Har du frågor? Vi har svaren.

Ja. SmartDocuments stöder flerspråkig produktion av dokument och kommunikationsinnehåll. Detta gör det möjligt för organisationer att skapa och hantera dokument på flera språk utifrån en central mall och en standardiserad process. Det önskade språket kan väljas automatiskt baserat på tillgängliga data eller fördefinierade affärsregler. På så sätt säkerställs att mottagarna alltid får kommunikationen på sitt föredragna språk, utan att separata dokumentprocesser eller mallar behöver underhållas. Genom att alla språkversioner hanteras centralt förblir innehåll, designriktlinjer och juridiska krav konsekventa på samtliga språk. Detta förenklar dokumenthanteringen, minskar den administrativa arbetsinsatsen och säkerställer att kommunikationen är enhetlig och professionell över hela världen. För internationellt verksamma företag och organisationer med flerspråkiga målgrupper erbjuder SmartDocuments ett effektivt sätt att standardisera kommunikationsprocesserna samtidigt som mottagarna får personanpassad kommunikation på sitt eget språk.

SmartDocuments är en kraftfull plattform för dokumentautomation som gör det möjligt för organisationer att skapa, hantera och distribuera dokument på ett effektivt, konsekvent och regelkonformt sätt. Genom att intelligent sammanföra mallar, datakällor, affärsregler och arbetsflöden automatiserar SmartDocuments komplexa dokumentprocesser, minimerar manuellt arbete och säkerställer högsta möjliga kvalitet och konsekvens i all kommunikation. Med SmartDocuments kan företag och offentliga verksamheter automatisera en mängd olika dokument- och kommunikationsprocesser, från brev, avtal och rapporter till formulär och personanpassad kundkommunikation. Resultatet är snabbare processer, färre fel och mer tid för värdeskapande arbete.

SmartDocuments FOUR är den senaste generationen av SmartDocuments-plattformen. Baserad på ett arbetsflödesdrivet arbetssätt hjälper FOUR organisationer att skapa, hantera och distribuera verksamhetskritisk kommunikation på ett mer effektivt sätt, samtidigt som full kontroll över kvalitet, konsekvens och regelefterlevnad bibehålls. FOUR är utformad för att stödja hela kommunikationens livscykel och erbjuder en modern grund för dokumentautomation. Plattformen gör det möjligt för företag och offentliga verksamheter att flexibelt anpassa sig till förändrade verksamhetsbehov, tekniska utvecklingar och ökande förväntningar från kunder och användare. Resultatet är att organisationer kan etablera framtidssäkrade processer samtidigt som de säkerställer effektiv, professionell och skalbar kommunikation.

Många organisationer brottas med utmaningar som tidskrävande dokumentprocesser, inkonsekvent innehåll, ökande krav på regelefterlevnad samt behovet av att samordna kommunikationen mellan flera team, avdelningar och kanaler. SmartDocuments hjälper organisationer att övervinna dessa utmaningar genom att automatisera dokumentproduktionen, centralisera mallhanteringen och standardisera kommunikationsprocesser från början till slut. Resultatet är att organisationer behåller kontrollen över innehåll och arbetsflöden, säkerställer konsekvent och regelkonform kommunikation samt samtidigt ökar effektiviteten och produktiviteten. Genom att automatisera repetitiva uppgifter minskar SmartDocuments antalet fel, förkortar handläggningstiderna och avlastar medarbetarna från manuellt arbete. Resultatet är professionellt utformade, aktuella och personanpassade dokument som kan skapas och distribueras snabbt, korrekt och tillförlitligt.

SmartDocuments automatiserar skapandet av dokument och affärskommunikation genom att på ett intelligent sätt koppla samman mallar, datakällor, affärsregler och arbetsflöden. Information från integrerade verksamhetssystem och applikationer förs automatiskt in i centralt hanterade mallar, vilket gör det möjligt att skapa dokument snabbt, korrekt och konsekvent. Genom central hantering av innehåll och mallar säkerställer SmartDocuments att alla dokument uppfyller aktuella verksamhetskrav, juridiska krav och designriktlinjer. Samtidigt automatiseras återkommande uppgifter, vilket minskar den manuella arbetsinsatsen och påskyndar processerna. På så sätt hjälper SmartDocuments organisationer att öka effektiviteten, förbättra kvaliteten på sin kommunikation och alltid behålla full kontroll över innehåll, processer och krav på regelefterlevnad. Resultatet är professionella, konsekventa och personanpassade dokument som produceras med betydligt mindre arbetsinsats och en avsevärt lägre risk för fel.

SmartDocuments gör det möjligt för organisationer att skapa och hantera ett brett spektrum av dokument, kommunikationsprocesser och digitala interaktioner. Detta omfattar dokument, mallar, e-postmeddelanden, formulär samt arbetsflödesstyrda processer för skapande, granskning, godkännande och distribution av innehåll. Oavsett om målet är att skapa avtal, skicka kundkommunikation, samla in information via formulär eller hantera komplexa kommunikationsflöden samlar SmartDocuments innehåll, data och arbetsflöden på en och samma plattform. Detta gör det möjligt att utforma, standardisera och automatisera dokument- och kommunikationsprocesser på ett effektivt sätt. Med SmartDocuments kan organisationer producera konsekvent, personanpassat och regelkonformt innehåll som kan distribueras snabbt och tillförlitligt. Resultatet är ökad produktivitet, en förbättrad användarupplevelse och full kontroll över organisationens kommunikation för både företag och offentliga verksamheter.

Mallar i SmartDocuments hanteras och underhålls centralt på en gemensam plattform. Detta skapar en tillförlitlig single source of truth för innehåll, grafisk profil och affärsregler. Organisationer får därmed en enhetlig kommunikation, enklare styrning och möjlighet att genomföra ändringar snabbt, ofta utan stöd från IT-avdelningen. Tack vare den centraliserade mallhanteringen kan verksamheten själv underhålla och uppdatera innehåll samtidigt som alla dokument fortsätter att följa aktuella verksamhetskrav, juridiska krav och designriktlinjer. Detta ökar flexibiliteten och minskar tiden som krävs för att införa nya eller uppdaterade dokument. Inbyggda funktioner för versionshantering, spårbarhet och regelefterlevnad hjälper organisationer att dokumentera ändringar på ett transparent sätt och ger full insyn i godkännanden och modifieringar.

Resultatet är att mallarna alltid är aktuella, konsekventa och enkla att hantera över tid, även i komplexa organisationer med många dokumenttyper och ett stort antal involverade intressenter.

Absolut. Vi visar gärna SmartDocuments i en personlig live-demonstration som är anpassad efter era specifika behov och krav. Under demonstrationen visar våra experter hur SmartDocuments kan hjälpa er att effektivt automatisera, standardisera och optimera era dokument- och kommunikationsprocesser. Demonstrationen utformas utifrån er organisations behov, utmaningar och användningsområden och ger en praktisk inblick i plattformens möjligheter samt hur SmartDocuments kan stödja och vidareutveckla era befintliga processer. Under hela demonstrationen finns våra specialister tillgängliga för att besvara era frågor och presentera konkreta lösningar för era specifika krav. På så sätt får ni en tydlig förståelse för hur SmartDocuments kan bidra till ökad effektivitet, färre fel och en konsekvent, professionell kommunikation.

Boka enkelt en tid för en personlig demonstration. Vi ser fram emot att få presentera SmartDocuments för er live.

SmartDocuments licensmodell bygger på ett paketbaserat upplägg som är utformat utifrån hur organisationer använder plattformen. Paketen varierar beroende på antal användare, förväntad dokumentvolym och vald driftsmodell (SaaS eller on-premises). Varje paket innehåller en grunduppsättning funktioner, medan ytterligare tjänster och integrationer kan läggas till som valfria tillägg. Vårt team arbetar nära er för att identifiera det paket som bäst motsvarar era nuvarande behov, samtidigt som det erbjuder den flexibilitet som krävs för att stödja framtida tillväxt.

