Heeft u vragen? Wij hebben de antwoorden.

Ja. SmartDocuments ondersteunt het meertalig creëren van documenten en communicatiecontent. Hierdoor kunnen organisaties documenten in meerdere talen opstellen en beheren op basis van één centraal sjabloon en een gestandaardiseerd proces. De gewenste taal kan automatisch worden geselecteerd op basis van beschikbare gegevens of vooraf gedefinieerde bedrijfsregels. Hierdoor ontvangen ontvangers altijd communicatie in hun voorkeurstaal, zonder dat hiervoor afzonderlijke documentprocessen of sjablonen hoeven te worden onderhouden. Doordat alle taalversies centraal worden beheerd, blijven inhoud, huisstijlrichtlijnen en juridische vereisten consistent in alle talen. Dit vereenvoudigt het beheer van documenten, vermindert de administratieve inspanning en zorgt ervoor dat boodschappen wereldwijd op een consistente en professionele manier worden gecommuniceerd.

Voor internationaal opererende bedrijven en organisaties met een meertalige doelgroep biedt SmartDocuments een effectieve manier om communicatieprocessen te standaardiseren en tegelijkertijd gepersonaliseerde, taalspecifieke communicatie mogelijk te maken.

SmartDocuments is een krachtig platform voor documentautomatisering waarmee organisaties documenten efficiënt, consistent en conform wet- en regelgeving kunnen creëren, beheren en distribueren. Door sjablonen, databronnen, bedrijfsregels en workflows intelligent met elkaar te verbinden, automatiseert SmartDocuments complexe documentprocessen, vermindert het handmatige werkzaamheden en waarborgt het een hoog niveau van kwaliteit en consistentie in alle communicatie. Met SmartDocuments kunnen bedrijven en overheidsorganisaties uiteenlopende document- en communicatieprocessen automatiseren, van brieven, contracten en rapporten tot formulieren en gepersonaliseerde klantcommunicatie. Het resultaat is snellere processen, minder fouten en meer tijd voor werkzaamheden met toegevoegde waarde.

SmartDocuments FOUR is de nieuwste generatie van het SmartDocuments-platform. Op basis van een workflowgestuurde aanpak helpt FOUR organisaties om bedrijfskritische communicatie efficiënter te creëren, beheren en distribueren, terwijl volledige controle over kwaliteit, consistentie en compliance behouden blijft. FOUR is ontworpen om de volledige communicatielevenscyclus te ondersteunen en biedt een modern fundament voor documentautomatisering. Het stelt bedrijven en overheidsorganisaties in staat om flexibel te reageren op veranderende bedrijfsbehoeften, technologische ontwikkelingen en toenemende verwachtingen van klanten.

Hierdoor kunnen organisaties toekomstbestendige processen realiseren en tegelijkertijd zorgen voor efficiënte, professionele en schaalbare communicatie.

Veel organisaties worden geconfronteerd met uitdagingen zoals tijdrovende documentprocessen, inconsistente inhoud, toenemende compliance-eisen en de noodzaak om communicatie af te stemmen over meerdere teams, afdelingen en kanalen. SmartDocuments helpt organisaties deze uitdagingen te overwinnen door documentcreatie te automatiseren, sjabloonbeheer te centraliseren en communicatieprocessen end-to-end te standaardiseren. Hierdoor behouden organisaties controle over content en workflows, zorgen zij voor consistente en compliant communicatie en verhogen zij tegelijkertijd de efficiëntie en productiviteit.

Door repetitieve taken te automatiseren, vermindert SmartDocuments het aantal fouten, verkort het de doorlooptijden en ontlast het medewerkers van handmatige werkzaamheden. Het resultaat is professioneel vormgegeven, actuele en gepersonaliseerde documenten die snel, nauwkeurig en betrouwbaar kunnen worden gecreëerd en verspreid.

SmartDocuments automatiseert het creëren van documenten en zakelijke communicatie door sjablonen, databronnen, bedrijfsregels en workflows intelligent met elkaar te verbinden. Informatie uit geïntegreerde bedrijfsapplicaties en systemen wordt automatisch ingevoegd in centraal beheerde sjablonen, waardoor documenten snel, nauwkeurig en consistent kunnen worden opgesteld. Dankzij het centrale beheer van content en sjablonen zorgt SmartDocuments ervoor dat alle documenten voldoen aan de actuele bedrijfs-, juridische en huisstijlvereisten. Tegelijkertijd worden repetitieve werkzaamheden geautomatiseerd, waardoor handmatige inspanningen afnemen en processen worden versneld.

Op deze manier helpt SmartDocuments organisaties hun efficiëntie te verhogen, de kwaliteit van hun communicatie te verbeteren en te allen tijde volledige controle te behouden over content, processen en compliance-eisen. Het resultaat is professionele, consistente en gepersonaliseerde documenten die met aanzienlijk minder inspanning en een sterk verminderd risico op fouten worden geproduceerd.

Met SmartDocuments kunnen organisaties een breed scala aan documenten, communicatieprocessen en digitale interacties creëren en beheren. Denk hierbij aan documenten, sjablonen, e-mails, formulieren en workflowgestuurde processen voor het opstellen, controleren, goedkeuren en verzenden van content. Of het nu gaat om het opstellen van contracten, het verzenden van klantcommunicatie, het verzamelen van informatie via formulieren of het beheren van complexe communicatieprocessen, SmartDocuments brengt content, gegevens en workflows samen op één platform. Hierdoor kunnen document- en communicatieprocessen efficiënt worden ontworpen, gestandaardiseerd en geautomatiseerd.

Met SmartDocuments kunnen organisaties consistente, gepersonaliseerde en compliant content produceren die snel en betrouwbaar kan worden verzonden. Hierdoor profiteren bedrijven en overheidsorganisaties van een hogere productiviteit, een verbeterde gebruikerservaring en volledige controle over hun communicatie.

Sjablonen in SmartDocuments worden centraal beheerd en onderhouden op één platform. Hierdoor ontstaat één betrouwbare bron voor content, huisstijlrichtlijnen en bedrijfsregels. Organisaties profiteren van consistente communicatie, vereenvoudigde governance en de mogelijkheid om wijzigingen snel door te voeren, vaak zonder ondersteuning van de IT-afdeling. Dankzij centraal sjabloonbeheer kunnen businessgebruikers zelfstandig content onderhouden en actualiseren, terwijl tegelijkertijd wordt gewaarborgd dat alle documenten voldoen aan de actuele bedrijfs-, juridische en huisstijlvereisten. Dit verhoogt de flexibiliteit en verkort de tijd die nodig is om nieuwe of gewijzigde documenten beschikbaar te maken. Geïntegreerde functies voor versiebeheer, audittrail en compliance helpen organisaties om wijzigingen transparant vast te leggen en op elk moment volledig inzicht te behouden in goedkeuringen en aanpassingen.

Hierdoor blijven sjablonen ook op de lange termijn actueel, consistent en eenvoudig te beheren, zelfs binnen complexe organisaties met veel verschillende documenttypen en betrokken stakeholders.

Absoluut. Wij laten u SmartDocuments graag zien tijdens een persoonlijke live demonstratie die volledig is afgestemd op uw specifieke wensen en behoeften. Tijdens deze sessie laten onze experts zien hoe SmartDocuments u kan helpen bij het efficiënt automatiseren, standaardiseren en optimaliseren van uw document- en communicatieprocessen. De demonstratie wordt afgestemd op de uitdagingen, doelstellingen en praktijkcases van uw organisatie, zodat u een realistisch beeld krijgt van de mogelijkheden van het platform en hoe SmartDocuments uw bestaande processen kan ondersteunen en verbeteren. Tijdens de demo beantwoorden onze specialisten uiteraard ook uw vragen en laten zij zien hoe concrete oplossingen kunnen worden ingericht voor uw specifieke situatie. Zo krijgt u een volledig inzicht in hoe SmartDocuments kan bijdragen aan meer efficiëntie, minder fouten en consistente, professionele communicatie.

Plan eenvoudig een afspraak voor een persoonlijke demonstratie. Wij kijken ernaar uit om SmartDocuments live aan u te presenteren.

Het licentiemodel van SmartDocuments is gebaseerd op een pakketstructuur, afgestemd op de manier waarop organisaties het platform gebruiken. De pakketten verschillen op basis van het aantal gebruikers, het verwachte documentvolume en het gekozen implementatiemodel (SaaS of on-premises). Elk pakket bevat een vaste set kernfunctionaliteiten. Daarnaast zijn aanvullende diensten, integraties en uitbreidingen beschikbaar als optionele toevoegingen.

