Våra kunder

Petra Verberne, Applikationsansvarig Someren

Det är enkelheten med standardtexter, automatiserad hantering av grafisk profil och datautbyte som får SmartDocuments att sticka ut. Petra Verberne, som ansvarar för mallhanteringen i den nederländska kommunen Someren, berättar hur hon använder programvaran i sitt dagliga arbete.

Kommunen Someren i Nederländerna har använt SmartDocuments i många år. Petra Verberne har arbetat i kommunen sedan 2001. "När jag började hade vi precis gått över från WordPerfect till Microsoft Word," berättar hon. "Några år senare började vi se över hur vi kunde organisera vårt arbete mer effektivt, och det var då vi kom i kontakt med SmartDocuments. Idag skapas nästan alla våra brev i SmartDocuments." Petra är applikationsansvarig för systemet inom kommunen. "Jag ansvarar för alla SmartDocuments-mallar i organisationen." Det tog en tid innan lösningen kom i full drift, bland annat på grund av upphandlingen av ett nytt ärendehanteringssystem. "Kontakten med SmartDocuments var bra redan då, men utvecklingen och användningen av mallar pausades under upphandlingsprocessen." Idag används SmartDocuments fullt ut och är integrerat med flera system inom organisationen, bland annat ärendehanteringssystemen Djuma och PowerBrowser.

Att skapa brev på ett enkelt sätt

"Vi använder SmartDocuments för alla brev och dokument där vår grafiska profil ska användas," förklarar Petra. "När man fyller i ett dokument steg för steg får man ett tydligt och välstrukturerat slutresultat. För mina kollegor har det blivit mycket enklare att skapa brev. De behöver inte längre fundera på layout eller innehåll. Genom några få steg leds de genom rätt mall och får fram ett professionellt dokument." Dessutom behövs inte längre förtryckt brevpapper. Petra lyfter särskilt fram användarvänligheten. "Arbetet med standardtexter gör processen enklare och minskar också risken för att dokument används på fel sätt. Skrivstil, grafisk profil, fasta texter som kontaktuppgifter och signaturer är redan definierade. Användarna kan inte ändra dessa delar. De behöver bara välja rätt alternativ, vilket gör deras arbete mer effektivt. Det är den största fördelen."

"Det kan ibland vara lite av ett pussel, men det är definitivt ett roligt sådant."

Att förena integrationer och mallar

Petra är mycket nöjd med de integrationer som har byggts upp. "Information som redan finns lagrad i andra system kan enkelt hämtas in i dokumenten via integrationerna. Man behöver inte längre kopiera information manuellt." Samtidigt påpekar hon att integrationsarbetet ibland kan vara utmanande. "En integration kräver mycket förberedelser för att man ska få ut maximal nytta av den. Även om det varierar mellan olika integrationer kan det ibland vara lite av ett pussel, men det är definitivt ett roligt sådant." Samma sak gäller utvecklingen av dokumentmallar. "Vissa mallar är väldigt enkla att skapa, medan andra är betydligt mer avancerade. En del innehåller omfattande frågestrukturer och beslutsträd. Jag tycker om att hitta lösningarna. Det kräver en hel del arbete att bygga upp en mall på rätt sätt, men när den väl fungerar vet jag att arbetet har gjorts ordentligt."

Smidigt samarbete

Utöver själva programvaran är Petra också mycket positiv till organisationen bakom SmartDocuments. "Samarbetet fungerar utmärkt. Att arbeta med SmartDocuments-teamet är mycket enkelt och okomplicerat. Om jag har en fråga får jag hjälp direkt från supportteamet." Hon uppskattar även den kunskap som delas utöver själva programvaran. "Jag får ofta tips och råd som inte bara handlar om SmartDocuments utan också om arbete i Microsoft Word. Jag behöver heller inte oroa mig för den tekniska supporten, eftersom jag vet att den hanteras på ett bra sätt. Samarbetet och kommunikationen är mycket värdefulla."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

An Van Herck, Administrativ assistent HSK Groep

Genom att automatisera processer och frigöra mer tid för klientkontakt. Enligt den nederländska vårdgivaren HSK Groep är detta den största fördelen med att använda SmartDocuments. An Van Herck ansvarar för mallhanteringen inom organisationen och berättar hur hon använder programvaran för att skapa värde för klienter, medarbetare och andra intressenter.

HSK Groep är en vårdgivare inom psykisk hälsa i Nederländerna med särskild inriktning på arbetsrelaterad hälsa. Förutom insatser som hjälper människor att återhämta sig från psykiska besvär erbjuder HSK även tjänster som fokuserar på förebyggande arbete och personlig utveckling. Med verksamhet över hela Nederländerna har HSK fler än 500 medarbetare. Bokningsbekräftelser, processinformation och rapporter är bara några exempel på de dokument som HSK skickar till klienter, allmänläkare, företagsläkare och arbetsgivare. Det viktigaste är naturligtvis vården av klienterna. Därför måste processerna kring dessa dokument vara så effektiva och enkla som möjligt för HSK:s medarbetare, både terapeuter och administrativ personal inom planering och administration. "Tidigare innebar dokumenthanteringen mycket kopiera-och-klistra-arbete och en mängd manuella justeringar," säger An Van Herck, administrativ assistent på HSK Arnhem.

"Det var verkligen omständligt, och innan man visste ordet av hade formateringen blivit fel igen." För fyra år sedan fattades beslutet att införa SmartDocuments. "Nu har det nästan blivit lite av en sport att göra allt så effektivt och ändamålsenligt som möjligt," säger An. HSK använder ett elektroniskt patientjournalsystem som heter WeCare. "All klientinformation lagras i det systemet. Tack vare integrationen mellan SmartDocuments och WeCare kan vi automatisera processerna. Klientdata hämtas automatiskt och rapporter samt brev genereras direkt i rätt format. Vi kan också säkerställa att processerna följs korrekt och att information inte hamnar hos fel mottagare. Vi arbetar naturligtvis med känsliga patientuppgifter. Därför kan vissa rapporter exempelvis endast delas med en läkare och inte med en arbetsgivare." Resultatet? "Tidsbesparingar! Och användarvänlighet. Det är väldigt tydligt och enkelt att navigera i," säger An.

Terapeuterna använder SmartDocuments för att skapa sina rapporter. "Genom att hålla den administrativa belastningen låg finns det mer tid för klientkontakt." Det har också skett förbättringar i den skriftliga kommunikationen med klienterna. "Det är viktigt att ge rätt stöd till människor som befinner sig i en svår situation. Att söka hjälp och hantera praktiska frågor innebär ofta redan en mental belastning. Det sista man vill är att skicka onödiga eller otydliga brev med information som inte är relevant för den aktuella situationen. Om vi exempelvis ringer en klient för att boka en tid skickar planeraren därefter rätt bokningsbekräftelse via SmartDocuments. På så sätt vet klienten vad som väntar och kan i efterhand läsa igenom den information som gavs under telefonsamtalet." Samma sak gäller för arbetsgivare och företagsläkare. "De vet att informationen de får från oss är komplett och att det är enkelt att hitta det de behöver. Även offerter och prisinformation är alltid uppdaterade eftersom vi automatiskt och utan fel kan överföra information från WeCare till SmartDocuments."

An började som planerare och arbetade inledningsvis med SmartDocuments en dag i veckan. Idag ansvarar hon för alla mallar inom organisationen. "Mitt mål är att göra det så enkelt och enhetligt som möjligt för mina kollegor, klienter och andra intressenter. Jag utmanar också mig själv att slå samman så många brev som möjligt till en och samma mall. Användarna märker inte alltid det, men i många fall gör det faktiskt deras arbete enklare."

"Våra intressenter vet vad de kan förvänta sig.
Informationen de får är korrekt, komplett och aktuell."

An är också mycket positiv till SmartDocuments som leverantör. "Jag försöker alltid lösa saker själv först, men när jag kontaktar supporten får jag den hjälp jag behöver. Det känns tryggt att veta att de agerar direkt. HSK är inte en typisk SmartDocuments-kund, så alla frågor är inte alltid lika enkla att lösa." På frågan om hon skulle rekommendera SmartDocuments svarar An utan tvekan: "Det kan spara väldigt mycket tid för vem som helst." Samtidigt betonar hon vikten av att använda hela potentialen i lösningen. "Förhandsgranskningsfunktionen är till exempel oerhört användbar. Den gör det möjligt för våra terapeuter att direkt se vilken information som hämtas och om rapporten är komplett. Det är också användarvänlighet."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Magnus Lövgren, Tillväxtverket

Tillväxtverket är en statlig myndighet under Näringsdepartementet som på regeringens uppdrag arbetar för hållbar tillväxt och konkurrenskraftiga företag i alla delar av Sverige. Det görs genom att erbjuda kunskap, nätverk och finansiering för att stärka företag och regioner. Tillväxtverket finns på nio orter i Sverige och hjälper bland annat företag i utvecklingsskeden att få tillgång till marknadskompletterande finansiering, något som innebär mycket ärendehantering.

Utmaningen och behoven

Tillväxtverkets tidigare lösning för Wordmallar för ärendehanteringssystemet innebar att mallarna skapades i HTML. Med 43 olika organisationer, som alla har varierande behov av olika mallar, decentraliserades malladministrationen och varje administratör var i behov av kunskaper för att kunna skapa de Wordmallar som de behövde. ”Vi fick bistå med mycket utbildning och hjälp och det tog mer tid än vad vi hade räknat med”, säger Magnus Lövgren som ansvarar för att administrera, skapa och publicera de mallar som behövs åt de organisationer som använder Tillväxtverkets ärendehanteringssystem. ”Vårt mål var en enklare hantering för oss genom en modernare hantering av mallar och i längden ett enklare system för användarna ute i organisationerna.”

En passande och lätt lösning för smarta Wordmallar

Förutom en enklare och mer effektiv hantering behövde även lösningen ha möjlighet att extrahera data ur komplexa XML-strukturer. Efter att ha tittat runt efter olika lösningar stod det klart att det bara var mallsystemet SmartDocuments som kunde leverera den funktionalitet som man var ute efter. Utöver en mer effektiv hantering av dokumentmallarna hade SmartDocuments de tekniska lösningar som passade Tillväxtverkets behov och ärendehanteringssystem. Det gick även lätt att implementera SmartDocuments. ”Implementationen av mjukvaran gick smidigt och vi har inte behövt någon support. ”Det har fungerat bra”, säger Magnus.

”Det går betydligt snabbare att skapa mallarna, även publiceringsprocessen går snabbare jämfört med tidigare”

Förändringar efter införandet

Efter införandet fick man den effektivitet man behövde på Tillväxtverket. ”Den största förändringen är att det går snabbare att göra mallarna”, berättar Magnus. ”Det går betydligt snabbare att skapa mallarna och även publiceringsprocessen går snabbare jämfört med tidigare.” Man upptäckte snart att man faktiskt fick ännu mer nytta ur mallverktyget . ”Vi använder även SmartDocuments till andra mallar som vi inte hade tänkt från början men där vi nu ser möjligheten att göra det.”

Nästa steg

Efter införandet av mallsystemet SmartDocuments är nu nästa steg för Tillväxtverket att decentralisera administrationen av Wordmallarna för att kapa ledtiderna och göra det möjligt för organisationerna att anpassa mallarna efter sina egna behov i högre utsträckning än idag. Minskad central administration ger också Tillväxtverket möjlighet att lägga de frigjorda resurserna på andra delar av verksamheten.

Något som kommer att ha betydelse eftersom det är två personer som redan i dag jobbar aktivt med att skapa och underhålla ett sextiotal mallar, ett antal som kommer att öka kraftigt under det kommande året.

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan gynna din organisation!

Begär en demo

Rolf, Melanie och Joop, Omgevingsdienst IJsselland

Miljömyndigheten IJsselland, en regional miljömyndighet i Nederländerna, arbetar tillsammans med tio kommuner och den regionala säkerhetsmyndigheten i en gemensam informationsmiljö. Myndigheten ansvarar för förvaltningen av informationssystemet på uppdrag av de deltagande organisationerna. För att arbeta så effektivt som möjligt sökte man en lösning som skulle göra det möjligt att stödja samtliga partnerorganisationer med en gemensam uppsättning dokumentmallar.

Joop Muller, rådgivare inom informationshantering vid Miljömyndigheten IJsselland, berättar: "År 2016 genomförde vi en upphandling av programvara för att stödja tillståndshantering och tillsynsverksamhet. Som en del av upphandlingen sökte vi också funktionalitet för dokumentproduktion. Den programvaruleverantör vi hade i åtanke erbjöd detta genom makron, men det skulle ha lett till komplicerad administration. Vi samarbetar med elva partnerorganisationer och ville använda en gemensam uppsättning mallar för alla, vilket inte hade varit möjligt med makrolösningen. Vi ville heller inte hamna i en situation där varje partner hade sina egna mallar. Många av våra kommuner kände redan till SmartDocuments, och programvaran uppfyllde våra krav. Därför blev valet ganska enkelt."

Smart användning av programvaran

Rolf van der Kuijl och Melanie Bosvelt är applikationsansvariga för SmartDocuments vid Miljömyndigheten IJsselland. Rolf berättar: "Vi kände redan till programvarans möjligheter och hade tidigare erfarenhet av den, vilket gjorde övergången enklare. Som applikationsansvariga strävar vi efter att arbeta så effektivt som möjligt och att kunna stödja så många av våra partnerorganisationer som möjligt." Melanie fortsätter: "Vi bygger mallar som är så standardiserade som möjligt, men samtidigt använder vi utbytbara sidhuvuden, sidfötter och andra byggblock som gör det möjligt att anpassa dokumenten för varje partnerorganisation. Som mallutvecklare försöker vi minimera den arbetsinsats som krävs av slutanvändaren. Det innebär exempelvis att vi ställer så få frågor som möjligt och ser till att användaren bara behöver ange information en gång. Integrationen mellan SmartDocuments och systemet för tillståndshantering och tillsyn, PowerBrowser från Genetics, gör detta möjligt." Joop tillägger: "Det är också anledningen till att vi medvetet använder dessa system som SaaS-lösningar. När man arbetar för elva olika organisationer är det opraktiskt att installera programvara lokalt. Med SaaS kan vi lösa problem betydligt effektivare eftersom alla arbetar i samma programvarumiljö." Melanie förklarar vidare: "Vi strävar efter att använda programvaran så smart som möjligt. I den processen lärde vi oss mycket av en av SmartDocuments konsulter som stöttade oss. Det stödet har varit ovärderligt, särskilt när det gäller att skapa partneranpassade texter. Han lärde oss många tekniker och vi samlade alla tips och metoder i en slags handbok." Rolf avslutar: "Det är väldigt användbart. Vi kan enkelt slå upp hur vi byggt en viss lösning, och om vi stöter på ett problem kan vi ofta själva hitta lösningen. Och om det inte räcker kan vi alltid vända oss till SmartDocuments supportteam med våra frågor."

