Vad gör våra dokument smarta?

Mallstruktur

Med SmartDocuments FOUR kan ni hantera alla era mallar och dokument från en central plats. Det som gör lösningen unik är dess intelligenta mallarkitektur.
SmartDocuments delar upp mallarna i fyra separata lager, vilket skapar en tydlig struktur, förenklar underhållet och säkerställer konsekvens i alla dokument.

Schematisk SmartDocuments-dokumentmall med strukturerade innehållssektioner, platshållare och designelement. Illustrationen visar den modulära strukturen hos intelligenta dokumentmallar samt åtskillnaden mellan innehåll, data, affärslogik och layout.

1. Grafisk profil

Den grafiska profilen utgör den visuella grunden för era dokument och säkerställer ett enhetligt och professionellt utseende i all kommunikation. Här definieras alla viktiga designelement, bland annat:

Typsnitt, teckenstorlekar, radavstånd och styckeavstånd
Färger och sidlayout
Sidhuvuden och sidfötter
Och mycket mer

2. Mallinnehåll

Lagret för mallinnehåll innehåller själva kärninnehållet i era dokument. Här skapas och underhålls texter, tabeller, bilder och andra dokumentelement, vilket säkerställer att informationen förblir konsekvent, korrekt och enkel att uppdatera.

3. Byggblock

Byggblock är återanvändbara innehållselement som kan användas i valfritt antal mallar. Ändringar som görs i ett byggblock uppdateras automatiskt i alla dokumentmallar där byggblocket används.

4. Variabel data

Variabel data är den dynamiska information som används för att fylla en mall vid dokumentgenerering. Uppgifterna kan antingen anges via SmartWizard eller hämtas från anslutna system. Informationen förs sedan automatiskt in i dokumentet, vilket säkerställer noggrannhet, konsekvens och effektivitet.

"Tack vare denna tydliga struktur blir mallhanteringen betydligt enklare och mer effektiv."

Mallhantering

Hantering av grafisk profil

Den marknadsansvariga kan centralt definiera och hantera alla designelement i mallarna, inklusive logotyper, färger, typsnitt, teckenstorlekar och mycket mer. Tack vare detta påverkas inte slutresultatet även om användare kopierar och klistrar in innehåll i ett dokument eller manuellt ändrar formateringen vid skapande av dokument eller mallar. SmartDocuments tillämpar automatiskt de fördefinierade designstandarderna, vilket säkerställer att varje genererat dokument konsekvent följer organisationens grafiska profil.

Symbolisk representation av byggblockshantering med två överlappande dokument på en lila gradientbakgrund. Grafiken symboliserar återanvändbart innehåll, centraliserad innehållshantering och effektivt underhåll av dokumentmallar.

Effektiv hantering av byggblock

Återanvändbara byggblock gör mallhanteringen enkel och effektiv. Ändringar i standardinnehåll, såsom textmoduler, adresser, bankuppgifter eller kontaktinformation, behöver endast göras en gång. SmartDocuments uppdaterar automatiskt alla kopplade mallar, vilket säkerställer konsekvent innehåll i alla dokument samtidigt som ni sparar värdefull tid och arbete.

Vit ikon med en stor bokstav «A» och flera horisontella linjer på en violett-blå gradientbakgrund. Grafiken symboliserar textinnehåll, innehållshantering, dokumentinnehåll och hantering av mallinnehåll.

Hantering av mallinnehåll

Varför hantera flera versioner av samma mall? SmartDocuments använder regelbaserad logik för att dynamiskt inkludera eller exkludera innehåll, vilket gör att en enda mall kan täcka ett brett spektrum av användningsområden. Resultatet är mindre underhåll, större konsekvens och en betydligt effektivare dokumenthantering.

Två pratbubblor på en lila gradientbakgrund. Symboliserar vägledd dokumentgenerering, användarinteraktion och automatiserad dokumentproduktion.

Användning av variabel data

Skapa dokument på nolltid! Användarna anger den information som behövs via SmartWizard genom en intuitiv fråge- och svarprocess. På så sätt samlas exakt den information in som krävs för att fylla mallen. Det är också möjligt att ge användarna vägledning i form av hjälptekniker, förklaringar och valideringsregler för specifika format, exempelvis postnummer, datum, tal och textfält. Alternativt kan variabel data importeras automatiskt från anslutna tredjepartssystem, vilket möjliggör fullt integrerade och mycket effektiva processer för dokumentgenerering.

Hur kommer era data in i våra mallar?

Tre sätt att få in era data i SmartDocuments-mallar

SmartDocuments FOUR kopplar samman olika datakällor och applikationer för att skapa en sömlös process för dokumentgenerering. Information kan matas in manuellt, hämtas från verksamhetssystem och databaser eller importeras via XML-filer. Plattformen bearbetar all data centralt och genererar automatiskt dokument i önskade utdataformat. De färdiga dokumenten kan därefter överföras direkt till anslutna system eller arkiveras på ett säkert och regelkonformt sätt för långsiktig lagring.

Dina fördelar i korthet!

Anslutning till befintliga system (DMS, CRM, ERP etc.) och databaser

SmartDocuments kan integreras sömlöst i befintliga IT-system och anslutas till tredjepartsapplikationer samt databaser. Detta gör det möjligt att automatisera dokumentprocesser, vilket minskar det manuella arbetet och minimerar risken för fel.
Effektivt samarbete - visualisering av smarta arbetsflöden.

Team kan samarbeta enklare genom att få tillgång till och använda gemensamma mallar, vilket förbättrar både kommunikationen och samordningen. Godkännandeprocesser och komplexa arbetsflöden kan också implementeras och hanteras med hjälp av SmartDocuments.
En enhetlig grafisk profil för alla dokument

SmartDocuments säkerställer enhetliga och varumärkesanpassade dokument genom central hantering av mallar. Ändringar i den grafiska profilen styrs centralt, tillämpas automatiskt och blir omedelbart tillgängliga för alla medarbetare.
Enkel mallskapning helt utan programmeringskunskaper!

Frågeelement kan enkelt infogas i mallen med hjälp av »drag och släpp» och placeras flexibelt efter behov. Ett stort antal smarta funktioner gör det dessutom möjligt att definiera regler och logik. På så sätt kan även komplexa mallar och processer implementeras på ett enkelt sätt, utan att teknisk kompetens eller programmeringskunskaper krävs.
Smart användning av mallar med fråge- och svarsdialog (SmartWizard)

Innehållet i dokumentet genereras i SmartWizard direkt i webbläsaren enligt principen »fråga och svar». Baserat på de svar som registreras skapas dokumentet automatiskt med relevanta texter och avsnitt i önskat format.
Tidsbesparing! Ökad effektivitet och minskade processkostnader

Medarbetare arbetar mer effektivt med hjälp av färdiga mallar, eftersom de inte behöver skapa dokument från grunden. Även mallskapare sparar tid, eftersom SmartDocuments byggblock gör det enkelt att anpassa och uppdatera mallar, snabbt och smidigt.