Webbläsare eller lokal installation?

"Ja och nej!"

För att använda SmartDocuments-plattformen, inklusive mallanvändning, dokumentgenerering, administration och hantering, krävs ingen programvaruinstallation. Plattformen är helt webbaserad. Den enda komponent som behöver installeras lokalt är SmartEditor, som används för att skapa och underhålla dokumentmallar.

SaaS eller on-premises?

Båda alternativen finns tillgängliga.

Valet mellan SaaS (Software as a Service) och on-premises-drift beror på organisationens specifika krav och prioriteringar. SaaS-lösningar erbjuder kostnadseffektivitet, enkel implementering och hög flexibilitet, medan on-premises-lösningar ger större kontroll, fler anpassningsmöjligheter och ökad kontroll över säkerheten. Vilket alternativ som passar bäst för er organisation är i slutändan ert beslut. SmartDocuments kan levereras antingen som en SaaS-lösning eller installeras lokalt i er egen IT-miljö.

Mer information hittar du här.

"Vem får redigera, godkänna eller använda vad? Eller har alla automatiskt tillgång till allt?"

SmartDocuments FOUR erbjuder ett omfattande och mycket detaljerat system för användar- och behörighetshantering som gör det möjligt för organisationer att exakt styra åtkomsten till funktioner och innehåll. Olika roller och behörigheter kan definieras, till exempel för administratörer, malldesigners och slutanvändare. Detta gör det möjligt att fastställa exakt vem som får visa, redigera, godkänna eller publicera specifika mallar. För att förenkla användaradministrationen kan SmartDocuments även anslutas till en befintlig Active Directory-miljö (AD). Det möjliggör automatisk synkronisering av användarkonton, grupper och behörigheter samt, vid behov, Single Sign-On (SSO).

Viktiga funktioner i behörighetssystemet

• Detaljerade behörigheter för olika användarroller
• Tydlig separation mellan administrativa rättigheter och användarbehörigheter
• Integration med Active Directory (AD)
• Centraliserad administration och full spårbarhet av behörigheter och åtkomsträttigheter

Det integrerade behörighetssystemet förbättrar datasäkerheten, transparensen och den administrativa effektiviteten, vilket gör lösningen lämplig både för mindre organisationer och för komplexa IT-miljöer i större företag och verksamheter.

"Köper vi grisen i säcken?"

Absolut inte.

Vi erbjuder er möjligheten att noggrant utvärdera SmartDocuments i förväg och få förstahandserfarenhet av funktionalitet, användarvänlighet och tekniska processer. På begäran kan vi ge er tillgång till en fullt fungerande testmiljö där ni kan utforska alla kärnfunktioner och självständigt skapa eller ändra mallar. Alternativt erbjuder vi även en Proof of Concept (PoC) i er egen IT-miljö. Detta gör det möjligt att grundligt testa mallhanteringssystemet tillsammans med er befintliga infrastruktur. Omfattning, upplägg och eventuella kostnader för en sådan testmiljö eller PoC fastställs individuellt i samråd med er, utifrån era specifika krav, er projektomfattning och era mål.

Era testmöjligheter i korthet

• Tillgång till en fullt fungerande testmiljö
• Möjlighet till en Proof of Concept (PoC) i er egen miljö
• Individuell anpassning av omfattning, tidsperiod och målsättningar
• Personligt stöd och vägledning från vårt erfarna team under hela utvärderingsfasen

Ja. SmartDocuments stöder Single Sign-On (SSO) via Keycloak, vilket möjliggör centraliserad och säker användarautentisering. Användare kan logga in med sina befintliga företagsuppgifter, vilket eliminerar behovet av att hantera separata användarnamn och lösenord för SmartDocuments. Genom integration med centrala lösningar för identitets- och åtkomsthantering får organisationer en förenklad användaradministration och högre säkerhet. Användarbehörigheter, autentiseringspolicyer och åtkomsträttigheter kan hanteras och styras centralt, vilket avsevärt minskar den administrativa arbetsinsatsen. SSO förbättrar även användarupplevelsen genom att medarbetare får sömlös åtkomst till SmartDocuments utan att behöva logga in separat i flera olika system. Detta ökar användaracceptansen, förenklar det dagliga arbetet och bidrar till en säker och effektiv användning av plattformen. Tack vare integrationen via Keycloak kan SmartDocuments flexibelt införlivas i befintliga miljöer för identitets- och åtkomsthantering och därmed stödja kraven i moderna IT- och säkerhetsarkitekturer.

Ja. SmartDocuments stöder rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) för både mallhantering och dokumentgenerering. Organisationer kan exakt definiera vilka användare som har behörighet att skapa, redigera, godkänna och administrera mallar, samt vilka mallar, funktioner eller vilket innehåll som ska vara tillgängligt för specifika användargrupper. Detta innebär att medarbetare endast får tillgång till den information och de funktioner som är relevanta för deras roll och ansvarsområde. Detta arbetssätt förenklar användningen, stärker säkerheten och säkerställer att känsligt innehåll och känsliga dokument endast kan nås eller ändras av behöriga personer. Dessutom hjälper den rollbaserade behörighetshanteringen organisationer att uppfylla krav på regelefterlevnad, styrning och säkerhet genom att tydligt definiera ansvarsområden samt säkerställa kontrollerad och spårbar åtkomst till information.

Resultatet är att organisationer behåller full kontroll över sina dokumentprocesser samtidigt som interna riktlinjer och regulatoriska krav efterlevs. Särskilt i större företag och offentliga verksamheter med flera avdelningar och användargrupper möjliggör SmartDocuments en strukturerad, säker och effektiv behörighetshantering utan att kompromissa med flexibiliteten eller användarupplevelsen.

SmartDocuments använder omfattande end-to-end-kryptering för att skydda data både under överföring och när den lagras. Detta säkerställer att känslig information, såsom personuppgifter, finansiell information, avtal och HR-dokument, förblir skyddad under hela dokumentets livscykel. För säker dataöverföring använder SmartDocuments den senaste krypteringstekniken TLS 1.3. Data som lagras i plattformen skyddas med AES-256-kryptering, vilket är en allmänt erkänd branschstandard för skydd av konfidentiell information. Beroende på organisationens krav kan krypteringsnycklarna antingen hanteras av organisationen själv eller tillhandahållas och administreras av plattformen.

Detta gör det möjligt för företag och offentliga verksamheter att behålla kontrollen över sin säkerhetsstrategi samtidigt som högt ställda krav på dataskydd, regelefterlevnad och informationssäkerhet uppfylls. På så sätt säkerställer SmartDocuments att konfidentiell information skyddas i varje steg av processen, från dokumentskapande och bearbetning till långsiktig arkivering.

SmartDocuments är hostat på Microsoft Azure inom Europeiska unionen. Data lagras och behandlas i datacenter i regionen West Europe, vilket säkerställer en säker, högpresterande och GDPR-kompatibel tjänsteleverans. Genom att använda Microsoft Azures moderna molninfrastruktur får organisationer hög tillgänglighet, skalbarhet och tillförlitlighet samtidigt som känsliga data hanteras i enlighet med europeiska krav på dataskydd och informationssäkerhet.