Standardiserat och enhetligt

"Vi ansvarar enbart för att skapa mallarna," fortsätter Rolf. "Innehållet i varje brev kommer från vår redaktionsgrupp. Det är en rolig utmaning att omsätta deras krav till funktionella mallar i SmartDocuments. Mallen är slutprodukten, så vi behöver inte delta i diskussioner om själva innehållet. Däremot sätter vi de tekniska ramarna. Tillsammans med redaktionsgruppen arbetar vi för att göra texterna så standardiserade och enhetliga som möjligt, med så lite specialanpassning som möjligt." Joop förklarar hur redaktionsgruppen uppstod: "Det behövdes en gemensam uppsättning brev och texter, och därför bildades redaktionsgruppen. Där definierades spelreglerna och ramarna för samarbetet kring framtagning av brev. Som en del av detta arbetssätt har varje mall en utsedd ägare." "Det fungerar väldigt bra att processen är uppbyggd på det här sättet. Det gör oss gemensamt ansvariga," säger Melanie.

"Människor blir ibland nästan förvånade över hur enkelt och användarvänligt det är."

Miljö- och planlagen samt tillgänglighet

"Vi har också kommit överens om praktiska riktlinjer inom organisationen, till exempel när det gäller layouten på våra brev och vår skrivstil. Även det är en del av spelreglerna," berättar Rolf. "När det gäller språk och skrivsätt har redaktionsgruppen nyligen genomfört en förändring med fokus på tillgänglighet. Parallellt med förberedelserna inför den nederländska miljö- och planlagen har gruppen arbetat med att tillämpa klarspråksprinciper i alla brev. Dessa brev skickades till den nederländska kommunförbundet (VNG), som därefter delade dem nationellt som exempelmallar för brev kopplade till miljö- och planlagen." Melanie tillägger: "Det blev en win-win-situation. Kommunförbundet stöttade oss, och i gengäld fick de tillgång till en färdig uppsättning starka standardbrev. När det gäller miljö- och planlagen ser vi även nya utmaningar för vår applikationsförvaltning. Vi kan fortsätta använda mallarna och de uppdaterade texterna, men datamodellen förändras. SmartDocuments och Genetics hjälper oss att säkerställa att övergången blir så smidig som möjligt."

Användarvänligt och enkelt

"Vi har 700 SmartDocuments-licenser inom organisationen," säger Joop. "Införandet har skett stegvis och användningen ökar fortfarande varje dag." Rolf fortsätter: "Vi bad cheferna att uppmuntra användningen av våra standardiserade system." Melanie tillägger: "Med SmartDocuments kan vi nu se hur ofta en viss mall används. Om någon väljer att fortsätta skriva sina egna brev manuellt innebär det egentligen en massa onödigt arbete. Dessutom ökar risken för fel, exempelvis kopierings- och inklistringsmisstag." Hon fortsätter: "Överlag får vi mycket positiv återkoppling om SmartDocuments. Människor blir ibland nästan förvånade över hur enkelt och användarvänligt det är. Vi får ofta höra kommentarer som: 'Det här är verkligen fantastiskt.' Våra partnerorganisationer är mycket positiva och märker att de gör framsteg med SmartDocuments. Det är alltid roligt att höra."

Att lära av varandra

"Vi fortsätter att arbeta aktivt inom organisationen för att utveckla dokumentmallarna och hålla tröskeln låg för användarna att arbeta med standardbreven. Vi vill vara tillgängliga och lättillgängliga för redaktionsgruppen, eftersom det här är något vi måste göra tillsammans," avslutar Rolf. "Dessutom har vi kontakt med andra miljömyndigheter som nyligen har gått över till PowerBrowser från Genetics i kombination med SmartDocuments. Vi uppskattar möjligheten att utbyta erfarenheter kring hur arbetet fungerar, hur olika utmaningar kan lösas och vilka möjligheter som finns. Vi investerar gärna tid i detta." "Detsamma gäller andra SmartDocuments-kunder som vi möter, exempelvis under SmartDocuments användardagar. Vi kan stötta varandra och lära oss väldigt mycket av varandras erfarenheter."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Raymond och Ciska, Waterschap Limburg

Vattenmyndigheten i den nederländska provinsen Limburg arbetar enligt principerna för ärendebaserat arbetssätt och använder SmartDocuments som stöd för detta. Raymond Sahl och Ciska de Zwart berättar hur SmartDocuments bidrar till ett effektivt och transparent arbetsflöde.

Raymond Sahl arbetar som rådgivare inom informationsförsörjning på Water Authority of Limburg. "Vi har arbetat med att införa ärendebaserat arbetssätt under flera år. År 2019 migrerade vi till Office 365 i kombination med SharePoint Online," berättar Raymond. "Vårt tidigare verktyg för dokumentproduktion stödde inte SharePoint Online-miljön. Därför började vi undersöka alternativa lösningar och hittade SmartDocuments. Vi genomförde ett Proof of Concept som blev mycket framgångsrikt, framför allt tack vare samspelet mellan Office 365, SharePoint Online och SmartDocuments."

Varje process har sina egna dokument

"Både den tekniska installationen och den grundutbildning som våra funktionsadministratörer fick hos SmartDocuments genomfördes utan problem," fortsätter Raymond. "Därefter samarbetade vi med SmartDocuments konsulter för att skapa mallar. Vi behövde ta fram mallar för var och en av våra processer, vilket var tidskrävande, men tack vare tydliga tidsplaner fungerade arbetet mycket bra." Ciska de Zwart är managementassistent och ansvarar för förvaltningen av SmartDocuments inom organisationen. "Som central kontaktperson samordnar och hanterar jag allt som rör våra mallar. Det omfattar bland annat att samla in önskemål om malländringar från processansvariga och att ha löpande kontakt med SmartDocuments konsulter när vi behöver stöd."

"Som ett resultat är våra processer effektiva, ändamålsenliga och transparenta."

Styrkan i ett ärendebaserat arbetssätt

"Styrkan med SmartDocuments är att vi kan konfigurera systemet så att dokumentmallar endast nås via vårt ärendehanteringssystem GoverMaxx från Split~Vision," säger Ciska. "När ett nytt ärende skapas eller när någon arbetar i ett befintligt ärende kan ett nytt dokument genereras direkt därifrån. På så sätt säkerställer vi att hela organisationen arbetar ärendebaserat. Dessutom garanteras enhetlig grafisk profil och standardiserad dokumenthantering." Raymond tillägger: "Den kraftfulla integrationen mellan GoverMaxx, SharePoint Online och SmartDocuments gör att användarna upplever arbetssättet som enkelt och användarvänligt, vilket har bidragit till att arbetssättet fått stor acceptans." "Användarna kan samarbeta kring dokument och hela ärenden, både internt och externt. Samtidigt fortsätter vi att utveckla funktionaliteten, till exempel digitala signaturer direkt i ärendesystemet. Utanför ärendehanteringssystemet har användarna inte tillgång till dokumentmallarna, vilket hjälper oss att bevara vårt ärendebaserade arbetssätt."

Smarta integrationer minskar risken för fel

"Vi använder SmartDocuments för alla våra dokument," förklarar Ciska. "Dokument skapas direkt från det aktuella ärendet och sparas därefter tillsammans med ett unikt nummer. Vi använder även integrationen med Unit4 Financials för våra inköpsprocesser. Det handlar om komplexa dokumentmallar, men SmartDocuments gör processen enkel för användarna." Raymond utvecklar: "När ett inköpsdokument skapas inkluderas till exempel beloppet automatiskt. Beroende på beloppets storlek lägger SmartDocuments automatiskt in rätt budgetansvarigs signatur i dokumentet. Budgetnummer hämtas också direkt från systemen och fylls i automatiskt." "Det minskar risken för fel. Med vår funktion för digital signering lagras det signerade dokumentet automatiskt i rätt ärende efter signeringen. All information hålls samlad, vilket gör våra processer effektiva, ändamålsenliga och transparenta." Dessutom hjälper lösningen organisationen att uppfylla myndighetskrav kring dokumentarkivering och informationshantering. Ciska tillägger: "En annan funktion som jag uppskattar är möjligheten att göra vissa fält obligatoriska innan ett dokument kan färdigställas. Det stärker kvaliteten i våra processer ytterligare."

Tydligt och användarvänligt

"Vi upplever samarbetet med SmartDocuments som mycket positivt," säger Ciska. "De håller sina löften, har stor sakkunskap och hjälper oss när vi behöver stöd." Raymond fortsätter: "Vi får support enligt vårt SLA-avtal, men använder även deras konsulttjänster genom förköpta timmar. Det fungerar mycket bra eftersom vi får tillgång till flexibel expertis utan att behöva genomföra nya upphandlingar." Ciska lyfter fram att organisationen samtidigt kan göra mycket på egen hand. "Vi kan själva arbeta med byggblock och göra ändringar i dem. Nyligen gick vi tillsammans med SmartDocuments igenom alla våra mallar i samband med en omfattande ny lagstiftning. Då såg vi hur effektivt vissa delar kunde hanteras med byggblock." "Om en av dessa delar behöver ändras räcker det med att uppdatera ett enda byggblock. Med ett knapptryck uppdateras sedan alla berörda mallar. Vi kunde också förbereda allt i god tid inför den nya lagens införande, publicera ändringarna på rätt datum och se att allt fungerade perfekt. Det var mycket tillfredsställande."

"Tack vare den kraftfulla integrationen mellan GoverMaxx, SharePoint Online och SmartDocuments upplever användarna det som ett enkelt och smidigt arbetssätt."

"SmartDocuments är tydligt och fungerar mycket bra," säger Ciska. "Vi kan se hur ofta varje mall används och behörighetsstrukturen fungerar effektivt. Användarna har bara tillgång till de mallar de behöver och kan därför inte välja fel dokument." Organisationen arbetar också aktivt med att göra mallarna så smarta som möjligt. "Vi försöker samla flera olika brev i samma mall där det är möjligt. På så sätt minskar vi det totala antalet mallar." Raymond avslutar: "Det här kommer att fortsätta utvecklas. Användarna ser hur väl lösningen fungerar och använder den därför allt mer. Det märks bland annat genom att vi får allt fler önskemål om nya dokumentmallar. Användarna ser att SmartDocuments är både kraftfullt och användarvänligt."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Leuntje van Duijn och Irene Keehnen, Heemstede und Bloemendaal

Kommunerna Heemstede och Bloemendaal är två separata kommuner, men när det gäller IT arbetar de som nära partners. Detta samarbete bidrar till en stabil och effektiv IT-struktur. "Starkare tillsammans" är ett motto som passar väl. Leuntje van Duijn och Irene Keehnen, som arbetar med digitalisering och är kända i sina organisationer som SmartDocuments-teamet, är mycket positiva till det kommunala samarbetet och den roll som SmartDocuments spelar i det.

Under många år hade Heemstede och Bloemendaal var sin egen IT-avdelning. När båda kommunerna valde att outsourca sin IT-drift till samma leverantör blev ett närmare samarbete ett naturligt nästa steg. En gemensam systemmiljö ansågs vara en viktig förutsättning. Leuntje från Heemstede berättar: "Ett officiellt partnerskap växte fram underifrån. När vi gick samman var ett av de första kraven att våra IT-avdelningar skulle kunna arbeta med samma program. Det godkändes av ledningen."

SmartDocuments-teamet

Irene från Bloemendaal förklarar: "När vi började samarbeta kring IT hade Bloemendaal redan arbetat med SmartDocuments i flera år. Vi använde dokumenthanteringssystemet Corsa och jag skapade alla mallar där. För många år sedan kontaktades vi av SmartDocuments, som då hette High Concept, om ett möjligt samarbete. Programvaran kunde enkelt integreras med Corsa, så det verkade vara en bra lösning." Samarbetet mellan Bloemendaal och SmartDocuments går därför tillbaka till 2007, och den långa erfarenheten vägde tungt när kommunerna började samarbeta. När det nya samarbetet mellan Heemstede och Bloemendaal etablerades beslutades att även Heemstede skulle gå över till SmartDocuments. Leuntje berättar: "I Heemstede använde vi tidigare DMS-versionen. När vi började samarbeta ville vi harmonisera våra IT-miljöer. Vi ville använda samma lösning som Bloemendaal, inte minst eftersom de redan hade utvecklat så många mallar. När frågan kom upp om vem som ville arbeta med mallarna i det nya systemet räckte jag upp handen." Sedan dess har Irene och Leuntje arbetat tillsammans som SmartDocuments-teamet.

"Det finns många fördelar. Om du behöver ändra något i ett dokument gör du det på ett enda ställe."

Samarbete ger snabbare lösningar

Kommunerna använder SmartDocuments Professional Edition, som innehåller ett obegränsat antal byggblock och mallmöjligheter. Systemet är integrerat med bland annat dokumenthanteringssystemet Corsa och ärendehanteringssystemet Mozard och används idag av över 400 användare. Irene säger: "Det är fantastiskt att arbeta tillsammans istället för att sitta på var sin ö. Vi träffas varje vecka för att gå igenom frågor och förbättringar." Leuntje håller med: "Det är värdefullt att kunna bolla idéer med varandra. Vi bygger ett nätverk tillsammans och sparar mycket tid genom samarbetet." Båda upplever att problem löses betydligt snabbare idag. "Tidigare fick vi lösa problemen själva. Nu kan vi lösa dem mycket snabbare tillsammans."

Från två miljöer till en

Under de första åren hade varje kommun sin egen SmartDocuments-miljö. När det blev dags att uppgradera till en ny version uppstod möjligheten att slå samman de två miljöerna. Leuntje berättar: "Vi gjorde det så enkelt som möjligt för oss själva. Irene och jag märkte upp alla våra mallar." Irene tillägger: "Man kan också se vilken användare som tillhör vilken kommun och vilka behörigheter personen har." Under sammanslagningen fick kommunerna omfattande stöd från SmartDocuments, både på distans och på plats. Idag bygger arbetet i SmartDocuments i stor utsträckning på roller och behörigheter. Samtidigt har kommunerna arbetat aktivt för att skapa enhetlighet. Leuntje säger: "Stavning och formuleringar behövde harmoniseras. Vi har team som arbetar enbart för Heemstede eller Bloemendaal och andra team som arbetar gemensamt."

"Där vi tidigare kämpade med problemen var och en för sig kan vi nu lösa dem mycket snabbare tillsammans."

