoals SmartDocuments nu bezig is, zie ik niet dat we snel van hun service zullen afwijken”, aldus Leuntje.

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Tanja en Jeanine, Meerinzicht

Verbeteren van de bedrijfsvoering. Dat is wat Meerinzicht doet voor drie Gelderse gemeenten. Een flinke klus die de organisatie samen met SmartDocuments is aangegaan. Na jarenlang innoveren en leren van elkaar, is nu ook de online omgeving klaar voor gebruik.

Meerinzicht is een samenwerking tussen de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Het bundelt de meest voorkomende taken van een gemeente in één organisatie. Dat zijn sociale zaken zoals zorg, werk & inkomen, leerlingzaken en jeugdhulp (sociaal domein). Maar ook op het gebied van belastingen, facilitaire dienstverlening, financiën, gebouwenbeheer, HRM, informatisering & automatisering, communicatie, juridische zaken en geo-informatie (domein bedrijfsvoering). Dat levert een berg aan formulieren, documenten en brieven op. Een berg die SmartDocuments graag een stukje slimmer maakt. Samenwerken met andere gemeenten en je taken bundelen in één organisatie biedt de nodige voordelen. Toch blijft het een hele uitdaging. Tanja Arends-Dirksen weet dat als geen ander. Zij is in 2011 als applicatiebeheerder bij de gemeente Zeewolde aan de slag gegaan. Het besluit om met SmartDocuments te werken was toen al gemaakt. Er miste alleen nog een applicatiebeheerder om de implementatie te verwezenlijken. Daarvoor kwam Tanja in beeld. In 2015 is haar werk overgegaan naar Meerinzicht, waar ze al jarenlang samenwerkt met haar fijne collega Jeanine Lowie. Tanja: “Samen ondersteunen wij onze collega’s in de wereld van documentcreatie.”

Vier keer SmartDocuments

Als applicatiebeheerder staat Tanja middenin de complexiteit die werken met drie gemeenten en de eigen organisatie brengt: “Je ziet hoe iedere organisatie behoefte heeft aan een eigen aanpak. Het zou nu nog te complex zijn om écht één organisatie te vormen. Gemeenten verschillen nu eenmaal van elkaar, ze hebben ieder een eigen identiteit.” Om alles dan toch vanuit een centrale organisatie als Meerinzicht aan te sturen, is een systeem als SmartDocuments eigenlijk onmisbaar. Iedere organisatie werkt nu met een eigen versie van SmartDocuments, met specifiek voor hen ontwikkelde sjablonen. “Daardoor weet je altijd zeker dat de huisstijl klopt, dat vermelde artikelen of termijnen juist zijn en dat alles naderhand goed gearchiveerd en vindbaar is. Dat geeft rust en zekerheid.”

“Inmiddels is er een echt ‘ons-kent-ons’ gevoel ontstaan. Servicedeskmedewerkers kennen ons bij naam en ik
weet dat mijn probleem direct wordt opgepakt. Eén druk op de knop en ik heb mijn antwoord.”

Flexibel werken met SmartDocuments Web

De laatste tijd hebben Meerinzicht en SmartDocuments vooral gefocust op ‘efficiënt en zaakgericht werken’ in de cloud. Dat kan via de web-applicatie van SmartDocuments. De overgang stond al een tijdje op Tanja’s wensenlijstje. En dat is niet zomaar. Het biedt Meerinzicht flexibiliteit die hard nodig is: “Meerinzicht heeft geen eigen pand. Daarom werken onze medewerkers regelmatig op verschillende locaties, verspreid over de aangesloten gemeenten. Ongeacht bij welke gemeente je op dat moment zit, of wanneer je vanuit huis werkt, je moet met je werk uit de voeten kunnen.Toen we hadden besloten om naar deze manier van werken toe te gaan, hebben we heel bewust gekozen om dit met SmartDocuments te doen”, herinnert Tanja zich. De belangrijkste motivaties waren de goede bestaande samenwerking en de compatibiliteit met andere systemen: “SmartDocuments is geïntegreerd met zaaksysteem Liber en document managementsysteem Corsa. Je komt erin via één login. Dat is wel zo gemakkelijk voor onze gebruikers. Daarnaast is SmartDocuments Web overzichtelijk en gebruikersvriendelijk. Het is heel fijn om een applicatie te hebben waarmee je ieders werk kan harmoniseren. SmartDocuments doet dat voor ons.”

“Het is alsof je met Google werkt, maar dan in je documenten en sjablonen.”

Leve de zoekfunctie

Wat Tanja de belangrijkste toevoeging vindt van SmartDocuments Web? “Op dit moment ben ik volop alle opties en mogelijkheden aan het ontdekken, maar vooral de zoekfunctie is echt een uitkomst!” verzucht zij. “Het is alsof je met Google werkt, maar dan in je documenten en sjablonen. Met een simpele zoekopdracht kom ik bij het juiste document uit. De bouwstenen van die sjablonen worden overigens ook steeds slimmer. Ik hoef ze niet meer stuk voor stuk te bekijken om te zien of het degene is die ik zoek; de zoekfunctie maakt dat al duidelijk. Dat scheelt een hoop geklik. Bovendien is het fijn om te weten dat alles digitaal vindbaar is. Die grote kasten met hangmappen en stoffige archieven? Daar kun je niet meer mee aankomen. Gelukkig hoeft dat nu ook niet meer.”

Constante innovatieslagen

“We werken al negen jaar samen. In die tijd hebben we genoeg dingen met elkaar meegemaakt: de update van Liber, waarbij SmartDocuments voor beide versies moest werken, de overgang van Corsa naar Corsa NxT, diverse huisstijlwijzigingen…” Tanja noemt slechts enkele hoogtepunten op. “Eigenlijk was het een constante innovatieslag… en we hebben heel wat slagen gemaakt. Ook voor SmartDocuments moet het een bijzondere situatie zijn bij ons. Met meerdere applicaties, omgevingen en organisaties die allemaal op elkaar afgestemd moeten worden. Het is leuk om te zien hoe SmartDocuments daarmee omgaat: hoe we samen naar een oplossing toewerken en van elkaar leren.” “Inmiddels is er een echt ‘ons-kent-ons’ gevoel ontstaan. Servicedeskmedewerkers Geurt en Robert kennen ons bij naam en ik weet dat mijn probleem direct wordt opgepakt. Eén druk op de knop en ik heb mijn antwoord. Ook bij onze project manager Linda en consultant Kees-Jan kunnen wij altijd terecht. Zelfs als ze even niet direct een antwoord voor me hebben, weet ik dat het wordt opgepakt en eraan wordt gewerkt. Ik voel me écht gehoord.”

Samen blijven innoveren

Als het aan Tanja ligt, blijven zij en SmartDocuments nog wel even doorgaan met innoveren. “Momenteel onderzoeken we samen de mogelijkheid om naar één omgeving te gaan voor alle aangesloten gemeenten; een vier-in-één omgeving. Theoretisch kan het, als je de sjablonen en alle betrokken applicaties slim genoeg maakt om te herkennen met welke organisatie je te maken hebt. We zijn het nu vooral nog aan het onderzoeken, maar wie weet waar we samen gaan uitkomen!”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Frank Samadani, Manager Value Added Services Ejendals

Bij Ejendals, leverancier van veiligheidsschoenen en -handschoenen, staat een uitstekende klantbeleving voorop. Frank Samadani vertelt hoe SmartDocuments het ingewikkelde proces van het opstellen van veiligheidsrapporten heeft verbeterd, waardoor het nu efficiënter, professioneler en gebruiksvriendelijker verloopt.

Verbeteren van de klantbeleving

Ejendals levert veiligheidsschoenen en -handschoenen aan klanten en hun werknemers over de hele wereld. Frank Samadani, Value Added Service Manager bij Ejendals, richt zich op het verbeteren van de klantbeleving die het bedrijf biedt. “Een van mijn verantwoordelijkheden is de risicobeoordeling, waarbij onze veiligheidsexperts veiligheidsgevaren en risico’s op de werkplek in kaart brengen. Op basis daarvan stellen we een veiligheidsrapport op met aanbevelingen en oplossingen om de risico’s op letsel te verkleinen.” “Voorheen gebruikten we Microsoft Word-documenten om ons verkoopteam te ondersteunen bij het opstellen van de veiligheidsrapporten,” zegt Frank. “Maar veel gebruikers vonden het sjabloon te lang en ingewikkeld. Vooral voor mensen die minder IT-vaardig zijn, kon het een uitdaging zijn om documenten correct op te maken.”

Positieve instelling

“Daarom ben ik op zoek gegaan naar een oplossing om het maken van veiligheidsrapporten eenvoudiger te maken”, vervolgt Frank. “Toen ik de website van SmartDocuments bekeek, had ik meteen het gevoel dat dit de juiste oplossing voor ons kon zijn. De eerste gesprekken en demonstratie die SmartDocuments gaf, waren ook veelbelovend. Beide IT-afdelingen werden in een vroeg stadium betrokken om de mogelijkheden van de tool te verkennen. Dat bleek enorm waardevol: we konden zo dieper ingaan op onze wensen en deze vergelijken met de functionaliteit van SmartDocuments. Al snel concludeerden we dat het zou kunnen werken. Ik maakte de uitdaging groter door te vragen of we onze productdatabase konden integreren in SmartDocuments. Kort daarna kregen we een demo die liet zien hoe dat kon worden gerealiseerd. Het SmartDocuments-team had een ‘Can-do!’-houding, wat ik zeer waardeerde.”

“Na de aankoop volgden we een informatieve tweedaagse training onder begeleiding van een consultant van SmartDocuments,” zegt Frank. “We hebben in die twee dagen veel geleerd. De implementatie kreeg een boost doordat SmartDocuments ons hielp bij het opzetten van het raamwerk van de documentsjabloon voor onze rapporten. Mij is verteld dat ons rapport een van de meest complexe is, dus die eerste ondersteuning was van grote waarde. Werken met de back-end van SmartDocuments en hun sjabloontool is goed te doen zodra je ermee vertrouwd bent. Er is geen programmeerkennis nodig, omdat het systeem gebruikmaakt van invulvelden. Tijdens de implementatie kwamen er enkele knelpunten naar voren, maar die werden snel en goed opgelost.”

Grote stap vooruit

Frank: “Onze veiligheidsbeoordeling is een optionele service met toegevoegde waarde voor klanten. De complexiteit van het opstellen van de rapporten weerhield ons er eerder vaak van om deze service actief aan te bieden. Nu, met SmartDocuments, is het verkoopteam veel eerder geneigd om de dienst te promoten. Hoewel SmartDocuments intern nog niet officieel is gelanceerd, zijn we enthousiast over de mogelijkheden. Degenen die de tool hebben gezien, willen er graag mee aan de slag. Ze zien de eenvoud en hebben er vertrouwen in dat ze ermee kunnen werken. Dit is een belangrijke stap voor ons bedrijf: we kunnen deze service nu efficiënter en toegankelijker aanbieden.”

“Wat ik het meest waardeer aan SmartDocuments is de eenvoud.”

“Dankzij SmartDocuments kunnen onze veiligheidsexperts de rapporten op een meer professionele en gestructureerde manier opstellen. Elk rapport bevat maatwerkadviezen met passende oplossingen. Door de koppeling met ons webgebaseerde Product Informatie Management-systeem kunnen we productafbeeldingen, beschrijvingen en prestatiescores direct in het rapport opnemen. SmartDocuments heeft het rapportageproces aanzienlijk efficiënter gemaakt: de rapporten zijn van hoge kwaliteit én het bespaart ons tijd.”

