Klantverhalen
Onze klanten. Hun verhalen.
Digitalisering ziet er overal nét iets anders uit.
En juist dat maakt het zo interessant.
In onze klantverhalen geven bedrijven en organisaties een open kijkje achter de schermen. Hoe zijn zij begonnen? Welke uitdagingen kwamen zij onderweg tegen? En welke oplossingen hebben zich in de dagelijkse praktijk echt bewezen?
Hier delen professionals uit businessafdelingen, projectteams en IT-teams hun ervaringen met het structureren, transparanter maken en beter beheersbaar maken van hun template- en documentprocessen. Soms ging het om kleine verbeteringen, soms om ingrijpende veranderingen, maar altijd met hetzelfde doel: het dagelijkse werk eenvoudiger maken.
Deze verzameling praktijkverhalen is niet bedoeld om u te overtuigen, maar om u te inspireren. Misschien ontdekt u een aanpak die aansluit bij uw eigen uitdagingen. Of krijgt u een beeld van de vele verschillende wegen die organisaties kunnen bewandelen naar een efficiënte en digitale documentcreatie.
Veel leesplezier!
-
Klantverhaal Sociaal-Plein
Autor/in: Marjolijn Winter
Lariks Zorg & Welzijn gebruikt SmartDocuments om administratieve processen te vereenvoudigen en inwoners sneller en consistenter van informatie te voorzien. Door documentcreatie te standaardiseren en te integreren met bestaande systemen, is de administratieve last voor medewerkers aanzienlijk verminderd. Het resultaat: meer tijd voor persoonlijke ondersteuning, duidelijke communicatie en een professionele dienstverlening aan de inwoners van Leusden.
-
Klantverhaal Contra Costa Health
Autor/in: Ben Keizer
Het uitvoeren van de vergunningverlenende en toezichthoudende taken van een EMS-organisatie vereist nauwkeurigheid en efficiëntie bij het opstellen van documenten. Ben Keizer van de Contra Costa County EMS Agency geeft inzicht in de uitdagingen waarmee de organisatie werd geconfronteerd voordat SmartDocuments als nieuwe oplossing voor documentcreatie werd geïmplementeerd, en bespreekt de resultaten van de samenwerking met SmartDocuments.
-
Klantverhaal MeerInzicht
Autor/in: Tanja en Jeanine
Meerinzicht ondersteunt drie gemeenten met één gezamenlijke organisatie voor bedrijfsvoering. Met SmartDocuments stroomlijnt de organisatie documentcreatie, bewaakt zij huisstijlen en zorgt zij voor uniforme processen over meerdere gemeentelijke omgevingen heen. Dankzij slimme integraties, webbased werken en krachtige zoek- en beheerfuncties kunnen medewerkers efficiënter samenwerken, waar zij ook werken. SmartDocuments biedt Meerinzicht de flexibiliteit en schaalbaarheid om innovatie en samenwerking tussen gemeenten verder te versterken.
-
Klantverhaal Ejendals
Autor/in: Frank Samadani
Bij Ejendals, leverancier van veiligheidshandschoenen en veiligheidsschoenen, staat een uitstekende klantervaring centraal. Frank Samadani vertelt hoe SmartDocuments het complexe proces van het opstellen van veiligheidsrapporten heeft getransformeerd en efficiënter, professioneler en gebruiksvriendelijker heeft gemaakt.
-
Klantverhaal Zwolle
Autor/in: Alwin Flim
De gemeente Zwolle moderniseert haar documentprocessen met de webapplicatie van SmartDocuments. Door honderden sjablonen te optimaliseren, documentcreatie verder te automatiseren en gebruikers centraal te stellen, werkt de gemeente efficiënter en consistenter. Dankzij de cloudgebaseerde oplossing, gebruiksvriendelijke interface en de expertise van SmartDocuments beschikken medewerkers over een toekomstbestendig platform voor professionele documentcreatie en huisstijlbeheer.
-
Klantverhaal GrowWork Group
Autor/in: Hasan Kazem
GrowWork Group is een HR-dienstverlener en opleider voor diverse sectoren. Het bedrijf was op zoek naar een oplossing om cv's op een slimme manier om te zetten naar cv's in de juiste huisstijl en vond deze in SmartDocuments. Hasan Kazem van GrowWork Group legt uit hoe het bedrijf met SmartDocuments efficiënt cv's aanpast.