SmartDocuments gör arbetet enklare

Båda kommunerna är överens om att SmartDocuments förenklar arbetet avsevärt. Irene förklarar: "Det finns många fördelar. Om du behöver uppdatera något i ett dokument gör du det på ett enda ställe. Dessutom behöver vi inte längre tryckt brevpapper eftersom den grafiska profilen automatiskt appliceras på alla dokument." Byggblocken är en nyckelfunktion enligt båda. Leuntje: "Man bör alltid arbeta med byggblock. Om du ändrar ett byggblock uppdateras korrekt information automatiskt i alla dokument. Jag använder dem bland annat för kontaktuppgifter, brevhuvuden och referensnummer." Irene framhåller också integrationen med Corsa: "Vi vill göra det så enkelt som möjligt för våra kollegor att lagra mallar och dokument direkt i Corsa." Även kopplingen till ärendehanteringssystemet Mozard är viktig. "Mozard är vårt ärendehanteringssystem. Varje ärende representerar en akt, och för varje ärendetyp kan man skapa generella eller specifika mallar."

Personlig support

Leuntje uppskattar särskilt stödet från SmartDocuments: "Vid den senaste uppgraderingen bad vi om utbildning kring några nya funktioner. En konsult från SmartDocuments satt med oss en hel dag. Han gick igenom våra frågor en efter en och hjälpte oss att lösa dem." Irene lyfter även fram användarplattformen BeingSmart: "Om man stöter på ett problem kan man söka efter lösningar som andra användare redan har diskuterat. Där kan man ställa frågor, lämna önskemål och utbyta erfarenheter med andra organisationer."

SmartDocuments i vardagen

Både Irene och Leuntje upplever SmartDocuments som användarvänligt. "Precis som med allt annat krävs lite övning i början," säger Irene. Idag är systemet väl integrerat i det dagliga arbetet. "Det är bekvämt för användarna att slippa skriva hela brev från grunden. Formatering och struktur finns redan på plats." Leuntje ser samma reaktion hos sina kollegor: "De uppskattar verkligen att vissa uppgifter fylls i automatiskt när rätt egenskaper kopplas till en mall."

Bara att sätta igång

Både Leuntje och Irene är entusiastiska över möjligheterna i SmartDocuments. Leuntje sammanfattar: "Det är inget svårt program att lära sig. Man måste bara våga sätta sig in i det. Jag tycker att det är roligt att skapa mallar, även de avancerade. Jag har verkligen lärt mig att utforska alla möjligheter som finns." Irene tillägger: "Det kan ta lite tid att bygga upp en mall, men den tiden får man tillbaka senare eftersom mallen då är klar att användas om och om igen." Tack vare SmartDocuments har kommunerna effektiviserat sitt arbete under många år, men enligt dem är det inte bara programvaran som gör skillnaden. Leuntje avslutar: "SmartDocuments är mycket lättillgängligt. Man är inte bara ett kundnummer. Vi uppskattar verkligen den personliga kontakten och den snabba servicen. Med tanke på hur väl lösningen fungerar idag ser jag ingen anledning att byta leverantör inom överskådlig framtid."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Tanja och Jeanine, Meerinzicht

Att förbättra verksamhetsprocesser. Det är vad Meerinzicht gör för tre kommuner i Gelderland. Ett omfattande uppdrag som organisationen har tagit sig an tillsammans med SmartDocuments. Efter flera år av innovation och gemensamt lärande är den webbaserade lösningen nu redo att användas.

Meerinzicht är ett samarbete mellan kommunerna Ermelo, Harderwijk och Zeewolde. Organisationen samlar många av kommunernas gemensamma verksamheter i en enda organisation. Det omfattar både sociala tjänster, såsom vård, arbete och försörjning, lärlingsfrågor och ungdomsstöd, samt verksamheter inom skatt, fastighetsservice, ekonomi, fastighetsförvaltning, HR, IT, kommunikation, juridik och geografisk information. Detta innebär hantering av ett stort antal formulär, dokument och brev, något som SmartDocuments hjälper till att göra betydligt smartare. Att samarbeta med andra kommuner och samla verksamheter i en gemensam organisation ger många fördelar, men innebär också utmaningar. Det vet Tanja Arends-Dirksen, applikationsansvarig på Meerinzicht, mycket väl. Hon började arbeta för Zeewolde kommun år 2011. Beslutet att införa SmartDocuments var redan fattat, men det saknades någon som kunde genomföra implementeringen. Det blev Tanja. År 2015 överfördes hennes arbete till Meerinzicht, där hon sedan dess har arbetat tillsammans med kollegan Jeanine Lowie. "Tillsammans stöttar vi våra kollegor inom dokumentproduktionens värld."

Fyra olika SmartDocuments-miljöer

Som applikationsansvarig arbetar Tanja mitt i den komplexitet som uppstår när tre kommuner ska samverka i en gemensam organisation. "Man märker att varje organisation behöver sitt eget arbetssätt. Det skulle fortfarande vara för komplext att helt fungera som en enda organisation. Kommunerna är olika och har var och en sin egen identitet." För att kunna hantera detta från en central organisation som Meerinzicht är ett system som SmartDocuments närmast oumbärligt. Varje organisation arbetar idag med sin egen SmartDocuments-miljö och egna mallar som har utvecklats specifikt för deras verksamhet. "Det gör att man alltid kan vara säker på att den grafiska profilen är korrekt, att rätt villkor och formuleringar används samt att allt arkiveras och kan hittas i efterhand. Det skapar trygghet och säkerhet."

"Med tiden har det utvecklats en verklig känsla av att vi känner varandra.
Supportpersonalen känner till oss vid namn och jag vet att mina frågor tas om hand direkt.
Ett knapptryck, och jag får svar."

Flexibelt arbete med SmartDocuments Web

Under senare år har Meerinzicht och SmartDocuments främst fokuserat på att skapa ett mer effektivt och verksamhetsanpassat arbetssätt i molnet genom SmartDocuments webbapplikation. Övergången har länge stått högt på Tanjas önskelista. "Meerinzicht har inga egna lokaler. Våra medarbetare arbetar därför regelbundet från olika platser inom de anslutna kommunerna. Oavsett om man befinner sig i en kommun eller arbetar hemifrån måste man kunna utföra sitt arbete utan hinder." När beslutet fattades att arbeta mer flexibelt var valet av SmartDocuments självklart. "Vi valde medvetet att göra den här resan tillsammans med SmartDocuments." De främsta anledningarna var det redan etablerade samarbetet och de befintliga integrationerna. "SmartDocuments är integrerat med verksamhetssystemet Liber och dokumenthanteringssystemet Corsa. Användarna loggar in en gång och får tillgång till allt. Det gör arbetet mycket enklare. Dessutom är SmartDocuments Web tydligt och användarvänligt." "Det är väldigt värdefullt att ha en lösning som gör det möjligt att harmonisera allas arbete. Det är precis vad SmartDocuments gör för oss."

"Det är som att arbeta med Google, fast i dina dokument och mallar."

Länge leve sökfunktionen

När Tanja får frågan om vilken funktion i SmartDocuments Web hon uppskattar mest behöver hon inte fundera länge. "Just nu upptäcker jag fortfarande alla möjligheter och funktioner, men sökfunktionen är verkligen fantastisk!" Hon jämför den med en välkänd tjänst: "Det är som att arbeta med Google, fast i dina dokument och mallar. Genom en enkel sökning hittar jag snabbt rätt dokument." Även mallarnas byggblock har blivit betydligt smartare. "Jag behöver inte längre öppna varje byggblock för att kontrollera om det är rätt. Sökfunktionen visar det direkt. Det sparar många klick." Dessutom uppskattar hon att all information nu finns digitalt tillgänglig. "De där stora arkivskåpen med hängmappar och dammiga arkiv? Som tur är hör de till det förflutna nu."

Ständiga innovationssteg

"Vi har arbetat tillsammans i nio år. Under den tiden har vi varit med om mycket tillsammans: uppgraderingen av Liber, där SmartDocuments behövde stödja båda versionerna, övergången från Corsa till Corsa NxT, olika förändringar av den grafiska profilen ..." nämner Tanja som några av höjdpunkterna. "Egentligen har det varit en ständig resa av innovationer, och vi har tagit många stora steg. Det måste också vara en speciell situation för SmartDocuments, med flera applikationer, miljöer och organisationer som alla behöver samordnas med varandra. Det är inspirerande att se hur SmartDocuments hanterar detta, hur vi arbetar tillsammans mot en lösning och lär av varandra." "Med tiden har det vuxit fram en verklig känsla av att vi känner varandra. Supportmedarbetarna Geurt och Robert känner oss vid namn, och jag vet att mina frågor tas om hand direkt. Med ett knapptryck får jag svar. Vi kan alltid kontakta vår projektledare Linda och konsulten Kees-Jan. Även om de inte har ett omedelbart svar vet jag att frågan tas på allvar och att någon arbetar vidare med den. Jag känner verkligen att vi blir lyssnade på."

Fortsätta utvecklas tillsammans

Om Tanja får bestämma kommer samarbetet med SmartDocuments att fortsätta att utvecklas. "Just nu undersöker vi tillsammans med SmartDocuments möjligheten att samla alla anslutna kommuner i en gemensam miljö, en fyra-i-ett-lösning. Teoretiskt är det möjligt, så länge mallarna och de involverade systemen är tillräckligt intelligenta för att kunna identifiera vilken organisation som dokumentet gäller." "För närvarande befinner vi oss fortfarande i utredningsfasen, men vem vet vart den här resan kommer att ta oss tillsammans?"

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Frank Samadani, Chef för mervärdestjänster Ejendals

Förbättra kundupplevelsen

Ejendals levererar skyddshandskar och skyddsskor till kunder och deras medarbetare över hela världen. Frank Samadani, chef för mervärdestjänster på Ejendals, arbetar med att stärka och utveckla kundupplevelsen som företaget erbjuder. "Ett av mina ansvarsområden är vår tjänst för säkerhetsbedömningar, där våra säkerhetsexperter identifierar säkerhetsrisker och riskmoment på arbetsplatser. Därefter tar vi fram en säkerhetsrapport med rekommendationer och lösningar för hur risken för skador kan minskas." "Tidigare använde vi Microsoft Word-dokument som stöd för säljteamen när de skulle skapa säkerhetsrapporter," berättar Frank. "Många användare upplevde dock detta som överväldigande på grund av mallarnas omfattning och komplexitet. Särskilt för personer som inte var särskilt IT-vana kunde det vara en utmaning att skapa dokument med korrekt format och utseende."

Teamets positiva inställning

"Det fick mig att börja leta efter ett verktyg som kunde förenkla skapandet av säkerhetsrapporter," fortsätter Frank. "Så fort jag såg SmartDocuments webbplats visste jag att det var rätt lösning för oss. De inledande mötena och demonstrationen som SmartDocuments presenterade var lika lovande. Båda våra IT-avdelningar involverades tidigt för att undersöka verktygets möjligheter, vilket var mycket värdefullt. Det gav oss möjlighet att gå på djupet med våra behov och jämföra dem med funktionerna i SmartDocuments. Vi kunde snabbt konstatera att lösningen passade oss." Frank valde dessutom att ställa höga krav redan från början. "Jag presenterade en stor utmaning genom att vilja integrera vår produktdatabas med SmartDocuments. De tog snabbt fram en demonstration som visade hur detta kunde genomföras. Teamet på SmartDocuments hade en tydlig ‘det här löser vi’-attityd, något jag verkligen uppskattade." Efter köpet fick Ejendals en omfattande utbildning. "Efter implementeringen fick vi en informativ tvådagarsutbildning av deras konsult. Vi lärde oss väldigt mycket under dessa dagar. Implementeringen fick dessutom en extra skjuts genom att SmartDocuments hjälpte oss att skapa grundstrukturen för rapportmallen. Jag har fått höra att vår rapport är en av de mest komplexa som de har arbetat med, så det stödet var ovärderligt." "När man väl har lärt sig hur SmartDocuments och mallredigeraren fungerar är det enkelt att arbeta i systemet. Det krävs ingen programmering eller kodning eftersom allt bygger på platshållare. Under implementeringen uppstod några mindre problem, men de löstes effektivt och slutresultatet blev mycket bra."

Ett viktigt steg framåt

Frank berättar: "Vår säkerhetsbedömning är en frivillig mervärdestjänst för kunderna. Tidigare gjorde den komplicerade rapportprocessen att tjänsten inte alltid erbjöds. Nu, med SmartDocuments, är säljteamen betydligt mer benägna att marknadsföra den." Även om SmartDocuments ännu inte officiellt lanserats i hela organisationen är förväntningarna höga. "Vi är väldigt positiva till möjligheterna med verktyget, och de som redan har sett det vill gärna börja använda det. De upplever att det är enkelt och känner sig trygga med att arbeta i systemet. Det är ett viktigt steg framåt för vårt företag och gör det möjligt att erbjuda tjänsten på ett enklare och mer effektivt sätt."

"Det jag uppskattar mest med SmartDocuments är dess enkelhet."

"Med SmartDocuments kan våra säkerhetsexperter skapa rapporter på ett mer professionellt och strukturerat sätt. Rapporterna innehåller anpassade rekommendationer om lämpliga lösningar. Tack vare integrationen med vårt webbaserade system för produktinformation kan vi infoga produktbilder, beskrivningar och prestandadata direkt i rapporten. SmartDocuments har gjort vår rapportprocess betydligt effektivare, samtidigt som vi sparar tid och producerar rapporter av professionell kvalitet."

Styrkan ligger i enkelheten

Frank avslutar: "Det jag uppskattar mest med SmartDocuments är dess enkelhet. Det är kraftfullt just därför att det är så lätt att använda. Jag kan själv uppdatera mallarna utan att behöva kontakta SmartDocuments. Det ger systemet en stor fördel jämfört med andra lösningar som kräver hjälp av konsulter." "Och när vi väl behöver stöd är supportteamet fantastiskt. De är alltid tillgängliga och mycket engagerade i att hjälpa till."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Alwin Flim, Zwolle

Zwolle kommun har uppgraderat från den lokalt installerade versionen av SmartDocuments till den webbaserade lösningen. Kommunen drar nytta av en effektiv dokumentproduktion för hela organisationen. Detta är ett viktigt steg i den fortsatta automatiseringen av flera interna processer. Med hjälp av SmartDocuments får kommunens medarbetare tillgång till cirka 900 dokumentmallar.

Enligt Alwin Flim är införandet av SmartDocuments webbversion ett viktigt steg mot bättre dokumenthantering. "Tidigare hade medarbetarna sina egna perfekta brev sparade på olika platser. Det problemet löstes med SmartDocuments skrivbordsbaserade programvara för dokumentproduktion. Nu har vi tagit steget till molnet och den webbaserade versionen av SmartDocuments. Dokumentproduktion kommer även i framtiden att vara en viktig del av vår organisations utveckling. Därför är jag mycket nöjd med de steg vi tar." "Med den webbaserade lösningen kan vi ge våra medarbetare betydligt bättre stöd. Den valda lösningen måste passa användarnas behov, samtidigt som den ska vara effektiv och göra det enkelt att upprätthålla vår grafiska profil. Det handlar inte om att skapa mer arbete för människor, utan om att ge dem verktyg som gör arbetsuppgifterna enklare att utföra."

