Wat maakt onze documenten smart?

Sjabloonstructuur

Met SmartDocuments FOUR beheert u al uw sjablonen en documenten vanuit één centrale omgeving.
Wat SmartDocuments uniek maakt, is de intelligente sjabloonarchitectuur. SmartDocuments verdeelt sjablonen in vier afzonderlijke lagen:

Schematische SmartDocuments-documentsjabloon met gestructureerde inhoudssecties, placeholders en ontwerpelementen. De illustratie toont de modulaire opbouw van intelligente documentsjablonen en de scheiding tussen inhoud, gegevens, bedrijfslogica en lay-out.

1. Huisstijl

De huisstijl vormt de visuele basis van uw documenten en zorgt voor een consistente, professionele uitstraling in al uw communicatie. Hierin worden alle belangrijke ontwerpstandaarden vastgelegd, zoals:

Lettertypen, lettergroottes, regelafstand en alinea-afstand
Kleuren en pagina-indelingen
Kop- en voetteksten
En nog veel meer

2. Sjablooninhoud

De laag Sjablooninhoud bevat de kerninhoud van uw documenten. Hier worden teksten, tabellen, afbeeldingen en andere documentelementen gecreëerd en onderhouden. Zo blijft informatie consistent, correct en eenvoudig te actualiseren.

3. Bouwstenen

Bouwstenen zijn herbruikbare contentonderdelen die in een onbeperkt aantal sjablonen kunnen worden toegepast. Wijzigingen in een bouwsteen worden automatisch doorgevoerd in alle gekoppelde documentsjablonen.

4. Variabele gegevens

Variabele gegevens vormen de dynamische informatie waarmee een sjabloon tijdens het genereren van een document wordt gevuld. Deze gegevens kunnen via de SmartWizard worden ingevoerd of door gekoppelde systemen worden aangeleverd en worden automatisch in het document verwerkt. Dit zorgt voor nauwkeurigheid, consistentie en efficiëntie.

"Dankzij deze duidelijke structuur wordt het beheer van sjablonen veel eenvoudiger en efficiënter."

Beheer van sjablonen

Pictogram met een gloeilamp, potlood en tandwiel. De afbeelding staat symbool voor Corporate Design Management, merkconsistentie en gecentraliseerd ontwerpbeheer.

Huisstijlbeheer

De marketingafdeling kan alle ontwerpelementen van sjablonen centraal definiëren en beheren, waaronder logo’s, kleuren, lettertypen, lettergroottes en meer. Hierdoor blijft de opmaak van documenten altijd consistent, zelfs wanneer gebruikers tijdens het maken van documenten of sjablonen inhoud kopiëren en plakken of handmatig opmaak aanpassen. SmartDocuments past automatisch de vooraf gedefinieerde ontwerpstandaarden toe, zodat elk gegenereerd document altijd volledig voldoet aan uw huisstijl.

Symbolische weergave van bouwsteenbeheer met twee overlappende documenten op een paarse verloopachtergrond. De afbeelding symboliseert herbruikbare content, centraal contentbeheer en het efficiënte onderhoud van documentsjablonen.

Efficiënt beheer van bouwstenen

Herbruikbare bouwstenen maken het beheer van sjablonen eenvoudig en efficiënt. Wijzigingen in standaardinhoud, zoals tekstmodules, adressen, bankgegevens of contactinformatie, hoeven slechts één keer te worden doorgevoerd. SmartDocuments werkt vervolgens automatisch alle gekoppelde sjablonen bij. Zo blijft de inhoud van uw documenten altijd consistent en bespaart u waardevolle tijd en inspanning.

Alt-tekst:

Wit pictogram met een grote letter 'A' en meerdere horizontale lijnen op een paars-blauwe verloopachtergrond. Het pictogram staat symbool voor tekstinhoud, contentbeheer, documentinhoud en het beheer van sjabloonteksten.

Beheer van sjablooninhoud

Waarom meerdere versies van hetzelfde sjabloon onderhouden? SmartDocuments maakt gebruik van regels om content dynamisch op te nemen of uit te sluiten, waardoor één enkel sjabloon een breed scala aan scenario’s kan afdekken. Het resultaat: minder beheerwerk, meer consistentie en een aanzienlijk efficiënter documentbeheerproces.

Twee tekstballonnen op een paarse verloopachtergrond. De afbeelding staat symbool voor begeleide documentgeneratie, gebruikersinteractie en geautomatiseerde documentcreatie.