-
Klantverhaal Velsen
Autor/in: Bert Kremer
De gemeente Velsen gebruikt SmartDocuments als centraal onderdeel van haar documentprocessen. Dankzij slimme koppelingen met het zaaksysteem, gestandaardiseerde sjablonen en geautomatiseerde workflows worden documenten sneller, consistenter en met minimale foutkans verwerkt. SmartDocuments zorgt niet alleen voor uniforme communicatie, maar groeit ook mee met nieuwe digitale ontwikkelingen en staat daarmee midden in de dagelijkse bedrijfsvoering van de gemeente.
-
Klantverhaal Omgevingsdienst IJsselland
Autor/in: Rolf; Melanie en Joop
De Omgevingsdienst IJsselland, een regionale omgevingsdienst in Nederland, werkt samen met tien gemeenten en de regionale Veiligheidsregio binnen een gedeelde informatieomgeving. De organisatie is verantwoordelijk voor het beheer van het informatiesysteem namens de deelnemende organisaties. Om zo efficiënt mogelijk te werken, ging de Omgevingsdienst op zoek naar een oplossing waarmee alle partnerorganisaties konden worden bediend met één gezamenlijke set sjablonen.
-
Klantverhaal Landsmeer
Autor/in: Wynona en Monica
De gemeente Landsmeer heeft met SmartDocuments in korte tijd een succesvolle omslag gemaakt naar zaak- en procesgericht werken. Door documentcreatie te koppelen aan vaste werkprocessen, zijn communicatie, registratie en huisstijl sterk geuniformeerd. Dankzij slimme integraties, automatische dossiervorming en herbruikbare bouwstenen werken medewerkers efficiënter, met minder fouten en meer grip op processen en documenten.
-
Klantverhaal Waterschap Limburg
Autor/in: Raymond en Ciska
Het Waterschap Limburg werkt volgens de principes van zaakgericht werken en maakt daarbij gebruik van SmartDocuments. Raymond Sahl en Ciska de Zwart lichten toe hoe SmartDocuments bijdraagt aan een efficiënte en transparante manier van werken.
-
Klantverhaal Hoorn
Autor/in: Ben Bodewes
De gemeente Hoorn heeft met SmartDocuments en MensCentraal een moderne, webgebaseerde werkomgeving gecreëerd voor samenwerking binnen het sociaal domein. Dankzij geautomatiseerde documentcreatie, consistente communicatie en slimme integraties worden documenten sneller verwerkt, fouten verminderd en informatie direct beschikbaar gesteld aan alle betrokken partijen. Het resultaat is een efficiëntere samenwerking, minder administratieve lasten en betere dienstverlening aan inwoners.
-
Klantverhaal Enschede
Autor/in: Jan Nijland
Al meer dan 18 jaar vertrouwt de gemeente Enschede op SmartDocuments voor efficiënt documentbeheer, uniforme huisstijlbewaking en geautomatiseerde documentcreatie. Dankzij gestandaardiseerde sjablonen, slimme koppelingen met bestaande systemen en geautomatiseerde archivering werken medewerkers sneller, consistenter en met minder kans op fouten. Ondanks de complexiteit van een gezamenlijke IT-organisatie met de gemeente Losser blijft SmartDocuments een betrouwbare en toekomstbestendige oplossing die de kwaliteit van documenten én processen aanzienlijk verbetert.
-
Klantverhaal HSK Groep
Autor/in: An Van Herck
Door processen te automatiseren komt er meer tijd vrij voor cliëntcontact. Volgens de Nederlandse zorgverlener HSK Groep is dat de grootste meerwaarde van het gebruik van SmartDocuments. An Van Herck beheert de sjablonen binnen de organisatie en vertelt hoe zij de software inzet om het verschil te maken voor cliënten, medewerkers en andere stakeholders.
-
Klantverhaal GREEFA
Autor/in: Chris Nieuwenhuize
GREEFA is marktleider op het gebied van sorteertechnologie. De sorteer- en verpakkingsinstallaties die het bedrijf produceert, zijn complex en bieden een breed scala aan opties. Dit brengt intensieve productieprocessen met zich mee, waardoor ook het offerteproces aanzienlijk complexer wordt. GREEFA ging daarom op zoek naar een nieuwe oplossing voor het offerteproces, met als doel een dynamische tool te creëren met uitgebreide grafische mogelijkheden.