Balans mellan mallhantering och dokumentproduktion

Totalt arbetar Zwolle kommun med omkring 900 dokumentmallar som används i varierande omfattning. "Grunden för mallhanteringen och dokumentproduktionen var redan stabil. Men alla system behöver ses över och städas upp med jämna mellanrum. Vi såg att antalet mallar fortsatte att växa. Därför identifierade vi tillsammans de mallar som användes mest frekvent. Vi analyserade också vilka byggblock och komponenter som användes i mallarna." Under den första fasen av övergången låg fokus på att skapa rätt balans. "Vi tog bort mallar som hade skapats för länge sedan men som sedan aldrig användes igen."

"Jag är nöjd med de steg vi tar. Med SmartDocuments webbapplikation kan vi ge våra medarbetare mycket bättre stöd."

Användargränssnitt och användarupplevelse

Bland de mallar som granskades fanns bland annat tillståndsdokument och avtal. Även hur ofta juridiska dokument används vägdes in i beslutsprocessen. "Allt gick väldigt smidigt. Nu går vi vidare till en fas där vi fokuserar mer på användarupplevelsen, gränssnittet och exempelvis möjligheten att arbeta med ett digitalt mallbibliotek." Enligt Alwin är detta ett område där den nya versionen av SmartDocuments verkligen visar sina styrkor. "Det är en av de uppdateringar där vi tydligt ser fördelarna med den nya SmartDocuments-lösningen. Den är mer användarvänlig och framför allt mer logiskt uppbyggd."

Kunskap och kompetens

"Under hela projektet drog vi stor nytta av SmartDocuments expertis. Det som är särskilt positivt är den kunskap och kompetens som de bidrog med i projektet samt hur de har byggt upp sin service- och supportorganisation. De är alltid redo att hjälpa till direkt." Hela projektet slutfördes under första kvartalet 2019.

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Marjolijn Winter, Kvalitetsrådgivare Lariks

Invånarna i Leusden kan vända sig till Lariks för att få svar på alla frågor som rör omsorg, stöd och välfärd. På bara tolv år har Lariks blivit ett välkänt och uppskattat namn bland kommuninvånarna.

Lariks grundades för tolv år sedan på initiativ av bland andra Leusdens bostadsstiftelse, hemtjänsten och kommunen. Målet var att genom samarbete mellan olika aktörer kunna ge bättre och snabbare stöd i frågor som rör vård och omsorg. Verksamheten startade med åtta medarbetare och har sedan dess vuxit till att omfatta cirka femtio anställda. I början var arbetssättet i Leusden unikt: en enda ingång för alla frågor som rör omsorg och stöd. Efter införandet av den nederländska deltagandelagen har många andra kommuner inspirerats av modellen, eftersom samarbete och kunskapsutbyte är avgörande för att kunna erbjuda god vård och omsorg.

Att koppla samman vård och stöd

Marjolijn Winter, kvalitetsrådgivare på Lariks Care & Welfare, har varit med sedan verksamheten startade. "Egentligen är det ett självklart arbetssätt. När någon söker hjälp är det viktigt att se till hela situationen. Var kommer behovet ifrån? Om det handlar om vård i hemmet är nästa steg att undersöka om det finns ytterligare behov. Om det handlar om skuldrådgivning behöver man förstå den sociala bakgrunden. Erfarenheten visar att människor ofta väntar för länge med att söka hjälp. Därför behövde Lariks bli en trygg plats där man vågar ställa sina frågor. Genom att se helheten kan vi kombinera vård, välfärd, boende och uppväxtfrågor. Det är det som gör det möjligt att erbjuda individuellt anpassat stöd."

"Med hjälp av SmartDocuments har vi verkligen kunnat ta viktiga steg i den riktningen.
Systemet har minskat vår administrativa arbetsbörda och, ännu viktigare, gjort det möjligt för oss att ge invånarna i Leusden tydliga och entydiga svar."

Att alltid lyssna

Lariks fick ytterligare betydelse när lagstiftningen inom vård, delaktighet, ungdomsstöd och utbildning förändrades år 2015. Kommunerna fick då en mer central roll i arbetet. Eftersom det redan fanns en välfungerande samverkansplattform i Leusden fick Lariks, i nära samarbete med Leusdens kommun, delvis ansvar för genomförandet av ungdomslagstiftningen, lagen om socialt stöd och kommunens välfärdsarbete. "Ett av målen med förändringarna var att ge invånarna bästa möjliga förutsättningar att delta i samhället. Vi är absolut inte en förlängning av kommunen, utan snarare ett lyssnande stöd för invånarna."

"Blanketter och dokument kopierades och klistrades ofta mellan olika dokument innan vi började använda SmartDocuments."

Professionalisering av verksamheten

I takt med lagändringarna och den växande betydelsen av verksamhetens stödfunktioner uppstod ett behov av ytterligare professionalisering. "Den administrativa belastningen på våra medarbetare ökade. Tidigare skapades många formulär och dokument genom att man kopierade och klistrade från befintliga dokument. Därför blev behovet av enhetlighet och tydlighet större än någonsin." Eftersom Lariks arbetar med ansökningar och myndighetsbeslut måste dokumenten vara konsekventa samtidigt som de innehåller korrekt och relevant information. "SmartDocuments valdes för att skapa och säkerställa kvaliteten på våra dokument. Samtidigt vidareutvecklar vi vårt system för klientuppföljning tillsammans med MensCentraal, som också har behov av dokumenthantering. Integrationen med SmartDocuments löser detta på ett enkelt sätt." Det handlar egentligen inte om särskilt många dokument. "Totalt rör det sig om ungefär 25 dokument, men för vår organisation är det avgörande att de har en tydlig struktur och alltid innehåller rätt information, både ur juridiskt och verksamhetsmässigt perspektiv." Marjolijn sammanfattar effekten: "Med hjälp av SmartDocuments har vi verkligen kunnat ta stora steg framåt. Systemet har minskat vår administrativa arbetsbörda och, ännu viktigare, gjort det möjligt för oss att ge invånarna i Leusden tydliga och entydiga svar."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Heleen van Dokkumburg, Funktionsansvarig Utrechtse Heuvelrug

Från datainmatning till kvalitetskontroll har arbetsuppgifterna för teamet Data & Information i kommunen Utrechtse Heuvelrug förändrats avsevärt under de senaste åren. Där arbetet tidigare till stor del bestod av att registrera data handlar det idag främst om kvalitetsgranskning. Det innebär ett nytt arbetssätt som ger mer tid till det som verkligen är viktigt.

Kommunen Utrechtse Heuvelrug bildades 2006 genom en kommunreform där orterna Leersum, Doorn, Amerongen, Driebergen-Rijsenburg, Maarn, Maarsbergen och Overberg slogs samman till en gemensam kommun. Redan från starten arbetade kommunen med SmartDocuments programvara, som följde med från den tidigare organisationsstrukturen. Lösningen togs emot med öppna armar och har sedan dess visat sig vara en stor tillgång för kommunen.

En fördel mitt i alla förändringar

Kommunhuset i Utrechtse Heuvelrug ligger vackert beläget i ett skogsområde i Doorn. "Det är fantastiskt att kunna cykla genom skogen till jobbet varje dag," säger Heleen van Dokkumburg, funktionsansvarig i kommunen. Heleen har varit involverad i kommunen sedan starten och har arbetat med SmartDocuments programvara i många år. När hon började var mycket fortfarande nytt. Heleen berättar: "Jag hade gått en utbildning hos SmartDocuments före omorganisationen. Då arbetade jag fortfarande i en annan kommun. När mina nya kollegor och jag började arbeta i Utrechtse Heuvelrug i januari 2006 var det vår första verkliga erfarenhet av SmartDocuments. Ingen av oss hade arbetat med systemet tidigare." En ny kommun, ny arbetsplats och nya kollegor. Och dessutom en ny programvara att lära sig. Enligt Heleen var det faktiskt en fördel: "När allt är annorlunda märker man inte lika tydligt att det också finns ett nytt program att lära sig. Allt är ju nytt. Mitt i alla förändringar upplevdes det därför inte som någon större omställning. En enda isolerad förändring kan ibland vara mer omvälvande än många förändringar samtidigt."

"Det är fantastiskt att kunna lagra alla dokument på en och samma centrala plats. Det innebär att ändringar också hanteras centralt.
Det hjälper oss att upprätthålla en enhetlig grafisk profil och förhindrar att dokument sprids över olika lagringsplatser."

Maximera byggblock, minimera klick

Kommunen Utrechtse Heuvelrug skapar i princip alla sina dokument med hjälp av SmartDocuments, med endast ett undantag. Heleen förklarar: "Det är fantastiskt att kunna lagra alla dokument på en och samma centrala plats. Det innebär att ändringar också hanteras centralt. Det hjälper oss att upprätthålla en enhetlig grafisk profil och förhindrar att dokument sprids över olika lagringsplatser." Som funktionsansvarig hanterar Heleen behörigheter, kopplar SmartDocuments till andra system vid behov, skapar mallar och ger stöd till kollegorna. Dessutom ser hon till att byggblock används där det är möjligt. "Vårt mål är att minska antalet klick för våra kollegor," förklarar hon. Tidigare kunde det vara mycket tidskrävande att exempelvis ändra ett kontonummer eftersom varje dokument behövde uppdateras manuellt. SmartDocuments gav kommunen en lösning på problemet. "SmartDocuments gör det snabbt och enkelt att ändra standardinformation i alla dokument. Oavsett om det handlar om ett kontonummer eller ett typsnitt så uppdateras alla mallar som använder byggblocket automatiskt när byggblocket ändras."

SmartDocuments Web

Eftersom alla i kommunen känner till SmartDocuments upplevs mindre förändringar och uppdateringar sällan som ett problem. Användarna känner systemet väl och anpassar sig därför snabbt till nya funktioner. "Övergången till SmartDocuments Web för två år sedan innebar däremot en större utmaning," medger Heleen. Denna förändring var den senaste större uppgraderingen och innebar vissa utmaningar längs vägen. "Själva mallskapandet förändrades inte särskilt mycket. Det handlade främst om att vänja sig vid det nya systemet. Exempelvis det nya inloggningssättet, som inledningsvis var en utmaning för våra medarbetare. De mindre problem som uppstod löstes snabbt. I slutändan märkte användarna knappt av övergången, och det tycker jag är det viktigaste." SmartDocuments är idag integrerat med kommunens ärendehanteringssystem. Användarna behöver därför inte logga in i SmartDocuments separat utan arbetar direkt via sitt vanliga verksamhetssystem.

Ett värdigt farväl till manuell datainmatning

Integrationen med ärendehanteringssystemet har minimerat behovet av manuell datainmatning. "Om en invånare till exempel ansöker om tillstånd för ett evenemang registreras ärendet i ärendehanteringssystemet. Systemet lägger automatiskt till tillgänglig information och levererar ett fullständigt formaterat dokument, inklusive beslutet, till den ansvariga medarbetaren. Det finns inte mycket kvar att göra. Innehållet finns redan där och mallen är korrekt. Nu behöver svaren bara kontrolleras innan brevet skickas till den sökande som ett fullt giltigt juridiskt dokument. Om så önskas kan det också skickas digitalt."

"Innehållet finns redan där och mallen är korrekt.
Nu behöver svaren bara granskas innan brevet kan skickas till den sökande som ett fullt giltigt juridiskt dokument."

Personliga besök som stärker samarbetet

Heleen säger: "Vi har arbetat med SmartDocuments under väldigt lång tid. Vi känner varandra väl och kommunikationsvägarna är korta. Jag tycker personligen att det är ett utmärkt samarbete." En viktig anledning är att samarbetet inte enbart sker på distans. Medarbetare från SmartDocuments kommer även på platsbesök hos kommunen. Under implementeringen fanns konsulter på kontoret i Doorn för att ge råd och utbilda personalen. "Att medarbetare från SmartDocuments faktiskt var här på plats såg jag som en stor fördel."

BeingSmart: En titt bakom kulisserna

Sedan september samma år är Heleen ordförande för SmartDocuments användargrupp BeingSmart, ett uppdrag hon uppskattar mycket. "Jag tycker om att vara nära utvecklingen, lära känna kollegor i andra organisationer och engagera mig även utanför min egen roll. Som ordförande för BeingSmart får jag möjlighet att vara en frivillig ambassadör." För Heleen är BeingSmart ett värdefullt nätverk där användare kan lära av varandra. "Jag uppskattar särskilt möjligheten att få en inblick bakom kulisserna. Gräset är inte alltid grönare på andra sidan. Alla organisationer har sina utmaningar." Medlemmarna i användargruppen kan också bidra med idéer om hur SmartDocuments ska utvecklas. Heleen säger: "Vi får lämna önskemål om vidareutvecklingen av SmartDocuments programvara. Det kan man ofta göra även hos andra leverantörer, men SmartDocuments gör faktiskt något med idéerna."

"Vi får lämna önskemål om vidareutvecklingen av SmartDocuments programvara. Det kan man ofta göra även hos andra leverantörer, men SmartDocuments omsätter faktiskt idéerna i praktiken."

Fokus på det som verkligen är komplext

Det råder ingen tvekan om att Heleen gärna fortsätter samarbetet med SmartDocuments i framtiden. "Jag är mycket nöjd med vårt nuvarande samarbete och hoppas att det fortsätter. Jag kan inte se någon anledning till att det inte skulle göra det." Hon ser fram emot nya utvecklingar som ytterligare förenklar arbetet och gör det möjligt för henne och hennes kollegor att lägga ännu mer tid på de riktigt komplexa frågorna. Heleen avslutar: "Vårt yttersta mål är att ge våra invånare så bra service som möjligt. Det är därför vi finns här."

Boka en demo och upptäck hur SmartDocuments kan gynna din organisation!

Boka en demo

Elisabeth Mustonen, Mallansvarig Länsstyrelserna

Sveriges 21 länsstyrelser samarbetar nationellt för att arbeta mer effektivt. Ett sätt att uppnå detta är genom att använda SmartDocuments för dokumentgenerering och mallhantering. Elisabeth Mustonen, mallansvarig på Länsstyrelserna, berättar om sina erfarenheter av att arbeta med SmartDocuments.

Länsstyrelserna är samlingsnamnet för Sveriges 21 länsstyrelser och har närmare 8 000 medarbetare. Varje länsstyrelse är en självständig myndighet, men som en del av regeringens uppdrag att effektivisera den offentliga verksamheten samarbetar alla länsstyrelser inom en gemensam nationell IT-organisation. Myndigheterna betjänar privatpersoner, företag och andra organisationer och skickar ut stora mängder dokument, såsom rapporter, beslut och begäran om kompletteringar i ärenden. Den stora dokumentvolymen och behovet av att arbeta mer effektivt och enhetligt gjorde att Länsstyrelserna valde att införa SmartDocuments.