SmartDocuments erbjuder ett omfattande utbildningsprogram som hjälper användare, administratörer och verksamhetsexperter att använda plattformen effektivt och med självförtroende. Utbildningarna ger både den kunskap och de praktiska färdigheter som krävs för att dra full nytta av SmartDocuments och framgångsrikt hantera dokumentprocesser. Utbildningarna är anpassade efter olika erfarenhetsnivåer och roller, från introduktionskurser för nya användare till avancerade utbildningar för erfarna användare och tekniska specialister. Detta gör det möjligt för deltagarna att utveckla sina kunskaper på ett målinriktat sätt och utnyttja SmartDocuments fulla potential utifrån sina individuella behov. Genom praktiskt orienterat innehåll och övningar får deltagarna värdefulla insikter i dokumentproduktion, dokumenthantering och dokumentautomation samt i hur mallar, datakällor och arbetsflöden används på ett effektivt sätt.

Mer information om våra utbildningsprogram hittar du här.

Professionalisera er mallhantering med SmartDocuments

Ett mallhanteringssystem erbjuder många fördelar, särskilt för organisationer som regelbundet skapar, hanterar och distribuerar dokument.

Tidsbesparing

Genom att använda fördefinierade mallar kan medarbetare arbeta snabbare och mer effektivt, eftersom de inte behöver skapa varje dokument från grunden. Med SmartDocuments sparar även mallansvariga värdefull tid. Våra mallar bygger på återanvändbara byggblock, vilket gör uppdateringar och ändringar snabba och enkla. Ändringar behöver bara göras en gång och kan sedan automatiskt tillämpas i flera mallar.

Konsekvens och hantering av grafisk profil

Ett mallhanteringssystem säkerställer att alla dokument har ett enhetligt och professionellt utseende, vilket stärker varumärkesidentiteten och förhindrar inkonsekvenser i kommunikationen. SmartDocuments spelar en central roll i efterlevnaden av organisationens grafiska profil. Plattformen säkerställer att alla dokument och allt material följer godkända designriktlinjer, inklusive färger, typsnitt, logotyper och layouter. Ändringar i den grafiska profilen kan hanteras centralt och, viktigast av allt, endast av behöriga användare. Uppdateringarna tillämpas därefter automatiskt i alla relevanta mallar, vilket förhindrar användning av föråldrade eller inkonsekventa designer. Det innebär att medarbetarna alltid har tillgång till de senaste godkända mallarna och kan skapa dokument utan att av misstag avvika från organisationens designstandarder.

Kort sagt:

• Standardisering
• Central styrning
• Enkel tillgänglighet
• Minskad risk för fel

Kvalitetssäkring

Smarta mallar är utformade för att innehålla all nödvändig information, exempelvis standardtexter, platshållare för specifika uppgifter och användarinstruktioner. Detta minskar risken att viktig information utelämnas. Dessutom erbjuder SmartDocuments automatisk validering av innehåll. Exempelvis kan datumformat, telefonnummer och andra datafält kontrolleras automatiskt för att säkerställa korrekt inmatning. Mallar kan även innehålla inbyggda instruktioner och felmeddelanden som uppmärksammar användaren på saknade eller felaktiga uppgifter. På så sätt kan fel upptäckas och korrigeras tidigt eller helt undvikas. Versionshantering och godkännandeflöden säkerställer dessutom att ändringar granskas och godkänns innan de publiceras. Resultatet är att endast verifierade och godkända mallar finns tillgängliga för användning.

Kort sagt:

• Fördefinierat innehåll
• Formateringsriktlinjer
• Automatisk validering
• Felmeddelanden och användarstöd
• Versionshantering och godkännandeflöden
• Användarbehörigheter och åtkomstkontroll

Enkla uppdateringar

Ändringar i mallar kan göras centralt och omedelbart göras tillgängliga för alla användare. Detta säkerställer att dokument alltid är aktuella och relevanta.

Åtkomstkontroll

Ett mallhanteringssystem gör det möjligt att styra åtkomsten till specifika mallar och säkerställa att endast behöriga användare kan göra ändringar.

Effektivt samarbete

Team kan samarbeta mer effektivt genom att använda gemensamma mallar, vilket förbättrar kommunikation och samordning mellan olika avdelningar. SmartDocuments stödjer även godkännandeprocesser och arbetsflöden. Medarbetare får tillgång till de senaste mallarna från en central plats, vilket säkerställer att alla arbetar med samma uppdaterade dokument och eliminerar problem som orsakas av gamla versioner. Dessutom kan mallar göras direkt tillgängliga i verksamhetssystem, CRM-lösningar, ERP-plattformar och andra affärsapplikationer.

Dokumentautomation genom integration med befintliga system

SmartDocuments integreras sömlöst i befintliga IT-miljöer och kan enkelt anslutas till tredjepartsapplikationer och databaser. Genom dessa integrationer kan många dokumentprocesser automatiseras helt eller delvis. Detta minskar den manuella arbetsinsatsen och reducerar risken för fel som orsakas av mänskliga misstag. Ett effektivt mallhanteringssystem bygger på data från andra verksamhetssystem. Tack vare dessa integrationer kan organisationer:

• Automatiskt generera dokument med data från tredjepartsapplikationer
• Förifylla mallar med information från externa system
• Starta mallar direkt från anslutna applikationer
• Automatiskt lagra genererade dokument i tredjepartssystem eller molnbaserade lagringslösningar

Genom att koppla samman SmartDocuments med er befintliga systemmiljö kan ni effektivisera dokumentprocesserna, öka produktiviteten och skapa en helt integrerad lösning för dokumentautomation.

Kunder får tillgång till omfattande supporttjänster som hjälper dem att använda SmartDocuments effektivt och tillförlitligt. Genom SmartDocuments Support Portal kan användare enkelt registrera och följa upp supportärenden, få tillgång till relevant dokumentation samt använda ytterligare resurser och verktyg. Dessutom erbjuds teknisk support via telefon, vilket gör att brådskande frågor och utmaningar snabbt kan hanteras av erfarna specialister. Supportportalen fungerar som en central plattform för hantering av supportärenden och ger full transparens kring statusen för inkomna ärenden. Samtidigt får kunder tillgång till användarguider, hjälpmaterial och dokumentation som underlättar det dagliga arbetet med SmartDocuments. Svarstider och servicenivåer baseras på det supportavtal och eventuella tilläggstjänster som avtalats. På så sätt kan varje organisation välja den supportnivå som bäst motsvarar dess behov och samtidigt dra nytta av professionell och tillförlitlig support.

Att komma igång med SmartDocuments börjar med ett samtal om era mål, nuvarande dokumentprocesser och tekniska miljö. Därefter hjälper vårt team till att definiera projektets omfattning, identifiera vilka system som ska integreras och ta fram en tydlig implementeringsplan. De flesta organisationer börjar med ett mindre antal mallar och processer som har stor verksamhetsnytta och utökar sedan lösningen stegvis i takt med att användningen ökar och behoven utvecklas. Ingen specialiserad teknisk expertis krävs från er sida, eftersom våra konsulter ger stöd, vägledning och rådgivning genom hela implementeringsprocessen.

Implementeringstiden beror på projektets omfattning, komplexiteten i de integrationer som krävs samt antalet mallar och arbetsflöden som ska införas. En fokuserad implementation kan vanligtvis genomföras inom några veckor, medan större utrullningar med många mallar och mer omfattande systemintegrationer kan ta flera månader. Vårt team arbetar nära er redan under planeringsfasen för att definiera en realistisk tidsplan och en lämplig implementeringsstrategi utifrån era mål, krav och tekniska förutsättningar.

Ja. SmartDocuments erbjuder professionella konsulttjänster för design, utveckling och optimering av mallar och arbetsflöden. Våra erfarna konsulter hjälper organisationer att utnyttja dokumentautomationens fulla potential och bygga effektiva, framtidssäkrade processer. Våra konsulttjänster omfattar bland annat utveckling och strukturering av mallar, optimering av dokument- och kommunikationsprocesser, definiering av styrningsprinciper samt implementering av beprövade metoder för hållbar dokumentautomation. Målet är att utforma dokument och processer som är effektiva, konsekventa, skalbara och enkla att förvalta. I nära samarbete med er organisation analyserar våra specialister befintliga processer, identifierar förbättringsmöjligheter och utvecklar lösningar som är anpassade till era specifika krav. Detta skapar en stabil grund för en framgångsrik implementering och långsiktig vidareutveckling av er SmartDocuments-miljö. Oavsett om ni behöver stöd med att implementera nya mallar, utforma komplexa godkännandeflöden eller strategiskt vidareutveckla er dokumentmiljö, hjälper våra konsulttjänster er att etablera en kraftfull och hållbar lösning för dokumentautomation.