Ons team werkt nauw met u samen om het pakket te identificeren dat het beste aansluit bij uw huidige behoeften, terwijl tegelijkertijd voldoende flexibiliteit wordt geboden om toekomstige groei en veranderende eisen te ondersteunen.

martDocuments maakt gebruik van uitgebreide end-to-endversleuteling om gegevens zowel tijdens de overdracht als tijdens opslag te beschermen. Hierdoor blijven gevoelige gegevens, zoals persoonsgegevens, financiële informatie, contractdocumenten en HR-dossiers, gedurende de volledige documentlevenscyclus optimaal beveiligd. Voor veilige gegevensoverdracht maakt SmartDocuments gebruik van de nieuwste TLS 1.3-versleutelingstechnologie. Gegevens die binnen het platform worden opgeslagen, worden beschermd met AES-256-versleuteling, een algemeen erkende industriestandaard voor het beveiligen van vertrouwelijke informatie. Afhankelijk van de wensen en eisen van de organisatie kunnen encryptiesleutels door de organisatie zelf worden beheerd of door het platform worden geleverd en beheerd.

Hierdoor kunnen zowel bedrijven als overheidsorganisaties de regie houden over hun beveiligingsstrategie en tegelijkertijd voldoen aan strenge eisen op het gebied van gegevensbescherming, compliance en informatiebeveiliging.Op deze manier zorgt SmartDocuments ervoor dat vertrouwelijke informatie in elke fase wordt beschermd, van documentcreatie en verwerking tot en met langdurige archivering.

SmartDocuments wordt gehost op Microsoft Azure binnen de Europese Unie. Gegevens worden opgeslagen en verwerkt in datacenters in de regio West Europe, waardoor een veilige, krachtige en AVG-conforme dienstverlening wordt gewaarborgd.

Browser of lokale installatie ...

"Ja en nee!"

Voor het gebruik van het SmartDocuments-platform, waaronder het gebruiken van sjablonen, documentgeneratie, beheer en administratie, is geen software-installatie vereist. Het platform is volledig webgebaseerd. De enige component die lokaal moet worden geïnstalleerd, is SmartEditor. Deze toepassing wordt gebruikt voor het creëren en onderhouden van sjablonen.

SaaSSaaS versus on-premises...?

Beide opties zijn beschikbaar.

De keuze tussen SaaS (Software as a Service) en on-premises hosting hangt af van de specifieke eisen en prioriteiten van een organisatie. SaaS-oplossingen bieden voordelen op het gebied van kostenefficiëntie, eenvoudige implementatie en flexibiliteit, terwijl on-premises oplossingen meer controle, maatwerkmogelijkheden en beveiliging bieden. Welke optie het beste aansluit bij uw organisatie is uiteindelijk uw keuze. SmartDocuments kan zowel als SaaS-oplossing worden geleverd als on-premises binnen uw eigen IT-omgeving worden geïnstalleerd.

Meer informatie vindt u hier.

"Wie mag wat bewerken, goedkeuren of gebruiken?
Of heeft iedereen automatisch toegang tot alles?"

SmartDocuments FOUR beschikt over een uitgebreid en zeer gedetailleerd gebruikers- en autorisatiebeheersysteem, waarmee organisaties de toegang tot functies en content nauwkeurig kunnen regelen. Er kunnen verschillende rollen en rechten worden gedefinieerd, bijvoorbeeld voor beheerders, sjabloonontwerpers en eindgebruikers. Hierdoor kan precies worden vastgelegd wie specifieke sjablonen mag bekijken, bewerken, goedkeuren of publiceren. Om het gebruikersbeheer te vereenvoudigen, kan SmartDocuments bovendien worden gekoppeld aan een bestaande Active Directory (AD)-omgeving. Hierdoor kunnen gebruikersaccounts, groepen en rechten automatisch worden gesynchroniseerd, inclusief Single Sign-On (SSO) indien gewenst.

Belangrijkste kenmerken van het autorisatiesysteem

• Gedetailleerde autorisaties voor verschillende gebruikersrollen
• Duidelijke scheiding tussen beheerdersrechten en gebruikersrechten
• Integratie met Active Directory (AD)
• Centrale administratie en volledige traceerbaarheid van autorisaties en toegangsrechten

Het geïntegreerde autorisatiebeheersysteem verhoogt de gegevensbeveiliging, transparantie en het gebruiksgemak van het beheer. Daardoor is het geschikt voor zowel kleinere organisaties als complexe enterprise-IT-omgevingen.

“Kopen we een kat in de zak?”

Absoluut niet.

Wij bieden u de mogelijkheid om SmartDocuments vooraf uitgebreid te evalueren en zelf ervaring op te doen met de functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en technische mogelijkheden van het platform. Op verzoek stellen wij een volledig functionele testomgeving beschikbaar waarin u alle kernfunctionaliteiten kunt verkennen en zelfstandig sjablonen kunt maken of aanpassen. Daarnaast bieden wij ook de mogelijkheid om een Proof of Concept (PoC) uit te voeren binnen uw eigen IT-omgeving. Hierdoor kan het sjabloonbeheersysteem uitgebreid worden getest in combinatie met uw bestaande infrastructuur. De inhoud, omvang en eventuele kosten van een testomgeving of PoC worden in overleg individueel vastgesteld, afgestemd op uw specifieke wensen, projectomvang en doelstellingen.

Uw testmogelijkheden in één oogopslag

• Toegang tot een volledig functionele testomgeving
• Optionele Proof of Concept (PoC) binnen uw eigen omgeving Individuele afstemming van omvang, duur en doelstellingen
• Persoonlijke begeleiding en ondersteuning gedurende de evaluatiefase door ons ervaren team

Ja. SmartDocuments ondersteunt Single Sign-On (SSO) via Keycloak, waardoor gecentraliseerde en veilige gebruikersauthenticatie mogelijk wordt. Gebruikers kunnen inloggen met hun bestaande bedrijfsaccount, waardoor het niet nodig is om afzonderlijke gebruikersnamen en wachtwoorden voor SmartDocuments te beheren. Door de integratie met centrale oplossingen voor identiteits- en toegangsbeheer profiteren organisaties van eenvoudiger gebruikersbeheer en een hoger beveiligingsniveau. Gebruikersrechten, authenticatiebeleid en toegangsrechten kunnen centraal worden beheerd en gecontroleerd, wat de administratieve inspanning aanzienlijk vermindert. SSO verbetert daarnaast de gebruikerservaring doordat medewerkers naadloos toegang krijgen tot SmartDocuments zonder zich opnieuw te hoeven aanmelden bij verschillende systemen. Dit verhoogt de acceptatie door gebruikers, vereenvoudigt dagelijkse werkzaamheden en ondersteunt een veilig en efficiënt gebruik van het platform.

Dankzij de integratie via Keycloak kan SmartDocuments flexibel worden opgenomen in bestaande authenticatie- en identiteitsbeheeromgevingen. Daarmee ondersteunt het organisaties bij het voldoen aan de eisen van moderne IT- en beveiligingsarchitecturen.

Ja. SmartDocuments ondersteunt Role-Based Access Control (RBAC) voor zowel sjabloonbeheer als documentgeneratie. Organisaties kunnen nauwkeurig bepalen welke gebruikers bevoegd zijn om sjablonen te creëren, te bewerken, goed te keuren en te beheren. Daarnaast kan worden vastgelegd welke sjablonen, functionaliteiten of content beschikbaar zijn voor specifieke gebruikersgroepen. Daardoor hebben medewerkers uitsluitend toegang tot de informatie en functionaliteiten die relevant zijn voor hun rol en verantwoordelijkheden. Deze aanpak vereenvoudigt het gebruik, verhoogt de beveiliging en zorgt ervoor dat gevoelige content en documenten alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde personen. Bovendien helpt rolgebaseerd autorisatiebeheer organisaties om te voldoen aan compliance-, governance- en beveiligingseisen door verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen en gecontroleerde, traceerbare toegang tot informatie mogelijk te maken.

Hierdoor behouden organisaties volledige controle over hun documentprocessen en kunnen zij tegelijkertijd voldoen aan interne richtlijnen en wettelijke vereisten. Vooral binnen grotere ondernemingen en overheidsorganisaties met meerdere afdelingen en gebruikersgroepen maakt SmartDocuments een gestructureerde, veilige en efficiënte vorm van autorisatiebeheer mogelijk, zonder afbreuk te doen aan flexibiliteit of gebruiksgemak.

Klanten profiteren van uitgebreide ondersteuningsdiensten die zijn ontworpen om SmartDocuments efficiënt en betrouwbaar te gebruiken. Via het SmartDocuments Support Portal kunnen gebruikers eenvoudig supportverzoeken indienen en opvolgen, relevante documentatie raadplegen en gebruikmaken van aanvullende hulpmiddelen en resources. Daarnaast is technische ondersteuning ook telefonisch beschikbaar, zodat dringende vragen of uitdagingen snel kunnen worden opgepakt door ervaren specialisten. Het Support Portal fungeert als een centraal platform voor het beheren van supportmeldingen en biedt transparant inzicht in de status van verzoeken. Tegelijkertijd hebben klanten toegang tot nuttige informatie, handleidingen en documentatie die hun dagelijkse werkzaamheden met SmartDocuments ondersteunen.