Kracht door eenvoud

“Wat ik het meest waardeer aan SmartDocuments is de eenvoud,” besluit Frank. “Het systeem is krachtig juist doordat het zo gebruiksvriendelijk is. Ik kan de sjablonen zelf aanpassen, zonder afhankelijk te zijn van het SmartDocuments-team. Dat is een groot voordeel ten opzichte van andere oplossing, waarbij vaak ondersteuning van een consultant nodig is. En als we toch hulp nodig hebben, staat hun supportteam altijd klaar – bereikbaar, betrokken en bereid om mee te denken.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Alwin Flim, Zwolle

De gemeente Zwolle is bezig met een transitie van desktop naar de webapplicatie van SmartDocuments. Een noodzakelijke stap in de verdergaande automatisering van een aantal processen binnen de gemeente. Met behulp van SmartDocuments zijn er straks 900 sjablonen bereikbaar voor de medewerkers van de gemeente.

In de ogen van Alwin Flim is de weboplossing van SmartDocuments een belangrijke stap in een betere documentcreatie. “In het verleden hadden mensen hun perfecte brief ergens staan, later werd dat opgelost door de desktop documentcreatie van SmartDocuments. Waar we nu voor staan is de transitie naar de cloud en de webbased applicatie van SmartDocuments. Documentcreatie blijft een vak en heeft raakvlakken met de IT-structuur, de groei van een organisatie en haar documenten. Ik ben blij met de stappen die we nu zetten. Met de webapplicatie van SmartDocuments kunnen we onze mensen beter van dienst zijn. De gekozen oplossing moet bij hen passen, efficiënt zijn en ook nog eens de huisstijl bewaking vergemakkelijken. Het gaat er nadrukkelijk niet om mensen dwars te zitten, maar om ze het gereedschap te geven makkelijker te kunnen werken.”

Balans in sjabloonbeheer documentcreatie

In totaal gaat het in Zwolle om 900 sjablonen die in meerdere of mindere mate gebruikt worden. “In feite was de basis van de documentcreatie goed. Wel behoeft ieder systeem uiteraard na verloop van tijd opschoning. Je zag wildgroei ontstaan binnen de sjablonen. In overleg hebben we daarom gekeken naar de meest gehanteerde sjablonen. Maar ook naar welke elementen in een sjabloon gebruikt worden. We hebben in de eerste fase van de transitie vooral gekeken naar het vinden van de balans in de documenten. Sjablonen die bijvoorbeeld ooit gecreëerd zijn, maar vervolgens nooit meer worden aangeroepen, hebben we laten vallen. Je kunt niet alles in de documenten stoppen.”

“Het is gebruikersvriendelijker en vooral logischer ingedeeld.
Het overall beeld van de inrichting is dat we iets generieker zijn gaan denken in sjabloon en omvang.”

Gebruikersinterface

Vergunningen, besluitschriften en bijvoorbeeld juridische brieven zijn tegen het licht gehouden. Waarbij ook hier frequentie en gebruik zijn meegenomen in de besluitvorming. “Alles staat nu in principe goed. We gaan nu met de mensen een traject in waarbij we nadrukkelijk kijken naar de look en feel, de gebruikersinterface en bijvoorbeeld of we gebruik gaan maken van een alineabibliotheek. We zien daar nu de voordelen van de nieuwe applicatie van SmartDocuments. Het is gebruikersvriendelijker en vooral logischer ingedeeld. Het overall beeld van de inrichting is dat we iets generieker zijn gaan denken in sjabloon en omvang.”

Kennis en kunde

“In het proces hebben we veel gebruik gemaakt van de expertise van SmartDocuments. Wat erg fijn is, is de kennis en kunde die zij in een dergelijk project stoppen en de manier waarop zij de service- en helpdesk hebben ingericht. Zij staan echt paraat en helpen direct. Het totale project is in het eerste kwartaal van 2019 afgerond. Er is een kleine vertraging in het project door stagnatie in de IT, maar dat staat los van de oplossing van SmartDocuments. Het feit dat we er mee bezig zijn heeft alweer geleid tot een nieuwe uitvraag, nu vanuit andere applicaties om ook voor hen te kijken naar deze oplossing.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Marjolijn Winter, Kwaliteitsadviseur Lariks

Administratieve lasten verminderen en zorgen voor duidelijke communicatie

Met eigenlijk alle vragen die te maken hebben met de thema’s kunnen de inwoners van Leusden hier terecht. In twaalf jaar is het dan ook een begrip geworden onder de inwoners van Leusden.

Lariks ontstond twaalf jaar geleden als initiatief van onder meer de Woningstichting Leusden, de thuiszorg en de gemeente. Het doel was om zorgvragen, door samenwerking tussen verschillende partijen, beter en sneller te kunnen beantwoorden. Het initiatief startte met acht medewerkers en is inmiddels uitgegroeid tot het sociale punt in Leusden met vijftig medewerkers. Zeker in de begindagen was de aanpak in Leusden uniek, één plek voor alle vragen rondom zorg. Met de komst van de participatiewet heeft het initiatief navolging gekregen in veel gemeenten, omdat het juist in de zorg belangrijk is samen te werken en van elkaar te leren.

Zorg combineren

Marjolijn Winter, Kwaliteitsadviseur Lariks Zorg en Welzijn is vanaf het begin betrokken bij Lariks. “Eigenlijk is het een voor de hand liggende aanpak. Bij een hulpvraag is het logisch om breder te kijken. Waar komt een vraag vandaan. Als het om thuishulp gaat, dan is een vervolgstap dat je nagaat of er meer nodig is. Gaat het om schuldhulpverlening, dan is het zaak de sociale achtergrond te begrijpen. In de praktijk weten we dat mensen te lang wachten. Lariks moest daarom een veilige plek worden om die vragen wel te kunnen stellen. Door de breedte op te zoeken kun je zorg, welzijn, wonen, opvoeden en opgroeien combineren. En dat maakt het mogelijk hulpverlening op maat te verzorgen.”

“Met behulp van SmartDocuments hebben we daar echt stappen in kunnen maken.
Het systeem heeft onze administratieve last verminderd, maar belangrijker en daar gaat het uiteindelijk om, het mogelijk gemaakt de Leusdenaren eenduidige antwoorden te geven.”

Luisterend oor

Lariks kwam in een stroomversnelling toen in 2015 de wet- en regelgeving rond zorg, participatie, jeugdhulp en passend onderwijs veranderde. Gemeenten kregen daarin een centrale rol. En omdat er reeds een platform in Leusden aanwezig was, werd in overleg en in nauwe samenwerking met de gemeente Leusden, Lariks deels de uitvoering van de Jeugdwet, de Wmo en het welzijnsbeleid toevertrouwd. “De veranderingen hadden onder meer tot doel inwoners zo veel mogelijk mee te laten doen in de samenleving. Nadrukkelijk zijn we niet het verlengstuk van de gemeente, maar meer een luisterend oor.”

“Formulieren en documenten werden tot dan toe vaak geknipt en geplakt.”

Professionalisering

Met de veranderingen in de wetgeving en het steeds belangrijker wordend loket, werd ook de behoefte aan verdere professionalisering noodzaak. “Er kwam meer administratieve belasting van onze medewerkers. Formulieren en documenten werden tot dan toe vaak geknipt en geplakt. Het maakte de noodzaak tot uniformiteit en eenduidigheid steeds groter. Zeker ook omdat er met aanvragen en beschikkingen gewerkt wordt, deze moeten gelijk zijn, maar ook voorzien van de nodige informatie. Er is toen gekozen voor SmartDocuments om de documenten te creëren en te borgen. We zijn bijvoorbeeld ook bezig met de doorontwikkeling van ons klantvolgsysteem Menscentraal, wat binnen haar dynamiek ook de nodige documenten vereist. Door de integratie met SmartDocuments is dat vraagstuk eenvoudig opgelost. Het grappige is dat het niet eens om heel veel documenten gaat. In totaal zijn het er ongeveer 25, maar voor onze klanten en vanuit wet- en regelgeving is het van groot belang dat deze een duidelijk format hebben en de juiste informatie bevatten. Met behulp van SmartDocuments hebben we daar echt stappen in kunnen maken. Het systeem heeft onze administratieve last verminderd, maar belangrijker en daar gaat het uiteindelijk om, het mogelijk gemaakt de Leusdenaren eenduidige antwoorden te geven.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Heleen van Dokkumburg, Functioneel beheerder Utrechtse Heuvelrug

Met SmartDocuments het aantal klikken minimaliseren en de consistentie maximaliseren

Van uitvoerend naar controlerend. De afgelopen jaren verschoven de taken van de medewerkers van Team Informatie & Gegevens van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Waar het werk jarenlang neerkwam op veel ‘inkloppen’, wordt er nu vooral gecontroleerd op kwaliteit. Een nieuwe manier van werken, die zorgt voor meer ruimte om dat te doen wat écht belangrijk is.

Gemeente Utrechtse Heuvelrug ontstond in januari 2006 vanuit een gemeentelijke herindeling. Vanaf dat moment vormden de dorpen Leersum, Doorn, Amerongen, Driebergen-Rijsenburg, Maarn, Maarsbergen en Overberg samen één gemeente. Vanaf dit prille begin werd gewerkt met de software van SmartDocuments, een erfenis vanuit de oude gemeentelijke indeling. Een welkome erfenis, die de gemeente tot op heden veel gebracht heeft.

Het grote geheel van veranderingen als voordeel

Het gemeentehuis van de gemeente Utrechtse Heuvelrug is gevestigd in Doorn en ligt in een bosrijke omgeving. “Het is elke dag een feestje om door de bossen naar het werk te rijden”, aldus Heleen van Dokkumburg, functioneel beheerder bij de gemeente. Heleen is sinds het begin betrokken bij de gemeente en werkt al sinds jaar en dag met de software van SmartDocuments. Maar toen ze net begon met haar functie was het allemaal nog behoorlijk nieuw.

Heleen: “Ik was al eens op cursus geweest bij SmartDocuments voordat de herindeling een feit was. Ik werkte toen nog in een andere gemeente. Toen ik, samen met mijn nieuwe collega’s, in januari 2006 aan de slag ging bij gemeente Utrechtse Heuvelrug kregen we SmartDocuments voor het eerst voor onze neus. Niemand van ons had hier eerder mee gewerkt.” Een nieuwe gemeente, nieuwe werkplek, nieuwe collega’s. En dan ook nog geconfronteerd worden met nieuwe software. Een voordeel, als het aan Heleen ligt: “Als alles anders is, dan valt een nieuw softwareprogramma ook niet direct op. Alles is toch nieuw. In het grote geheel van veranderingen was het dus geen schok. Eén kleine losstaande verandering heeft soms meer impact dan een heleboel veranderingen tegelijk.”

“Het is fijn om alle sjablonen op één centrale plek te kunnen beheren.
Veranderingen gebeuren daardoor dus ook centraal. Zo blijft de huisstijl consistent en gaan de zaken niet over allerlei schijven.”