Varför har ett mallhanteringssystem en självklar plats vid sidan av ett DMS?

Som en del av den digitala transformationen står företag och organisationer inför utmaningen att skapa, hantera och arkivera dokument på ett effektivt och regelkonformt sätt. I detta sammanhang kommer traditionella dokumenthanteringssystem (DMS) ofta in i bilden.

Men hur skiljer sig ett mallhanteringssystem från ett DMS, och behöver företag och organisationer verkligen båda? Vid första anblicken misstar många vårt mallhanteringssystem för ett DMS. På mässor och konferenser hör vi ofta kommentarer som: ”Jaha, ännu ett DMS!” Men det stämmer inte.

Fokus och kärnfunktioner: Mallhanteringssystem kontra DMSDMS

Ett mallhanteringssystem är en specialiserad lösning som uteslutande fokuserar på hantering och strukturering av dokumentmallar. Det är utformat för att lagra, underhålla och återanvända standardiserade mallar, innehållsblock, designer och layouter. Det huvudsakliga syftet är att optimera dokumentproduktionen, minimera fel och säkerställa ett enhetligt utseende i alla dokument. Dessutom minskar underhållsarbetet avsevärt genom användningen av variabla datafält och innehållsblock (standardinnehåll som återanvänds i flera olika mallar). Traditionella dokumenthanteringssystem erbjuder däremot en omfattande plattform för att hantera hela livscykeln för innehåll och dokument. De möjliggör registrering, hantering, lagring och distribution av alla typer av information och dokument inom organisationen. Dokumentproduktion utgör ofta bara en mindre del av den totala lösningen, medan DMS-plattformar vanligtvis erbjuder funktioner som dokumentlagring, versionshantering, arbetsflödeshantering, arkivering, regelefterlevnad och mycket mer.

Gör ett DMS ett mallhanteringssystem överflödigt?

För företag och organisationer med stora dokumentvolymer är svaret ett tydligt nej.

Medan SmartDocuments är specialiserat på att optimera mallhantering och dokumentgenerering fokuserar DMS-lösningar på den övergripande hanteringen av innehåll och dokument genom hela deras livscykel. De två systemen kompletterar dock varandra perfekt. SmartDocuments kan integreras i ett DMS som en specialiserad komponent och kombinerar kraftfull dokumentgenerering och mallhantering med organisationens dokumenthantering i ett sammanhållet ekosystem.

Avtalet är påskrivet. Vad händer nu?

Vad händer härnäst?

Implementeringsprocessen kan variera beroende på projektets omfattning och vilka tjänster som har beställts. En typisk implementering av SmartDocuments följer dock vanligtvis dessa steg:

1. Kickoff-möte

Vi kontaktar er för att boka ett kickoff-möte. Under mötet går vi igenom följande:

• Översikt över programvarans komponenter
• Genomgång av infrastruktur och arkitektur, inklusive systemintegrationer
• Projektmål och överenskomna leveranser
• Planering av den tekniska implementeringen

2. Vilka uppgifter behöver ni genomföra före installationsdatumet?

• Anskaffa ett HTTPS-certifikat för webbapplikationen
• Vid behov samordna med relevanta leverantörer kring tillhandahållande eller utveckling av integrationer
• Vid behov tillhandahålla ett Active Directory-tjänstkonto för konfigurering av AD4Web-modulen
• Vid behov tillhandahålla en ADFS-server
• Förbereda applikationsserver och databasserver

3. Installation

• Installation av SmartDocuments
• Konfiguration av eventuella tilläggsmoduler
• Konfiguration av integrationer och gränssnitt vid behov

4. Programvaruutbildning

• Grundutbildning i SmartDocuments

5. Go Live!

• Tester
• Produktionssättning
• Implementering och utrullning av mallar

6. Projektavslutningsmöte

• Genomgång och uppföljning av projektet
• Feedbackmöte

Detta strukturerade arbetssätt säkerställer en smidig implementering och hjälper er organisation att få maximal nytta av SmartDocuments redan från start.

Ja. SmartDocuments genererar automatiskt en förhandsgranskning för varje sparad version av en mall, vilket gör att ändringar kan granskas omedelbart. Mallförfattare kan se resultatet av sina ändringar direkt utan att behöva vänta på tidskrävande ombyggnader eller köra separata testprocesser. Efter varje sparande skapas automatiskt en dokumentförhandsgranskning som kan öppnas direkt från versionshistoriken. Detta gör det enkelt att se hur ändringarna påverkar det slutliga dokumentet. Denna funktion påskyndar utveckling och underhåll av mallar avsevärt, eftersom användarna kan verifiera sina ändringar i realtid och upptäcka eventuella problem i ett tidigt skede. Samtidigt stärker den kvalitetssäkringen genom att varje version kan granskas och valideras innan den publiceras. Organisationer som arbetar med komplexa dokument och frekventa malluppdateringar har särskilt stor nytta av snabbare testcykler, ökad transparens och en betydligt effektivare mallhanteringsprocess.

Helt utan extern hjälp?

Ja. Med SmartDocuments kan ni skapa och hantera mallar helt självständigt.

Som en del av implementeringsprocessen får ni en omfattande tvådagarsutbildning där ni får en djupgående förståelse för plattformens viktigaste funktioner och möjligheter. Målet är att ni efter avslutad utbildning ska kunna skapa, uppdatera och anpassa mallar på egen hand för att möta nya krav och behov. Vid utvecklingen av vårt mallhanteringssystem har särskild vikt lagts vid att skapa ett intuitivt och användarvänligt gränssnitt. Funktioner som drag-and-drop för placering av frågeelement förenklar mallutformningen och möjliggör ett strukturerat och överskådligt arbetssätt utan komplexa processer eller tekniska hinder. Om frågor skulle uppstå eller om ni behöver hjälp med mallutveckling finns vårt supportteam alltid tillgängligt för rådgivning och support. Dessutom kan professionella tjänster för mallutveckling användas när som helst om ytterligare stöd skulle behövas.

Krävs det IT-experter?

Nej. Att skapa mallar i SmartDocuments kräver varken programmeringskunskaper eller avancerad IT-kompetens.

Mallarna skapas i SmartEditor, som erbjuder ett intuitivt och användarvänligt gränssnitt och är direkt integrerat med Microsoft Word. Gränssnittet har medvetet utformats så att användare utan teknisk bakgrund snabbt kan komma igång och arbeta produktivt. Frågeelement som textfält, flervalsfrågor och datumfält kan enkelt infogas i en mall med hjälp av drag-and-drop och placeras där de behövs i dokumentet. Dessutom finns ett antal intelligenta funktioner som gör det möjligt att definiera affärsregler och logik, vilket gör det enkelt att skapa smarta och dynamiska mallar. Som ett resultat kan även komplexa mallar och dokumentprocesser implementeras på ett enkelt sätt, utan krav på teknisk kunskap eller programmeringserfarenhet.

Microsoft Office Word-makron?

Nej. SmartDocuments använder inte Microsoft Office Word-makron för mallskapande. I stället används den specialutvecklade SmartEditor, som fungerar sömlöst tillsammans med Microsoft Word men är helt oberoende av traditionell makroteknik.

Vad är Microsoft Word-makron?