Reactietijden en serviceniveaus worden bepaald door het overeengekomen supportcontract en eventuele aanvullende diensten die zijn afgenomen. Hierdoor kunnen organisaties het ondersteuningsniveau kiezen dat het beste aansluit bij hun behoeften, terwijl zij profiteren van betrouwbare en professionele ondersteuning.

Ja. SmartDocuments biedt professionele adviesdiensten voor het ontwerpen, ontwikkelen en optimaliseren van sjablonen en workflows. Onze ervaren consultants helpen organisaties om het volledige potentieel van documentautomatisering te benutten en efficiënte, toekomstbestendige processen op te zetten. Onze adviesdiensten omvatten onder meer de ontwikkeling en structurering van sjablonen, de optimalisatie van document- en communicatieprocessen, het opstellen van governance-richtlijnen en de implementatie van best practices voor duurzame documentautomatisering. Het doel is om documenten en processen te ontwerpen die efficiënt, consistent, schaalbaar en eenvoudig te beheren zijn. In nauwe samenwerking met uw organisatie analyseren onze specialisten bestaande processen, identificeren zij verbeterkansen en ontwikkelen zij oplossingen die aansluiten bij uw specifieke wensen en eisen. Zo ontstaat een solide basis voor een succesvolle implementatie en verdere uitbreiding van uw SmartDocuments-omgeving op de lange termijn.

Of u nu ondersteuning nodig heeft bij de implementatie van nieuwe sjablonen, het ontwerpen van complexe goedkeuringsworkflows of de strategische doorontwikkeling van uw documentlandschap, onze adviesdiensten helpen u bij het realiseren van een krachtige en duurzame oplossing voor documentautomatisering.

De implementatieduur is afhankelijk van de omvang van het project, de complexiteit van de benodigde integraties en het aantal sjablonen en workflows dat wordt ingevoerd. Een gerichte implementatie kan doorgaans binnen enkele weken worden afgerond, terwijl uitgebreidere trajecten met meerdere sjablonen en diepgaande systeemintegraties meerdere maanden in beslag kunnen nemen.

Ons team werkt tijdens de planningsfase nauw met u samen om een realistische planning en implementatieaanpak te bepalen, afgestemd op uw doelstellingen, vereisten en technische omgeving.

Professionaliseer uw sjabloonbeheer met SmartDocuments

Een sjabloonbeheersysteem biedt tal van voordelen, vooral voor organisaties die regelmatig documenten creëren, beheren en verspreiden.

Tijdsbesparing

Door gebruik te maken van vooraf gedefinieerde sjablonen kunnen medewerkers sneller en efficiënter werken, omdat zij niet elk document vanaf nul hoeven op te stellen. Ook sjabloonontwerpers profiteren met SmartDocuments van aanzienlijke tijdsbesparingen. Onze sjablonen zijn opgebouwd uit herbruikbare contentbouwstenen, waardoor updates en wijzigingen snel en eenvoudig kunnen worden doorgevoerd. Aanpassingen hoeven slechts één keer te worden gemaakt en kunnen vervolgens automatisch in meerdere sjablonen worden toegepast.

Consistentie en huisstijlbeheer

Een sjabloonbeheersysteem zorgt ervoor dat alle documenten een consistente en professionele uitstraling behouden. Dit versterkt uw merkidentiteit en voorkomt verschillen in communicatie-uitingen.

SmartDocuments speelt een belangrijke rol bij het bewaken van de huisstijl. Het platform zorgt ervoor dat alle documenten voldoen aan de goedgekeurde ontwerprichtlijnen, waaronder kleuren, lettertypen, logo's en lay-outs. Wijzigingen in de huisstijl kunnen centraal worden beheerd en uitsluitend door geautoriseerde gebruikers worden uitgevoerd. Updates worden vervolgens automatisch toegepast op alle relevante sjablonen, waardoor verouderde of inconsistente ontwerpen worden voorkomen.

Hierdoor beschikken medewerkers altijd over de meest actuele en goedgekeurde sjablonen en kunnen zij documenten creëren zonder onbedoeld af te wijken van de huisstijlrichtlijnen.

Kort samengevat:

• Standaardisatie
• Centrale controle
• Eenvoudige toegankelijkheid
• Minder fouten

Kwaliteitsborging

Slimme sjablonen zijn zo ontworpen dat zij alle benodigde informatie bevatten, zoals standaardteksten, plaatsaanduidingen voor specifieke gegevens en gebruiksinstructies. Hierdoor wordt voorkomen dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien.

Daarnaast biedt SmartDocuments automatische contentvalidatie. Zo kunnen bijvoorbeeld datumnotaties, telefoonnummers en andere gegevensvelden automatisch worden gecontroleerd om correcte invoer te waarborgen. Sjablonen kunnen ook meldingen en foutberichten bevatten die gebruikers waarschuwen wanneer informatie ontbreekt of onjuist is ingevoerd. Hierdoor kunnen fouten vroegtijdig worden opgespoord, gecorrigeerd of zelfs volledig worden voorkomen.

Bovendien zorgen versiebeheer en goedkeuringsworkflows ervoor dat wijzigingen aan sjablonen worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze beschikbaar worden gesteld. Zo zijn uitsluitend gevalideerde en goedgekeurde sjablonen beschikbaar voor gebruik.

Kort samengevat:

• Vooraf gedefinieerde inhoud
• Opmaakrichtlijnen
• Automatische validatie
• Foutmeldingen en gebruikersbegeleiding
• Versiebeheer en goedkeuringsworkflows
• Gebruikersrechten en toegangsbeheer

Eenvoudige updates

Wijzigingen aan sjablonen kunnen centraal worden uitgevoerd en direct beschikbaar worden gemaakt voor alle gebruikers. Hierdoor blijven documenten altijd actueel en relevant.

Toegangsbeheer

Met een sjabloonbeheersysteem kan de toegang tot specifieke sjablonen worden beheerd, zodat alleen geautoriseerde gebruikers wijzigingen kunnen aanbrengen.

Efficiënte samenwerking

Teams kunnen effectiever samenwerken door gebruik te maken van gedeelde sjablonen. Dit verbetert de communicatie en afstemming tussen afdelingen. SmartDocuments ondersteunt bovendien goedkeuringsprocessen en workflows. Teamleden hebben centraal toegang tot de meest actuele sjablonen, waardoor iedereen met dezelfde documenten werkt en verwarring door verouderde versies wordt voorkomen. Sjablonen kunnen bovendien rechtstreeks beschikbaar worden gesteld binnen vakapplicaties, CRM-systemen, ERP-platformen en andere bedrijfsoplossingen.

Documentautomatisering door integratie met bestaande systemen

SmartDocuments integreert naadloos in bestaande IT-omgevingen en kan eenvoudig worden gekoppeld aan applicaties en databases van derden. Dankzij deze integraties kunnen veel documentprocessen volledig of gedeeltelijk worden geautomatiseerd. Dit vermindert handmatige werkzaamheden en beperkt fouten die ontstaan door menselijke tussenkomst. Een effectief sjabloonbeheersysteem draait immers op gegevens uit andere bedrijfssystemen.

Dankzij deze integraties kunnen organisaties:

• Automatisch documenten genereren op basis van gegevens uit applicaties van derden
• Sjablonen vooraf vullen met informatie uit externe systemen
• Sjablonen rechtstreeks starten vanuit gekoppelde applicaties
• Gegenereerde documenten automatisch opslaan in externe systemen of cloudopslagoplossingen

Door SmartDocuments te verbinden met uw bestaande softwarelandschap kunt u documentprocessen optimaliseren, de efficiëntie verhogen en een volledig geïntegreerde omgeving voor documentautomatisering realiseren.

De introductie van SmartDocuments begint met een gesprek over uw doelstellingen, huidige documentprocessen en technische omgeving. Op basis daarvan helpt ons team bij het bepalen van de projectomvang, het identificeren van de systemen die moeten worden geïntegreerd en het opstellen van een helder implementatieplan. De meeste organisaties starten met een beperkte selectie van sjablonen en processen die de grootste impact hebben. Naarmate het gebruik van SmartDocuments groeit, kan de oplossing stapsgewijs verder worden uitgebreid.

Er is geen gespecialiseerde technische expertise vanuit uw organisatie vereist. Onze consultants bieden gedurende het volledige implementatietraject de benodigde begeleiding en ondersteuning om een succesvolle invoering van SmartDocuments te realiseren.

SmartDocuments biedt een uitgebreid trainingsprogramma dat gebruikers, beheerders en inhoudelijke experts helpt om het platform efficiënt en met vertrouwen te gebruiken. De trainingen bieden de kennis en praktische vaardigheden die nodig zijn om optimaal gebruik te maken van SmartDocuments en documentprocessen succesvol te beheren. De trainingen zijn afgestemd op verschillende ervaringsniveaus en rollen, variërend van introductiecursussen voor nieuwe gebruikers tot verdiepende onderwerpen voor ervaren gebruikers en technische specialisten. Hierdoor kunnen deelnemers hun expertise gericht uitbreiden en de volledige mogelijkheden van SmartDocuments benutten, afgestemd op hun specifieke behoeften. Door middel van praktijkgerichte inhoud en oefeningen verkrijgen deelnemers waardevolle inzichten in documentcreatie, documentbeheer en documentautomatisering, evenals in het effectief gebruik van sjablonen, gegevensbronnen en workflows.