Zoveel mogelijk bouwstenen, zo min mogelijk klikken

De gemeente Utrechtse Heuvelrug haalt in principe al haar documenten uit de software van SmartDocuments. Een uitzondering daargelaten. Heleen: “Het is fijn om alle sjablonen op één centrale plek te kunnen beheren. Veranderingen gebeuren daardoor dus ook centraal. Zo blijft de huisstijl consistent en gaan de zaken niet over allerlei schijven.” Als functioneel beheerder kent Heleen rechten toe of trekt deze juist in, afhankelijk van de situatie. Ze koppelt SmartDocuments aan andere systemen indien nodig, bouwt sjablonen en adviseert haar collega’s over het systeem. Daarnaast zorgt ze ervoor dat er zoveel mogelijk gewerkt kan worden met vaste bouwstenen. “Collega’s zo min mogelijk laten klikken, dat is het streven”, aldus Heleen. Waar het wijzigen van een rekeningnummer jaren geleden veel tijd in beslag nam – je moest immers handmatig ieder document aanpassen – biedt SmartDocuments de gemeente een oplossing. “SmartDocuments maakt het mogelijk om standaardgegevens eenvoudig en snel te wijzigen in alle documenten. Of het nu een rekeningnummer is of een lettertype, wanneer een bouwsteen aangepast wordt, loopt de wijziging door in alle sjablonen waar deze bouwsteen aan gekoppeld is”, zo licht ze toe.

SmartDocuments Web

Omdat iedereen binnen de gemeente bekend is met SmartDocuments, worden kleine wijzigingen en updates in het systeem over het algemeen niet als struikelblokken ervaren. Omdat iedereen de basis van SmartDocuments in de vingers heeft, weet men zich meestal weer snel aan te passen aan veranderingen in de software. “Alleen de overgang naar SmartDocuments Web, zo’n twee jaar geleden, daar zijn we wel even zoet mee geweest”, geeft Heleen aan. Deze overgang, de meest recente grote verandering, had aardig wat voeten in de aarde. Heleen: “Voor het creëren van sjablonen maakte dit niet zoveel uit. Het was vooral wennen in de omgang. De nieuwe manier van inloggen bijvoorbeeld, iets waar collega’s nog weleens tegenaan liepen in het begin. De kleine problemen die zich voordeden werden snel opgelost. Maar hoe het ook zij: de gebruikers hebben in ieder geval niets van de hele overgang gemerkt en dat vind ik het belangrijkste.” Inmiddels is de software van SmartDocuments gekoppeld aan het zaaksysteem. Voor de gebruiker betekent dit dat ze niet hoeven in te loggen op SmartDocuments, maar enkel in het eigen (bekende) zaaksysteem.

Stoppen met dat inkloppen

Dankzij de koppeling met het zaaksysteem is handmatig invulwerk veelal tot het minimum gereduceerd. “Wanneer een inwoner van onze gemeente bijvoorbeeld een APV-vergunning aanvraagt, komt dit in het zaaksysteem te staan. De beschikbare informatie wordt direct verwerkt en de aangewezen collega krijgt een volledig opgemaakt document, met daarin het besluit, voor zijn neus. Hij of zij hoeft hier zelf niet veel meer aan te doen. De inhoud staat, het sjabloon klopt. Er is enkel nog controle nodig. Daarna kan de brief, die volledig rechtsgeldig is, naar de aanvrager. Dit kan indien gewenst ook digitaal”, zo legt Heleen uit.

“De inhoud staat, het sjabloon klopt. Er is enkel nog controle nodig.
Daarna kan de brief, die volledig rechtsgeldig is, naar de aanvrager.”

Bij elkaar over de vloer

Heleen: “We werken al heel erg lang samen met SmartDocuments. We kennen elkaar inmiddels goed en de lijnen zijn kort. Persoonlijk ervaar ik deze samenwerking dan ook als zeer prettig.” Wat hieraan bijdraagt is het feit dat de samenwerking niet enkel op afstand bestaat. De mensen van SmartDocuments komen ook daadwerkelijk ‘over de vloer’ bij de gemeente. Ook tijdens de implementatie waren consultants aanwezig op kantoor in Doorn om te adviseren, maar ook om het personeel van de gemeente te instrueren. “Dat er hier mensen van SmartDocuments rondliepen vond ik echt een meerwaarde”, zo benadrukt Heleen.

BeingSmart: een kijkje in de keuken

Sinds september van dit jaar is Heleen voorzitter van de gebruikersvereniging van SmartDocuments: BeingSmart. Een functie waar ze erg blij van wordt: “Ik vind het heel fijn om dicht bij het vuur te zitten, vakgenoten te leren kennen en actief te zijn buiten mijn eigen functie om. Als voorzitter van BeingSmart krijg ik de kans me op vrijwillige basis ergens sterk voor te maken.” Heleen ziet BeingSmart als een mooi netwerk, een gelegenheid om van elkaar te leren. Vooral het kijkje in andermans keuken vindt ze waardevol: “Bij de buren is het gras niet altijd groener. Iedere organisatie heeft zo zijn dingen.” Leden van de gebruikersvereniging krijgen de kans invloed uit te oefenen op de software van SmartDocuments. Heleen: “We mogen onze wensen indienen voor de ontwikkeling van de SmartDocuments-software. Dat mag je als klant bij andere leveranciers wel vaker hoor, maar SmartDocuments doet er ook echt iets mee.”

“We mogen onze wensen indienen voor de ontwikkeling van de SmartDocuments-software.
Dat mag je als klant bij andere leveranciers wel vaker hoor, maar SmartDocuments doet er ook echt iets mee.”

Aan de slag met echt ingewikkelde dingen

Dat Heleen de samenwerking met SmartDocuments ook in de toekomst graag voortzet staat vast. “Ik ben blij met de samenwerking zoals deze is en hoop dat dit zo blijft. Ik zou niet weten waarom dat anders zou zijn”, aldus Heleen. Ze hoopt op veel mooie ontwikkelingen die het werk nog makkelijker maken, zodat zij en haar collega’s zich steeds meer kunnen buigen over de écht ingewikkelde zaken. Heleen: “Uiteindelijk is het ons doel om onze inwoners zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Daar doen we het voor.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Elisabeth Mustonen, Sjabloonbeheerder Länsstyrelserna

Zweden telt 21 provinciebesturen die op nationaal niveau samenwerken voor meer efficiëntie. Eén manier voor de organisatie om dit te doen, is het gebruik van SmartDocuments voor documentcreatie en sjabloonbeheer. Elisabeth Mustonen is sjabloonbeheerder bij Länsstyrelserna en deelt haar ervaring over werken met SmartDocuments.

Länsstyrelserna is de verzamelnaam van de 21 provinciebesturen in Zweden en telt bijna 8.000 medewerkers. Elk provinciebestuur is een autonome instantie, maar omdat de Zweedse overheid efficiënter wil werken, werken alle besturen samen in een landelijke IT-organisatie. De overheidsinstantie bedient zowel burgers, bedrijven en andere organisaties, en verstuurt enorme hoeveelheden documenten, zoals rapporten, besluiten en gegevensverzoeken voor vergunningen. De schaal waarop Länsstyrelserna documenten genereert en de noodzaak om efficiënter en uniformer te werken, leidde tot de implementatie van SmartDocuments.

Gecentraliseerde IT-infrastructuur

“Voorheen was elk provinciebestuur zelf verantwoordelijk voor het maken van documenten. Dat betekent dat ze allemaal hun eigen oplossing hadden; bijvoorbeeld met behulp van sjablonen in Microsoft Word, een of ander sjabloonprogramma of gewoon door oude documenten te hergebruiken,” zegt Elisabeth. “Het startpunt dat uiteindelijk leidde tot de implementatie van SmartDocuments, was de vorming van een centrale IT-afdeling voor alle provinciebesturen. Toen de IT-structuur eenmaal was gecentraliseerd, was het logisch om op zoek te gaan naar een centrale sjabloontool voor alle besturen. We hebben dezelfde werkzaamheden en moeten op een uniforme manier communiceren.”

Dezelfde sjablonen voor alle besturen

SmartDocuments werd in 2011 in de organisatie geïntroduceerd. Elisabeth werkte eerst als eindgebruiker met de software en in 2015 werd ze sjabloonbeheerder. “Tegenwoordig vormen we een team van vier mensen die parttime documentsjablonen beheren voor de hele organisatie. Ik werk 50% van mijn tijd als sjabloonbeheerder van SmartDocuments. De andere 50% werk ik als dierenarts in de provincie. De andere drie sjabloonbeheerders besteden elk 25% van hun tijd aan SmartDocuments. Dus in totaal zijn we met 1,25 FTE sjabloonbeheerders die 8.000 mensen ondersteunen met 350 sjablonen. We maken nieuwe sjablonen en we wijzigen bestaande, bijvoorbeeld wanneer juridische teksten moeten worden bijgewerkt.” “Het is erg prettig om voor alle besturen dezelfde sjablonen te kunnen gebruiken,” zegt ze. “We hebben ongeveer 350 sjablonen voor de hele organisatie. Sommige van deze sjablonen worden zeer vaak gebruikt. In één jaar tijd hebben we met ons meest gebruikte sjabloon meer dan 52.000 documenten gegenereerd. Dat is een enorme hoeveelheid, en er zijn veel sjablonen zoals deze die vaak worden gebruikt.”

“Er is geen risico dat de gebruiker vergeet om een naam of datum aan te passen.”

Een uitgebreide tool

“Toen ik voor het eerst sjablonen ging maken, veranderde mijn perceptie van SmartDocuments. De software is veel geavanceerder dan ik aanvankelijk dacht! Er is zoveel wat je ermee kunt doen,” zegt Elisabeth. SmartDocuments is geïntegreerd met drie verschillende case management systemen die Länsstyrelserna momenteel gebruikt. “De integraties met onze case management systemen zijn er goed, je kunt erop vertrouwen dat informatie correct wordt overgenomen. ‘Compliancy’ is van groot belang in onze organisatie. Met SmartDocuments is er geen risico dat de gebruiker vergeet een naam of datum aan te passen, zoals bij het hergebruiken van een oud document wel zou kunnen gebeuren. Dat we ervoor kunnen zorgen dat onze documenten correct zijn en kloppen, is echt het grootste voordeel van SmartDocuments.”

Ontwikkelen en samenwerken

“We blijven in ontwikkeling en zorgen dat iedereen het voordeel ziet van werken met de software van SmartDocuments,” zegt Elisabeth. “Een jaar geleden zijn we overgestapt op de webversie van SmartDocuments. De toegevoegde preview-functie is een enorme verbetering. Nu kun je snel en eenvoudig je sjabloon testen. Nieuw is ook dat we kunnen zien welk provinciebestuur welk sjabloon gebruikt, of juist helemaal niet gebruikt. Dat is nuttige informatie, want nu kunnen we hen aansporen om het te gaan gebruiken. Zo verbetert onze efficiëntie en communiceert de hele organisatie op dezelfde manier.”

Elisabeth is blij met de organisatie achter SmartDocuments: “Als we vragen hebben, krijgen we snel antwoord van onze SmartDocuments consultant. Ook heeft hij ons geholpen met de ontwikkeling van veel sjablonen en traint hij nieuwe beheerders in het gebruik van de software. Het is een zeer goede samenwerking. Ook de technische ondersteuning is zeer professioneel,” besluit Elisabeth.