Microsoft Word-makron är små program eller skript som kan skapas i Word för att automatisera återkommande uppgifter. De skrivs i VBA (Visual Basic for Applications) och kan användas för olika typer av automatisering, exempelvis:

• Formatera text genom att automatiskt tillämpa fördefinierade stilar och formatmallar
• Redigera dokument genom att infoga, ta bort eller ändra innehåll
• Bearbeta data genom att utföra beräkningar eller importera information från externa datakällor
• Hantera användarinteraktioner genom att visa dialogrutor eller bearbeta användarinmatningar

Varför använder inte SmartDocuments makron?

Beslutet att inte förlita sig på makron har tagits medvetet, eftersom deras användning kan medföra flera utmaningar i vissa miljöer.

• Säkerhetsrisker: Makron kan innehålla potentiellt skadlig kod och kan användas för att sprida skadlig programvara. Även om moderna versioner av Microsoft Office innehåller säkerhetsfunktioner kvarstår risken, särskilt när makron kommer från opålitliga källor.
• Begränsad flexibilitet: Makron kan vara svåra att anpassa till förändrade verksamhetskrav eller olika driftsmiljöer.
• Begränsningar i felhantering: VBA-makron erbjuder endast begränsade möjligheter för robust felhantering. Oväntade problem kan därför leda till att makron slutar fungera eller uppträder oförutsägbart.
• Kompatibilitetsutmaningar: Makron som skapats i en version av Word fungerar inte alltid konsekvent i andra versioner, miljöer eller plattformar.
• Underhållsarbete: Utveckling och underhåll av makron kan vara tidskrävande, särskilt när krav eller systemmiljöer förändras ofta.

Dessutom förväntas Microsoft fortsätta att begränsa användningen av makron i många sammanhang och successivt minska stödet för traditionella makrobaserade lösningar.

En framtidssäker lösning

Med SmartEditor erbjuder SmartDocuments ett framtidssäkert, lättadministrerat och stabilt alternativ som uppfyller moderna krav på säkerhet, kompatibilitet och användarvänlighet. Samtidigt ger plattformen full flexibilitet vid mallutveckling utan att vara beroende av äldre makroteknik. Denna arkitektur gör det möjligt för organisationer att använda SmartDocuments även i starkt reglerade eller säkerhetsmedvetna IT-miljöer, utan behov av särskilda undantag, speciallösningar eller extra insatser från IT-avdelningen.

SmartDocuments erbjuder full flexibilitet när det gäller hur mallhanteringen organiseras.

Beroende på organisationens behov kan SmartDocuments stödja ett centraliserat, decentraliserat eller hybridbaserat arbetssätt för mallhantering.

Denna flexibilitet möjliggörs genom det integrerade systemet för användar- och behörighetshantering, som gör det möjligt att styra åtkomsträttigheter på en mycket detaljerad nivå. Exempelvis kan specifika avdelningar, verksamhetsområden eller geografiska enheter få ansvar för att självständigt hantera och underhålla sina egna mallar, medan andra användare endast har tillgång till centralt tillhandahållet innehåll. På samma sätt kan en central funktion, exempelvis IT-avdelningen eller ett särskilt mallhanteringsteam, behålla den övergripande kontrollen över alla mallar och selektivt tilldela redigeringsrättigheter till utvalda grupper eller individer. Denna flexibilitet är särskilt värdefull i större organisationer och offentliga verksamheter med flera nivåer av ansvar, eftersom den möjliggör både självständighet och konsekvens samtidigt som kvalitetssäkringen bibehålls. Olika roller, såsom administratörer, redaktörer och slutanvändare i SmartWizard, kan tydligt separeras och hanteras utifrån respektive ansvarsområde. Som resultat erbjuder SmartDocuments en idealisk grund för en strukturerad, transparent och effektiv mallhantering som kan anpassas exakt efter organisationens specifika behov.

Versionshantering?

Ja. Alla ändringar som görs i mallar loggas och dokumenteras omfattande i SmartDocuments. 

Varje mall har inbyggd versionshantering som registrerar varje ändring, inklusive tidsstämplar, ändringshistorik och den användare som har genomfört ändringen. Detta gör det möjligt för organisationer att ha full insyn i vad som har ändrats, när ändringen gjordes och av vem. Denna transparens är värdefull inte bara för spårbarhet och intern kvalitetssäkring, utan även för att uppfylla krav på regelefterlevnad och revision, särskilt inom offentlig sektor och andra starkt reglerade verksamheter. En stor fördel är att tidigare versioner sparas och kan återställas vid behov. Detta minimerar risken för dataförlust, gör det möjligt att återgå till tidigare versioner och stödjer ett säkert och kontrollerat samarbete, även vid omfattande revideringar eller när många intressenter är involverade. Den automatiska versionshanteringen eliminerar behovet av manuella uppföljningsprocesser eller lokala säkerhetskopior och säkerställer att alla ändringar alltid är fullt spårbara, granskningsbara och revisionssäkra.

"LEGO" för mallskapande ...

Ja, absolut. Användningen av textmoduler (byggblock) är inte bara möjlig i SmartDocuments, det är en av plattformens kärnfunktioner.

Textmoduler förenklar mallhanteringen, påskyndar dokumentproduktionen och säkerställer ett konsekvent innehåll i alla relevanta dokument.

Vad är ett byggblock i SmartDocuments?

Ett byggblock är ett standardiserat innehållselement som kan återanvändas i flera, eller till och med alla, dokumentmallar. Det handlar vanligtvis om innehåll som används ofta, förändras över tid och inte ska behöva underhållas manuellt i varje enskild mall.

Exempel på byggblock är:

• Standardklausuler
• Signaturer
• Logotyper
• Företagsadresser
• Bankuppgifter
• Informationstexter
• Allmänna villkor
• Och mycket mer, användningsområdena är i princip obegränsade

Ett byggblock i SmartDocuments skapas endast en gång och kopplas därefter till alla relevanta mallar. Detta ökar effektiviteten avsevärt och minskar underhållsarbetet. Om ett standardelement ändras behöver uppdateringen endast göras på ett ställe. Alla nygenererade dokument kommer automatiskt att använda den senaste versionen av byggblocket utan att de underliggande mallarna behöver ändras.

Typiska användningsområden

Byggblock kan hanteras centralt och återanvändas i ett obegränsat antal mallar. De är idealiska för:

• Standardtexter (t.ex. inledningar, avslutande stycken och juridiska texter)
• Bilder och grafik (t.ex. logotyper eller signaturer)
• Hela sidor (t.ex. allmänna villkor, integritetspolicys eller bilagor)
• Många andra återanvändbara innehållselement

Dessutom erbjuder SmartDocuments rapporterings- och översiktsfunktioner som gör det möjligt för organisationer att se vilka byggblock som används och hur ofta de förekommer i olika mallar.

Roman eller bara punktlistor ...

Ja. SmartDocuments-mallar kan självklart innehålla fritextfält.

Dessa ger användarna möjlighet att skriva individuellt innehåll, till exempel motiveringar, beskrivningar, kommentarer eller kompletterande information. Vid utformningen av mallen kan man definiera hur mycket text användaren får skriva, antingen genom ett förutbestämt antal rader eller utan någon teckenbegränsning alls. Dessutom kan mallskaparen i förväg bestämma hur den inmatade texten ska formateras, exempelvis när det gäller typsnitt, teckenstorlek och stil. Om mallskaparen föredrar att låta användaren göra dessa val kan formateringsalternativ även göras tillgängliga genom extra frågor under dokumentgenereringen. På detta sätt kan fritext integreras i dokumentproduktionen på ett kontrollerat och strukturerat sätt, samtidigt som användarna får den flexibilitet som krävs för att skapa personanpassade dokument.

"Kan våra befintliga Word-mallar migreras till SmartDocuments?"