Gebruik van variabele gegevens

Maak in een handomdraai documenten! Gebruikers voeren de benodigde informatie in via de SmartWizard met behulp van een intuïtieve vraag-en-antwoordmethode. Zo verzamelt u precies de gegevens die nodig zijn om het sjabloon correct te vullen. Daarnaast kunt u gebruikers ondersteunen met hulpeteksten, toelichtingen en invoervalidaties voor specifieke formaten, zoals postcodes, datums, getallen en tekstvelden.

Variabele gegevens kunnen ook automatisch worden geïmporteerd vanuit gekoppelde applicaties van derden. Hierdoor ontstaan volledig geïntegreerde en uiterst efficiënte processen voor documentgeneratie.

Hoe worden uw gegevens verwerkt in onze sjablonen?

Drie manieren om uw gegevens in SmartDocuments-sjablonen te verwerken

SmartDocuments FOUR verbindt verschillende gegevensbronnen en applicaties om een naadloos proces voor documentgeneratie te creëren. Informatie kan handmatig worden ingevoerd, worden opgehaald uit bedrijfsapplicaties en databases of via XML-bestanden worden geïmporteerd. Het platform verwerkt alle gegevens centraal en genereert automatisch documenten in de gewenste uitvoerformaten. Deze documenten kunnen vervolgens rechtstreeks worden doorgestuurd naar gekoppelde applicaties of veilig en compliant worden gearchiveerd voor langdurige opslag.

Uw voordelen in één oogopslag!

Bespaar tijd! Verhoog de efficiëntie en verlaag de proceskosten.

Werk slimmer en bespaar kostbare tijd. Vooraf gedefinieerde sjablonen helpen gebruikers om snel en consistent documenten te creëren, terwijl de bouwstenen van SmartDocuments het bijwerken van documenten moeiteloos maken. Of het nu gaat om het wijzigen van inhoud, het aanpassen van lay-outs of het actualiseren van standaardinformatie, sjablonen kunnen in een handomdraai worden aangepast en up-to-date worden gehouden.
Een consistente uitstraling in al uw documenten (Corporate Design)

Houd elk document perfect in lijn met uw huisstijl. Met centraal corporate design management hoeven wijzigingen aan logo's, kleuren, lettertypen, lay-outs en andere huisstijlelementen slechts één keer te worden doorgevoerd. SmartDocuments past deze wijzigingen automatisch toe op alle sjablonen, zodat een consistente en professionele communicatie binnen uw hele organisatie gewaarborgd blijft.
Integratie met bestaande systemen (DMS, CRM, ERP en meer) en databases.

Haal het maximale uit uw bestaande IT-landschap. SmartDocuments integreert naadloos met applicaties van derden en databases, waardoor gegevens automatisch doorstromen naar uw documentprocessen. Dit vermindert handmatig werk, verhoogt de efficiëntie, minimaliseert fouten en ondersteunt volledig geïntegreerde digitale workflows.
Moeiteloos sjablonen creëren zonder programmeerkennis.

Het creëren van slimme sjablonen was nog nooit zo eenvoudig. Voeg vraagelementen toe met drag-and-drop, definieer regels en logica met slechts enkele muisklikken en bouw geavanceerde documentprocessen zonder ook maar één regel code te schrijven. Zelfs complexe vereisten kunnen snel en intuïtief door business users worden gerealiseerd.
Slim gebruik van sjablonen met het SmartWizard-vraag-en-antwoordproces.

Documenten creëren was nog nooit zo eenvoudig. Met de SmartWizard worden gebruikers in hun browser stap voor stap begeleid via een eenvoudig vraag-en-antwoordproces. Op basis van de gegeven antwoorden genereert SmartDocuments automatisch een document met de juiste inhoud. Zo worden nauwkeurigheid, consistentie en compliance gewaarborgd, terwijl het einddocument direct in het gewenste formaat wordt opgeleverd.
Slimme workflows voor naadloze samenwerking.

Slimme workflows maken samenwerking eenvoudiger. Door met gedeelde sjablonen te werken, kunnen teams zorgen voor consistente communicatie en dubbel werk voorkomen. Tegelijkertijd maakt SmartDocuments digitale goedkeuringsprocessen en end-to-end workflows mogelijk, waardoor organisaties taken kunnen automatiseren, besluitvorming kunnen versnellen en de productiviteit kunnen verhogen.