Inhoud

SmartDocuments FOUR

SmartDocuments FOUR

4 Taken. 4 Domeinen.
Eén platform.

Binnen een serieus documentplatform draait het eigenlijk maar om vier taken:

beheren wie wat mag doen, sjablonen en workflows ontwerpen,
iedereen die er uiteindelijk mee werkt ondersteunen, en opschalen
wanneer volumes toenemen.

Onze software, FOUR, is gebouwd rond deze vier taken – niets meer, niets minder.



Wit pictogram met drie schuifregelaars voor instellingen of bediening op een paars-blauwe verloopachtergrond.

01 GOVERN

SmartCenter: Volledige controle over gebruikers, sjablonen en het volledige systeem vanuit één centraal dashboard.

Wit pictogram van een verfkwast op een paars-naar-blauwe verloopachtergrond.

02 DESIGN

SmartEditor 4 / Workflow Designer / SmartStudio: Maak in een handomdraai sjablonen en workflows.

Wit pictogram van een document met een plusteken op een paars-naar-blauwe verloopachtergrond.

03 ENGAGE

SmartWizard 4 / SmartSpace: Uw centrale werkplek voor documentcreatie en documentcommunicatie.

Wit pictogram met vier naar buiten wijzende pijlen, die schaalbaarheid of uitbreiding symboliseren, op een paars-naar-blauwe verloopachtergrond.

04 SCALE

SmartBatch: Snel en schaalbaar, van kleine documentvolumes tot miljoenen documenten.



"FOUR: Het platform dat bedrijfsprocessen omzet in geautomatiseerde documenten."

SmartDocuments automatiseert geen documenten. Het automatiseert de beslissingen, regels en verantwoording die erachter zitten.


Uitzicht vanuit de cockpit van een verkeersvliegtuig, met talrijke instrumenten en bedieningspanelen. Door de voorruit is een zonsondergang zichtbaar die een warme gloed over de cockpit werpt. Langs de onderrand van de afbeelding staat de tekst: «Volledige controle in één cockpit.»

01 GOVERN

SmartCenter: Het centrale controlecentrum

Houd controle over alle sjablonen en gebruikers

Gebruikers- en toegangsbeheer: Op rollen gebaseerde toegangscontrole, gebruikersgroepen, gedetailleerde rechten voor afzonderlijke sjablonen en workflows, en schaalbaarheid voor de gehele organisatie.

Single Sign-On (Keycloak): Uniforme identiteiten over verschillende systemen heen, volledig afgestemd op de beveiligingsvereisten van uw organisatie.

Centrale systeemconfiguratie: Beheer plug-ins, gebruikers, sjablonen, integraties, certificaten en versleuteling vanuit één centrale omgeving.

Dashboard: Krijg een volledig overzicht van belangrijke statistieken, waaronder e-mailverzending, workflowstatussen en API-activiteit. Verkrijg gedetailleerde inzichten tot op het niveau van de onderliggende oorzaak van individuele fouten.


Een hand bedient een digitale gebruikersinterface met documentpictogrammen en vinkjes voor het goedkeuren of bewerken van templates en workflows. Onderaan de afbeelding staat de tekst: "Templates & Workflows in een handomdraai."

02 DESIGN

SmartEditor 4 | Workflow-Designer | SmartStudio

Aantrekkelijke sjablonen en workflows, ontwikkeld door uw eigen team

SmartEditor 4 (Microsoft Word-Add-In)

  • Maak documentsjablonen rechtstreeks in Microsoft Word.
  • Geen programmeerkennis vereist.
  • Intuïtief en gebruiksvriendelijk voor zakelijke gebruikers.
  • AI-ondersteuning met SmartPilot.

Workflow Designer

  • Visuele, modulaire interface met drag-and-dropfunctionaliteit.
  • End-to-end modellering van documentprocessen.
  • Ondersteuning voor voorwaarden, goedkeuringen, gegevensintegratie en geautomatiseerde communicatie.

SmartStudio voor e-mails en formulieren

  • Consistente sjabloonlogica voor alle communicatiekanalen.
  • Ontwerp eenvoudig e-mailsjablonen in uw eigen huisstijl.
  • Bewerkbare HTML voor maximale flexibiliteit en maatwerk.
  • Naadloze integratie met uw documentprocessen en workflows.