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Nico Huisman, IT Consultant Groningen

Profiteren van efficiënte documentcreatie in de gehele organisatie

SmartDocuments migreert bestanden naar webapplicatie voor gemeente Groningen

De gemeente profiteert van efficiënte documentcreatie voor de hele organisatie.

De gemeente Groningen heeft een succesvolle transitie gerealiseerd naar de webtoepassingen van SmartDocuments. In een jaar tijd zijn alle afdelingen overgegaan op het nieuwe systeem voor documentcreatie. Door een zorgvuldige projectaanpak, waarbij gemeente en SmartDocuments als partners optrokken, is het nieuwe systeem geruisloos in gebruik genomen. Nico Huisman, Consultant bij KPN ICT Consulting, was projectleider voor de conversie en migratie van de gemeente Groningen naar de webversie van SmartDocuments. “De gemeente Groningen gebruikte SmartDocuments al voor het creëren van documenten. De applicatie is nauw verweven met het automatiseringssysteem van de gemeente. Door maatwerk en veranderingen in de loop der jaren waren er allerlei koppelingen ontstaan, veranderingen aan documenten, huisstijlen, noem maar op. De overgang van de gemeente naar Microsoft Office 365 was bepalend voor de overstap naar de webapplicatie van SmartDocuments.

“De applicatie is nauw verweven met het automatiseringssysteem van de gemeente.”

Document management

“De gemeente Groningen communiceert ondermeer via brieven met haar burgers”, vervolgt Nico “In totaal betreft het circa 3500 verschillende documenten. Van een bouwaanvraag tot en met informatie over een mogelijke overlast. Je kunt je voorstellen dat er voor een bouwaanvraag verschillende stappen nodig zijn. Zo krijgt iedere aanvraag een uniek ID in de bevestiging van de aanvraag en daarnaast wordt er naar specifieke documenten verwezen als bijvoorbeeld het bestemmingsplan. Hier zie je ook direct de complexiteit van de migratie van een omgeving binnenshuis naar een webapplicatie. Bestaande sjablonen en koppelingen moesten omgezet worden naar de nieuwe versie van SmartDocuments. Gemeentebreed, dus van het sociale domein, de vergunningen tot aan bijvoorbeeld de juridische afdeling.”

“Ik heb de samenwerking als zeer constructief ervaren.
Je ontwikkelt een partnership dat door naar elkaar te luisteren steeds sterker wordt.”

Documentinventarisatie

In samenspraak met SmartDocuments werd besloten onderzoekend te starten. “Er is veel tijd en energie gestoken in de inventarisatie van alle documenten, waarbij zowel naar de verschillende koppelingen alsook naar de opmaak, huisstijl en het juist verkrijgen van gegevens uit andere informatiesystemen is gekeken. De begeleiding van SmartDocuments was onontbeerlijk. We hebben in eerste instantie een bijeenkomst georganiseerd om de problemen die we voorzagen in kaart te brengen. Door dit gezamenlijk te doen, werd de kennis en kunde van beide partijen gecombineerd en werden de voordelen van de nieuwe versie zichtbaar. Belangrijk was ook dat de medewerkers van de gemeente de gelegenheid kregen hun zorgen te uiten. Vanaf dat moment zijn we samen op gaan lopen. We hebben het traject geschetst en op basis van feedback van de medewerkers de goede beslissingen kunnen nemen.”

Stapsgewijze conversie en migratie

De conversie en migratie van de oudere versie van SmartDocuments naar de webapplicatie is stapsgewijs uitgevoerd. Afdeling voor afdeling en niet in een keer. “Dat had een reden. Op die manier konden we voortdurend bijsturen en leren van het proces. Daarnaast vermindert een dergelijke procedure het risico. Problemen die we tegenkwamen, bijvoorbeeld een bepaalde call aan een server die niet op de juiste manier werd verwerkt, konden we direct oplossen. Daarnaast heeft SmartDocuments op vragen vanuit het veld kunnen reageren door de software aan te passen. Het zijn generieke oplossingen geworden, die zij nu ook voor andere gemeenten en overheidsinstellingen inzetten. Dit soort functionele uitdagingen leiden ertoe dat de software van SmartDocuments zich steeds verder ontwikkeld en daadwerkelijk functionaliteiten heeft die het uniek maakt. Ik heb de samenwerking als zeer constructief ervaren. Je ontwikkelt een partnership dat door naar elkaar te luisteren steeds sterker wordt. Uiteindelijk gaat het natuurlijk om de burgers van gemeente Groningen. Zij kunnen ook in de toekomst met behulp van het systeem op de juiste wijze worden aangesproken.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Ben Keizer, Coördinator bij de Spoedeisende Hulp Contra Costa Health

Om de taken op het gebied van licenties en regelgeving als Spoedeisende Hulpdienst goed uit te voeren, zijn bij het opstellen van documenten nauwkeurigheid en efficiëntie vereist. Ben Keizer van de SEH van het Amerikaanse district Contra Costa vertelt over de eerdere uitdagingen van het handmatig opstellen van documenten en de resultaten van werken met SmartDocuments.

Ben Keizer is coördinator bij de Spoedeisende Hulpdienst van het Contra Costa district in Californië. “Als programmamanager coördineer ik alles rondom licenties, certificering en accreditatie, onderzoeken naar wangedrag en het toezichtsprogramma voor hulpverleners in dit district. Ik beheer ook de licentiesoftware,” begint Ben. “Dagelijks versturen we een groot aantal berichten, bijvoorbeeld rondom onderzoeken en voor het verlengen, annuleren of tijdelijk intrekken van vergunningen. We maken ook complexe juridische documenten bij aantijgingen en pleitnota’s. Naast de documenten die we versturen naar de mensen die we licentiëren en reguleren, versturen we ook openbare mededelingen en berichten.”

De uitdaging van het handmatig aanpassen van documenten

“We hadden eerst een omgeving met Microsoft Word-documenten als sjablonen, onderverdeeld in verschillende categorieën,” vervolgt Ben. “Als ik een document moest versturen, opende ik een sjabloon, klikte ‘opslaan als’, en paste vervolgens de inhoud aan. Later markeerde ik de plekken waar ik aanpassingen in moest doen, zodat ik een volgende keer gelijk wist wat ik moest veranderen. We merkten echter dat onze nauwkeurigheid afnam, omdat we elk onderdeel in het document handmatig aanpasten en er zo gemakkelijk fouten tussendoor glipten. We spendeerden veel tijd aan het maken van een sjabloon, hadden allemaal kleine variaties tussen de sjablonen en wisten niet meer welke de juiste was. Het kostte dus niet alleen veel tijd, we waren ook niet zo nauwkeurig als we wilden zijn.”

Verbetering in nauwkeurigheid en efficiëntie

“SmartDocuments biedt ons de mogelijkheid om gegevens te koppelen aan onze uitvoer en deze uitvoer aan ons Document Management Systeem (DMS),” vervolgt Ben. “We hebben dit gecombineerd met SmartDocuments’ module voor Multi-Document Output. Hiermee kunnen we onze licentiemeldingen in batches versturen, waar we voorheen moesten segmenteren op basis van de licentiestatussen. Nu draaien we een statusrapport in XML vanuit ons systeem, SmartDocuments leest de XML, herkent de licentiestatus en vult automatisch verschillende gegevenspunten in verschillende documenten in. Vanuit hier gaat de output naar ons DMS of een andere opslagplaats om verwerkt te worden.”

“De output is compleet en ziet er altijd hetzelfde uit.”

Het sjabloon is altijd leidend

Ben: “Als overheidsorganisatie doen we veel openbare mededelingen. Dit proces is gestandaardiseerd in SmartDocuments. De output is compleet en ziet er altijd hetzelfde uit. Dit geldt ook wanneer we met mensen buiten onze afdeling werken aan complexere juridische documenten. We kunnen nu ook gebruikers en documentsjablonen in groepen verdelen. Zo kun je alleen bij de content die relevant is voor je taken.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Hasan Kazem, Informatiemanager GrowWork Group

GrowWork is hr-dienstverlener en opleider in verschillende sectoren. Het bedrijf zocht een oplossing voor het slim omzetten van cv’s naar de juiste huisstijl en kwam bij SmartDocuments uit. Hasan Kazem van GrowWork Group vertelt hoe het bedrijf met SmartDocuments cv’s efficiënt kan aanpassen.

“Als detacheerder verbinden wij professionals aan organisaties in verschillende markten,” vertelt Hasan Kazem, informatiemanager bij GrowWork Group. “We detacheren in de zorg, bij de overheid, woningcorporaties en in het onderwijs. We coachen daarnaast mensen in de arbeidsmobiliteit naar een nieuwe baan en we verzorgen ook werving & selectie. Hiervoor zetten we bijvoorbeeld vacatures van organisaties door en ontvangen de sollicitaties op deze vacatures. Wij zetten ons vervolgens in om de juiste kandidaat te vinden. Andersom zoeken we ook naar de juiste vacature voor de professionals die bij ons aangesloten zijn. Op deze manier zetten we ons in voor maatschappelijke dienstverlening voor het publieke domein.”

Omzetten van cv’s automatiseren

“Op de vacatures die wij doorzetten, ontvangen we veel sollicitaties. Een vast onderdeel van een sollicitatie is het aanleveren van het cv,” vervolgt Hasan. “We vinden het belangrijk dat wanneer we een cv doorsturen naar een organisatie, deze in een passende en professionele huisstijl wordt aangeboden. Op deze manier zijn onze professionals herkenbaar en zo draagt de huisstijl bij aan de kwaliteit waar we voor willen staan. Bovendien bouwt iedere professional het eigen cv weer net anders op. Daarom zetten we de cv’s die we ontvangen om naar de juiste huisstijl. Dit deden we altijd handmatig: het knippen van de gegevens uit het cv en deze plakken in een versie in de juiste stijl. Best foutgevoelig en bovendien tijdrovend. Bovendien hanteren we 5 verschillende huisstijlen, elk weer met een eigen focus. We zijn daarom op zoek gegaan naar een manier om dit proces te automatiseren en zo zijn we bij SmartDocuments uitgekomen.”

Gebruiksvriendelijk en minimaal beheer

GrowWork maakt gebruik van SmartDocuments in combinatie met een technische koppeling met Textkernel. Hasan: “Textkernel identificeert en classificeert gegevens uit cv’s en hier gaat SmartDocuments vervolgens mee aan de slag, door het te vertalen naar output in de juiste huisstijl. Mijn collega’s van het secretariaat kiezen in de Wizard van SmartDocuments simpelweg de stijl waar het cv naar moet worden omgezet en met een druk op de knop is het document klaar. Ze controleren of alles goed staat en voegen de persoonlijke samenvatting toe – dat blijft nou eenmaal mensenwerk. De oplossing is eigenlijk vrij simpel, maar het wint veel tijd. Het systeem is gebruiksvriendelijk en het beheer aan de documentsjablonen is minimaal. Het is daarnaast stabiel en werkt zoals we willen dat het werkt. Ook krijgen we goede ondersteuning vanuit SmartDocuments, bijvoorbeeld aan het begin van het traject, bij het inrichten van de sjablonen. De medewerkers van SmartDocuments reageren in contact met ons snel en zijn deskundig in het aandragen van oplossingen.”

“Het systeem is gebruiksvriendelijk en het beheer aan de documentsjablonen is minimaal.”

