Platform

Een gewone dinsdagochtend. Op een willekeurig kantoor zoekt een medewerker naar het actuele documentsjabloon voor een kennisgeving. Afhankelijk van wie je het vraagt, staat die op schijf L, in de afdelingsmap of nog op het bureaublad van een collega die vandaag thuiswerkt. Bij een advocatenkantoor worden processtukken voor nieuwe cliënten samengesteld op basis van documenten die eigenlijk twee jaar geleden al herzien hadden moeten worden.

Bij een verzekeraar verstuurt een afdeling brieven met oud briefpapier, omdat niemand de template centraal heeft bijgewerkt – of omdat niemand het heeft opgemerkt. En bij een bank vraagt de juridische afdeling naar de status van een regionale clausule. Het antwoord vereist drie zoekopdrachten in Outlook en een telefoontje naar iemand die op dat moment op vakantie is.

Dit is geen pech. Het is een patroon.

Al meer dan dertig jaar werken we met organisaties, van provincies tot grote advocatenkantoren, van gemeenten tot verzekeraars. En overal komen we dezelfde situatie tegen: documentsjablonen die zich ongecontroleerd vermenigvuldigen. Afdelingen die hun eigen parallelle werelden creëren met Word-documenten. En medewerkers die meer tijd kwijt zijn aan het vinden van het juiste document dan aan het invullen ervan.

En precies daar zit de kern.

Waarom is dat zo? Documenten zijn op zichzelf niet het probleem. Het probleem zit in de manier waarop de meeste organisaties ze creëren. Zolang documentcreatie buiten de daadwerkelijke workflow plaatsvindt – als een vervolgstap, als individuele taak of als een afzonderlijke oplossing per afdeling – blijft het foutgevoelig, lastig te beheren en is het vrijwel onmogelijk om te voldoen aan wet- en regelgeving. Dat ligt niet aan de zorgvuldigheid van individuele medewerkers. Het is een structureel probleem.

Waarom ingewikkeld doen als het ook eenvoudig kan?

SmartDocuments FOUR is ons antwoord hierop en, eerlijk gezegd, waar we al dertig jaar naartoe werken. Een platform dat documentcreatie integreert op de plek waar het werk gebeurt: in de workflow, in het bedrijfsproces en direct bij de afdelingen zelf. Templates worden centraal beheerd en zijn overal actueel, zonder dat iemand daar actief over hoeft na te denken. Compliance is geen afzonderlijke controle meer, maar vanaf het begin ingebouwd. En als een clausule wijzigt of een briefhoofd wordt aangepast, wordt die wijziging in een handomdraai doorgevoerd in alle documenten – niet per organisatie of per afdeling.