Detta är en av de frågor vi får allra oftast. Svaret är ja: befintliga Word-mallar i DOCX-format kan enkelt importeras till SmartDocuments. För detta ändamål erbjuder SmartDocuments en importfunktion i administrationsgränssnittet för mallhanteringssystemet. Efter importen kan mallarna öppnas i SmartEditor och stegvis omvandlas till fullvärdiga SmartDocuments-mallar. Befintliga layouter och innehåll bevaras under hela processen, vilket innebär att mallarna inte behöver byggas om från grunden.

De viktigaste fördelarna i korthet

• Tidsbesparing: Mallarna behöver inte återskapas från grunden.
• Sömlös återanvändning av befintligt innehåll, inklusive text, formatering och layouter.
• Enkel utökning med dynamisk funktionalitet, såsom frågor, villkor och återanvändbara innehållsblock.
• Effektiv migreringsprocess, vilket gör övergången från Microsoft Word till SmartDocuments enkel och smidig.
• Intuitiv redigering av importerade mallar i SmartEditor, som är integrerat i den välkända Microsoft Word-miljön.

Importfunktionen är särskilt värdefull för större organisationer, eftersom den avsevärt minskar den tid och arbetsinsats som krävs för att migrera befintliga dokumentmallar till SmartDocuments.

Ett matematiskt geni?

Kort sagt: ja, och det är en verklig game changer för dokumentproduktionen!

I många organisationer skapas offerter, avtal, beslut och andra dokument varje dag, ofta baserade på strukturerad data från verksamhetssystem, databaser eller formulär. Men vad händer när dessa data inte bara ska infogas i ett dokument utan också beräknas automatiskt? Det är här ett intelligent mallhanteringssystem kommer in i bilden. Moderna mallösningar gör det möjligt att koppla mallar till XML-baserade frågor och datafält. Dessa kan använda information från externa datakällor, såsom priser, kvantiteter, momssatser och mycket mer, och utföra matematiska beräkningar direkt i mallen, exempelvis:

• Beräkning av totaler och summor
• Beräkning av procentsatser
• Villkorsstyrda beräkningar
• Dynamisk anpassning av textblock baserat på beräknade värden
• Och mycket mer

Resultatet är tydligt: inga fler manuella beräkningar, inga fler fel som orsakas av kopiera-och-klistra-in, och helt automatiserade, korrekta dokument.

Mallar som kan utföra beräkningar är mycket mer än bara en teknisk funktion. De är en kraftfull effektivitetsförstärkare. De sparar tid, minskar antalet fel och gör komplexa dokument enklare och säkrare att skapa. Så ja, det går att lära mallar att räkna, och fördelarna är betydande.

Snygga dokument med egna typsnitt?

Inga problem.

Er marknadsavdelning kommer att uppskatta att SmartDocuments har fullt stöd för användning av egna typsnitt och företagsspecifika teckensnitt. Det finns i huvudsak två sätt att göra egna typsnitt tillgängliga i SmartDocuments:

• Installera typsnittet direkt på SmartDocuments-servern.
• Integrera typsnittet via SmartCenter.

Så fungerar det med SmartControl

1. Bädda in önskat typsnitt eller önskade typsnitt i en .dotx-fil i Microsoft Word. (Flera typsnitt kan bäddas in vid behov.)
2. Öppna SmartControl Systeminställningar.
3. Gå till fliken ”DocEngine”, markera kryssrutan ”Use DOTX with embedded resources” och ladda upp .dotx-filen.
4. Bekräfta genom att klicka på ”OK”. Klart!

Detta tillvägagångssätt säkerställer att dokument som genereras med SmartDocuments använder rätt typsnitt och bibehåller en konsekvent grafisk profil i alla dokument och utdataformat.

Publicera mallar och innehåll vid exakt rätt tidpunkt, helt utan manuellt arbete. Med SmartDocuments kan organisationer definiera när mallar, innehåll eller ändringar ska publiceras automatiskt och göras tillgängliga för användarna. Detta säkerställer att nya dokumentversioner, uppdaterat innehåll eller regeländringar publiceras enligt plan. Publiceringsregler och scheman konfigureras centralt och verkställs automatiskt av arbetsflödesmotorn. Som ett resultat kan ändringar planeras i förväg och träda i kraft vid ett fördefinierat datum och klockslag utan någon manuell insats. Detta ökar planeringssäkerheten, minskar den administrativa arbetsbördan och säkerställer att medarbetarna alltid arbetar med det senaste godkända innehållet. Särskilt vid regeländringar, produktuppdateringar eller tidskritiska kampanjer erbjuder automatisk publicering ett tillförlitligt och kontrollerat sätt att tillgängliggöra innehåll vid exakt rätt tidpunkt.

Med Template Hub erbjuder SmartDocuments ett centralt bibliotek för att hantera, organisera och styra alla mallar inom organisationen. Alla dokumentmallar lagras, kategoriseras och underhålls på en och samma plats, vilket säkerställer en konsekvent och kontrollerad dokumentproduktion. Template Hub är särskilt värdefullt för organisationer med ett stort antal mallar, exempelvis inom reglerade branscher, offentlig sektor eller större företag med flera avdelningar. Genom central styrning behåller mallansvariga och administratörer full kontroll över innehåll, godkännanden och ändringar, samtidigt som efterlevnaden av interna riktlinjer och regulatoriska krav säkerställs. Mallarna organiseras i en tydlig mappstruktur och kan även kompletteras med metadata för förbättrad klassificering och hantering. Kraftfulla sökfunktioner gör det enkelt för användare att snabbt hitta rätt mall. Samtidigt säkerställer en ärftlig behörighetsmodell att åtkomsträttigheter och behörigheter kan hanteras effektivt och konsekvent över hela mallmiljön.

Resultatet är att Template Hub ökar transparensen, minskar den administrativa arbetsinsatsen och säkerställer att medarbetarna alltid arbetar med de senaste godkända mallarna.

Med funktionen Dokumentjämförelse kan olika versioner av en mall jämföras direkt med varandra.

Detta gör det möjligt att noggrant granska ändringar innan publicering och att upptäcka oavsiktliga modifieringar i ett tidigt skede. SmartDocuments visar tydligt tillägg, borttagningar och formateringsändringar i en sida vid sida-jämförelse mellan två mallversioner. På så sätt kan användare snabbt se vilket innehåll som har ändrats och bedöma hur förändringarna påverkar det slutliga dokumentet. Denna funktion är särskilt värdefull inom reglerade branscher, offentlig sektor och andra verksamheter med höga krav på regelefterlevnad, där varje malländring måste dokumenteras, vara spårbar och granskas. Genom att ge en transparent översikt över alla ändringar stödjer SmartDocuments kvalitetskontroll och godkännandeprocesser, minskar risken för fel och säkerställer att endast granskade och godkända mallar tas i bruk i produktionen.

Vad får du i slutändan?

SmartDocuments stöder dokumentgenerering i flera olika format, beroende på användningsområde:

• PDF – för regelkonform dokumentdistribution och arkivering
  • PDF 1.5 / 1.7 – standardformat för allmän användning
  • PDF/A-1a / 1b – arkiveringsformat för långtidslagring som uppfyller lagstadgade krav på dokumentbevarande
  • PDF/A-2a / 2u – moderna arkiveringsformat med utökad kompatibilitet PDF/UA-1 – tillgänglighetsanpassat PDF-format optimerat för användning med skärmläsare
• DOCX – för vidare redigering i Microsoft Word
• ODT – för användare av OpenOffice eller LibreOffice
• HTML – för visning i webbapplikationer eller e-postmallar
• XML (vid systemintegrationer) – för strukturerad överföring av all information som samlats in i SmartWizard till anslutna tredjepartssystem

Ni kan själva välja vilket utdataformat, eller vilken kombination av format, som ska genereras. Denna flexibilitet gör det möjligt att använda dokumenten exakt på det sätt som verksamheten behöver, oavsett om det handlar om vidare redigering, regelkonform arkivering, digital distribution eller integration med andra system.