Centraliserad IT-infrastruktur

"Tidigare ansvarade varje länsstyrelse själv för sin dokumentproduktion. Det innebar att alla hade sina egna lösningar, kanske Word-mallar, något mallverktyg eller helt enkelt återanvändning av äldre dokument. Det såg olika ut på varje länsstyrelse," berättar Elisabeth. "Utgångspunkten som så småningom ledde till införandet av SmartDocuments var att en gemensam IT-avdelning skapades för samtliga länsstyrelser. När IT-strukturen centraliserades blev det naturligt att också leta efter ett gemensamt mallverktyg för alla länsstyrelser. Myndigheterna arbetar med liknande uppgifter och bör därför uttrycka sig på ett enhetligt sätt."

Att använda samma mallar för alla länsstyrelser

SmartDocuments infördes i organisationen 2011. Elisabeth arbetade först som slutanvändare av systemet och blev mallansvarig år 2015. "Idag är vi ett team på fyra personer som på deltid ansvarar för dokumentmallar för hela organisationen. Jag arbetar 50 procent av min tid som mallansvarig i SmartDocuments. Resterande 50 procent arbetar jag som länsveterinär. De övriga tre mallansvariga lägger vardera 25 procent av sin tid på SmartDocuments. Totalt motsvarar det 1,25 mallansvariga som stödjer 8 000 medarbetare och hanterar 350 mallar, och antalet fortsätter att växa. Vi skapar nya mallar och uppdaterar befintliga, exempelvis när juridiska texter behöver ändras." "Det är väldigt värdefullt att kunna använda samma mallar för alla länsstyrelser. Vi har omkring 350 mallar i hela organisationen. Vissa av dem används mycket frekvent. På ett år har vår mest använda mall genererat över 52 000 dokument. Det är en enorm mängd, och det finns flera liknande mallar som används mycket ofta."

"Det finns ingen risk att användaren glömmer att ändra ett namn eller ett datum."

Ett kraftfullt verktyg

"När jag började skapa mallar förändrades min syn på SmartDocuments. Produkten är mycket mer avancerad än jag först trodde. Det finns så mycket man kan göra med den," säger Elisabeth. SmartDocuments är integrerat med de tre olika ärendehanteringssystem som Länsstyrelserna använder idag. "Integrationerna med våra ärendehanteringssystem fungerar mycket bra. Man kan lita på att informationen hämtas korrekt. Regelefterlevnad är oerhört viktig i vår organisation. Med SmartDocuments finns det ingen risk att användaren glömmer att ändra ett namn eller ett datum, vilket lätt kan hända när man återanvänder gamla dokument. Att vi kan säkerställa att våra dokument alltid är korrekta är den största fördelen med SmartDocuments."

Utveckling och samarbete

"Vi fortsätter att utvecklas inom flera områden och arbetar för att alla ska se fördelarna med att använda verktyget," berättar Elisabeth. För ett år sedan migrerade organisationen till webbversionen av SmartDocuments. "Den nya förhandsgranskningsfunktionen var en stor förbättring. Den gör det snabbt och enkelt att testa mallar. En annan ny funktion är att vi kan se vilka länsstyrelser som använder vilka mallar och vilka som inte använder en mall alls. Det är värdefull information eftersom vi då kan uppmuntra dem att börja använda mallarna, vilket ökar effektiviteten och bidrar till ett mer enhetligt sätt att kommunicera inom hela organisationen." Elisabeth är mycket nöjd med samarbetet med SmartDocuments: "När vi har frågor får vi alltid snabba svar från vår konsult på SmartDocuments. Han har också hjälpt oss att utveckla många mallar och utbildar nya utvecklare i hur programvaran används. Det är ett mycket bra samarbete. Dessutom är den tekniska supporten väldigt professionell," avslutar Elisabeth.

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Nico Huisman, IT-konsult Groningen

SmartDocuments migrerade 3 500 mallar
till webbapplikationen för Groningen kommun.

Kommunen drog nytta av effektiv dokumentproduktion i hela organisationen.

Groningen kommun har framgångsrikt genomfört övergången till SmartDocuments webbapplikation. Under loppet av ett år gick samtliga förvaltningar över till det nya systemet för dokumentproduktion. Genom ett noggrant planerat projektupplägg, där kommunen och SmartDocuments arbetade som partners, kunde den nya lösningen tas i drift utan problem.

KPN:s IT-konsult Nico Huisman var projektledare för konverteringen och migreringen av Groningen kommun till webbversionen av SmartDocuments. "Groningen kommun använde redan SmartDocuments för dokumentproduktion. Lösningen är djupt integrerad med kommunens IT-miljö. Genom anpassningar och förändringar genom åren hade många olika integrationer skapats, exempelvis kopplingar till dokument, grafisk profil och andra system. Kommunens övergång till Microsoft Office 365 blev den avgörande faktorn för att även gå över till SmartDocuments webbapplikation."

"Lösningen är djupt integrerad med kommunens IT-miljö."

Mallhantering

"Groningen kommun kommunicerar bland annat med sina invånare genom brev," fortsätter Nico. "Totalt handlar det om cirka 3 500 olika mallar. Allt från bygglovsansökningar till information om eventuella störningar. Man kan föreställa sig hur många steg som krävs i en bygglovsprocess. Varje ansökan får exempelvis ett unikt ID i mottagningsbekräftelsen. Dessutom hänvisas till specifika dokument, såsom detaljplaner. Här börjar man förstå komplexiteten i att migrera från en lokal installation till en webbaserad lösning." Befintliga mallar och integrationer behövde konverteras till den nya versionen av SmartDocuments. Detta arbete omfattade hela kommunen, från socialförvaltningen till tillståndsverksamheten och juridiska avdelningar.

"Jag upplevde samarbetet som mycket konstruktivt.
Genom att lyssna på varandra bygger man ett partnerskap som blir starkare och starkare."

Inventering av dokument

I samråd med SmartDocuments beslutades att inleda projektet med en grundlig kartläggning och analys. "Mycket tid och energi lades på att inventera samtliga dokument, granska olika integrationer samt säkerställa layout, grafisk profil och korrekt hämtning av data från andra informationssystem. SmartDocuments vägledning var ovärderlig. Först organiserade vi ett möte för att identifiera de utmaningar vi förutsåg. Genom att göra detta tillsammans kunde vi kombinera kompetensen hos båda parter och tydligt se fördelarna med den nya versionen." Det var också viktigt att kommunens medarbetare fick möjlighet att framföra sina synpunkter och farhågor. "Därefter började vi arbeta framåt tillsammans. Vi kartlade processen och kunde fatta rätt beslut utifrån återkopplingen från medarbetarna."

Stegvis konvertering och migrering

Konverteringen och migreringen från den äldre versionen av SmartDocuments till webbapplikationen genomfördes steg för steg, förvaltning för förvaltning, istället för på en gång. "Vi gjorde det av en anledning. Det gav oss möjlighet att kontinuerligt anpassa oss och lära oss under projektets gång. Dessutom minskar ett sådant arbetssätt riskerna. Problem som uppstod, exempelvis ett specifikt serveranrop som inte hanterades korrekt, kunde lösas omedelbart." Samtidigt kunde SmartDocuments möta nya behov från verksamheten genom att vidareutveckla programvaran. "Lösningarna som togs fram blev generiska och används idag även av andra kommuner och offentliga organisationer. Den här typen av funktionella utmaningar gör att SmartDocuments ständigt utvecklas och får funktioner som faktiskt gör lösningen unik." Nico sammanfattar samarbetet: "Jag upplevde samarbetet som mycket konstruktivt. Genom att lyssna på varandra bygger man ett partnerskap som blir starkare och starkare. I slutändan gör vi detta för invånarna i Groningen kommun. Tack vare systemet kan vi även i framtiden ge dem en effektiv och professionell service."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Ben Keizer, Koordinator för prehospital vård Contra Costa Health

Att hantera licensiering och tillsyn som en ambulanssjukvårdsmyndighet kräver hög noggrannhet och effektivitet vid framtagning av dokument. Ben Keizer från Contra Costa County EMS Agency berättar om de utmaningar myndigheten stod inför innan SmartDocuments infördes som ny lösning för dokumentproduktion och om resultaten de uppnått med SmartDocuments.

Ben Keizer är koordinator för prehospital vård vid Contra Costa County EMS Agency. "Som programansvarig hanterar jag licensärenden, certifieringar och ackrediteringar, utredningar av regelöverträdelser samt tillsynsprogrammet för första hjälpen och offentlig säkerhet i länet. Jag är också administratör för myndighetens licensieringssystem," berättar Ben. "Varje dag skickar vi ut ett stort antal meddelanden, exempelvis i samband med utredningar, förnyelser, uppsägningar eller återkallanden av licenser. Vi tar även fram komplexa juridiska dokument, såsom anklagelseskrifter och processhandlingar. Utöver de dokument vi skickar till personer och organisationer som vi licensierar och övervakar publicerar vi också informationsblad och meddelanden till allmänheten."

Utmaningarna med manuell dokumenthantering

"Tidigare hade vi ett bibliotek med Microsoft Word-mallar som var uppdelade i olika kategorier," fortsätter Ben. "När vi behövde skicka ut ett dokument tog jag en mall, sparade en kopia och gjorde sedan alla nödvändiga ändringar manuellt. Med tiden började jag markera de delar som behövde uppdateras, så att jag snabbt kunde se vad som skulle ändras när jag öppnade en mall." Det manuella arbetssättet ledde dock till flera problem. "Vi märkte att noggrannheten försämrades eftersom varje del av dokumentet behövde uppdateras manuellt, vilket gjorde det lätt att misstag smög sig in. Det tog mycket tid att färdigställa dokumenten, och med tiden uppstod små variationer mellan mallarna. Ibland blev det till och med svårt att veta vilken version som var den korrekta." "Så det handlade inte bara om att processen tog lång tid. Vi uppnådde inte heller den kvalitet och noggrannhet som vi eftersträvade."

Standardiserade dokument

"Det fick oss att börja leta efter en lösning som kunde minska antalet mallar, öka effektiviteten och noggrannheten samt standardisera vårt arbetssätt," förklarar Ben. "Med SmartDocuments har vi nu ett bibliotek med standardiserade dokumentmallar."

"Resultatet är komplett och ser likadant ut varje gång."

Ökad noggrannhet och effektivitet

"SmartDocuments ger oss möjlighet att koppla data till våra dokument och sedan vidare till vårt dokumenthanteringssystem (DMS)," fortsätter Ben. "Vi kombinerade detta med SmartDocuments funktion för dokumentgenerering av flera dokument samtidigt. Det gör det exempelvis möjligt att behandla våra licensmeddelanden för ambulanssjukvårdspersonal i större grupper, medan vi tidigare behövde dela upp dem utifrån olika licensstatusar." Nu exporteras en XML-rapport från myndighetens licenssystem till SmartDocuments. "SmartDocuments läser XML-filen, identifierar licensstatusen och fyller automatiskt i olika uppgifter i respektive dokument. Därefter genereras dokumenten och skickas vidare till vårt dokumenthanteringssystem eller annan lagringslösning för fortsatt bearbetning."

Mallen styr alltid

Ben berättar vidare: "Som myndighet genomför vi många samråd och informationsprocesser för allmänheten. Den processen är nu standardiserad i SmartDocuments. Resultatet är komplett och ser likadant ut varje gång." Detsamma gäller samarbetet kring mer komplexa juridiska dokument. "Vi arbetar ofta tillsammans med personer utanför vår egen avdelning när vi tar fram juridiska dokument. Med SmartDocuments kan vi dessutom dela in mallar och användare i olika grupper. Det gör att användarna endast ser innehåll som är relevant för deras arbetsuppgifter och ansvar."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Hasan Kazem, Informationsansvarig GrowWork Group

GrowWork Group är en leverantör av HR-tjänster och utbildningar inom flera olika sektorer. Företaget sökte en lösning för att på ett smart sätt konvertera CV:n till rätt format och grafisk profil, och hittade den i SmartDocuments. Hasan Kazem från GrowWork Group berättar hur företaget effektivt anpassar CV:n med hjälp av SmartDocuments.

"Som bemanningsföretag matchar vi yrkesverksamma med organisationer inom olika marknader," säger Hasan Kazem, informationsansvarig på GrowWork Group. "Vi erbjuder bemanningstjänster inom hälso- och sjukvård, offentlig sektor, bostadsbolag och utbildning. Dessutom stöttar vi människor i deras karriärutveckling mot nya arbeten och arbetar med rekrytering och urval av kandidater. Vi förmedlar exempelvis lediga tjänster från organisationer och tar emot ansökningar till dessa tjänster. Därefter arbetar vi för att hitta rätt kandidat. Vi hjälper även de yrkesverksamma som är knutna till oss att hitta rätt jobbmöjligheter. På så sätt bidrar vi till samhällsnyttiga tjänster inom den offentliga sektorn."

Automatisering av CV-konverteringar

"Vi får in många ansökningar till de tjänster vi förmedlar. En självklar del av ansökningsprocessen är att skicka in ett CV," fortsätter Hasan. "Vi anser att det är viktigt att ett CV som skickas vidare till en organisation presenteras med en professionell och enhetlig grafisk profil. På så sätt blir våra kandidater igenkännbara, och den visuella identiteten i CV:na bidrar till den kvalitet vi vill stå för. Samtidigt strukturerar varje kandidat sitt CV på sitt eget sätt. Därför konverterar vi de CV:n vi får in till en standardiserad version med rätt grafisk profil." Tidigare gjordes detta manuellt. "Vi kopierade information från det inkomna CV:t och klistrade in den i en mall med rätt utseende. Den arbetsmetoden var både tidskrävande och känslig för fel. Dessutom arbetar vi med fem olika grafiska profiler, var och en med sitt eget fokus. Därför började vi leta efter ett sätt att automatisera processen, och det var då vi kom i kontakt med SmartDocuments."

Användarvänligt med minimalt underhåll

GrowWork använder SmartDocuments tillsammans med en teknisk integration med Textkernel. Hasan förklarar: "Textkernel identifierar och klassificerar information i CV:n, och SmartDocuments bearbetar sedan informationen och genererar dokument med rätt grafisk profil. I SmartDocuments Wizard väljer mina kollegor helt enkelt vilken stil CV:t ska konverteras till, och med ett klick är dokumentet klart. Därefter gör de en slutlig kontroll för att säkerställa att allt stämmer och lägger till den personliga sammanfattningen, vilket fortfarande är en uppgift som kräver mänsklig bedömning." Lösningen är enkel men ger stora tidsvinster. "Systemet är användarvänligt och kräver mycket lite arbete för att administrera dokumentmallarna. Programvaran är stabil och fungerar precis som vi vill att den ska fungera. Dessutom får vi bra stöd från SmartDocuments, särskilt under den inledande fasen när vi satte upp mallarna. Medarbetarna på SmartDocuments svarar snabbt och har stor kompetens när det gäller att hitta lösningar."