Business beter en efficiënt uitvoeren

“Deze manier van cv’s omzetten werkt super efficiënt,” vertelt Hasan. “Waar we voorheen ongeveer een uur per cv nodig hadden, zetten we ze nu om in een paar minuten. Het levert ons secretariaat veel tijd en ruimte op om te besteden aan andere, leukere taken. Bovendien minimaliseert het handmatige fouten en zien al onze cv’s er goed en professioneel uit, echt een visitekaartje voor ons bedrijf. We kunnen snel op aanvragen vanuit klanten reageren omdat we goed zijn voorbereid met de juiste kandidaten en hun cv’s. Hebben we het cv van de perfecte kandidaat toevallig nog niet omgezet, dan is dat in een mum van tijd wel gedaan. Vanuit een commercieel oogpunt kunnen we nu dus ook onze business beter en efficiënter uitvoeren. Ook dat is een grote meerwaarde die maakt dat we zo tevreden zijn met deze oplossing.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Steph Hamel,  Financial Controller The Travel Corporation Limited (TTC)

Minder ruimte voor fouten en minder handmatige aanpassingen. Steph Hamel werkt voor The Travel Corporation en vertelt hoe SmartDocuments bijdraagt aan een enorme tijdswinst bij het samenstellen van documenten. The Travel Corporation Limited (TTC) is een wereldwijde reisorganisatie die reizen verkoopt en verzorgt onder veertig verschillende reis- en hospitalitymerken. Onder deze merknamen bieden ze begeleide reizen, onafhankelijke reizen, hotelgroepen, een riviercruisemaatschappij en meer aan, over de hele wereld. De veertig verschillende merken en regio’s zijn de reden waarom een tool als SmartDocuments zo’n welkome uitkomst is voor Steph en haar collega’s. “Het samenstellen van de documenten was een tijdrovende klus voordat SmartDocuments werd geïntroduceerd.” Steph Hamel Steph Hamel

Boekingsvoorwaarden en naleving van regelgeving

Onderdeel van Steph’s werk bij TTC is het verzorgen van de boekingsvoorwaarden. “Dit zijn de voorwaarden waarmee een klant akkoord gaat om met het merk te reizen,” zegt ze. “Dan hebben we het over de belangrijkste voorwaarden zoals betalings- en annuleringsvoorwaarden, wat je kunt verwachten als je met ons reist, enzovoorts. Alles staat in de boekingsvoorwaarden en het is een essentieel document in onze communicatie met onze klanten. De boekingsvoorwaarden zijn gebaseerd op een enkel sjabloon dat voor elk merk en elke verkoopregio op maat is gemaakt, met behoud van een consistente naleving van wereldwijde regelgeving.” Steph vervolgt: “We zijn een echt wereldwijde organisatie. Er zijn bepaalde wetten en consumentenbeschermingen die we moeten volgen, waar we ook maar verkopen en actief zijn. We moeten ervoor zorgen dat we die naleven, samen met onze verplichtingen en dergelijke. Dat betekent dat elk document altijd actueel en volledig correct moet zijn.”

Eén wijziging keer veertig

Het samenstellen van de documenten was een tijdrovende klus voordat SmartDocuments werd geïntroduceerd, vertelt Steph. “Het was verschrikkelijk. Echt verschrikkelijk,” zegt ze. “We hebben bijvoorbeeld vijf merken van begeleide reizen die in feite dezelfde boekingsvoorwaarden hebben. Elk van die merken verkoopt in acht à negen regio’s, wat betekent dat er verschillen zijn in de taal en terminologie die we voor het merk gebruiken. Vervolgens moet je denken aan lokale wetgeving waaronder we verkopen. En ten slotte, hoewel het allemaal Engels is, kan het Brits-Engels, Amerikaans-Engels, Canadees-Engels zijn, enzovoorts. Is het ‘tips’ of ‘gratuities’, ‘cancelling’ of ‘canceling’, ‘organisation’ met een s, of toch met een z? We hebben dus acht à negen versies van hetzelfde document, maal vijf voor de merken. En het is allemaal hetzelfde document. Dat betekent dat als er één wijziging moet worden doorgevoerd, je het veertig keer aanpast, in elk afzonderlijk Word-document.”

“De tijdswinst is enorm.
Vooral nu we meer dingen te doen hebben met minder middelen, minder mensen en minder tijd.”

Van start gaan

Op zoek naar een manier om het proces efficiënter in te richten, keek TTC eerst intern naar oplossingen, maar het project slaagde niet. Het vereiste maatwerk was te complex. “Toen deed ik een simpele Google-zoekopdracht op documentautomatisering en vond ik SmartDocuments,” zegt Steph. “Ik kreeg het idee dat hun software goed zou passen bij wat wij wilden oplossen. De demo die door SmartDocuments werd gegeven, was geweldig. Het zag er mooi en eenvoudig uit.” De software-installatie verliep probleemloos: “Het verliep goed en ongecompliceerd,” aldus Steph. “Daarna volgden we de training, en ook die was goed. De trainer was toegankelijk en wist veel van de materie. Daarna kreeg ik wat hulp bij het maken van de sjablonen, waarvoor ik de organisatie enorm wil bedanken voor alle ondersteuning. Ik kan nu het systeem beheren en dingen veranderen als dat nodig is. Het was een verrassend eenvoudige ervaring.”

Automatisering en tijdsbesparing

“Vanaf het moment dat we de software in gebruik hebben genomen, is het werken ermee fantastisch,” zegt Steph. “De tijdswinst is enorm. Vooral nu we meer dingen te doen hebben met minder middelen, minder mensen en minder tijd. Omdat de Covid 19-situatie en de eisen voor elke regio zo veranderlijk waren, moesten we echt alert zijn de boekingsvoorwaarden heel snel bij te werken en zo snel mogelijk op onze website te zetten. Onze boekingsvoorwaarden moesten vaak worden gewijzigd en je kunt je de frustratie voorstellen van het veranderen van slechts een paar woorden en dat maal veertig keer, versus de blijdschap van nu, dat het alleen aangepast hoeft te worden in het sjabloon, klik en klaar. Alle documenten worden automatisch geëxporteerd, ik kan ze versturen en het is af.”

“Ik hou van dit product! Het maakt ons werk beslist eenvoudiger vergeleken met hoe we voorheen werkten.”

Leren van elkaar

“We blijven ons inzetten om in onze organisatie mee te denken met de ontwikkeling van documentsjablonen en voor gebruikers de drempel laag te houden om de standaardbrieven te gebruiken. We willen voor de redactieraad goed bereikbaar en beschikbaar zijn, want we moeten het samen doen,” vertelt Rolf tot slot. “Daarnaast hebben we ook contact met andere omgevingsdiensten die kortgeleden zijn overgestapt naar PowerBrowser van Genetics in combinatie met SmartDocuments. We vinden het fijn om uit te wisselen hoe het gaat, hoe we dingen oplossen of wat er mogelijk is. Het is heel leuk om daarin te investeren. Dat kan ook met andere soorten klanten van SmartDocuments die we bijvoorbeeld ontmoeten op de Relatiedag van SmartDocuments. We kunnen elkaar goed helpen en veel van elkaar leren.”

Flexibiliteit en minder ruimte voor fouten

“Dankzij SmartDocuments kunnen we flexibeler zijn,” benadrukt Steph. “Voorheen hadden we een proces waarbij we wijzigingen alleen op jaarbasis toestonden, vanwege de benodigde tijdsinvestering. Nu, omdat het zoveel sneller gaat, zijn we flexibeler en kunnen we snel wijzigingen aanbrengen en de documenten opnieuw uitgeven. Wat me vroeger een paar uur kostte om bij te werken, kost me nu slechts tien minuten. Dat is één wijziging in veertig verschillende documenten. Iets anders is dat er minder ruimte is voor fouten, omdat je de wijzigingen niet handmatig aanbrengt. Hoe minder handmatige interventie, hoe minder kans op fouten. Je maakt de wijziging één keer, je exporteert het en je weet dat het goed is. Door personeelsverlies staat ons team onder druk, maar dankzij SmartDocuments hebben we enorm veel tijd bespaard.”

Een echte ‘game changer’

Steph is van plan om binnen haar organisatie SmartDocuments aan te bevelen. “Automatisering is voor ons echt een doorbraak geweest. Ik zie binnen onze organisatie een paar andere gebieden waar we deze oplossing zouden kunnen gebruiken en ik zal het ook promoten bij onze efficiëntiecommissie. We zijn een vrij grote organisatie, er zijn misschien andere mogelijkheden om direct tijd te besparen met SmartDocuments. Het is echt een ‘no-brainer’ voor ons.” “Ik hou van dit product!” concludeert Steph. “Het maakt ons werk beslist eenvoudiger vergeleken met hoe we voorheen werkten. Er is minder ruimte voor fouten en er zijn minder handmatige aanpassingen. Je kunt erop vertrouwen dat het klopt.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Chris Nieuwenhuize, Sales engineer GREEFA

GREEFA is marktleider in sorteertechnologie. De sorteer- en verpakinstallaties die het bedrijf produceert zijn complex en beschikken over veel opties. Een intensief productieproces dat het bijbehorende offertetraject flink compliceert. GREEFA ging op zoek naar een nieuwe oplossing voor hun offertetraject, met als wens een dynamische tool met veel grafische mogelijkheden.

In 1940 begonnen als wagenmakerij, maar inmiddels uitgegroeid tot één van de grootste fabrikanten van hightech sorteer- en verpakkingsmachines. Vanuit het hoofdkantoor in Tricht innoveert en produceert GREEFA sorteer- en verpakkingsoplossingen voor fruit en groente voor klanten wereldwijd. Alles gebeurt hierbij ‘in huis’: van machineontwerp tot het schrijven van de software.

Maatwerkoffertes

Hoe complex een offertetraject kan zijn weet Chris Nieuwenhuize, sales engineer bij GREEFA, als geen ander. De vele mogelijkheden die GREEFA biedt in combinatie met de specifieke wensen van de klant leiden vaak tot zeer uitgebreide offertes. Chris: “Op de afdeling Sales Engineering bepalen we de lay-out van sorteer- en verpakkingsmachines. Hierbij heb je onder meer te maken met de grootte van de ruimte bij de klant. Het is dus bijna altijd maatwerk.” Na het maken van de 3D-lay-out en het bepalen van de projectprijzen, kan een offerte worden opgemaakt. Chris: “In deze commerciële offerte wordt de aangeboden oplossing gepresenteerd, aangevuld met projectspecifieke informatie en de leverings- en betalingsvoorwaarden. Zaken die via XML vanuit het CRM-gedeelte van ons ERP-systeem worden geïmporteerd.”

Zoektocht naar een dynamische oplossing

Voor het laatste onderdeel van het offertetraject, het opstellen van de offerte, werkte Sales Engineering met een tekstconfigurator. Toen deze moest worden vervangen, werd gekeken naar een beter alternatief. Chris: “Bij de oude tekstconfigurator moesten we met een programmeur werken. Dat was voor ons een zwakte van dat systeem. Ook was de programmeertaal inmiddels niet meer zo gangbaar.” De zoektocht naar een nieuwe leverancier voelde als een logisch stap: “De opmaak en de stijl van je offertes moet je af en toe updaten. Het moeten mooie wervende offertes zijn die passen bij je product. Het verhaal moet kloppen”, aldus Chris. Met zijn afdeling zochten ze naar een oplossing die aan de hand van bestaande gegevens mooie documenten kon creëren. Een zoektocht die hen leidde naar SmartDocuments. Chris: “We hebben uiteindelijk voor SmartDocuments gekozen omdat dat geen zware configurator is. Daarnaast is de software heel flexibel als het gaat om opmaak.” Het waren vooral de uitgebreide grafische mogelijkheden, zo benadrukt Chris, die ze misten bij de oude tekstconfigurator. “We waren niet op zoek naar een statische oplossing. Onze business is constant in beweging. We hebben dan ook snel behoefte aan bijvoorbeeld nieuwe tekstblokken of een nieuwe stijl. Met SmartDocuments kunnen we dit zelf doen”, vertelt hij. “Daarnaast maken wij onze offertes in zes talen. Iets wat het nieuwe pakket ook aan moest kunnen”, voegt hij daaraan toe.