Meer informatie over onze opleidingsprogramma's vindt u hier.

Waarom heeft een sjabloonbeheersysteem een plaats naast een DMS?

Als onderdeel van de digitale transformatie staan bedrijven en organisaties voor de uitdaging om documenten efficiënt en conform de wet- en regelgeving te creëren, beheren en archiveren. In dat kader wordt vaak gebruikgemaakt van traditionele Document Management Systemen (DMS).

Maar wat is nu precies het verschil tussen een sjabloonbeheersysteem en een DMS? En hebben bedrijven en organisaties beide systemen werkelijk nodig? Op het eerste gezicht wordt ons sjabloonbeheersysteem vaak verward met een DMS. Op beurzen en congressen horen we regelmatig opmerkingen zoals: "Oh, weer een DMS!" Maar dat klopt niet.

Focus en kernfunctionaliteiten: sjabloonbeheersysteem versus DMSDMS

Een sjabloonbeheersysteem is een gespecialiseerde oplossing die zich volledig richt op het beheren en structureren van documentsjablonen. Het is ontworpen voor het opslaan, onderhouden en hergebruiken van gestandaardiseerde sjablonen, contentbouwstenen, ontwerpen en lay-outs. Het belangrijkste doel is het optimaliseren van documentcreatie, het minimaliseren van fouten en het waarborgen van een consistente uitstraling van alle documenten. Daarnaast wordt de beheerinspanning aanzienlijk verminderd dankzij het gebruik van variabele gegevensvelden en contentbouwstenen, oftewel standaardinhoud die in meerdere sjablonen wordt hergebruikt.

Traditionele Document Management Systemen bieden daarentegen een uitgebreid platform voor het beheren van de volledige levenscyclus van content. Ze maken het mogelijk om allerlei soorten informatie en documenten binnen een organisatie vast te leggen, te beheren, op te slaan en te distribueren. Documentcreatie vormt daarbij vaak slechts een klein onderdeel van de totale oplossing. DMS-platformen bieden doorgaans functionaliteiten zoals documentopslag, versiebeheer, workflowmanagement, archivering, compliancebeheer en meer.

Maakt een DMS een sjabloonbeheersysteem overbodig?

Voor bedrijven en organisaties met grote documentvolumes is het antwoord duidelijk: nee.

Waar SmartDocuments gespecialiseerd is in het optimaliseren van sjabloonbeheer en documentgeneratie, richten DMS-oplossingen zich op het beheer van documenten gedurende hun volledige levenscyclus. Beide systemen vullen elkaar echter perfect aan. SmartDocuments kan als gespecialiseerde component worden geïntegreerd in een DMS. Hierdoor worden krachtige functionaliteiten voor documentgeneratie en sjabloonbeheer gecombineerd met de mogelijkheden van organisatiebreed documentbeheer.

Wat gebeurt er daarna?

Het implementatieproces kan variëren afhankelijk van de omvang van het project en de afgenomen diensten. Een standaardimplementatie van SmartDocuments verloopt doorgaans volgens de volgende stappen:

1. Kick-offmeeting

Wij nemen contact met u op om een kick-offmeeting in te plannen. Tijdens deze bijeenkomst worden onder andere de volgende onderwerpen besproken:

• Overzicht van de softwarecomponenten
• Overzicht van de infrastructuur en architectuur, inclusief systeeminteracties
• Projectdoelstellingen en afgesproken resultaten
• Planning van de technische implementatie

2. Wat moet u regelen vóór de installatiedatum?

• Een HTTPS-certificaat aanvragen voor de webapplicatie
• Indien nodig afstemming met leveranciers over het beschikbaar stellen of ontwikkelen van integraties
• Indien nodig een Active Directory-serviceaccount beschikbaar stellen voor de configuratie van de AD4Web-module
• Indien nodig een ADFS-server beschikbaar stellen
• De applicatieserver en databaseserver voorbereiden en beschikbaar maken

3. Installatie

• Installatie van SmartDocuments
• Configuratie van aanvullende modules, indien van toepassing
• Configuratie van integraties en koppelingen, indien van toepassing

4. Softwaretraining

Basistraining

5. Go-live!

• Testen
• Inproductiename
• Implementatie en uitrol van sjablonen

6. Projectafsluiting

• Evaluatie van het project en vervolggesprek
• Feedbacksessie

Deze gestructureerde aanpak zorgt voor een soepel implementatieproces en helpt uw organisatie om vanaf de eerste dag maximaal rendement uit SmartDocuments te halen.

Roman of toch liever bulletpoints ...

Ja. SmartDocuments-sjablonen kunnen uiteraard vrije tekstvelden bevatten.

Deze bieden gebruikers de flexibiliteit om eigen content in te voeren, bijvoorbeeld voor motiveringen, beschrijvingen, opmerkingen of aanvullende informatie. Tijdens het ontwerpen van een sjabloon kan worden vastgelegd hoeveel tekst gebruikers mogen invoeren, bijvoorbeeld door een vooraf bepaald aantal regels toe te staan of juist geen beperking op het aantal tekens op te leggen. Daarnaast kunnen sjabloonontwerpers vooraf bepalen hoe de ingevoerde tekst moet worden opgemaakt, inclusief aspecten zoals lettertype, lettergrootte en tekstopmaak. Wanneer de sjabloonontwerper deze keuzes liever openlaat, kunnen opmaakopties ook via aanvullende vragen tijdens de documentgeneratie aan eindgebruikers beschikbaar worden gesteld. Hierdoor kan vrije tekst op een gecontroleerde en gestructureerde manier worden geïntegreerd in het documentcreatieproces, terwijl gebruikers tegelijkertijd de flexibiliteit behouden die nodig is om individuele documenten op te stellen.

“Kunnen onze bestaande Word-sjablonen worden gemigreerd naar SmartDocuments?”

Dit is een van de vragen die ons het vaakst wordt gesteld. Het antwoord is: ja. Bestaande Word-sjablonen in DOCX-formaat kunnen eenvoudig in SmartDocuments worden geïmporteerd. Hiervoor biedt SmartDocuments een importfunctie binnen de beheeromgeving van het sjabloonbeheersysteem. Na het importeren kunnen sjablonen worden geopend in SmartEditor en stapsgewijs worden omgezet naar volwaardige SmartDocuments-sjablonen. De bestaande lay-out en inhoud blijven daarbij behouden, waardoor het niet nodig is om sjablonen vanaf nul opnieuw op te bouwen.

Belangrijkste voordelen op een rij

• Tijdsbesparing: sjablonen hoeven niet volledig opnieuw te worden opgebouwd.
• Naadloos hergebruik van bestaande content, inclusief teksten, opmaak en lay-outs.
• Eenvoudige uitbreiding met dynamische functionaliteiten, zoals vragen, voorwaarden en herbruikbare bouwstenen.
• Efficiënt migratieproces, waardoor de overstap van Microsoft Word naar SmartDocuments eenvoudig en overzichtelijk verloopt.
• Gebruiksvriendelijke bewerking van geïmporteerde sjablonen in SmartEditor, dat geïntegreerd is in de vertrouwde Microsoft Word-omgeving.

De importfunctionaliteit is met name waardevol voor grotere organisaties, omdat deze de tijd en inspanning die nodig zijn voor de migratie van bestaande documentsjablonen naar SmartDocuments aanzienlijk vermindert.

Rekenwonder?

Kort gezegd: ja, en het is een echte gamechanger voor documentcreatie!

In veel organisaties worden dagelijks offertes, contracten, beschikkingen en andere documenten opgesteld, vaak op basis van gestructureerde gegevens uit vakapplicaties, databases of formulieren. Maar wat gebeurt er wanneer deze gegevens niet alleen in een document moeten worden opgenomen, maar ook automatisch moeten worden berekend? Dit is precies waar een intelligent sjabloonbeheersysteem het verschil maakt. Moderne sjabloonoplossingen maken het mogelijk om sjablonen te koppelen aan XML-gebaseerde vragen en gegevensvelden. Deze kunnen gegevens uit externe bronnen, zoals prijzen, aantallen, belastingtarieven en andere gegevens, ophalen en direct binnen het sjabloon berekeningen uitvoeren, waaronder:

• Het berekenen van totalen en sommen
• Het berekenen van percentages
• Het uitvoeren van voorwaardelijke berekeningen
• Het dynamisch aanpassen van tekstblokken op basis van berekende waarden
• En nog veel meer

Het resultaat is duidelijk: geen handmatige berekeningen meer, geen fouten door kopiëren en plakken, en volledig geautomatiseerde en nauwkeurige documenten.

