Vad gör våra dokument smarta?
Mallstruktur
Med SmartDocuments FOUR kan ni hantera alla era mallar och dokument från en central plats. Det som gör lösningen unik är dess intelligenta mallarkitektur. SmartDocuments delar upp mallarna i fyra separata lager, vilket skapar en tydlig struktur, förenklar underhållet och säkerställer konsekvens i alla dokument.
1. Grafisk profil
Den grafiska profilen utgör den visuella grunden för era dokument och säkerställer ett enhetligt och professionellt utseende i all kommunikation. Här definieras alla viktiga designelement, bland annat:
- Typsnitt, teckenstorlekar, radavstånd och styckeavstånd
- Färger och sidlayout
- Sidhuvuden och sidfötter
- Och mycket mer
2. Mallinnehåll
Lagret för mallinnehåll innehåller själva kärninnehållet i era dokument. Här skapas och underhålls texter, tabeller, bilder och andra dokumentelement, vilket säkerställer att informationen förblir konsekvent, korrekt och enkel att uppdatera.
3. Byggblock
Byggblock är återanvändbara innehållselement som kan användas i valfritt antal mallar. Ändringar som görs i ett byggblock uppdateras automatiskt i alla dokumentmallar där byggblocket används.
4. Variabel data
Variabel data är den dynamiska information som används för att fylla en mall vid dokumentgenerering. Uppgifterna kan antingen anges via SmartWizard eller hämtas från anslutna system. Informationen förs sedan automatiskt in i dokumentet, vilket säkerställer noggrannhet, konsekvens och effektivitet.
"Tack vare denna tydliga struktur blir mallhanteringen betydligt enklare och mer effektiv."
Mallhantering
Hantering av grafisk profil
Den marknadsansvariga kan centralt definiera och hantera alla designelement i mallarna, inklusive logotyper, färger, typsnitt, teckenstorlekar och mycket mer. Tack vare detta påverkas inte slutresultatet även om användare kopierar och klistrar in innehåll i ett dokument eller manuellt ändrar formateringen vid skapande av dokument eller mallar. SmartDocuments tillämpar automatiskt de fördefinierade designstandarderna, vilket säkerställer att varje genererat dokument konsekvent följer organisationens grafiska profil.
Effektiv hantering av byggblock
Återanvändbara byggblock gör mallhanteringen enkel och effektiv. Ändringar i standardinnehåll, såsom textmoduler, adresser, bankuppgifter eller kontaktinformation, behöver endast göras en gång. SmartDocuments uppdaterar automatiskt alla kopplade mallar, vilket säkerställer konsekvent innehåll i alla dokument samtidigt som ni sparar värdefull tid och arbete.
Hantering av mallinnehåll
Varför hantera flera versioner av samma mall? SmartDocuments använder regelbaserad logik för att dynamiskt inkludera eller exkludera innehåll, vilket gör att en enda mall kan täcka ett brett spektrum av användningsområden. Resultatet är mindre underhåll, större konsekvens och en betydligt effektivare dokumenthantering.
Användning av variabel data
Skapa dokument på nolltid! Användarna anger den information som behövs via SmartWizard genom en intuitiv fråge- och svarprocess. På så sätt samlas exakt den information in som krävs för att fylla mallen. Det är också möjligt att ge användarna vägledning i form av hjälptekniker, förklaringar och valideringsregler för specifika format, exempelvis postnummer, datum, tal och textfält. Alternativt kan variabel data importeras automatiskt från anslutna tredjepartssystem, vilket möjliggör fullt integrerade och mycket effektiva processer för dokumentgenerering.
Hur kommer era data in i våra mallar?
Tre sätt att få in era data i SmartDocuments-mallar
SmartDocuments FOUR kopplar samman olika datakällor och applikationer för att skapa en sömlös process för dokumentgenerering. Information kan matas in manuellt, hämtas från verksamhetssystem och databaser eller importeras via XML-filer. Plattformen bearbetar all data centralt och genererar automatiskt dokument i önskade utdataformat. De färdiga dokumenten kan därefter överföras direkt till anslutna system eller arkiveras på ett säkert och regelkonformt sätt för långsiktig lagring.