Personanpassade massdokument ...

Ja, SmartDocuments mallhanteringssystem har fullt stöd för att skapa personanpassade massdokument, både som enskilda dokument (ett dokument per mottagare) och som ett samlat dokument där alla individuella brev sammanfogas till en enda fil. Flera olika format kan användas som datakälla, bland annat:

• Excel-filer
• SQL-databaser
• XML- eller JSON-datastrukturer

Nu kör vi arbetsflöden ...

Ja, absolut. SmartDocuments gör det enkelt att implementera digitala godkännande- och samarbetsprocesser utan behov av ytterligare verktyg eller programmeringskunskaper. Denna funktion är särskilt användbar för samarbete mellan olika avdelningar och för godkännandeflöden, till exempel när flera personer bidrar till ett dokument eller när en chefs godkännande krävs innan dokumentet kan slutföras. Ett obegränsat antal deltagare kan involveras i processen. Specifika innehållsblock i en mall kan tilldelas enskilda användare för redigering. Dessa uppgifter kan enkelt konfigureras via mallinställningarna. Tack vare det arbetsflödesbaserade arbetssättet får berörda användare automatiskt en e-postavisering så snart det är deras tur att agera. Varje avisering innehåller en direktlänk till dokumentet, vilket gör det möjligt att snabbt och effektivt granska, redigera eller godkänna det tilldelade innehållet.

Erbjuder SmartDocuments en funktion för anonymisering?

Absolut!

Anonymisera personuppgifter enkelt i SmartDocuments-dokument

Med SmartDocuments intelligenta dokumentmallar kan ni skapa smarta, datadrivna dokument på nolltid. Med den inbyggda anonymiseringsfunktionen kan personuppgifter även anonymiseras i efterhand, efter att dokumentet har genererats. Ni kan enkelt markera specifika dokumentavsnitt som innehåller konfidentiell information och anonymisera dem. Alternativt kan ni välja funktionen ”Alla variabler”, som automatiskt identifierar och anonymiserar all variabel data som finns i mallen. Det gör det enkelt att skydda känslig information, uppfylla dataskyddskrav och dela dokument på ett säkert sätt när det behövs.

Med funktionen Smart Metadata berikar SmartDocuments automatiskt varje genererat dokument med strukturerade och sökbara metadata. Detta gör att dokument snabbt kan hittas, identifieras och spåras genom hela sin livscykel. Metadata lagras direkt tillsammans med dokumentet och kan innehålla information som ärendenummer, kund-ID, processtyp, handläggningsstatus eller skapandedatum. Detta förenklar dokumentsökning, arkivering och dokumenthantering avsevärt. Särskilt inom offentlig sektor, finansinstitut, juridiska verksamheter och andra reglerade branscher säkerställer Smart Metadata att dokument alltid är lättillgängliga och revisionssäkra. Det hjälper organisationer att uppfylla krav på regelefterlevnad, stödja revisioner samt möta lagstadgade krav på dokumentation och arkivering. De metadatafält som krävs definieras centralt för varje mall och fylls automatiskt i vid dokumentgenereringen med hjälp av data från anslutna system eller användarinmatning. Resultatet är att varje dokument klassificeras korrekt och blir effektivt sökbart direkt när det skapas. På så sätt skapar SmartDocuments en stabil grund för strukturerad dokumenthantering, snabb informationsåtkomst och fullständig spårbarhet för alla relevanta dokument.

Med funktionen Brand Control säkerställer SmartDocuments att alla genererade dokument konsekvent följer organisationens grafiska profil. Det garanterar att medborgarkommunikation, kundkorrespondens, rapporter, avtal och juridiska dokument alltid presenteras på ett enhetligt, professionellt och varumärkesanpassat sätt. Centrala designriktlinjer för typsnitt, färger, logotyper, sidlayouter och avstånd definieras och hanteras gemensamt för hela organisationen. Dessa standarder tillämpas automatiskt på alla mallar och dokument, vilket gör det möjligt för verksamheten att själva hantera innehållet utan att påverka de godkända designriktlinjerna. Detta förhindrar användning av föråldrade logotyper, inkonsekvent formatering eller icke godkända designer. Samtidigt stärker en enhetlig visuell identitet organisationens igenkänning och bidrar till att skapa förtroende hos medborgare, kunder och samarbetspartner. Särskilt i större organisationer med många avdelningar och ett stort antal dokumentmallar hjälper SmartDocuments till att skydda och stärka varumärkesidentiteten samtidigt som en konsekvent kommunikation säkerställs i alla typer av dokument.

Ja. SmartDocuments kan automatiskt integrera tabeller, bilder, diagram och andra innehållsblock i dokument. Under dokumentgenereringen hämtas relevant innehåll dynamiskt från anslutna datakällor och placeras automatiskt på rätt ställe i dokumentet. Detta gör det möjligt att berika beslut, avtal, lånedokument, offerter, rapporter och andra affärsdokument med aktuell data, analyser och visuella element, utan behov av manuell formatering eller efterbearbetning. Dynamiska innehållsblock är direkt kopplade till de underliggande datakällorna. SmartDocuments genererar automatiskt tabeller, diagram och bilder vid dokumentgenereringen och anpassar intelligent layout, sidbrytningar och formatering efter det aktuella innehållet. Resultatet är professionellt utformade dokument med ett enhetligt utseende och känsla, baserade på aktuell och korrekt information. Samtidigt minskar den manuella arbetsinsatsen, antalet fel reduceras och effektiviteten vid framställning av komplexa dokument ökar avsevärt.

Återanvändbara innehållsblock gör det möjligt att hantera ofta använd information centralt och återanvända den i valfritt antal dokumentmallar. Typiska exempel är juridiska klausuler, integritetsmeddelanden, företagspolicyer, standardtexter och ansvarsfriskrivningar. I stället för att underhålla samma innehåll separat i varje mall skapas och hanteras dessa element en gång i ett centralt innehållsbibliotek. Dokumentmallarna refererar sedan till de relevanta byggblocken vid behov. Detta förenklar mallhanteringen avsevärt och säkerställer samtidigt konsekvens i alla dokument. När ett innehållsblock uppdateras blir den senaste versionen automatiskt tillgänglig i alla kopplade mallar. På så sätt kan organisationer centralt uppdatera juridiska formuleringar, krav på regelefterlevnad eller interna policyer och snabbt införa ändringarna i hela verksamheten utan att behöva uppdatera varje mall individuellt. Resultatet är en betydligt lägre underhållsinsats, färre potentiella felkällor och tryggheten i att medarbetarna alltid arbetar med aktuellt och godkänt innehåll. Organisationer med ett stort antal dokumentmallar får särskilt stor nytta av ökad effektivitet, bättre styrning och säker efterlevnad av regelverk och interna riktlinjer.

Ja. Med SmartDocuments funktion för liveförhandsgranskning kan användare se en förhandsvisning av det färdiga dokumentet medan de matar in information. På så sätt får de omedelbart en tydlig bild av hur det slutliga dokumentet kommer att se ut, redan innan det faktiskt genereras. Förhandsgranskningen uppdateras dynamiskt varje gång data matas in eller val ändras. Det innebär att innehåll, formatering och dokumentstruktur kan granskas i ett tidigt skede och att eventuella fel kan upptäckas direkt. Särskilt i verksamheter med stora dokumentvolymer, såsom offentlig sektor, finansinstitut, försäkringsbolag och juridiska avdelningar, hjälper liveförhandsgranskningen till att minska behovet av efterarbete och öka effektiviteten i dokumentproduktionen.