-
Klantverhaal Groningen
Autor/in: Nico Huisman
De gemeente Groningen heeft succesvol de overstap gemaakt naar de SmartDocuments Webapplicatie. Binnen één jaar zijn alle afdelingen overgestapt op het nieuwe systeem voor documentcreatie. Dankzij een zorgvuldige projectaanpak, waarbij de gemeente en SmartDocuments als partners samenwerkten, kon het nieuwe systeem probleemloos in gebruik worden genomen.
-
Klantverhaal Heemstede and Bloemendaal
Autor/in: Leuntje van Duijn en Irene Keehnen
De gemeenten Heemstede en Bloemendaal zijn formeel twee afzonderlijke gemeenten, maar werken op IT-gebied nauw samen als partners. Deze samenwerking draagt bij aan een solide IT-beleid. «Samen sterk» is hier dan ook een zeer passend motto. Leuntje van Duijn en Irene Keehnen, medewerkers die betrokken zijn bij de informatisering en binnen hun organisaties ook bekendstaan als het SmartDocuments-team, zijn enthousiast over de gemeentelijke samenwerking en de rol die SmartDocuments daarin speelt.
-
Klantverhaal Woonbedrijf
Autor/in: Monique Wacht
Woningcorporatie Woonbedrijf is overtuigd van de voordelen die SmartDocuments biedt voor het verbeteren van het klantcommunicatieproces. De slimme opzet met kop- en voetteksten, bouwstenen (gestandaardiseerde elementen die in veel documenten worden gebruikt, zoals een postadres), huisstijlelementen en andere herbruikbare informatie wordt centraal beheerd op één plek.
-
Klantverhaal Länsstyrelserna
Autor/in: Elisabeth Mustonen
In Zweden werken 21 provinciale bestuursorganen (Länsstyrelserna) op nationaal niveau samen om de efficiëntie te verbeteren. Een van de manieren waarop de organisatie dit bereikt, is door SmartDocuments te gebruiken voor documentcreatie en sjabloonbeheer. Elisabeth Mustonen, sjabloonbeheerder bij Länsstyrelserna, deelt haar ervaringen met het werken met SmartDocuments.
-
Klantverhaal WBS
Autor/in: Christian Solmecke
Voor advocatenkantoor WILDE BEUGER SOLMECKE uit Keulen is het net zo belangrijk om cliënten van gedegen juridisch advies te voorzien als om actuele processtukken efficiënt te beheren en op elk gewenst moment snel terug te kunnen vinden. Samen met SmartDocuments ontwikkelde het kantoor een oplossing voor de juridische sector die ook voor andere specialisten en organisaties met een hoog documentvolume bijzonder interessant is.
-
Klantverhaal Someren
Autor/in: Petra Verberne
Het zijn de eenvoudige standaardteksten, automatische huisstijltoepassing en gegevensuitwisseling die SmartDocuments onderscheiden. Petra Verberne, verantwoordelijk voor het sjabloonbeheer bij de Nederlandse gemeente Someren, vertelt hoe zij de software in haar dagelijkse werkzaamheden gebruikt.
-
Klantverhaal Trusted Shops
Autor/in: Frieder Schelle
Voor Frieder Schelle, Teamleider Juridische Consultants bij Trusted Shops, heeft het gebruik van SmartDocuments een belangrijke bijdrage geleverd aan het voldoen aan de toenemende eisen rondom de advisering van eigenaren van webshops. Het consistent en efficiënt creëren van documenten is daarbij essentieel, vooral wanneer het gaat om juridisch bindend advies.
-
Klantverhaal Utrechtse-Heuvelrug
Autor/in: Heleen van Dokkumburg
Bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug helpt SmartDocuments al jarenlang om documentprocessen slimmer en efficiënter in te richten. Dankzij centrale sjabloonbeheer, herbruikbare bouwstenen en naadloze integratie met het zaaksysteem worden handmatige handelingen geminimaliseerd en consistentie gemaximaliseerd. Medewerkers besparen tijd, fouten worden voorkomen en de focus verschuift van administratieve taken naar kwaliteitscontrole en betere dienstverlening aan inwoners.