Een andere reden om te kiezen voor SmartDocuments was de mogelijkheid om vastgelegde gegevens te kunnen gebruiken. De gebruiker ziet dus alleen nog vragen over onderwerpen waar nog informatie voor nodig is. Iets wat in de oude situatie tot de mogelijkheden behoorde en bij een nieuwe leverancier ook mogelijk moest zijn.

“De opmaak en de stijl van je offertes moet je af en toe updaten. 
Het moeten mooie wervende offertes zijn die passen bij je product. Het verhaal moet kloppen.”

De SmartDocuments-software maximaal benut

De offerte-opties van GREEFA gaan richting de maximale mogelijkheden van de SmartDocuments-software en het implementatieproces was daardoor een flinke uitdaging. Met name aan de kant van SmartDocuments. Chris: “We hebben ons datamodel opgestuurd en het was aan SmartDocuments om dit te vertalen in hun programmatuur. Vele tests volgden. Ondertussen moest aan onze kant de query gebouwd worden die nodig was om de benodigde informatie uit onze database te halen als input voor SmartDocuments.” Het implementatietraject had wat voeten in de aarde, maar ‘het product is er dan ook naar’, aldus Chris. “Implementatieprocessen komen er extra bij en zijn daardoor altijd hectisch en intensief. Maar de software functioneert zoals we willen”, zo benadrukt hij. Inmiddels werkt GREEFA met een flink uitgebouwde versie van SmartDocuments.

Problemen na systeemupdate

Chris: “De complexiteit van het hele verhaal bleek toch wel groot, maar was te verwachten. In de basis hebben we bij de implementatie geen grote hobbels ervaren. In ieder geval niets wat je niet had kunnen verwachten.” Waar ze dan wel tegenaan liepen? “Heel veel kleine dingetjes”, zo vertelt Chris. “Keuzes als ‘hoe bouw je het sjabloon op?’. Typische zaken die bij zo’n traject horen. We hebben uiteindelijk een mooie flexibele oplossing.” Een grotere hobbel deed zich voor ná de initiële implementatie. Toen het ERP-systeem van GREEFA recent een update kreeg, bleek (vlak voor de livegang) dat de output van het CRM-systeem was aangepast. Hierdoor werden de tabelwaarden niet meer in het Nederlands, maar alleen nog in het Engels aangeleverd. Deze tabelwaarden worden gebruikt om de verschillende vragen in SmartDocuments aan te sturen. Door de taalwijziging staat er nu andere informatie in de XML dan initieel in de sjablonen was ingebouwd. Dit geeft dan ook problemen. Een probleem dat nu tijdelijk wordt opgelost door de Nederlandse waarden handmatig op de plaats van de Engelse waarden te zetten. Maar echt toekomstbestendig is het niet. Chris: “We willen het model uiteindelijk taalonafhankelijk maken. We hebben de keuze dit zelf te doen. Maar het is goed mogelijk dat die vraag bij SmartDocuments komt te liggen. Het zodanig aanpassen van het model kun je beter overlaten aan mensen die er dagelijks mee werken.”

Sjabloonbouw uitbesteed

Zelf aan de slag met de benodigde documentsjablonen of uitbesteden aan SmartDocuments? Iets waar ze bij GREEFA maar kort over twijfelden. Chris: “We zijn geen typische klant voor SmartDocuments. Bij het configureren van onze offertes heeft alles invloed op alles. Er zijn veel uitzonderingen. En daar zijn ook weer uitzonderingen op.” Door de complexiteit van het offerteproces besloot GREEFA de sjabloonbouw bij SmartDocuments te laten. Iets wat ook voor de ervaren sjabloonbouwers van SmartDocuments niet eenvoudig bleek, maar wel gerealiseerd kon worden. “We zijn blij dat we het hebben uitbesteed. Met dit sjabloon kunnen we uit de voeten”, zo zegt Chris. Met het opgeleverde sjabloon kan GREEFA zelf eenvoudig aan de slag en zijn aanpassingen zo gedaan. Een groot voordeel wat Chris betreft: “Fijn dat we niet voor elke wijziging bij de helpdesk aan de bel moeten trekken.”

Meer mogelijkheden en grotere beheersbaarheid

Voor GREEFA zit de winst van het werken met SmartDocuments voornamelijk in de grafische mogelijkheden die de software biedt. Een mooie slag op het gebied van professionalisering vindt Chris: “We hebben gekopieerd wat we hadden, maar bij SmartDocuments zijn de mogelijkheden en beheersbaarheid groter. We zijn flexibeler geworden en kunnen uitbouwen qua lay-out en grafische mogelijkheden.” “Je hoeft niet te kunnen programmeren om te werken met de software, nog een voordeel”, vult Chris aan. “Het is niet super makkelijk, maar met behulp van de cursus die ze ons gegeven hebben en de bijbehorende handleidingen kunnen we het documentsjabloon zelf aanpassen. We hebben geen programmeur meer nodig voor kleine aanpassingen. Dat is winst.”

“SmartDocuments komt kleinschalig over. Dat is prettig.”

SmartDocuments als vraagbaak

Voor het taalonafhankelijk maken van het sjabloon zal GREEFA in de nabije toekomst naar alle verwachting aankloppen bij SmartDocuments. Daarnaast ziet Chris voor SmartDocuments een adviserende rol: “We hebben tot nu toe heel prettig samengewerkt. Ze blijven dan ook een vraagbaak voor ons. SmartDocuments komt kleinschalig over. Dat is prettig. De lijnen zijn kort.” Nu het sjabloon voor de offertes staat is het niet ondenkbaar dat de software op een later moment ook zal worden ingezet voor de opdrachtbevestigingen die GREEFA aan haar klanten stuurt. Chris: “SmartDocuments is goed in modelmatig creëren van klantgerichte, aantrekkelijke documenten. Wanneer je de juiste gegevens aanlevert, gaat het altijd goed!”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Marco Boot, Functioneel beheerder Den Haag

Gemeente Den Haag: de documentsjablonen loskoppelen van de gegevens

Documentsjablonen en gegevens uit elkaar halen. Dat was de wens van gemeente Den Haag, toen ze ruim 15 jaar geleden overstapte op Microsoft Word. Voor het converteren van de documentsjablonen gingen ze de samenwerking aan met SmartDocuments.

De gemeente Den Haag is een grote gemeente met vele afdelingen en diensten en daaruit voortvloeiend gigantisch veel producten en applicaties. Het functioneel beheer van SmartDocuments valt onder het bedrijfsvoeringexpertisecentrum (BEC) Informatievoorziening, een van de ondersteunende diensten. Het BEC beheert een groot deel van de vergunningenapplicaties van de gemeentelijke diensten.

Sjablonen en gegevens uit elkaar

Marco Boot is functioneel beheerder bij de gemeente Den Haag en is verantwoordelijk voor de diverse vergunningenapplicaties. Binnen deze applicaties wordt, inmiddels al heel wat jaren, gebruik gemaakt van SmartDocuments. Hoe de gemeente ruim 15 jaar geleden in contact kwam met SmartDocuments is Marco niet geheel bekend, maar de reden zeker wel. Marco: “We werkten in die tijd met WordPerfect. Hierin zaten de briefsjablonen en de gegevens standaard in één document. Wij wilden die sjablonen en gegevens graag uit elkaar trekken. We gingen over op Word en hadden hiervoor nieuwe sjablonen nodig. Met SmartDocuments konden we de nieuwe sjablonen eenvoudig beheren en hadden we een heleboel mogelijkheden om de opbouw van een sjabloon te sturen.”

“Het is een hele generieke oplossing om Word-sjablonen te beheren. Dat zou je op nog veel meer plekken binnen de gemeente kunnen inzetten.”

Documentsjablonen converteren

“Ik was het aanspreekpunt en heb het project samen met SmartDocuments, dat toen nog High Concept heette, opgestart. Het was een prettige samenwerking. Zij maakten een voorstel voor de oplossingen en lieten ons zien hoe we alles moesten opbouwen”, vertelt Marco. Gemeente Den Haag ging aan de slag met de technische kant van de sjablonen en zorgde ervoor dat de gegevenskant van de briefopbouw geconverteerd werd. Tegelijkertijd werkte SmartDocuments aan de conversie van de WordPerfect-sjablonen naar Word-sjablonen. Nogal een project, want gemeente Den Haag had zo’n 1.000 sjablonen liggen die geconverteerd moesten worden. Alles omzetten en controleren kostte behoorlijk wat tijd, zeker omdat er een hoop handwerk bij kwam kijken. Al met al nam het gehele project ongeveer een jaar in beslag. Tijdens dit traject zaten er regelmatig twee medewerkers van SmartDocuments bij gemeente Den Haag op kantoor. Iets wat Marco als absolute meerwaarde zag: “Bij zo’n groot project als dit is dat heel belangrijk geweest. Je moet goed samenwerken om te zorgen dat het proces soepel verloopt”. En dat het soepel verliep is zeker. Marco: “Het is een hele generieke oplossing om Word-sjablonen te beheren. Dat zou je op nog veel meer plekken binnen de gemeente kunnen inzetten. Functioneel beheer bouwt maatwerk dat de gegevens uit de dossierapplicatie haalt en deze als xml-bestand aan SmartDocuments doorgeeft. We kunnen sjablonen dus sturen op basis van gegevens in het dossier.”

Meerdere maatwerkoplossingen

Ieder project heeft een zekere moeilijkheidsgraad, zo ook dit project. Gemeente Den Haag werkt met verschillende typen brieven, waarvoor verschillende manieren van opbouwen zijn. Zo zijn er briefsoorten die uit heel veel bouwstenen bestaan en wordt er gewerkt met briefsoorten die op hun beurt weer vele deelbrieven bevatten. “Ook zitten er samenvoegbrieven bij, denk aan brieven die meerdere geadresseerden hebben. Daarnaast zijn er brieven waarin de inhoud van eerdere brieven moet worden opgenomen”, vult Marco aan. “Dit zijn al twee soorten documenten die qua opbouw een eigen aanpak nodig hebben. Hier moest SmartDocuments een maatwerkoplossing voor verzinnen.” De koppeling met het vergunningensysteem die nodig was, bestond op dat moment nog niet. Voor de gemeente was het belangrijk dat SmartDocuments vanuit het vergunningensysteem zelf kon worden aangeroepen. Het probleem zat dan ook niet in de ‘uitvoer’, maar juist aan de voorkant van het systeem. SmartDocuments pakte deze uitdaging aan en creëerde diverse maatwerkoplossingen. “Dat hebben ze toen goed opgelost”, aldus Marco.