En effektivare verksamhet

"Det här sättet att konvertera CV:n fungerar otroligt effektivt," säger Hasan. "Där vi tidigare behövde ungefär en timme per CV kan vi nu konvertera dem på bara några minuter. Det sparar mycket tid för våra team och gör att de kan fokusera på andra, mer värdeskapande och stimulerande arbetsuppgifter." Samtidigt minskar risken för fel. "Manuella fel minimeras och alla våra CV:n får ett professionellt och enhetligt utseende som på ett bra sätt representerar vårt företag. Vi kan snabbt svara på kundernas förfrågningar eftersom vi alltid har rätt kandidater och deras CV:n redo." När en perfekt kandidat hittas men CV:t ännu inte har anpassats går processen nu mycket snabbt. "I situationer där vi har hittat rätt kandidat men ännu inte har ett konverterat CV kan vi skapa det på nolltid. Ur ett affärsperspektiv innebär det att vi kan utföra vårt arbete bättre och mer effektivt. Det är ett stort mervärde med SmartDocuments och en viktig anledning till att vi är mycket nöjda med lösningen."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Steph Hamel, Ekonomicontroller The Travel Corporation Limited (TTC)

Mindre manuellt arbete och färre felkällor. Steph Hamel från The Travel Corporation berättar hur SmartDocuments har blivit en stor tidsbesparing vid framtagningen av viktiga dokument.

The Travel Corporation (TTC) är ett globalt reseföretag som säljer och arrangerar resor genom ett fyrtiotal rese- och hotellvarumärken. Verksamheten omfattar bland annat guidade rundresor, individuella resor, hotellkedjor och flodkryssningar världen över. Just denna mångfald av varumärken och marknader gör verktyg som SmartDocuments särskilt värdefulla för Steph och hennes kollegor.

Bokningsvillkor och regelefterlevnad

En del av Stephs ansvar på TTC är att hantera företagets bokningsvillkor. "Det är de villkor som kunden godkänner när de reser med våra varumärken", förklarar hon. Det omfattar bland annat betalningsvillkor, avbokningsregler, information om vad kunderna kan förvänta sig under resan och andra viktiga villkor. All denna information samlas i bokningsvillkoren, som utgör en central del av kommunikationen med kunderna. Bokningsvillkoren bygger på en gemensam mall som anpassas för varje varumärke och varje försäljningsregion, samtidigt som en konsekvent global nivå av regelefterlevnad säkerställs. Steph fortsätter: "Vi är en verkligt global organisation. Det finns lagar och konsumentskyddsregler som vi måste följa, oavsett var vi säljer våra resor och var vi bedriver vår verksamhet. Vi måste säkerställa att vi uppfyller alla dessa krav och våra övriga skyldigheter. Därför måste varje dokument alltid vara uppdaterat och helt korrekt."

En ändring blir fyrtio

Att sammanställa dokumenten var en tidskrävande process innan SmartDocuments infördes, berättar Steph. "Det var hemskt. Verkligen, verkligen hemskt," säger hon. "Vi har fem varumärken för gruppresor som i princip använder samma bokningsvillkor. Varje varumärke säljs i åtta till nio regioner, vilket innebär att språk och terminologi skiljer sig åt mellan marknaderna. Dessutom måste vi ta hänsyn till lokal lagstiftning, och även om allt är på engelska finns det skillnader mellan brittisk engelska, amerikansk engelska, kanadensisk engelska och så vidare. Är det ‘tips’ eller ‘gratuities’? ‘Cancelling’ eller ‘canceling’? Stavning med s eller z? Resultatet blev åtta till nio versioner av samma dokument för varje varumärke. Om en enda ändring behövde göras fick vi uppdatera ungefär fyrtio separata Word-dokument."

"Tidsbesparingen har varit enorm.
Särskilt nu när vi förväntas göra mer med färre resurser, färre medarbetare och mindre tid."

Att komma igång

I jakten på ett mer effektivt arbetssätt försökte TTC först hitta en intern lösning, men projektet lyckades inte eftersom anpassningsbehoven var alltför komplexa. "Sedan gjorde jag en enkel Google-sökning på dokumentautomation och hittade SmartDocuments," berättar Steph. "Det kändes som att programvaran passade perfekt för det problem vi ville lösa. Demonstrationen från SmartDocuments var mycket bra, tydlig och enkel att följa." Installationen genomfördes utan problem. "Allt gick smidigt och var ganska okomplicerat. Utbildningen var också väldigt bra. Utbildaren var lätt att ha att göra med och mycket kunnig. Jag fick dessutom hjälp med att sätta upp mallarna, och jag vill verkligen lyfta fram det fantastiska stöd vi fick från organisationen. Nu kan jag själv hantera systemet och göra ändringar vid behov. Det har faktiskt varit förvånansvärt enkelt."

Automation och stora tidsvinster

"Sedan vi kom igång har det varit fantastiskt," säger Steph. "Tidsbesparingen har varit enorm. Särskilt nu när vi måste göra mer med mindre resurser, färre personer och mindre tid. Under pandemin förändrades både situationen och regelverken på olika marknader snabbt. Vi behövde uppdatera våra bokningsvillkor omgående och publicera dem på webbplatsen så snabbt som möjligt." Tidigare kunde även små ändringar vara frustrerande. "Föreställ dig att behöva ändra ett par ord i fyrtio dokument jämfört med att uppdatera en mall, klicka på export och låta systemet skapa alla dokument automatiskt. Jag kan skicka ut dem direkt, och sedan är arbetet klart."

"Jag älskar den här produkten! Det är utan tvekan mycket enklare än vårt tidigare arbetssätt."

Mer flexibilitet och mindre risk för fel

Steph betonar att SmartDocuments har gjort organisationen betydligt mer flexibel. "Tidigare tillät vi normalt bara ändringar en gång om året eftersom processen tog så mycket tid. Nu kan vi göra ändringar och publicera nya versioner nästan omedelbart." Det som tidigare tog flera timmar går nu betydligt snabbare. "Det som brukade ta mig flera timmar tar nu ungefär tio minuter. Och då handlar det om en ändring som påverkar fyrtio olika dokument." En annan viktig fördel är kvalitetssäkringen. "Eftersom ändringarna inte längre görs manuellt minskar risken för fel. Ju mindre manuell hantering, desto färre möjligheter att göra misstag. Du gör ändringen en gång, exporterar dokumenten och vet att allt är korrekt."

En verklig game changer

Steph rekommenderar gärna SmartDocuments till andra delar av verksamheten. "Automationen har varit en verklig game changer för oss. Jag har redan identifierat flera andra områden där vi skulle kunna använda samma lösning och kommer att lyfta fram den för vår effektiviseringskommitté. Vi är en stor organisation, och det finns säkert många fler möjligheter att spara tid med SmartDocuments. För oss är det egentligen ett självklart val." Steph sammanfattar: "Jag älskar den här produkten. Det är mycket enklare än vårt tidigare arbetssätt. Risken för fel är mindre, behovet av manuell hantering är betydligt lägre och man kan lita på att resultatet blir rätt."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Chris Nieuwenhuize, Säljtekniker GREEFA

GREEFA är marknadsledande inom sorteringsteknik. Företagets sorterings- och förpackningsanläggningar är komplexa och erbjuder ett stort antal olika tillval. Detta innebär omfattande produktionsprocesser, vilket också gör offertarbetet betydligt mer komplicerat. GREEFA började därför söka efter en ny lösning för sin offertprocess, med målet att skapa ett dynamiskt verktyg med omfattande grafiska möjligheter.

Med rötter i en vagnsmakarverkstad som grundades 1940 har GREEFA vuxit till att bli en av världens största tillverkare av högteknologiska sorterings- och förpackningsmaskiner. Från huvudkontoret i Tricht i Nederländerna utvecklar och producerar GREEFA innovativa sorterings- och förpackningslösningar för frukt och grönsaker åt kunder över hela världen. Allt sker internt, från konstruktion och design av maskinerna till utveckling av den programvara som driver dem.

Skräddarsydda offerter

Chris Nieuwenhuize, säljtekniker på GREEFA, vet bättre än de flesta hur komplex en offertprocess kan vara. De många möjligheter som GREEFA erbjuder i kombination med kundernas specifika önskemål leder ofta till omfattande offerter. Chris berättar: "På avdelningen Sales Engineering tar vi fram layouter för sorterings- och förpackningsmaskiner. Det kräver att vi tar hänsyn till många faktorer, bland annat hur mycket utrymme kunden har tillgängligt. Därför handlar det nästan alltid om skräddarsydda lösningar." När 3D-layouten har skapats och projektets priser fastställts kan offerten tas fram. "Den kommersiella offerten innehåller en presentation av den föreslagna lösningen, projektspecifik information samt leverans- och betalningsvillkor. Dessa importeras via XML från CRM-delen i vårt ERP-system."

Jakten på en dynamisk lösning

För den sista delen av offertprocessen, själva skapandet av offerten, använde Sales Engineering tidigare en textkonfigurator. När den behövde ersättas började man leta efter ett bättre alternativ. "Med den gamla textkonfiguratorn var vi beroende av en programmerare. Det var en av nackdelarna med systemet. Dessutom var programmeringsspråket inte längre särskilt vanligt", säger Chris. Att hitta en ny leverantör blev därför nästa steg. "Layouten och utformningen av offerter behöver uppdateras med jämna mellanrum. Offerten ska vara attraktiv och passa produkten. Berättelsen måste vara helt rätt." Tillsammans med sitt team sökte Chris efter en lösning som kunde skapa professionella dokument baserade på befintlig data. Sökandet ledde till SmartDocuments. "I slutändan valde vi SmartDocuments eftersom det inte är ett alltför komplicerat verktyg att konfigurera. Dessutom är programvaran mycket flexibel när det gäller layout och utformning." Det som framför allt saknades i det tidigare systemet var de omfattande grafiska möjligheterna. "Vi letade inte efter en statisk lösning. Vår verksamhet utvecklas ständigt. Därför behöver vi ofta snabbt kunna lägga till nya textblock, ny design eller nya exempel. Med SmartDocuments kan vi göra det själva." Dessutom skapar GREEFA sina offerter på sex olika språk, något som den nya lösningen också behövde stödja.

En annan viktig faktor var möjligheten att arbeta med redan insamlad data. Användaren ska endast behöva besvara frågor där information fortfarande saknas, precis som i den tidigare lösningen.

"Layouten och utformningen av offerter behöver uppdateras med jämna mellanrum.
Offerten ska vara attraktiv och passa produkten. Berättelsen måste vara helt rätt."

Att få ut det mesta av SmartDocuments

De avancerade offertkraven hos GREEFA pressade SmartDocuments till sina gränser, vilket gjorde implementeringen utmanande, särskilt för SmartDocuments. "Vi skickade in vår datamodell och SmartDocuments fick översätta den till sitt system. Därefter följde flera tester. Samtidigt behövde vi skapa de frågor som hämtar rätt information från vår databas som indata till SmartDocuments." Implementeringen krävde stora insatser, men enligt Chris var resultatet väl värt arbetet. "Det var en intensiv period med flera parallella implementeringsprojekt. Men systemet fungerar precis som vi vill att det ska fungera." Idag använder GREEFA en betydligt mer avancerad version av SmartDocuments än den man ursprungligen implementerade.

Utmaningar efter systemuppdateringen

Komplexiteten i lösningen visade sig vara betydande, men inte oväntad. "I grunden stötte vi inte på några större hinder under implementeringen, åtminstone inget som man inte kunde förvänta sig." De problem som uppstod handlade främst om detaljer. "Många små saker. Exempelvis hur mallarna skulle byggas upp. Typiska frågor som uppstår i den här typen av projekt. Men i slutändan fick vi en väldigt flexibel lösning." En större utmaning uppstod senare när GREEFA uppgraderade sitt ERP-system. Strax före driftsättningen upptäckte man att utdata från CRM-systemet hade förändrats. Tabellvärden levererades nu endast på engelska istället för på nederländska. Eftersom dessa värden används för att styra olika frågor i SmartDocuments skapade förändringen problem i XML-strukturen och därmed även i mallarna. Problemet löstes tillfälligt genom att manuellt ersätta engelska värden med nederländska, men detta är ingen långsiktig lösning. "Vi vill i slutändan göra modellen språkoberoende. Vi skulle kunna göra det själva, men det är troligt att vi tar hjälp av SmartDocuments. Det är bättre att låta de som arbetar med modellen varje dag göra dessa förändringar."

Att outsourca mallskapandet

GREEFA funderade länge på om de skulle skapa mallarna själva eller låta SmartDocuments göra det. "Vi är ingen typisk SmartDocuments-kund. När vi konfigurerar våra offerter påverkar allting allt annat. Det finns så många undantag, och dessutom undantag från undantagen." På grund av offertprocessens komplexitet valde GREEFA att låta SmartDocuments ansvara för mallutvecklingen. Trots att uppgiften även för SmartDocuments erfarna mallutvecklare var utmanande gick den att genomföra. "Vi är glada att vi valde att lägga ut arbetet. Vi kan arbeta väldigt bra med den mall vi fått." GREEFA kan idag enkelt använda och anpassa mallarna själva. "Det är skönt att vi inte behöver kontakta supporten för varje liten ändring."

Fler möjligheter och bättre kontroll

Den största fördelen med SmartDocuments är enligt GREEFA de grafiska möjligheterna. "Vi återskapade det vi hade tidigare, men med SmartDocuments får vi betydligt fler möjligheter och bättre kontroll. Vi har blivit mer flexibla och kan utveckla både layout och grafisk design." En annan stor fördel är att systemet inte kräver programmeringskunskaper. "Även om det inte alltid är helt enkelt hjälper utbildningen och dokumentationen oss att själva göra ändringar i mallarna. Vi behöver inte längre en programmerare för mindre justeringar. Det är en stor vinst."

"Det är skönt att vi inte behöver kontakta supporten för varje liten ändring."

SmartDocuments som en pålitlig kunskapspartner

GREEFA räknar med att fortsätta samarbetet med SmartDocuments, bland annat för att göra mallarna språkoberoende. Chris ser också SmartDocuments som en viktig rådgivare: "Vi har verkligen uppskattat samarbetet. De är fortfarande en pålitlig kunskapskälla för oss. SmartDocuments känns personligt och nära. Kommunikationsvägarna är korta, och det uppskattar vi." Nu när offertmallen är på plats ser GREEFA även möjligheten att använda SmartDocuments för orderbekräftelser i framtiden. "SmartDocuments är mycket bra på att använda datamodeller för att skapa attraktiva och kundanpassade dokument. Om man ser till att rätt data finns tillgänglig fungerar allt väldigt smidigt."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Marco Boot, Funktionsansvarig Den Haag

Ett sätt att skilja dokumentmallarna från data. Det var vad Haag kommun ville uppnå när man för över 15 år sedan gick över till Microsoft Word. För konverteringen av dokumentmallarna valde kommunen att samarbeta med SmartDocuments.