Genom den omedelbara visuella återkopplingen får användarna större trygghet genom hela processen. Fel kan identifieras innan dokumentet genereras, vilket sparar tid och bidrar till dokument av högre kvalitet.

Smart uppkopplat?

Ja.

SmartDocuments kan integreras sömlöst i er befintliga IT-miljö och anslutas enkelt till tredjepartsapplikationer och databaser. Ett mallhanteringssystem gör det möjligt för organisationer att hantera och standardisera dokument- och mallprocesser på ett effektivt sätt. Genom integrationer kan många dokumentprocesser automatiseras, helt eller delvis. Detta minskar den manuella arbetsinsatsen och minimerar fel som orsakas av mänskliga misstag. Ett effektivt mallhanteringssystem bygger på data från andra verksamhetssystem. Genom att koppla SmartDocuments till befintliga system kan organisationer exempelvis:

• Automatiskt generera dokument med data från tredjepartsapplikationer
• Förifylla mallar med information från externa system
• Starta mallar direkt från tredjepartsapplikationer
• Automatiskt lagra genererade dokument i verksamhetssystem eller molnbaserade lagringslösningar

Mer information samt ett urval av våra tillgängliga integrationer finns här.

Våra integrationsmöjligheter

Att integrera SmartDocuments i befintliga IT-miljöer erbjuder många fördelar och är en viktig del av en framgångsrik dokumentautomation. För att stödja olika integrationsscenarier erbjuder vi flera tekniska alternativ:

• Start av SmartDocuments från en tredjepartsapplikation
• Delad katalog
• Omdirigeringsintegration
• Webbtjänst (REST/SOAP)

Mer information samt ett urval av våra befintliga integrationer hittar du här.

SmartDocuments följer en öppen integrationsstrategi och kan flexibelt integreras i befintliga systemmiljöer. Tack vare öppna gränssnitt och moderna integrationsmöjligheter kan data, processer och dokumentautomation kopplas samman sömlöst med de system som er organisation redan använder. Under årens lopp har ett stort antal integrationer implementerats med verksamhetssystem, CRM-, ERP-, DMS- och arbetsflödessystem samt många andra lösningar som används inom både privat och offentlig sektor. I stället för att fokusera på ett begränsat antal standardiserade integrationer är SmartDocuments utvecklat för att kunna integreras flexibelt i praktiskt taget alla IT-miljöer. Denna öppna integrationsstrategi innebär att vi i regel är öppna för alla typer av integrationsbehov och hjälper organisationer att koppla samman sina befintliga system och processer med SmartDocuments på det mest effektiva sättet.

Ett urval av våra partner, integrationer och framgångsrikt anslutna system finns på vår partnersida.

Integrationer gör det möjligt för SmartDocuments att fungera sömlöst tillsammans med organisationens befintliga system och applikationer. Genom att koppla samman verksamhetssystem, CRM- och ERP-system samt andra tredjeparts- och speciallösningar förenas data, processer och dokumentautomation i ett enda sammanhängande arbetsflöde från början till slut.

Resultatet är att dokument automatiskt kan fyllas med aktuell och korrekt information utan behov av manuell dataöverföring eller dubbelregistrering. Detta minskar den administrativa arbetsinsatsen, minimerar risken för fel och förbättrar både datakvalitet och processeffektivitet. Samtidigt kan medarbetarna fortsätta arbeta i de applikationer och miljöer de redan känner till, samtidigt som de drar nytta av SmartDocuments kraftfulla funktioner för dokumentautomation. Detta ökar användaracceptansen, förenklar arbetsflödena och påskyndar både dokumentproduktion och distribution. Genom att tätt integrera data, system och kommunikationsprocesser hjälper SmartDocuments organisationer att öka effektiviteten, standardisera processer och säkerställa en konsekvent och professionell kommunikation i hela verksamheten.

Ja. SmartDocuments erbjuder omfattande API:er (Application Programming Interfaces) för integrationer, automatisering och anpassade verksamhetsprocesser. Dessa gränssnitt gör det möjligt att sömlöst ansluta SmartDocuments till befintliga applikationer och system, så att data kan utbytas säkert och dokumentprocesser kan integreras fullt ut i etablerade arbetsflöden. Med hjälp av API:erna kan organisationer automatisera dokumentgenerering, dataöverföring och kommunikationsprocesser, vilket minskar det manuella arbetet och ökar den operativa effektiviteten. Samtidigt kan SmartDocuments integreras flexibelt i befintliga IT-miljöer för att uppfylla specifika verksamhetskrav. API-funktionaliteten gör det möjligt att integrera dokumentautomation som en naturlig del av bredare affärsprocesser och att centralt använda data från flera olika källor. Detta skapar sömlösa processer från början till slut och säkerställer hög processkvalitet, konsekvens och skalbarhet. Resultatet är att SmartDocuments erbjuder den flexibilitet som krävs för att stödja både standardintegrationer och skräddarsydda lösningar för individuella verksamhetsbehov.

Ja. Integrationen mellan SmartDocuments och Microsoft SharePoint möjliggör sömlös, automatiserad och varumärkesanpassad dokumentproduktion direkt i SharePoint-miljön. Integrationen lämpar sig särskilt väl för organisationer som vill hantera sina dokumentprocesser centralt, effektivt och i nära samarbete mellan användare. Genom integrationen finns en SmartDocuments-knapp tillgänglig i Microsoft SharePoint, vilket gör det möjligt för användare att starta SmartWizard för dokumentproduktion direkt från SharePoint. Ingen separat inloggning i SmartDocuments krävs, eftersom autentiseringen sker automatiskt i bakgrunden. När dokumentet har genererats lagras det automatiskt i det SharePoint-bibliotek där dokumentprocessen startades. Dokumentet överförs tillsammans med all tillhörande metadata, vilket säkerställer en konsekvent och effektiv dokumenthantering.

Ja. Integrationen mellan SmartDocuments och Microsoft Teams skapar en sömlös koppling mellan dokumentproduktion och samarbete i team. Dokument kan öppnas, redigeras och lagras direkt i Teams utan att användarna behöver lämna sin vanliga arbetsmiljö. Genom integrationen finns en SmartDocuments-knapp tillgänglig i Microsoft Teams som öppnar SmartWizard för dokumentskapande. Ingen separat inloggning i SmartDocuments krävs, eftersom autentiseringen sker automatiskt i bakgrunden. När dokumentet är färdigställt publiceras eller lagras det automatiskt i den Teams-kanal där dokumentprocessen initierades. Dokumentet överförs tillsammans med all tillhörande metadata, vilket säkerställer en effektiv, spårbar och konsekvent dokumenthantering direkt i Microsoft Teams.

Ja. SmartDocuments kan integreras sömlöst med befintliga dokumenthanteringssystem (DMS) och stöder dubbelriktat datautbyte. Detta gör det möjligt att automatiskt överföra dokument mellan SmartDocuments och ert befintliga DMS utan att ni behöver ändra era etablerade processer för arkivering och dokumenthantering. Genererade dokument överförs direkt till det anslutna DMS-systemet och lagras enligt befintliga arkivstrukturer. Viktiga metadata, dokumentegenskaper och mappstrukturer bevaras, vilket säkerställer en konsekvent dokumenthantering och organisation. SmartDocuments erbjuder redan färdiga kopplingar till flera DMS-lösningar, däribland Microsoft SharePoint, OpenText och andra system. Integrationerna bygger på etablerade standarder och gränssnitt som CMIS och REST, vilket möjliggör flexibel integration i befintliga IT-miljöer.

Resultatet är att organisationer får tillgång till heltäckande dokumentprocesser, centraliserad arkivering och snabb åtkomst till relevant information samtidigt som befintliga arbetssätt bevaras och tidigare investeringar i DMS-infrastrukturen skyddas.