Een flink project, maar zonder grote struikelblokken

Dat het een flink project was, ruim 15 jaar geleden, is duidelijk. Toch is Marco tevreden en kan hij geen grote struikelblokken benoemen: “Omdat ze hier intern waren en goed hebben kunnen zien hoe het aan onze kant in elkaar zit, zijn er altijd direct werkende oplossingen gemaakt. Wat ze geleverd hebben werkte. Het was gewoon veel werk.” Dat SmartDocuments momenteel een grote groei doormaakt ervaart Marco wel. Tijdens het laatste gezamenlijke project merkten ze bij de gemeente Den Haag dat de medewerkers van SmartDocuments, in vergelijking met toen, steeds meer werk op hun bureau hebben liggen. “We hebben onlangs weer een groot project gedaan met SmartDocuments. We gingen van de vorige versie over op de webversie. SmartDocuments wilde dit graag sturen en begeleiden, en dus hadden we ook nu op afgesproken momenten consultants intern. Ook dit keer een meerwaarde, al liep het iets minder soepel dan toen we jaren geleden startten met SmartDocuments. Mede doordat de technische kant bij de gemeente op een andere afdeling geregeld is”, zo licht hij toe.

“Er zijn altijd direct werkende oplossingen gemaakt.”

Een andere manier van werken

De gemeente Den Haag gebruikt SmartDocuments op een andere manier dan veel andere bedrijven. Marco: “Bij normaal gebruik van SmartDocuments krijgt de gebruiker een keuzescherm met de vraag in welk sjabloon ze een document willen maken. Zo zetten wij SmartDocuments echter niet in. Wij gebruiken het vanuit onze eigen vergunningenapplicatie. Daarin maken we brieven, die worden aangemaakt op basis van SmartDocuments-sjablonen.” Het grootste voordeel van SmartDocuments wat Marco betreft? “Dat je er niet zoveel van merkt”, zegt hij direct. “Het mooiste is dat de meeste brieven die worden opgebouwd met SmartDocuments, documenten zijn waar de gebruiker bijna niets meer mee hoeft te doen. Wij laten zoveel mogelijk informatie vanuit het vergunningensysteem invullen en halen de brief zo volledig mogelijk uit het systeem.” Het werken met SmartDocuments bespaart de gemeente veel tijd, met name omdat er geen knip- en plakwerk meer nodig is. Marco: “Brieven zijn snel en soepel op te stellen, het sjabloonbeheer werkt dus goed. Ook voor het beheer levert het veel voordelen op. Zo kun je, zeker in de nieuwe versie, heel goed terugzoeken waar bepaalde teksten zitten en eenvoudig aanpassingen doen.” En voor de gebruikers? Marco benadrukt wederom dat de kracht hier is dat mensen er weinig van merken. “Ze ervaren het proces niet. De brief is er gewoon”, zo zegt hij.

Persoonlijke communicatie

Marco is tevreden over de samenwerking met SmartDocuments: “Dat er destijds mensen bij ons intern zaten en we samen aan oplossingen konden werken, dat was toch wel de grote meerwaarde. De communicatie is vrij persoonlijk. Je krijgt niet het gevoel dat je met een groot bedrijf te maken hebt, maar je voelt dat je echt met mensen werkt.” Een ander pluspunt dat Marco benoemt is de inspraak die klanten van SmartDocuments hebben als het gaat om nieuwe innovaties. Marco: “Door middel van een enquête kijken ze wat er speelt en welke wensen er leven. Als gebruikersgroep mogen we dit aangeven. Helaas werken wij zo anders met SmartDocuments dan andere gebruikers, dat onze wensen vaak niet aansluiten op wat er door anderen genoemd wordt. Maar ondanks dat: een mooi initiatief van SmartDocuments!”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Kurt van Dueren den Hollander,  Projectleider Tilburg

SmartDocuments heeft voor gemeente Tilburg een enorme kwaliteitsverbetering gerealiseerd door consistent gebruik van bestaande gegevens in documenten. Een aantal jaar geleden werd de keuze gemaakt voor JDEwards als ERP-systeem. Snel werd duidelijk dat voor het maken van o.a. de inkoopopdrachten een koppeling met een documentgenerator veel efficiencywinst zou geven. Het documentcreatieplatform van SmartDocuments was snel in staat dat te doen en het scheelt de gemeente veel geld, tijd en beheerinspanningen.

Wat was de specifieke vraag en behoefte?

Kurt van Dueren den Hollander is Projectleider in Tilburg: “De consequentie van de keuze voor JDEdwards destijds betekende simpelweg dat daar ook onze digitale toekomst lag. Het creëren van inkoopdocumenten moest vanuit JDEdwards plaats vinden. Als locale overheid creëren we veel documenten. Er werken ongeveer 2000 ambtenaren bij de bijna 210.000 inwoners tellende gemeente. Op een bepaald moment waren er bijna 2000 standaard documenten in omloop. Dat groeit dan zo, maar dat was geen werkbare situatie qua gebruik en beheer. We moesten op zoek naar een instrument dat zou helpen meer grip te krijgen op de documentenstroom. Vooral ook de creatie van documenten, en een gebruiksvriendelijke tool die gebruikers daadwerkelijk gebruiken. Het moest eenvoudiger, beheersbaarder en met een stabiele koppeling naar JDEdwards.”

“De XML Generator die bij SmartDocuments zit is verreweg het meest ontwikkeld van alle opties die op het moment in de markt zijn.”

Koppeling

“De XML Generator die bij SmartDocuments zit is verreweg het meest ontwikkeld van alle opties die op het moment in de markt zijn. Dit vormde de basis voor de koppeling van het documentcreatieplatform naar JDEwards. SmartDocuments gebruikt relevante data uit JDEdwards en plaatst deze in een document. Gebruikers gebruiken een wizard om verder te bouwen aan het document. De gebruiker krijgt vragen voorgelegd waarna SmartDocuments de in andere systemen vastgelegde informatie ophaalt en vastlegt in een vastgestelde layout. Voortaan kunnen we documenten creëren vanuit één bron, SmartDocuments. Die zorgt ervoor dat de informatie uit alle achterliggende bronnen consequent en consistent wordt (her)gebruikt, met alles op de juiste plaats en vanuit de actuele situatie.”

“SmartDocuments heeft een enorme kwaliteitsverbetering gerealiseerd door consequent en consistent gebruik van bestaande gegevens.
Er worden minder fouten gemaakt doordat gegevens niet meer hoeven te worden overgetypt.”

Wat heeft het opgeleverd?

Om SmartDocuments als generiek instrument voor documentcreatie te gebruiken in samenwerking met JDEdwards heeft Tilburg veel voordeel gegeven. Van Dueren den Hollander: “Het aantal gemeentelijke standaarddocumenten is onder controle (gebracht) van 2000 naar ongeveer 350. SmartDocuments heeft een enorme kwaliteitsverbetering gerealiseerd door consequent en consistent gebruik van bestaande gegevens. Er worden minder fouten gemaakt doordat gegevens niet meer hoeven te worden overgetypt. Een investering heel snel terugverdiend door de vereenvoudigde creatie van documenten. Nu kunnen we in SmartDocuments snel zien welke standaarddocumenten niet worden gebruikt. Op die manier houd je het beheer steeds onder controle en eenvoudig. Iedereen werkt op dezelfde consequente wijze met SmartDocuments.”

JDEdwards als basis, SmartDocuments als platform.

Van Dueren den Hollander is blij met de integratie die door SmartDocuments is gerealiseerd. “Alle te creëren uitgaande documenten verlopen nu via één uniform platform: SmartDocuments. We hebben geen externe mensen nodig om bijvoorbeeld aanpassingen te doen aan JDEwards om die standaard documenten voor ons te genereren en periodiek aan te passen. Dat scheelt veel kosten, en ook het beheer in eigen huis is een stuk eenvoudiger en sneller. Alle inkoopdocumenten die uit het ERP-systeem komen kunnen nu met SmartDocuments worden aangevuld met gestructureerde en consistente informatie voor de ontvanger. Een op handen zijnde integratie met het zaaksysteem moet ervoor zorgen dat al die documenten ook beschikbaar komen in het digitale dossier van waaruit de medewerker ‘zijn klanten’ bedient.

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Frieder Schelle; Teamleider Juridisch Adviseurs Trusted Shops

Consistentie en efficiëntie bij het opstellen van juridische documenten verbeteren

Voor Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants bij Trusted Shops, heeft het gebruik van SmartDocuments een belangrijke bijdrage geleverd aan het voldoen aan de toenemende eisen bij het adviseren van onlinehandelaars. De uniforme en efficiënte creatie van documenten is van essentieel belang, met name voor bindend juridisch advies.

Eisen

Trusted Shops is meer dan 20 jaar geleden in Keulen opgericht. De onderneming biedt onlinewinkels en hun klanten diensten aan in de vorm van een keurmerk, een kopersbescherming-procedure en een systeem van klantenbeoordelingen. In 2014 werden de allesomvattende adviesdiensten uitgebreid met juridische diensten, om onder meer onlinehandelaars bescherming te kunnen bieden tegen juridische aanvallen.

Oplossing voor complexe vraagstukken

Aanvankelijk werden deze juridische diensten samen met advocatenkantoren aangeboden als juridisch advies. Juridische vraagstukken moesten afzonderlijk worden onderzocht en de grenzen van wat haalbaar was – en ook van de economische doeltreffendheid – waren snel bereikt. Vooral omdat terugkerende processen, ook bij complexe taken, steeds meer gestandaardiseerde en eenvoudigere oplossingen vereisten. Op zoek naar een geschikte tool kwamen zij in 2015 voor het eerst in contact met SmartDocuments. Het werd Frieder Schelle snel duidelijk dat hij de juiste aanbieder had gevonden bij wie tekstmodules voor juridisch gecompliceerde vraagstukken zo konden worden geprogrammeerd dat zij de onlinebescherming in de advisering rechtszeker maken, zodat men zich met succes kan verdedigen, bijvoorbeeld tegen waarschuwingsverenigingen. Trusted Shops voelde zich, zoals Frieder benadrukt, “vanaf het begin goed bij de hand genomen”, omdat de complexe eisen zeer snel door SmartDocuments werden begrepen en in eenvoudige oplossingen werden omgezet.

Efficiënte werkprocessen

Wat vooral indruk op hem maakte: na slechts twee intensieve dagen, waarin de medewerkers van Trusted Shops door deskundigen van SmartDocuments werden getraind in de basisbeginselen, waren ze klaar om te beginnen. “De training was van topniveau”, benadrukt Frieder en hij legt verder uit: “We hebben heel snel geleerd hoe eenvoudig en logisch gestructureerd de gebruiksvriendelijkheid is. In ons dagelijks werk werd de inspanning die nodig was om een aantal regelmatig benodigde documenten op te stellen, met meer dan de helft verminderd. Zo hoefde ons personeel geen vervelende repetitieve taken uit te voeren en werden kosten bespaard. Bovendien leidt het gebruik van SmartDocuments automatisch tot een gemeenschappelijke standaard, die voortdurend wordt verbeterd. Alle medewerkers die met SmartDocuments werken, kunnen centraal feedback geven over mogelijke verbeteringen van de documenten en zo gezamenlijk invloed uitoefenen op de verbetering van de documenten. Op deze basis kunnen wij op elk moment betrouwbare deskundige adviezen geven en onze klanten met succes helpen.”