Haag kommun är en stor kommun med många förvaltningar och verksamheter, vilket innebär ett mycket stort antal tjänster och applikationer. Funktionsförvaltningen av SmartDocuments är en del av avdelningen för informationstjänster inom verksamhetsstödscentret (Operational Management Expertise Centre), en av kommunens stödavdelningar. BEC hanterar ett stort antal tillståndsansökningar för de kommunala förvaltningarna.

Att separera mallarna från data

Marco Boot är funktionsansvarig på Haag kommun och ansvarar för olika typer av tillståndsansökningar. Dessa ansökningar har hanterats med hjälp av SmartDocuments i många år. Marco vet inte exakt hur kommunen först kom i kontakt med SmartDocuments för över 15 år sedan, men han vet varför. Marco berättar: "Vi använde WordPerfect på den tiden. Brevmallarna och informationen låg normalt i samma dokument, men vi ville separera mallarna från datan. Vi var på väg att gå över till Word och behövde därför nya mallar. SmartDocuments gjorde det enkelt att hantera de nya mallarna och gav oss många möjligheter att strukturera dem på ett effektivt sätt."

Konvertering av dokumentmallarna

"Jag var kontaktperson och ansvarig för att driva projektet tillsammans med SmartDocuments, som på den tiden fortfarande hette High Concept. Samarbetet fungerade smidigt. De presenterade ett lösningsförslag och visade oss hur allt skulle sättas upp", minns Marco. Haag kommun ansvarade för den tekniska delen av mallarna och konverteringen av datadelen. Samtidigt arbetade SmartDocuments med att konvertera WordPerfect-mallarna till Word-mallar. Det var ett omfattande projekt eftersom kommunen hade omkring 1 000 mallar som behövde konverteras och kontrolleras. Arbetet tog lång tid att slutföra, inte minst eftersom det krävde en betydande mängd manuellt arbete.

Totalt tog projektet ungefär ett år. Under den tiden arbetade två medarbetare från SmartDocuments regelbundet på plats hos Haag kommun, något som Marco såg som en stor fördel: "I ett så här stort projekt var det avgörande. Man måste samarbeta väl för att säkerställa att processen flyter på smidigt." Och processen fungerade verkligen smidigt. Marco fortsätter: "Det är en mycket flexibel lösning för hantering av Word-mallar. Den skulle även kunna införas inom flera andra förvaltningar i kommunen. Vår avdelning för funktionsförvaltning utvecklade en skräddarsydd lösning som hämtar data från ärendehanteringssystemet och skickar den vidare till SmartDocuments som en XML-fil. På så sätt kan vi skapa dokumentmallar baserat på informationen i ärendet."

Flera skräddarsydda lösningar

Varje projekt innebär sina egna utmaningar, och detta projekt var inget undantag. Haag kommun arbetar med olika typer av brev som alla är uppbyggda på olika sätt. Vissa brevmallar består av många byggblock och andra innehåller flera delbrev. "Vi använder även sammanslagna brev, till exempel brev med flera mottagare. Dessutom behöver vissa brev innehålla innehållet från tidigare brev", berättar Marco. "Det innebär redan två dokumenttyper som kräver olika strukturella lösningar. Här behövde SmartDocuments utveckla specialanpassade lösningar." Det behövdes också en koppling till tillståndssystemet, men någon sådan fanns inte vid den tidpunkten. Kommunen ville kunna starta SmartDocuments direkt från tillståndssystemet. Utmaningen låg därför inte i själva dokumentgenereringen utan i systemets användargränssnitt. SmartDocuments tog sig an uppgiften och utvecklade flera skräddarsydda lösningar. "Och lösningarna de levererade var mycket bra", tillägger Marco.

Ett enormt projekt utan större hinder

Mer än 15 år senare är det fortfarande tydligt hur omfattande projektet var. Trots det är Marco mycket nöjd med resultatet och kan inte minnas några större problem: "Eftersom de arbetade på plats hos oss kunde de verkligen förstå hur våra processer fungerade och alltid ta fram rätt lösning. Det de levererade fungerade. Det som tog tid var att bygga upp alla mallarna."

Marco konstaterar också att SmartDocuments har vuxit kraftigt sedan dess. Under det senaste gemensamma projektet märkte kommunen att SmartDocuments medarbetare hade betydligt mer att göra än tidigare. "Vi genomförde nyligen ännu ett stort projekt tillsammans med SmartDocuments när vi migrerade från den äldre versionen till webbversionen. SmartDocuments ansvarade gärna för ledning och vägledning genom processen, och vi hade därför även deras konsulter på plats i organisationen. Den här gången bidrog de också med stort mervärde, även om arbetet inte gick riktigt lika smidigt som när vi inledde samarbetet för många år sedan. Det berodde delvis på att den tekniska delen nu hanteras av en annan avdelning inom kommunen."

"De kom alltid fram till rätt lösning."

Ett annorlunda arbetssätt

Haag kommun använder SmartDocuments på ett annat sätt än de flesta andra organisationer. Marco förklarar: "I SmartDocuments får användaren vanligtvis upp en urvalsskärm där man väljer vilken mall som ska användas för att skapa ett dokument. Så arbetar inte vi. Vi använder SmartDocuments inifrån vårt eget system för tillståndshantering. Det är där vi genererar våra brev, med SmartDocuments-mallarna som grund." Och vad är enligt Marco den största fördelen med SmartDocuments? "Att man knappt märker att det finns," säger han med ett leende. "Det bästa är att de flesta brev som skapas med SmartDocuments kräver i princip ingen interaktion från användaren. Vi hämtar så mycket information som möjligt från tillståndssystemet, vilket gör att brevet blir så komplett som möjligt redan från början."

Att arbeta med SmartDocuments sparar kommunen mycket tid, inte minst genom att man slipper allt kopierande och klistrande. "Det går snabbt och enkelt att skapa brev, vilket gör mallhanteringen effektiv. Lösningen ger också stora fördelar för informationshanteringen. Särskilt i den nya versionen är det enkelt att hitta och uppdatera specifika texter." Och för användarna? Marco lyfter fram samma styrka igen: "De behöver inte tänka på processen. Brevet bara dyker upp."

Personlig kommunikation

Marco är mycket nöjd med samarbetet med SmartDocuments: "Det var definitivt en stor fördel att deras medarbetare arbetade på plats tillsammans med oss och utvecklade lösningarna gemensamt. Kommunikationens prägel var mycket personlig. Det känns inte som att man har att göra med ett stort företag. I stället känns det som att man samarbetar med riktiga människor." Ytterligare en fördel som Marco lyfter fram är det inflytande som SmartDocuments kunder har när det gäller produktutveckling och innovation. "De genomför undersökningar för att få en bild av den aktuella situationen och identifiera vilka behov som finns. Genom användargruppen kan vi dela med oss av våra erfarenheter. Tyvärr skiljer sig vårt sätt att använda SmartDocuments så mycket från andra användares att våra önskemål ofta ser annorlunda ut. Men oavsett det är det ett fantastiskt initiativ från SmartDocuments!"

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan gynna din organisation!

Begär en demo

Kurt van Dueren den Hollander,  projektledare Tilburg

SmartDocuments har inneburit en enorm kvalitetsförbättring för den nederländska kommunen Tilburg genom konsekvent användning av befintliga data i dokument.

För några år sedan valdes JDEdwards som ERP-system. Det blev snabbt tydligt att en koppling till en dokumentgenerator skulle skapa betydande effektivitetsvinster vid framtagning av bland annat inköpsordrar. SmartDocuments plattform för dokumentgenerering kunde snabbt uppfylla detta behov, vilket sparade kommunen både pengar, tid och administrativa resurser.

Vilket var det konkreta behovet?

"Konsekvensen av att välja JDEdwards var att systemet kom att styra riktningen för vår digitala framtid. Skapandet av inköpsdokument behövde ske direkt från JDEdwards. Som kommun producerar vi stora mängder dokument. Omkring 2 000 medarbetare arbetar för kommunen, som har nästan 210 000 invånare. Vid ett tillfälle hade vi närmare 2 000 standarddokument i omlopp, och antalet fortsatte att växa. Det var inte hållbart ur vare sig användnings- eller förvaltningsperspektiv. Vi behövde hitta ett verktyg som gav oss bättre kontroll över dokumentflödet, särskilt dokumentproduktionen, och som samtidigt var användarvänligt. Förutom att vara enklare och mer hanterbart än JDEdwards behövde det också ha en stabil integration med systemet." "XML-generatorn i SmartDocuments är utan tvekan den mest utvecklade av alla alternativ på marknaden."

Integrationen

"XML-generatorn som ingår i SmartDocuments är klart mer utvecklad än andra lösningar på marknaden. Det blev grunden för integrationen mellan dokumentplattformen och JDEdwards. SmartDocuments använder relevant information från JDEdwards och placerar den automatiskt i dokumenten." Användarna arbetar med en guide som hjälper dem att färdigställa dokumenten. "Användaren får svara på ett antal frågor, varefter SmartDocuments hämtar nödvändig information från olika system och placerar den i den fördefinierade layouten. På så sätt kan vi skapa alla dokument från en gemensam källa: SmartDocuments. Det säkerställer också att information från bakomliggande system används konsekvent, att allt hamnar på rätt plats och att innehållet alltid speglar den aktuella situationen." "SmartDocuments har inneburit en enorm kvalitetsförbättring genom den konsekventa användningen av befintlig data. Färre fel uppstår eftersom informationen inte längre behöver matas in manuellt flera gånger."

Vilka är fördelarna?

Att använda SmartDocuments som en generell plattform för dokumentproduktion tillsammans med JDEdwards har gett Tilburg många fördelar. Kurt van Dueren den Hollander förklarar: "Antalet standarddokument i kommunen har nu kommit under kontroll och har minskat från 2 000 till cirka 350. SmartDocuments har skapat en enorm kvalitetsförbättring genom att använda befintliga data på ett konsekvent sätt. Antalet fel har minskat eftersom informationen inte längre behöver skrivas in manuellt." Investeringen betalade sig dessutom snabbt. "Kostnaden återvinns snabbt genom den förenklade dokumentproduktionen. Idag kan vi enkelt se vilka standarddokument som inte används. På så sätt blir förvaltningen både enkel och kontrollerbar. Alla arbetar med SmartDocuments på samma konsekventa sätt."

JDEdwards som grund, SmartDocuments som plattform

Kurt är mycket nöjd med den integration som SmartDocuments har skapat. "All produktion av nya utgående dokument sker genom en enda gemensam plattform: SmartDocuments. Vi behöver inte anlita externa konsulter för att göra anpassningar i JDEdwards för att skapa eller uppdatera standarddokument. Det sparar mycket pengar samtidigt som den interna förvaltningen blir både enklare och snabbare." Alla inköpsdokument som genereras från ERP-systemet kan idag kompletteras av SmartDocuments med strukturerad och konsekvent information till mottagaren. "En kommande integration med verksamhetssystemet kommer dessutom att säkerställa att samtliga dokument finns tillgängliga i det digitala ärendet, där medarbetarna arbetar med att ge service till invånare och andra kunder."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Frieder Schelle; Teamledare för juridiska rådgivare Trusted Shops

För Frieder Schelle, teamledare för juridiska rådgivare på Trusted Shops, har SmartDocuments spelat en avgörande roll för att möta de ökande kraven på rådgivning till e-handlare. Att skapa dokument på ett konsekvent och effektivt sätt är särskilt viktigt när det gäller juridiskt bindande rådgivning.

Ökande krav

Trusted Shops grundades i Köln för mer än 20 år sedan. Företaget erbjuder tjänster till webbutiker och deras kunder, bland annat kvalitetsmärkningar, köparskydd och system för kundomdömen. År 2014 utökades dessa tjänster med juridisk rådgivning, vilket gav e-handlare stöd i att hantera juridiska utmaningar och minska rättsliga risker.

En lösning för komplexa juridiska frågor

Till en början erbjöds de juridiska tjänsterna i samarbete med advokatbyråer. Varje juridisk fråga behövde då analyseras individuellt, vilket snabbt visade begränsningarna i både tid och kostnadseffektivitet. Samtidigt ökade behovet av enklare och mer standardiserade lösningar för återkommande processer, även när det gällde komplexa juridiska frågor. I sökandet efter ett lämpligt verktyg kom Trusted Shops i kontakt med SmartDocuments redan 2015.

Frieder Schelle insåg snabbt att de hade hittat rätt partner, en leverantör som kunde strukturera textblock för komplexa juridiska frågor på ett sätt som gjorde det möjligt att erbjuda juridiskt korrekt rådgivning online. Det innebär exempelvis att webbutiker kan få stöd vid hantering av varningsbrev och andra juridiska ärenden. "Vi kände att vi var i goda händer redan från början," berättar Frieder. "SmartDocuments förstod snabbt våra komplexa krav och kunde omvandla dem till enkla och praktiska lösningar."

Effektiva arbetsprocesser

Det som imponerade mest på Frieder var hur snabbt organisationen kunde komma igång. Efter endast två dagars intensiv utbildning från SmartDocuments experter kunde medarbetarna börja arbeta självständigt. "Utbildningen höll mycket hög kvalitet," säger Frieder. "Vi lärde oss snabbt hur enkelt och logiskt systemet är uppbyggt." Resultatet blev betydande effektivitetsvinster. "Arbetsinsatsen för vissa typer av dokument minskade med mer än hälften jämfört med tidigare." Det sparar inte bara tid utan minskar också mängden repetitivt arbete och bidrar samtidigt till lägre kostnader. SmartDocuments har dessutom hjälpt Trusted Shops att skapa en gemensam och enhetlig standard för dokumentproduktionen. "Alla medarbetare som arbetar med SmartDocuments kan lämna synpunkter och förbättringsförslag centralt i systemet. På så sätt utvecklar vi dokumenten tillsammans och gör dem kontinuerligt bättre." "Det gör att vi alltid kan erbjuda tillförlitlig expertis och ge våra kunder professionellt stöd."

Löpande stöd och vidareutveckling

För Trusted Shops har SmartDocuments inneburit mycket mer än en teknisk lösning. Möjligheten att erbjuda juridiskt bindande rådgivning med stöd av SmartDocuments var ett viktigt steg i utvecklingen av företagets konsultverksamhet. Men samarbetet slutade inte där. Utöver implementering, utbildning och teknisk support pågår ett kontinuerligt samarbete kring nya lösningar som möter förändrade krav i branschen. "Under 2019 hade vi ett omfattande möte med supportteamet där vi diskuterade framtida utmaningar och möjliga lösningar," berättar Frieder. "Det var imponerande att se hur snabbt och grundligt SmartDocuments satte sig in i vår situation och kunde presentera idéer för hur våra tjänster skulle kunna vidareutvecklas." "Det är precis så man föreställer sig ett professionellt och målinriktat samarbete med en verklig tjänsteleverantör."