Sjablonen die kunnen rekenen zijn veel meer dan alleen een technische functie. Ze vormen een krachtige efficiëntieverbeteraar. Ze besparen tijd, verminderen fouten en maken complexe documenten eenvoudiger en veiliger om te creëren. Dus ja, u kunt sjablonen leren rekenen, en de voordelen zijn aanzienlijk.

Aangepaste lettertypen gebruiken?

Geen probleem.

Uw marketingafdeling zal blij zijn te horen dat SmartDocuments het gebruik van aangepaste lettertypen en huisstijllettertypen volledig ondersteunt. In het algemeen zijn er twee manieren om aangepaste lettertypen beschikbaar te maken binnen SmartDocuments:

• Het lettertype rechtstreeks installeren op de SmartDocuments-server
• Het lettertype integreren via SmartCenter

Zo werkt het met SmartControl

1. Sluit het gewenste lettertype of de gewenste lettertypen in een .dotx-bestand in Microsoft Word in. (Indien nodig kunnen meerdere lettertypen worden ingesloten.)
2. Open de SmartControl-systeeminstellingen.
3. Ga naar het tabblad “DocEngine”, selecteer de optie “Use DOTX with embedded resources” en upload het .dotx-bestand.
4. Bevestig met “OK”. Klaar!

Publiceer sjablonen en content precies op het juiste moment, zonder handmatige tussenkomst.

Met SmartDocuments kunnen organisaties bepalen wanneer sjablonen, content of wijzigingen automatisch moeten worden gepubliceerd en beschikbaar moeten worden gesteld aan gebruikers. Hierdoor kunnen nieuwe documentversies, bijgewerkte content of wijzigingen als gevolg van wet- en regelgeving precies volgens planning worden vrijgegeven. Publicatieregels en planningen worden centraal geconfigureerd en automatisch uitgevoerd door de workflow-engine. Daardoor kunnen wijzigingen vooraf worden ingepland en op een vooraf vastgesteld tijdstip automatisch van kracht worden, zonder dat hiervoor handmatige acties nodig zijn. Dit vergroot de betrouwbaarheid van de planning, vermindert de administratieve inspanning en zorgt ervoor dat medewerkers altijd werken met de meest actuele en goedgekeurde content. Vooral bij wijzigingen in wet- en regelgeving, productupdates of tijdgebonden campagnes biedt geautomatiseerde publicatie een betrouwbare en gecontroleerde manier om content op het juiste moment beschikbaar te maken.

Met de Template Hub biedt SmartDocuments een centrale bibliotheek voor het beheren, organiseren en aansturen van alle sjablonen binnen een organisatie. Alle documentsjablonen worden op één centrale locatie opgeslagen, gecategoriseerd en onderhouden, waardoor consistente en gecontroleerde documentcreatie wordt gegarandeerd. De Template Hub is bijzonder waardevol voor organisaties met een groot aantal sjablonen, zoals organisaties in gereguleerde sectoren, overheidsinstellingen of ondernemingen met meerdere afdelingen. Dankzij centrale governance behouden sjablooneigenaren en beheerders volledige controle over content, goedkeuringen en wijzigingen, terwijl tegelijkertijd wordt gewaarborgd dat wordt voldaan aan organisatorische richtlijnen en wettelijke vereisten. Sjablonen worden ondergebracht in een overzichtelijke mappenstructuur en kunnen bovendien worden verrijkt met metadata voor een betere classificatie en beheer. Dankzij krachtige zoekfunctionaliteiten kunnen gebruikers snel de benodigde sjablonen vinden. Tegelijkertijd zorgt een overerfbaar autorisatiemodel ervoor dat toegangsrechten en bevoegdheden efficiënt en consistent kunnen worden beheerd over het volledige sjabloonlandschap.

Hierdoor vergroot de Template Hub de transparantie, vermindert zij de administratieve inspanning en zorgt zij ervoor dat medewerkers altijd werken met de meest recente, goedgekeurde sjablonen.

Met de functie Document Comparison kunnen verschillende versies van een sjabloon rechtstreeks met elkaar worden vergeleken.

Hierdoor kunnen wijzigingen grondig worden gecontroleerd voordat een sjabloon wordt gepubliceerd en kunnen onbedoelde aanpassingen in een vroeg stadium worden opgespoord. SmartDocuments toont toevoegingen, verwijderingen en opmaakwijzigingen overzichtelijk in een vergelijking van twee sjabloonversies naast elkaar. Gebruikers kunnen daardoor snel zien welke inhoud is gewijzigd en beoordelen welke impact deze wijzigingen hebben op het uiteindelijke document. Deze functionaliteit is met name waardevol in gereguleerde sectoren, overheidsorganisaties en omgevingen met strenge compliance-eisen, waar elke wijziging aan een sjabloon moet worden gedocumenteerd, traceerbaar moet zijn en gecontroleerd moet worden. Door alle wijzigingen transparant inzichtelijk te maken, ondersteunt SmartDocuments kwaliteitsborgings- en goedkeuringsprocessen, vermindert het de kans op fouten en zorgt het ervoor dat alleen gecontroleerde en goedgekeurde sjablonen in productie worden genomen.

Ja. SmartDocuments genereert automatisch een voorbeeldweergave voor elke opgeslagen versie van een sjabloon, zodat wijzigingen direct kunnen worden gecontroleerd. Sjabloonontwikkelaars zien onmiddellijk het resultaat van hun aanpassingen, zonder te hoeven wachten op tijdrovende heropbouwprocessen of afzonderlijke testprocedures uit te voeren. Na iedere opslagactie wordt automatisch een documentvoorbeeld gegenereerd dat rechtstreeks vanuit de versiegeschiedenis kan worden geopend. Hierdoor is direct zichtbaar welke invloed de aangebrachte wijzigingen hebben op het uiteindelijke document. Deze functionaliteit versnelt het ontwikkelen en onderhouden van sjablonen aanzienlijk, omdat gebruikers hun wijzigingen direct kunnen verifiëren en eventuele problemen vroegtijdig kunnen signaleren. Tegelijkertijd wordt de kwaliteitsborging verbeterd doordat iedere versie vóór publicatie kan worden gecontroleerd en gevalideerd.

Vooral organisaties die werken met complexe documenten en regelmatige sjabloonupdates profiteren van snellere testcycli, meer transparantie en een aanzienlijk efficiënter proces voor sjabloonbeheer.

Volledig zonder externe ondersteuning?

Ja. Met SmartDocuments kunt u sjablonen volledig zelfstandig creëren en beheren.

Als onderdeel van het implementatietraject ontvangt u een uitgebreide tweedaagse training, waarin u diepgaand kennismaakt met de belangrijkste functies en mogelijkheden van het platform. Het doel van deze training is ervoor te zorgen dat u na afloop zelfstandig sjablonen kunt creëren, bijwerken en aanpassen aan nieuwe eisen en wensen. Bij de ontwikkeling van ons sjabloonbeheersysteem is veel aandacht besteed aan een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface. Functionaliteiten zoals het slepen en neerzetten (drag-and-drop) van vraagelementen vereenvoudigen het ontwerp van sjablonen en maken het mogelijk om op een gestructureerde en overzichtelijke manier sjablonen te ontwikkelen, zonder complexe procedures of technische drempels.

IT-experts vereist?

Nee. Voor het maken van sjablonen in SmartDocuments zijn geen programmeerkennis of diepgaande IT-expertise vereist.

Het ontwerpen van sjablonen gebeurt in SmartEditor, een intuïtieve en gebruiksvriendelijke omgeving die rechtstreeks is geïntegreerd in Microsoft Word. De interface is bewust zo ontworpen dat ook gebruikers zonder technische achtergrond er snel mee aan de slag kunnen. Vraagelementen, zoals tekstvelden, keuzelijsten en datumvelden, kunnen eenvoudig via drag-and-drop in een sjabloon worden geplaatst en op de gewenste positie worden ingevoegd. Daarnaast biedt SmartEditor diverse intelligente functies waarmee bedrijfsregels en logica kunnen worden gedefinieerd. Hierdoor kunnen slimme en dynamische sjablonen worden ontwikkeld. Zelfs complexe sjablonen en documentprocessen kunnen op deze manier eenvoudig worden ingericht, zonder dat technische kennis of programmeervaardigheden nodig zijn.

Microsoft Office Word-macro's?

Nee. SmartDocuments gebruikt geen Microsoft Office Word-macro's voor het ontwikkelen van sjablonen. In plaats daarvan maakt het gebruik van de speciaal ontwikkelde SmartEditor, die naadloos samenwerkt met Microsoft Word, maar volledig onafhankelijk functioneert van traditionele macrotechnologie.

Wat zijn Microsoft Word-macro's?

Microsoft Word-macro's zijn kleine programma's of scripts die in Word kunnen worden gemaakt om repetitieve taken te automatiseren. Ze worden geschreven in VBA (Visual Basic for Applications) en kunnen uiteenlopende functies uitvoeren, zoals: 

• Tekst opmaken door automatisch vooraf gedefinieerde stijlen en opmaakregels toe te passen
• Documenten bewerken door inhoud toe te voegen, te verwijderen of te wijzigen
• Gegevens verwerken door berekeningen uit te voeren of informatie uit externe bronnen te importeren
• Gebruikersinteracties afhandelen door dialoogvensters weer te geven of invoer van gebruikers te verwerken

Waarom gebruikt SmartDocuments geen macro's?