Voortdurende ondersteuning

Dat Trusted Shops haar eigen klanten juridisch bindende expertise kan bieden met behulp van de oplossingen van SmartDocuments, was een grote stap in de uitbreiding van haar adviesdiensten. En het was niet de laatste. Want de begeleiding van SmartDocuments gaat veel verder dan de eenmalige implementatie en training van de software en de technische ondersteuning. Ook inhoudelijk wordt voortdurend gezamenlijk nagedacht over de vraag welke aanvullende oplossingen moeten worden gecreëerd voor de voortdurend veranderende en breder wordende eisen van de industrie in een bloeiende markt, om ook in de toekomst aan de vraag te kunnen blijven voldoen. “In 2019 hebben we een lang gesprek gehad met het supportteam,” vertelt Frieder, “waarin we oplossingen hebben geformuleerd voor verdere vraagstukken. Het was geweldig om te zien hoe uitgebreid de contactpersonen bij SmartDocuments direct reageerden en hoe ze in staat waren om al na korte tijd suggesties te doen voor uitbreiding van de diensten. Zo stel je je een goede en doelgerichte relatie met dienstverleners voor.”

“De regelmatige feedback maakt ook in de toekomst perfecte adviesdiensten mogelijk.”

Wat Trusted Shops benadrukt, is voor SmartDocuments een vanzelfsprekendheid als het gaat om klantenservice. De vertrouwensvolle en nauwe samenwerking wordt daadwerkelijk gestimuleerd en beide partijen profiteren daarvan. De markten groeien, de eisen veranderen en de daaruit voortvloeiende eisen moeten zowel technisch als inhoudelijk worden beantwoord.

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Monique Wacht, Woonbedrijf Eindhoven

Verbeterde efficiëntie en controle over documentsjablonen

Woonbedrijf is overtuigd van de voordelen die SmartDocuments biedt. Door de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, wordt de huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastgelegd. Woonbedrijf is met ruim 31.000 woningen in Eindhoven de grootste woningcorporatie in Zuid Nederland. Dagelijks zetten 500 medewerkers zich in om de 70.000 bewoners een thuis te geven. SmartDocuments geïntegreerde documentcreatie software bespaart kosten en optimaliseert processen.

“Met SmartDocuments hebben we initieel al € 250.000 bespaard door niet te hoeven investeren in het maken van 120 SAP-documenttypen.”

Wat was de specifieke vraag en behoefte?

Woonbedrijf heeft meerdere ICT-systemen vervangen door één integrale oplossing van SAP. Doorgaan met documentgenerator SmartDocuments stond voor Woonbedrijf van meet af aan vast. “Eigenlijk was het geen keuze”, zegt Monique Wacht over het inzetten van SmartDocuments als documentgenerator. “We ervaren al sinds 2008 het gemak en de efficiency van SmartDocuments’’, vertelt Monique Wacht, applicatie- en databasebeheerder bij Woonbedrijf. “Dankzij de eenvoudige integratie met SAP kunnen we nu ook zelf de SAP-brieven op efficiënte en eenvoudige manier met SmartDocuments maken.’’

“Ik ben blij met de stappen die we nu zetten. Met de webapplicatie van SmartDocuments kunnen we onze mensen beter van dienst zijn.”

Wat heeft het opgeleverd?

“Onze eindgebruikers zijn vertrouwd met SmartDocuments. Als applicatiebeheerders zijn we al jaren overtuigd van de beheervoordelen. Zoals de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, waardoor je huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastlegt. We wisten dat SmartDocuments zeer goed is toegerust op de verwerking van XML. Ook onze SAP-leverancier Aepex onderschrijft het beheergemak en de flexibiliteit van SmartDocuments. Binnen SAP bestaat ook een oplossing voor standaarddocumenten, maar deze is inflexibel en ingewikkeld. Voor wijzigingen in standaardbrieven ben je dan altijd afhankelijk van een programmeur.” “Met SmartDocuments beheren we de documentsjablonen zelf. SAP zorgt voor de (XML-) data en SmartDocuments zorgt ervoor dat de data op de juiste plaats in een document komt te staan. Door gebruik te maken van SmartDocuments hebben we initieel al zo’n € 250.000 bespaard, op het maken van 120 SAP-documenttypen.”

“Het is gebruikersvriendelijker en vooral logischer ingedeeld. Het overall beeld van de inrichting is dat we iets generieker zijn gaan denken in sjabloon en omvang.”

Sjablonen maken en beheren

Monique: “Bij aanvang van het bouwen hebben we goed gekeken welke briefonderdelen je als bouwsteen kunt hergebruiken. Zo verklein je het aantal te beheren sjabloonobjecten en worden aanpassingen op één plaats doorgevoerd. XML-velden zijn eenvoudig op de gewenste plaats in het sjabloon te slepen. Zo kun je met SmartDocuments zonder tussenkomst van de eindgebruiker volledig geautomatiseerd complete documenten laten opbouwen. Met de zogenaamde XML-vraag kun je repeterende velden – bijvoorbeeld servicekosten – netjes onder elkaar in documenten opsommen. Dat is echt een grote toegevoegde waarde.’’ “Door de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, wordt de huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastgelegd. Met SmartDocuments heeft Woonbedrijf initieel al € 250.000 bespaard, op het maken van 120 SAP-documenttypen.”

De gebruikerservaring

“Eindgebruikers kunnen in het menu van SAP kiezen voor SmartDocuments. Vervolgens krijgen ze een bibliotheek met relevante documenten te zien. Kiezen ze bijvoorbeeld voor het opbouwen van een huurovereenkomst of een huuropzegging, dan verschijnt het document binnen luttele momenten. SAP voorziet op de achtergrond SmartDocuments van gegevens waarmee de variabele posities in het document automatisch worden gevuld. De eindgebruiker heeft snel een goed document. Het mooie is dat interactie met de eindgebruiker wel eenvoudig mogelijk is, indien nodig. We hebben dus ook standaardbrieven waar bijvoorbeeld 95% van de informatie rechtstreeks uit SAP komt, maar waar de eindgebruiker een vragenscherm van SmartDocuments gepresenteerd krijgt.”

De aanpak

Monique legt uit hoe ze parallel aan de implementatie van SAP een traject is gestart voor het bouwen van standaardbrieven. “Hiermee voorkom je dat het bouwen van documenten een volgtijdelijke stap is in een implementatietraject. Een ander voordeel is dat je vroeg herkent welke (XML-) data je nodig hebt voor het bouwen van de brieven. We hebben de bestaande output die via ons bestaande systeem werd gegenereerd als uitgangspunt gebruikt voor het bouwen van de SAP-brieven.”

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen

Christian Solmecke LL.M., advocaat en partner WBS

Altijd op zoek naar de beste manier om complexe vragen succesvol te beantwoorden

Wat voor een gedegen juridische advisering van cliënten vanzelfsprekend is, geldt ook voor het Keulse advocatenkantoor WILDE BEUGER SOLMECKE met betrekking tot het efficiënte beheer en het op elk moment kunnen terugvinden van actuele processtukken. Samen met SmartDocuments is voor de juridische sector een oplossing ontwikkeld die zowel voor grote bedrijven als voor specialisten zeer interessant is.

Samen oplossingen bedenken

“Eigenlijk bracht een toevalligheid ons samen,” vertelt Christian Solmecke, LL.M., advocaat en partner van het advocatenkantoor, verheugd, “maar we realiseerden ons al direct hoe waardevol SmartDocuments kon zijn voor onze belangen en toekomstige eisen.” Het was ongeveer vier jaar geleden dat Christian tijdens een Legal Tech MeetUp, de gezamenlijke bijeenkomst van advocaten, solution providers, start-ups, deskundigen, studenten en iedereen die geïnteresseerd is in (juridische) technologie, een verkoopvertegenwoordiger van SmartDocuments ontmoette die hem de voordelen van de software liet zien. Gefascineerd door de mogelijkheden voor gemeenten om zich hiermee efficiënt te organiseren op het gebied van documentbeheer, besefte Christian al snel wat hij in handen had. Dit was de bouwsteen waarmee de processen van schriftelijke procedures op juridisch gebied, die tot dan toe in eigen beheer werden geoptimaliseerd, naar het volgende beslissende niveau konden worden getild. De toevallige ontmoeting mondde uit in een ontwikkelingspartnerschap – en dus een win-winsituatie voor beide partijen, WILDE BEUGER SOLMECKE en SmartDocuments.

Noodzaak maakt inventief

Tien jaar eerder was het advocatenkantoor, eerst uit noodzaak maar vervolgens op visionaire wijze, al bezig geweest om veel soortgelijke procedures intern digitaal te verwerken, in plaats van op papier. Het doel was om toekomstige mandaten sneller toegankelijk te maken, en zo de doorlooptijd te verkorten.

De reden hiervoor was dat WILDE BEUGER SOLMECKE steeds bekender en gewilder was geworden door haar inzet voor gedupeerden, vaak ouders van kinderen die nietsvermoedend ‘muziekuitwisselingsplatforms’ hadden bezocht en daarbij overtredingen hadden begaan. Ook steeg hun zichtbaarheid door hun commentaar op deze processen op verschillende kanalen – aanvankelijk via de blog van het advocatenkantoor, later via tv-optredens en ten slotte via het eigen juridische Youtube-kanaal, dat een van de grootste is in deze sector. Het gevolg: Het aantal verzoeken nam enorm toe; meer dan 10.000 mandaten moesten naar tevredenheid kunnen worden afgehandeld. Het perfectioneren van de zelfmarketing moest dus onvermijdelijk worden gevolgd door het perfectioneren van de gegevensverwerking. Als bijproduct werd Legalvisio gecreëerd – het eerste allesomvattende beheersysteem voor advocatenkantoren.

Het begon allemaal met tekstmodules

Christian ontwikkelde aanvankelijk een webgebaseerde oplossing voor de creatie van schriftelijke stukken en documenten op basis van tekstmodules. Aanvankelijk was er niets geautomatiseerd, maar de taken groeiden snel en daarmee ook de vraag naar terugkerende processen. Contracten moesten op de juiste wijze worden opgesteld, verklaringen van verdediging moesten worden geformuleerd volgens een van de meer dan 100 verdedigingsconstellaties, en nog veel meer. Voor lange tijd hadden ze daarvoor, zoals Christian het met waardering noemt: “Onze Kellerkinder! Medewerkers die werkelijk de hele tijd in de kelder werkten om uit daar gearchiveerde documenten de juiste tekstpassages te halen en voor te bereiden.”

Ontwikkeling dankzij SmartDocuments

Het was duidelijk dat de ‘Kellerkinder’ geen langetermijnoplossing konden zijn. Bij de Legal Tech bijeenkomst werd de cruciale vervolgstap bepaald: Samen met SmartDocuments werd voor al deze taken een individueel programma voor geautomatiseerde verwerking opgezet en werd in het advocatenkantoor ook de functie van een SmartDocuments-medewerker gecreëerd. Want hoe goed de software-oplossing ook is, de output staat en valt met de actualiteit die altijd moet worden gewaarborgd.

Samen nieuwe ideeën bedenken

Christian denkt nu al na over de nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden samen met SmartDocuments. Het succesverhaal gaat verder.

Vraag een demo aan en ontdek hoe SmartDocuments jouw organisatie kan ondersteunen!

Demo aanvragen