Dokumente
mit smarten
Vorlagen
automatisieren ...

Die Vorteile im Überblick ...

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  Zeitersparnis! Effizienzsteigerung und Prozesskostenreduzierung

  Mit vorgefertigten Vorlagen arbeiten Mitarbeiter:innen effizienter, da sie Dokumente nicht neu erstellen müssen. Auch Vorlagenersteller:innen sparen Zeit, denn dank der Bausteine von SmartDocuments lassen sich Vorlagen leicht und vor allem "ratzfatz" anpassen und aktualisieren.

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  Smarte Vorlagennutzung im Frage-Antwort-Dialog (SmartWizard)

  Inhalte des Dokuments werden innerhalb des SmartWizard nach dem "Frage-Antwort-Prinzip" im Browser generiert. In Abhängigkeit der eingepflegten Antworten generiert sich das Dokument mit den relevanten Texten und Passagen im gewünschten Format.

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  Einheitliches Erscheinungsbild sämtlicher Dokumente (Corporate Design)

  SmartDocuments sorgt für einheitliche, markenkonforme Dokumente durch zentrale Vorlagenpflege. Änderungen am Corporate Design werden zentral gesteuert, automatisch übernommen und sind für alle Mitarbeiter:innen sofort verfügbar.

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  Einfache Vorlagenerstellung - ganz ohne Programmierkenntnisse!

  Frageelemente können ganz einfach per "Drag & Drop" in die Vorlage eingefügt und flexibel platziert werden. Zahlreiche smarte Funktionen bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Regeln und Logiken zu hinterlegen. So lassen sich auch komplexe Vorlagen und Prozesse auf einfache Weise umsetzen, ohne dass technisches Know-how notwendig ist.

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  Effiziente Zusammenarbeit - Abbildung smarter Workflows

  Teams können einfacher zusammenarbeiten, indem sie auf gemeinsame Vorlagen zugreifen und diese nutzen, was die Kommunikation und Koordination verbessert. Auch Genehmigungsprozesse und Mini-Workflows können dabei über SmartDocuments umgesetzt werden.

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  Anbindung an bereits bestehende Systeme (DMS, CRM, ERP, etc.) und Datenbanken

  SmartDocuments lässt sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren und mit Drittanwendungen sowie Datenbanken verbinden. Dadurch können Dokumentenprozesse automatisiert werden, was den manuellen Aufwand reduziert und Fehler minimiert.

Referenzen

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  Jonas Dageförde, Landeshauptstadt Kiel

  "Mit dem neuen automatisierten Prozess wird pro Antrag nur noch knapp eine Minute Bearbeitungszeit benötigt."

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  Lars Winkler, ITK Harburg

  "Der Landkreis Harburg nutzt ein zentrales Vorlagenmanagement statt einzelner Wordvorlagen. Das vereinfacht die Pflege enorm, denn Logos, Briefköpfe sowie Textbausteine sind leicht ganz ohne Programmierkenntnisse und an einer Stelle veränderbar."

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  Thorsten Wiggers, Landkreis Verden

  "Wir waren vom allerersten Augenblick an absolut von dieser Lösung überzeugt."

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  Sabine Burfien, Landkreis Lüneburg

  "Die Verknüpfung von SmartDocuments an unser IT-System lief damals ohne Probleme ab."

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  Christian Solmecke, Rechtsanwalt

  "Wir suchen immer nach dem besten Weg, komplexe Fragestellungen erfolgreich zu beantworten!"

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  Thorsten Wolter, Landkreis Oldenburg

  "Durch die nahtlose Integration von SmartDocuments können wir Bescheide, Anschreiben, Berichte etc. direkt aus der Fachapplikation heraus erstellen".

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  Frieder Schelle, Trusted Shops GmbH

  "In unserer täglichen Arbeit konnte der Aufwand für die Erstellung einiger regelmäßig benötigter Dokumente um mehr als die Hälfte reduziert werden."

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  Kay Bendig, Landkreis Cloppenburg

  "Besonders begeistert sind die Kolleg:innen von der Berechnungsfunktion. Bei Bescheiden mit Kosten müssen lediglich die Werte in den SmartWizard eingetragen werden, das Dokument errechnet den Betrag daraufhin automatisch, ganz ohne aufwendige Word-Formeln."

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  Volker Göring, Vorstand SSV Karlsbad

  "Die Tests waren einwandfrei! Alles in allem konnten wir bereits heute die Anzahl an Vorlagen sowie den Pflegeaufwand deutlich reduzieren."