De keuze om geen gebruik te maken van macro's is bewust gemaakt, omdat het gebruik ervan in bepaalde omgevingen verschillende uitdagingen met zich mee kan brengen.

• Beveiligingsrisico's: Macro's kunnen potentieel schadelijke code bevatten en worden soms misbruikt voor de verspreiding van malware. Hoewel moderne versies van Microsoft Office beveiligingsmaatregelen bevatten, blijft dit risico bestaan, vooral wanneer macro's afkomstig zijn van niet-vertrouwde bronnen.
• Beperkte flexibiliteit: Macro's zijn vaak lastig aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften of verschillende implementatiescenario's.
• Beperkingen in foutafhandeling: VBA-macro's bieden slechts beperkte mogelijkheden voor robuuste foutafhandeling. Hierdoor kunnen onverwachte problemen ertoe leiden dat macro's uitvallen of zich onvoorspelbaar gedragen.
• Compatibiliteitsproblemen: Macro's die in één versie van Word zijn ontwikkeld, functioneren niet altijd consistent in andere versies, omgevingen of platformen.
• Onderhoudsinspanning: Het ontwikkelen en onderhouden van macro's kan tijdrovend zijn, vooral wanneer eisen of systeemomgevingen regelmatig veranderen.

Daarnaast wordt algemeen verwacht dat Microsoft het gebruik van macro's in veel scenario's verder zal beperken en de ondersteuning van traditionele macro-oplossingen geleidelijk zal afbouwen. Met SmartEditor biedt SmartDocuments een toekomstbestendig, onderhoudsarm en stabiel alternatief dat voldoet aan moderne eisen op het gebied van beveiliging, compatibiliteit en gebruiksvriendelijkheid. Tegelijkertijd biedt het platform volledige flexibiliteit voor sjabloonontwerp zonder afhankelijk te zijn van verouderde macrotechnologieën. Dankzij deze architectuur kunnen organisaties SmartDocuments ook inzetten in sterk gereguleerde of beveiligingsgevoelige IT-omgevingen, zonder aanvullende goedkeuringen, workarounds of bijzondere tussenkomst van IT-afdelingen.

SmartDocuments biedt volledige flexibiliteit in de manier waarop sjabloonbeheer wordt georganiseerd.

Afhankelijk van de behoeften van een organisatie ondersteunt SmartDocuments een gecentraliseerde, gedecentraliseerde of hybride aanpak voor sjabloonbeheer.

Deze flexibiliteit wordt mogelijk gemaakt door het geïntegreerde gebruikers- en autorisatiebeheersysteem, waarmee toegangsrechten zeer gedetailleerd kunnen worden ingesteld. Zo kunnen bijvoorbeeld specifieke afdelingen, bedrijfseenheden of locaties zelfstandig verantwoordelijk worden gemaakt voor het beheren en onderhouden van hun eigen sjablonen, terwijl andere gebruikers uitsluitend toegang hebben tot centraal aangeboden content. Omgekeerd kan een centrale functie, zoals IT of een gespecialiseerd team voor sjabloonbeheer, de regie behouden over alle sjablonen en selectief bewerkingsrechten toekennen aan specifieke groepen of individuele gebruikers. Deze flexibiliteit is vooral waardevol binnen grotere organisaties en overheidsinstellingen met meerdere verantwoordelijksheidsniveaus, omdat zij zowel autonomie als consistentie ondersteunt en tegelijkertijd de kwaliteitsborging waarborgt. Verschillende rollen, zoals beheerders, redacteuren en eindgebruikers binnen SmartWizard, kunnen duidelijk van elkaar worden gescheiden en beheerd op basis van hun verantwoordelijkheden. Daardoor biedt SmartDocuments een ideale basis voor gestructureerd, transparant en efficiënt sjabloonbeheer dat nauwkeurig kan worden afgestemd op de specifieke wensen en eisen van een organisatie.

Versiebeheer?

Ja. Alle wijzigingen die aan sjablonen worden aangebracht, worden uitgebreid vastgelegd binnen SmartDocuments.

Elke sjabloon beschikt over geïntegreerd versiebeheer waarmee iedere wijziging wordt geregistreerd, inclusief tijdstempels, wijzigingshistorie en de gebruiker die de wijziging heeft uitgevoerd. Hierdoor hebben organisaties volledig inzicht in wat er is gewijzigd, wanneer de wijziging heeft plaatsgevonden en door wie deze is uitgevoerd. Deze mate van transparantie is niet alleen waardevol voor traceerbaarheid en interne kwaliteitsborging, maar ondersteunt ook compliance- en auditvereisten, met name binnen overheidsorganisaties en sterk gereguleerde sectoren. Een belangrijk voordeel is dat eerdere versies behouden blijven en op elk gewenst moment kunnen worden hersteld. Hierdoor wordt het risico op gegevensverlies geminimaliseerd, kunnen eerdere versies eenvoudig worden teruggezet en wordt veilige en gecontroleerde samenwerking ondersteund, zelfs bij omvangrijke revisies of wanneer meerdere belanghebbenden betrokken zijn. Dankzij automatische versiebeheerfuncties zijn handmatige registratieprocessen of lokale back-upkopieën niet meer nodig. Alle wijzigingen blijven volledig traceerbaar, controleerbaar en revisiebestendig.

“LEGO” voor sjablooncreatie ...

Ja, absoluut. Het gebruik van tekstmodules (bouwstenen) is niet alleen mogelijk met SmartDocuments, het is zelfs een van de kernfunctionaliteiten van het platform. Tekstmodules vereenvoudigen het beheer van sjablonen, versnellen de documentcreatie en zorgen voor consistente inhoud in alle relevante documenten.

Wat is een SmartDocuments-bouwsteen?

Een bouwsteen is een gestandaardiseerd element dat in meerdere, of zelfs in alle, documentsjablonen kan worden hergebruikt. Meestal gaat het om elementen die vaak worden gebruikt, regelmatig veranderen en daarom niet handmatig in elke afzonderlijke sjabloon hoeven te worden onderhouden. Voorbeelden van bouwstenen zijn:

• Standaardclausules
• Handtekeningen
• Logo's
• Bedrijfsadressen
• Bankgegevens
• Informatieve teksten
• Algemene voorwaarden
• En nog veel meer; de toepassingsmogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt

Een SmartDocuments-bouwsteen wordt slechts één keer aangemaakt en vervolgens gekoppeld aan alle relevante sjablonen. Dit verhoogt de efficiëntie aanzienlijk en vermindert de beheerinspanning. Wanneer een standaardelement verandert, hoeft het slechts één keer te worden bijgewerkt. Alle nieuw gegenereerde documenten maken vervolgens automatisch gebruik van de meest recente versie van die bouwsteen, zonder dat de onderliggende sjablonen hoeven te worden aangepast.

Typische toepassingsgebieden

Bouwstenen kunnen centraal worden beheerd en in een onbeperkt aantal sjablonen worden hergebruikt. Ze zijn ideaal voor:

• Standaardteksten (zoals inleidingen, afsluitende paragrafen en juridische kennisgevingen)
• Afbeeldingen en grafische elementen (zoals logo's of handtekeningen)
• Volledige pagina's (zoals algemene voorwaarden, privacyverklaringen of bijlagen)
• En vele andere herbruikbare contentelementen

Daarnaast biedt SmartDocuments rapportage- en overzichtsfuncties waarmee organisaties kunnen zien welke bouwstenen worden gebruikt en hoe vaak deze binnen sjablonen worden toegepast.

Wat krijgt u uiteindelijk?

SmartDocuments ondersteunt documentgeneratie in verschillende formaten, afhankelijk van het beoogde gebruik:

• PDF – voor rechtsgeldige documentdistributie en archivering
  • PDF 1.5 / 1.7 – standaardformaten voor algemeen gebruik
  • PDF/A-1a / 1b – archiveringsformaten voor langdurige opslag conform wettelijke bewaarplichten
  • PDF/A-2a / 2u – moderne archiveringsformaten met uitgebreide compatibiliteit
  • PDF/UA-1 – toegankelijk PDF-formaat, geoptimaliseerd voor gebruik met schermlezers
• DOCX – voor verdere bewerking in Microsoft Word
• ODT – voor gebruikers van OpenOffice of LibreOffice
• HTML – voor weergave in webapplicaties of e-mailsjablonen
• XML (bij gebruik van systeemintegraties) – voor de gestructureerde overdracht van alle in de SmartWizard verzamelde gegevens naar gekoppelde systemen van derden

U bepaalt zelf welk uitvoerformaat, of welke combinatie van formaten, moet worden gegenereerd. Dankzij deze flexibiliteit kunnen documenten precies worden ingezet zoals nodig is, of het nu gaat om verdere bewerking, compliant archivering, digitale distributie of integratie met applicaties van derden.