Een persoon in zakelijke kleding zit aan een bureau op kantoor met de voeten ontspannen op het bureau, wat een zelfverzekerde en ontspannen houding uitstraalt. Langs de onderrand van de afbeelding staat de tekst: «Open het tabblad, beantwoord de vragen, klaar!»

03 ENGAGE

SmartWizard 4 | SmartSpace

Documentcreatie die tijd bespaart en moeiteloos aanvoelt

SmartWizard 4

  • Begeleide documentcreatie via een intuïtief vraag-en-antwoordproces.
  • Live preview in realtime, zodat gebruikers wijzigingen direct zien terwijl zij informatie invoeren.
  • Consistente huisstijl: gebruikers kunnen de inhoud aanpassen, niet de opmaak, waardoor automatisch aan de huisstijlrichtlijnen wordt voldaan.
  • Vooraf ingevulde gegevens uit externe applicaties en databases.
  • Output in Word-, ODT-, PDF-, e-mail-, HTML- of XML-formaat.


SmartSpace – Mijn taken & documenten

  • Volledig overzicht van alle workflowtaken.
  • Centrale weergave van al uw documenten.
  • Directe toegang tot alle gegenereerde documenten, inclusief hun actuele status.
  • Snelle toegang tot uw persoonlijke favoriete sjablonen.
  • Alles wat u nodig heeft om documentgerelateerde taken op één centrale plek te beheren.


Nachtelijk uitzicht op een moderne metropool met wolkenkrabbers en een meerbaansweg. De lichtsporen van passerende voertuigen geven een gevoel van hoge snelheid. Langs de onderrand van de afbeelding staat de tekst: «Snelheid op elke schaal.»

04 SCALE

SmartBatch: Miljoenen documenten met realtime tracking 

Hoge volumes. Complexe documenten.
Van 1.000 tot 100 miljoen documenten in één verwerking.

Wanneer timing, compliance en consistentie cruciaal zijn

  • Verwerk snel en betrouwbaar alles, van kleine batches tot miljoenen documenten.
  • Genereer binnen enkele uren miljoenen gepersonaliseerde documenten.
  • Vul documenten dynamisch met individuele gegevens, terwijl u voldoet aan huisstijlrichtlijnen en wettelijke vereisten.

Schaalbaar en efficiënt

  • Verwerk piekvolumes zonder vertragingen.
  • Elimineer handmatige correcties en opmaakwerkzaamheden.
  • Lever consistente resultaten, ongeacht het volume of de complexiteit van documenten.

Intelligente automatisering

  • Op regels gebaseerde sjablonen sturen logica, lay-out en inhoud aan.
  • Integreer gestructureerde gegevens (zoals XML en JSON) voor maximale personalisatie.
  • Realtime voortgangsbewaking, prioriteitswachtrijen en dynamische herschikking van opdrachten voor optimale controle en prestaties.



4 redenen om voor SmartDocuments te kiezen …

01 Eén platform voor al je documenten.

SmartDocuments brengt huisstijl, sjablonen, documentcreatie en automatisering samen in één systeem. Dat vermindert complexiteit, interfaces en kosten.

02 Regie bij de business, zonder IT-afhankelijkheid.

“Houd de expertise waar die hoort: in de business.” Afdelingen beheren zelf hun content en regels, zonder lange IT-releasecycli. Wijzingen gaan sneller, zijn veiliger en blijven verankerd waar de kennis zit.

03 Governance & compliance als uitgangspunt.

Versiebeheer, traceerbaarheid en naleving van WCAG- en AVG-richtlijnen zijn vanaf de basis ingebouwd. Ideaal voor gereguleerde sectoren en overheidsorganisaties.

04 Efficiëntie met meetbare resultaten.

Tot 90 % minder handmatig werk, kortere doorlooptijden en aanzienlijk minder fouten. Je teams houden meer tijd over voor het werk dat echt waarde toevoegt.


 

Maak kennis met ons en onze software!

Klaar om SmartDocuments in actie te zien?

Plan een persoonlijke en vrijblijvende demo en ontdek hoe SmartDocuments uw documentprocessen kan vereenvoudigen en optimaliseren.

Plan een demo!