"Det här kontinuerliga erfarenhetsutbytet gör det möjligt för oss att även i framtiden erbjuda rådgivning av högsta kvalitet."

Ett partnerskap som utvecklas över tid

För SmartDocuments är nära kundrelationer och långsiktigt samarbete en självklar del av arbetssättet. Marknader förändras, kraven ökar och nya behov uppstår. För att möta dessa förändringar krävs både teknisk utveckling och kontinuerlig förbättring av innehållet. Genom det nära samarbetet mellan Trusted Shops och SmartDocuments har relationen utvecklats från ett leverantörskundförhållande till ett verkligt partnerskap, till nytta för båda parter.

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Monique Wacht, Woonbedrijf Eindhoven

Bostadsbolaget Woonbedrijf är övertygat om de fördelar som SmartDocuments erbjuder för att förbättra kundkommunikationen. Den smarta hanteringen av sidhuvuden, sidfötter, byggblock (standardiserade element som används i många dokument, till exempel adressuppgifter), grafisk profil och annan återanvändbar information gör att allt kan administreras centralt på en och samma plats. Woonbedrijf förvaltar över 31 000 bostäder i Eindhoven och är därmed det största bostadsbolaget i södra Nederländerna. Varje dag arbetar omkring 500 medarbetare för att ge service åt bolagets 70 000 hyresgäster.

"Med SmartDocuments har vi redan från början sparat 250 000 euro eftersom vi inte behövde investera i att utveckla 120 SAP-dokumenttyper."

Vilka var kraven?

Woonbedrijf ersatte flera IT-system med en integrerad lösning från SAP. Behovet av att fortsätta använda dokumentgenereringssystemet SmartDocuments var dock tydligt redan från början. Monique Wacht, applikations- och databasadministratör på Woonbedrijf, berättar: "Det föll oss aldrig ens in att sluta använda SmartDocuments. Sedan 2008 har vi upplevt hur enkelt det är att hantera mallar och hur effektivt SmartDocuments är. Tack vare den smidiga integrationen med SAP kan vi hantera SAP-brev mycket effektivare genom SmartDocuments."

Avkastning på investeringen

"Våra slutanvändare är redan vana vid SmartDocuments. Som systemförvaltare är vi mycket nöjda med fördelarna i dokumentprocessen, exempelvis att all information samlas i ett system tillsammans med sidhuvuden, sidfötter, byggblock, grafisk profil och återanvändbara datakällor. Vi känner SmartDocuments väl och vet att systemet kan hantera XML. Till och med vår SAP-partner AEPEX rekommenderar SmartDocuments tack vare den enkla integrationen och flexibiliteten." Monique fortsätter: "SAP har en egen lösning för standarddokument, men den är ganska oflexibel och komplicerad. Dessutom är man alltid beroende av en programmerare när standardbrev behöver ändras." "I SmartDocuments hanterar vi dokumentmallarna själva. SAP levererar XML-data och SmartDocuments ser till att informationen automatiskt placeras på rätt plats i dokumentet. Genom att använda SmartDocuments har vi redan från början sparat 250 000 euro eftersom vi inte behövde anlita en specialist för att skapa 120 SAP-dokument."

Att skapa och förvalta mallar

Monique förklarar vidare: "När vi började bygga mallarna analyserade vi vilka delar av breven som kunde återanvändas som byggblock. På så sätt minskade vi antalet mallobjekt som behövde underhållas samtidigt som ändringar kunde göras centralt och slå igenom i alla dokument." "XML-fält kan enkelt dras och placeras på önskad plats i mallen. Utan någon manuell insats från användaren kan man skapa helt automatiserade och kompletta dokument. Med de så kallade XML-frågefälten kan man dessutom skapa dokument med återkommande innehåll, till exempel serviceavgifter. Det är verkligen en fantastisk funktion."

"Det är mer användarvänligt och framför allt mer logiskt uppbyggt."

Användarnas erfarenheter

"Användarna kan välja SmartDocuments direkt i SAP," berättar Monique. "Därefter visas ett bibliotek med relevanta dokument. Om användaren exempelvis väljer att skapa ett hyresavtal öppnas rätt dokument direkt. I bakgrunden skickar SAP automatiskt relevant information till SmartDocuments, som fyller i variablerna utan manuell hantering." Detta säkerställer en snabb och smidig dokumentprocess. "Det fina är att interaktionen för användaren är så enkel. Vi har även standardbrev där 95 procent av informationen hämtas direkt från SAP, samtidigt som användaren arbetar i SmartDocuments gränssnitt."

Arbetssättet

Monique beskriver hur projektet organiserades: "Vi valde att genomföra projektet för standardbrev parallellt med SAP-implementeringen. På så sätt undvek vi att behöva genomföra det som ett separat steg efteråt." Ytterligare en fördel var att det blev enklare att identifiera vilken XML-data som behövdes för dokumentgenereringen. "Som utgångspunkt använde vi data från vårt befintliga system för dokumentproduktion av SAP-brev."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Sabine Burfien, Lüneburg

SmartDocuments i Landkreis Lüneburg – en framgångshistoria

Lüneburgs länsförvaltning i Tyskland är övertygad om att genomtänkt planering och effektiv offentlig förvaltning bidrar positivt till människors livskvalitet. Därför har förvaltningen i över tre år använt SmartDocuments för att förenkla dokumenthanteringen och säkerställa enhetlig dokumentproduktion. Sabine Burfien arbetar på avdelningen för information och kommunikationsteknik som specialist på Microsoft Office-produkter och ansvarig för SmartDocuments. I denna intervju berättar hon om länsförvaltningens erfarenheter av SmartDocuments.

Situationen före SmartDocuments

Precis som många andra offentliga verksamheter hade Lüneburgs länsförvaltning inget system för hantering av dokumentmallar innan SmartDocuments infördes. "Vi hade inga alternativ tidigare, så fram till förändringen skapade vi våra mallar direkt i Word," berättar Sabine Burfien. Det gamla systemet med Word-mallar var omständligt och skapade stora utmaningar inom dokumenthanteringen. "Vi stod inför problemet att det fanns flera olika versioner av samma mall. Som länsförvaltning har vi till exempel ett officiellt brevhuvud med viktig information, vapensköld och logotyp. I sidfoten finns bland annat våra bankuppgifter. Tidigare hände det ofta att vi uppdaterade information i den centrala mallen, exempelvis när kontouppgifter ändrades. Däremot genomfördes inte uppdateringen alltid av alla medarbetare. Resultatet blev att vissa fortsatte att använda gamla mallar med felaktiga bankuppgifter i flera år." För att lösa problemen kring mallhantering började förvaltningen leta efter en ny lösning. "Av en slump hörde vi från en annan myndighet att de arbetade med SmartDocuments, och vi såg direkt potentialen i att använda programvaran även i vår egen organisation."

Implementeringen av SmartDocuments

När SmartDocuments integrerades i den befintliga IT-miljön visade sig systemets flexibilitet vara en stor fördel. "Integrationen med vår IT-miljö fungerade smidigt. Vi fick blandade reaktioner från medarbetarna; vissa tyckte att det var fantastiskt medan andra var mer skeptiska i början. Jag tror att det är helt normalt vid sådana förändringar inom IT." Sedan dess har SmartDocuments använts för alla dokument utanför de verksamhetsspecifika processerna. "Vi är mycket nöjda med SmartDocuments."

Så används SmartDocuments

Idag används SmartDocuments främst för allmän korrespondens inom förvaltningen. Inom vissa specialistområden används fortfarande verksamhetsspecifika mallar. "Om en invånare exempelvis ansöker om bygglov hanteras all kommunikation inom det aktuella verksamhetssystemet. Om byggnadsnämnden däremot behöver skicka ett brev som inte ingår i bygglovsprocessen sker det via SmartDocuments." Det innebär att SmartDocuments används för alla centrala mallar som inte är kopplade till specifika verksamhetssystem. Systemet används flitigt. "Ett bra exempel är det nya brevhuvud som vi införde för ett och ett halvt år sedan. Sedan dess har det genererats mer än 8 000 gånger via SmartDocuments. På så sätt kan vi säkerställa en enhetlig dokumentproduktion."

En förvaltning – en grafisk profil

En professionell kommunikation med invånare och samarbetspartners kräver både enhetlig formgivning och konsekvent språkbruk. För två år sedan tog Lüneburgs länsförvaltning ett viktigt steg i den riktningen. "Kommunikationsavdelningen införde en ny grafisk profil för hela organisationen. Samtidigt beslutade vi att användningen av SmartDocuments skulle vara obligatorisk för alla medarbetare." Sedan dess skapas exempelvis alla brevhuvuden via SmartDocuments. "Genom SmartDocuments kan förvaltningen presentera sig professionellt och konsekvent i allmän korrespondens. Det skapar förtroende hos invånare och samarbetspartners."

Att skapa eller fylla i – var uppstår tidsvinsten?

På lång sikt sparar SmartDocuments mycket tid för användarna. Däremot kräver skapandet av nya mallar en viss initial investering. "Att bygga mallar innebär mer arbete än att bara lägga in textfält i Word. Men när mallen väl är skapad blir det betydligt enklare för användaren att fylla i dokumentet." Den stora effektiviseringsvinsten ligger i automatiseringen. "SmartDocuments sparar mycket tid eftersom systemet kan använda fördefinierade fält och formuleringar. Man behöver till exempel inte längre tänka på könsanpassade formuleringar eftersom korrekt språk redan är inbyggt i lösningen."

Färre mallar och allt samlat på ett ställe

En annan stor fördel är den centrala hanteringen av mallar. För närvarande används 748 mallar i SmartDocuments inom länsförvaltningen. "Det kan låta som många mallar, men tidigare hade vi betydligt fler. Dessutom låg de utspridda på olika platser. Varje verksamhetsområde skapade sina egna varianter, vilket ofta gjorde det svårt att följa den grafiska profilen." Idag hanteras allt centralt. "Tidigare fanns det flera versioner av samma dokument med olika brevhuvuden. Nu har vi endast en officiell version som används av alla."

Erfarenheter från Lüneburgs länsförvaltning

Sammanfattningsvis är länsförvaltningen mycket nöjd med SmartDocuments. Samtidigt ser man fortsatt utvecklingspotential. "Idag saknas kopplingar mellan SmartDocuments och vissa verksamhetssystem. Exempelvis har byggnadsnämnden och socialförvaltningen egna specialiserade system och använder därför fortfarande separata mallar." Målet för de kommande åren är att integrera SmartDocuments med så många verksamhetsprocesser som möjligt. "Vi har redan haft besök av SmartDocuments medarbetare från Nederländerna. De analyserade våra verksamhetssystem och frågade vilka processer som är viktigast för oss. Det är bra att veta att SmartDocuments stödjer oss på ett så enkelt och okomplicerat sätt." Sabine avslutar: "Organisationen har en platt struktur. Det gör att våra önskemål och idéer alltid blir hörda och att vi får hjälp snabbt."

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo

Christian Solmecke LL.M., advokat och delägare WBS

Precis som det är viktigt för den Kölnbaserade advokatbyrån WILDE BEUGER SOLMECKE att ge välgrundad juridisk rådgivning till sina klienter, är det lika viktigt att effektivt kunna hantera och snabbt hitta aktuella juridiska dokument och skrivelser. Tillsammans med SmartDocuments utvecklade byrån en lösning för den juridiska sektorn som även är intressant för andra specialistverksamheter och organisationer med stora dokumentvolymer.

Att skapa lösningar tillsammans

"Det var egentligen en slump som förde oss samman," berättar Christian Solmecke, LL.M., advokat och delägare i byrån. "Men vi insåg snabbt hur värdefullt SmartDocuments kunde vara för våra behov och framtida ambitioner." För ungefär fyra år sedan deltog Christian i ett Legal Tech MeetUp, ett nätverksevenemang för jurister, lösningsleverantörer, startups, experter, studenter och andra med intresse för juridisk teknik.

Där träffade han en representant från SmartDocuments som visade hur programvaran kunde användas för effektiv dokumenthantering. Christian fascinerades snabbt av möjligheterna. "När jag såg hur kommuner använde SmartDocuments för att organisera sin dokumenthantering förstod jag direkt potentialen. Det var precis de byggstenar som kunde ta våra juridiska processer till nästa nivå." Det som började som ett tillfälligt möte utvecklades till ett framgångsrikt partnerskap mellan WILDE BEUGER SOLMECKE och SmartDocuments.

Nödvändighet är uppfinningarnas moder

Det som började som ett praktiskt behov utvecklades snart till en vision. Redan tio år tidigare hade byrån påbörjat övergången från pappersbaserade processer till digital hantering för att få snabbare tillgång till ärenden och minska handläggningstiden. Byrån blev allt mer känd för sitt arbete med att hjälpa personer som, ofta utan avsikt, hade hamnat i juridiska tvister kopplade till fildelningstjänster på internet. Samtidigt ökade synligheten genom bloggar, TV-framträdanden och senare en egen juridisk YouTube-kanal som idag är en av de största inom sitt område. Resultatet blev en kraftig ökning av antalet klientärenden. Över 10 000 uppdrag behövde hanteras effektivt, vilket skapade behovet av en professionell lösning för både ärende- och dokumenthantering. Ur detta växte Legalvisio fram, det som kom att bli ett heltäckande system för byråhantering.

Allt började med textblock

Christian utvecklade först en webbaserad lösning för att skapa skrivelser och dokument med hjälp av återanvändbara textblock. Till en början var inget automatiserat, men arbetsvolymen ökade snabbt. Avtal behövde sättas samman korrekt, svarsskrivelser behövde anpassas efter över hundra olika försvarsscenarier och många andra återkommande dokumentprocesser behövde hanteras. Christian beskriver den tidiga situationen med ett leende: "Vi hade våra 'källarbarn'. Medarbetare som nästan ständigt fick leta fram och sammanställa rätt textavsnitt från dokument som arkiverats i källaren."

Utveckling tillsammans med SmartDocuments

Det stod snart klart att detta arbetssätt inte var hållbart på lång sikt. Efter mötet på Legal Tech-evenemanget tog utvecklingen fart. Tillsammans med SmartDocuments skapades en skräddarsydd lösning för automatiserad hantering av de många återkommande dokumentprocesserna. Dessutom inrättades en särskild roll inom byrån med ansvar för SmartDocuments. Anledningen var enkel: även den bästa programvaran kräver kontinuerlig förvaltning och uppdatering för att fortsätta leverera hög kvalitet.

Nya idéer och fortsatt utveckling

Christian ser redan nya möjligheter för framtiden tillsammans med SmartDocuments. Utvecklingen fortsätter, och framgångshistorien är långt ifrån över.

Begär en demo och upptäck hur SmartDocuments kan hjälpa din organisation!

Begär en demo