Gepersonaliseerde massadocumenten ...

Ja, het sjabloonbeheersysteem van SmartDocuments ondersteunt volledig het genereren van gepersonaliseerde massadocumenten, zowel als afzonderlijke documenten (één document per ontvanger) als in de vorm van één gecombineerd document waarin alle individuele documenten worden samengevoegd.

Als gegevensbron kunnen verschillende formaten worden gebruikt, waaronder:

• Excel-bestanden
• SQL-databases
• XML- of JSON-datastructuren

Hierdoor kunt u grote hoeveelheden gepersonaliseerde documenten snel, efficiënt en volledig geautomatiseerd genereren op basis van uw bestaande gegevensbronnen.

Let’s go workflow ...

Jazeker. Met SmartDocuments kunnen digitale goedkeurings- en samenwerkingsprocessen eenvoudig worden ingericht, zonder aanvullende tools of programmeerkennis. Deze functionaliteit is bijzonder geschikt voor samenwerking tussen afdelingen en voor goedkeuringsworkflows, bijvoorbeeld wanneer meerdere personen bijdragen aan een document of wanneer goedkeuring van een leidinggevende vereist is voordat een document definitief wordt gemaakt. Er kunnen onbeperkt deelnemers aan het proces worden toegevoegd. Specifieke contentblokken binnen een sjabloon kunnen aan individuele gebruikers worden toegewezen voor bewerking. Deze taken kunnen eenvoudig worden geconfigureerd via de instellingen van het sjabloon. Dankzij de workflowgestuurde aanpak ontvangen betrokken gebruikers automatisch een e-mailmelding zodra het hun beurt is om actie te ondernemen. Elke melding bevat een directe link naar het document, zodat gebruikers hun toegewezen inhoud snel en efficiënt kunnen bekijken, bewerken of goedkeuren.

Biedt SmartDocuments een anonimisatiefunctie?

Absoluut!

Persoonsgegevens eenvoudig anonimiseren in SmartDocuments-documenten

Met de intelligente documentsjablonen van SmartDocuments creëert u in een handomdraai slimme, gegevensgestuurde documenten. Dankzij de ingebouwde anonimisatiefunctie kunnen persoonsgegevens ook op een later moment worden geanonimiseerd, zelfs nadat het document al is gegenereerd. U kunt eenvoudig specifieke documentonderdelen selecteren die vertrouwelijke informatie bevatten en deze anonimiseren. Daarnaast kunt u kiezen voor de optie "Alle variabelen", waarmee alle variabele gegevens in het sjabloon automatisch worden geïdentificeerd en geanonimiseerd.

Zo beschermt u gevoelige informatie op een eenvoudige manier, voldoet u aan privacy- en gegevensbeschermingseisen en kunt u documenten veilig delen wanneer dat nodig is.

Met de functie Smart Metadata verrijkt SmartDocuments elk gegenereerd document automatisch met gestructureerde en doorzoekbare metadata. Hierdoor kunnen documenten snel worden teruggevonden, eenduidig worden geïdentificeerd en gedurende hun volledige levenscyclus worden gevolgd. De metadata wordt rechtstreeks bij het document opgeslagen en kan informatie bevatten zoals zaaknummers, klant-ID's, procestypen, verwerkingsstatussen of aanmaakdatums. Dit vereenvoudigt het terugvinden, archiveren en beheren van documenten aanzienlijk. Met name binnen overheidsorganisaties, financiële instellingen, juridische afdelingen en andere gereguleerde sectoren zorgt Smart Metadata ervoor dat documenten altijd eenvoudig toegankelijk en auditbestendig blijven. Hiermee kunnen organisaties voldoen aan compliance-eisen, audits ondersteunen en tegemoetkomen aan wettelijke bewaarplichten en archiveringsvereisten. De benodigde metadatavelden worden centraal per sjabloon gedefinieerd en tijdens het genereren van documenten automatisch gevuld met gegevens uit gekoppelde systemen of gebruikersinvoer.

Het resultaat is dat elk document direct na creatie correct wordt geclassificeerd en efficiënt doorzoekbaar is. Daarmee biedt SmartDocuments een solide basis voor gestructureerd documentbeheer, snelle informatievoorziening en volledige traceerbaarheid van alle relevante documenten.

Met de functie Brand Control zorgt SmartDocuments ervoor dat alle gegenereerde documenten consequent voldoen aan de huisstijlrichtlijnen van uw organisatie. Hierdoor worden burgercorrespondentie, klantcommunicatie, rapporten, contracten en juridische documenten altijd op een uniforme, professionele en huisstijlconforme manier gepresenteerd. Centrale richtlijnen voor lettertypen, kleuren, logo's, pagina-indelingen en afstanden worden organisatiebreed gedefinieerd en beheerd. Deze standaarden worden automatisch toegepast op alle sjablonen en documenten. Hierdoor kunnen businessafdelingen zelfstandig content beheren zonder dat dit invloed heeft op de goedgekeurde ontwerpspecificaties. Dit voorkomt het gebruik van verouderde logo's, inconsistente opmaak of niet-goedgekeurde ontwerpen. Tegelijkertijd versterkt een consistente visuele identiteit de herkenbaarheid van uw organisatie en draagt deze bij aan het vertrouwen van burgers, klanten en zakelijke partners.

Vooral binnen grotere organisaties met meerdere afdelingen en een groot aantal documentsjablonen helpt SmartDocuments bij het beschermen en versterken van de merkidentiteit, terwijl tegelijkertijd wordt gezorgd voor consistente communicatie in alle documenttypen.

Kan SmartDocuments automatisch dynamische content, zoals tabellen, afbeeldingen en grafieken, in documenten invoegen?

Ja. SmartDocuments kan automatisch tabellen, afbeeldingen, grafieken en andere contentbouwstenen in documenten integreren. Tijdens het documentgeneratieproces wordt de relevante inhoud dynamisch opgehaald uit gekoppelde gegevensbronnen en automatisch op de juiste plaats in het document ingevoegd. Hierdoor kunnen goedkeuringsdocumenten, contracten, leningdocumenten, offertes, rapporten en andere zakelijke documenten worden verrijkt met actuele gegevens, analyses en visuele elementen, zonder dat handmatige opmaak of nabewerking nodig is. Dynamische contentbouwstenen zijn rechtstreeks gekoppeld aan de onderliggende gegevensbronnen. SmartDocuments genereert tabellen, grafieken en afbeeldingen automatisch op het moment van documentcreatie en past daarbij de lay-out, paginering en opmaak intelligent aan op basis van de beschikbare inhoud. Het resultaat is een professioneel vormgegeven document met een consistente uitstraling, ondersteund door actuele en betrouwbare gegevens.

Tegelijkertijd wordt de handmatige inspanning verminderd, neemt de kans op fouten af en wordt de efficiëntie van het creëren van complexe documenten aanzienlijk verhoogd.

Hoe helpen herbruikbare bouwstenen bij documentbeheer?

Herbruikbare bouwstenen maken het mogelijk om veelgebruikte content centraal te beheren en deze in een onbeperkt aantal documentsjablonen te hergebruiken. Denk hierbij aan juridische clausules, privacyverklaringen, bedrijfsrichtlijnen, standaardteksten en disclaimers. In plaats van identieke inhoud afzonderlijk in elke sjabloon te onderhouden, worden deze elementen één keer aangemaakt en beheerd in een centrale contentbibliotheek. Documentsjablonen verwijzen vervolgens naar de relevante bouwstenen wanneer dat nodig is. Dit vereenvoudigt het beheer van sjablonen aanzienlijk en zorgt tegelijkertijd voor maximale consistentie in alle documenten. Wanneer een bouwsteen wordt bijgewerkt, is de meest recente versie automatisch beschikbaar in alle gekoppelde sjablonen. Hierdoor kunnen organisaties wijzigingen in juridische teksten, compliancevereisten of bedrijfsbeleid centraal doorvoeren en organisatiebreed uitrollen, zonder iedere sjabloon afzonderlijk te hoeven aanpassen. Het resultaat is een aanzienlijke vermindering van de beheerinspanning, minder kans op fouten en de zekerheid dat medewerkers altijd werken met actuele en goedgekeurde content.

Vooral organisaties met een groot aantal documentsjablonen profiteren van een hogere efficiëntie, sterkere governance en een betrouwbare naleving van wet- en regelgeving.

Ja. Met de live preview-functionaliteit van SmartDocuments kunnen gebruikers tijdens het invoeren van gegevens direct een voorbeeld van het uiteindelijke document bekijken. Hierdoor is al vóór de daadwerkelijke documentgeneratie zichtbaar hoe het eindresultaat eruit zal zien. De preview wordt automatisch en dynamisch bijgewerkt zodra gegevens worden ingevoerd of geselecteerde opties worden gewijzigd. Hierdoor kunnen inhoud, opmaak en documentstructuur al in een vroeg stadium worden gecontroleerd en kunnen mogelijke fouten direct worden opgespoord.

Vooral in omgevingen met grote documentvolumes, zoals overheidsorganisaties, financiële instellingen, verzekeraars en juridische afdelingen, helpt de live preview om correctiewerk te verminderen en de efficiëntie van documentcreatie aanzienlijk te verhogen. Dankzij de onmiddellijke visuele terugkoppeling krijgen gebruikers meer zekerheid tijdens het documentcreatieproces. Eventuele fouten kunnen worden ontdekt voordat het document daadwerkelijk wordt gegenereerd, wat tijd bespaart en de kwaliteit van de uiteindelijke documenten verbetert.

Ja. De integratie van SmartDocuments met Microsoft Teams creëert een naadloze verbinding tussen documentcreatie en samenwerking binnen teams.

Documenten kunnen rechtstreeks vanuit Microsoft Teams worden geopend, bewerkt en opgeslagen, zonder dat gebruikers hun vertrouwde werkomgeving hoeven te verlaten. Binnen Microsoft Teams is een “SmartDocuments”-knop beschikbaar waarmee de SmartWizard voor documentcreatie direct wordt geopend. Een afzonderlijke aanmelding bij SmartDocuments is niet nodig, aangezien de authenticatie automatisch op de achtergrond plaatsvindt. Zodra een document is afgerond, wordt het automatisch geplaatst of opgeslagen in het betreffende Teams-kanaal van waaruit het documentcreatieproces is gestart. Daarbij wordt het document inclusief alle bijbehorende metadata automatisch overgedragen.

Ja. SmartDocuments kan naadloos worden geïntegreerd met bestaande Document Management Systemen (DMS) en ondersteunt bidirectionele gegevensuitwisseling. Hierdoor kunnen documenten automatisch worden uitgewisseld tussen SmartDocuments en uw bestaande DMS, zonder dat wijzigingen nodig zijn in uw bestaande archiverings- en documentbeheerprocessen. Gegenereerde documenten worden rechtstreeks overgedragen aan het gekoppelde DMS en opgeslagen volgens de bestaande archiefstructuren. Belangrijke metadata, documenteigenschappen en mappenstructuren blijven hierbij behouden, waardoor een consistente documentorganisatie en documentbeheer worden gewaarborgd. SmartDocuments biedt reeds vooraf ontwikkelde koppelingen voor verschillende DMS-oplossingen, waaronder Microsoft SharePoint, OpenText en andere systemen. Integraties worden gerealiseerd met behulp van gangbare standaarden en interfaces zoals CMIS en REST, waardoor een flexibele integratie in bestaande IT-omgevingen mogelijk is.

Hierdoor profiteren organisaties van end-to-end documentverwerking, centrale archivering en snelle toegang tot relevante informatie, terwijl bestaande processen behouden blijven en eerdere investeringen in de DMS-infrastructuur optimaal worden benut.

Slim verbonden?

Ja.

SmartDocuments kan naadloos worden geïntegreerd in uw bestaande IT-infrastructuur en eenvoudig worden gekoppeld aan applicaties en databases van derden. Een sjabloonbeheersysteem stelt organisaties in staat om document- en sjabloonprocessen efficiënt te beheren en te standaardiseren. Dankzij integraties kunnen veel documentprocessen volledig of gedeeltelijk worden geautomatiseerd. Dit vermindert handmatige werkzaamheden en verkleint de kans op fouten als gevolg van menselijke tussenkomst.

Een effectief sjabloonbeheersysteem draait op gegevens uit andere bedrijfsapplicaties. Door SmartDocuments te koppelen aan bestaande systemen kunnen organisaties bijvoorbeeld:

• Automatisch documenten genereren op basis van gegevens uit applicaties van derden
• Sjablonen vooraf vullen met informatie uit externe systemen
• Sjablonen rechtstreeks starten vanuit applicaties van derden
• Gegenereerde documenten automatisch opslaan in bedrijfsapplicaties of cloudopslagoplossingen

Meer informatie en een selectie van onze beschikbare integraties vindt u hier.

Onze integratiemogelijkheden

Het integreren van SmartDocuments in bestaande IT-infrastructuren biedt tal van voordelen en vormt een essentieel onderdeel van succesvolle documentautomatisering. Om verschillende integratiescenario's te ondersteunen, bieden wij diverse technische mogelijkheden:

• SmartDocuments starten vanuit een applicatie van derden
• Uitwisselingsmap
• Redirect-integratie
• Webservice (REST / SOAP)

Meer informatie en een selectie van onze beschikbare integraties vindt u hier.

SmartDocuments volgt een open integratiestrategie en kan flexibel worden geïntegreerd in bestaande applicatielandschappen. Dankzij open interfaces en moderne integratiemogelijkheden kunnen gegevens, processen en documentautomatisering naadloos worden verbonden met de systemen die uw organisatie al gebruikt. In de loop der jaren zijn talrijke integraties gerealiseerd met vakapplicaties, CRM-, ERP-, DMS- en workflowsystemen, evenals met vele andere oplossingen die worden gebruikt binnen zowel commerciële als publieke organisaties. In plaats van zich te richten op een vast aantal gestandaardiseerde integraties, is SmartDocuments ontworpen om flexibel te kunnen integreren in vrijwel iedere IT-omgeving. Deze open integratieaanpak betekent dat wij in principe openstaan voor elke integratiebehoefte en organisaties ondersteunen bij het zo effectief mogelijk verbinden van hun bestaande systemen en processen met SmartDocuments.

Een selectie van onze partners, integraties en succesvol gekoppelde systemen vindt u op onze Partnerpagina.

Integraties zorgen ervoor dat SmartDocuments naadloos samenwerkt met de bestaande systemen en applicaties binnen uw organisatie. Door koppelingen met vakapplicaties, CRM- en ERP-systemen en andere externe of gespecialiseerde oplossingen worden gegevens, processen en documentautomatisering samengebracht in één geïntegreerde end-to-endworkflow.

Hierdoor kunnen documenten automatisch worden gevuld met actuele en correcte gegevens, zonder handmatige gegevensoverdracht of dubbele invoer. Dit vermindert de administratieve inspanning, verkleint de kans op fouten en verbetert zowel de datakwaliteit als de procesefficiëntie. Tegelijkertijd kunnen medewerkers blijven werken binnen hun vertrouwde applicaties en werkomgevingen, terwijl zij profiteren van de krachtige documentautomatiseringsmogelijkheden van SmartDocuments. Dit bevordert de acceptatie door gebruikers, vereenvoudigt workflows en versnelt zowel het creëren als het verzenden van documenten.

Door gegevens, systemen en communicatieprocessen nauw met elkaar te verbinden, helpt SmartDocuments organisaties om de efficiëntie te verhogen, processen te standaardiseren en consistente, professionele communicatie binnen de gehele organisatie te waarborgen.

Ja. SmartDocuments biedt uitgebreide Application Programming Interfaces (API's) ter ondersteuning van integraties, automatisering en maatwerkprocessen. Dankzij deze interfaces kan SmartDocuments naadloos worden gekoppeld aan bestaande applicaties en systemen, waardoor gegevens veilig kunnen worden uitgewisseld en documentprocessen volledig kunnen worden geïntegreerd in bestaande workflows. Met behulp van de API's kunnen organisaties documentgeneratie, gegevensoverdracht en communicatieprocessen automatiseren. Hierdoor wordt handmatig werk verminderd en de operationele efficiëntie verhoogd. Tegelijkertijd kan SmartDocuments flexibel worden geïntegreerd in bestaande IT-omgevingen om te voldoen aan specifieke bedrijfsvereisten. De API-functionaliteiten maken het mogelijk om documentautomatisering een integraal onderdeel te laten worden van bredere bedrijfsprocessen en om gegevens uit verschillende bronnen centraal te benutten. Zo ontstaan naadloze end-to-endworkflows die zorgen voor een hoge proceskwaliteit, consistentie en schaalbaarheid.

Hierdoor biedt SmartDocuments de flexibiliteit die nodig is voor zowel standaardintegraties als maatwerkoplossingen die aansluiten op individuele bedrijfsbehoeften.

Ja. De integratie van SmartDocuments met Microsoft SharePoint maakt naadloze, geautomatiseerde en huisstijlconforme documentcreatie rechtstreeks binnen de SharePoint-omgeving mogelijk. Deze integratie is bijzonder geschikt voor organisaties die hun documentprocessen centraal, efficiënt en gezamenlijk willen beheren. Binnen Microsoft SharePoint is een “SmartDocuments”-knop beschikbaar waarmee gebruikers de SmartWizard voor documentcreatie kunnen starten. Een afzonderlijke aanmelding bij SmartDocuments is niet nodig, aangezien de authenticatie automatisch op de achtergrond wordt afgehandeld.

Zodra het document is gegenereerd, wordt het automatisch opgeslagen in de SharePoint-bibliotheek van waaruit het documentcreatieproces is gestart. Het document wordt daarbij samen met alle bijbehorende metadata overgedragen.