Har du frågor? Vi har svaren.

Professionalisera er mallhantering med SmartDocuments

Ett mallhanteringssystem erbjuder många fördelar, särskilt för organisationer som regelbundet skapar, hanterar och distribuerar dokument.

Tidsbesparing

Genom att använda fördefinierade mallar kan medarbetare arbeta snabbare och mer effektivt, eftersom de inte behöver skapa varje dokument från grunden. Med SmartDocuments sparar även mallansvariga värdefull tid. Våra mallar bygger på återanvändbara byggblock, vilket gör uppdateringar och ändringar snabba och enkla. Ändringar behöver bara göras en gång och kan sedan automatiskt tillämpas i flera mallar.

Konsekvens och hantering av grafisk profil

Ett mallhanteringssystem säkerställer att alla dokument har ett enhetligt och professionellt utseende, vilket stärker varumärkesidentiteten och förhindrar inkonsekvenser i kommunikationen. SmartDocuments spelar en central roll i efterlevnaden av organisationens grafiska profil. Plattformen säkerställer att alla dokument och allt material följer godkända designriktlinjer, inklusive färger, typsnitt, logotyper och layouter. Ändringar i den grafiska profilen kan hanteras centralt och, viktigast av allt, endast av behöriga användare. Uppdateringarna tillämpas därefter automatiskt i alla relevanta mallar, vilket förhindrar användning av föråldrade eller inkonsekventa designer. Det innebär att medarbetarna alltid har tillgång till de senaste godkända mallarna och kan skapa dokument utan att av misstag avvika från organisationens designstandarder.

Kort sagt:

• Standardisering
• Central styrning
• Enkel tillgänglighet
• Minskad risk för fel

Kvalitetssäkring

Smarta mallar är utformade för att innehålla all nödvändig information, exempelvis standardtexter, platshållare för specifika uppgifter och användarinstruktioner. Detta minskar risken att viktig information utelämnas. Dessutom erbjuder SmartDocuments automatisk validering av innehåll. Exempelvis kan datumformat, telefonnummer och andra datafält kontrolleras automatiskt för att säkerställa korrekt inmatning. Mallar kan även innehålla inbyggda instruktioner och felmeddelanden som uppmärksammar användaren på saknade eller felaktiga uppgifter. På så sätt kan fel upptäckas och korrigeras tidigt eller helt undvikas. Versionshantering och godkännandeflöden säkerställer dessutom att ändringar granskas och godkänns innan de publiceras. Resultatet är att endast verifierade och godkända mallar finns tillgängliga för användning.

Kort sagt:

• Fördefinierat innehåll
• Formateringsriktlinjer
• Automatisk validering
• Felmeddelanden och användarstöd
• Versionshantering och godkännandeflöden
• Användarbehörigheter och åtkomstkontroll

Enkla uppdateringar

Ändringar i mallar kan göras centralt och omedelbart göras tillgängliga för alla användare. Detta säkerställer att dokument alltid är aktuella och relevanta.

Åtkomstkontroll

Ett mallhanteringssystem gör det möjligt att styra åtkomsten till specifika mallar och säkerställa att endast behöriga användare kan göra ändringar.

Effektivt samarbete

Team kan samarbeta mer effektivt genom att använda gemensamma mallar, vilket förbättrar kommunikation och samordning mellan olika avdelningar. SmartDocuments stödjer även godkännandeprocesser och arbetsflöden. Medarbetare får tillgång till de senaste mallarna från en central plats, vilket säkerställer att alla arbetar med samma uppdaterade dokument och eliminerar problem som orsakas av gamla versioner. Dessutom kan mallar göras direkt tillgängliga i verksamhetssystem, CRM-lösningar, ERP-plattformar och andra affärsapplikationer.

Dokumentautomation genom integration med befintliga system

SmartDocuments integreras sömlöst i befintliga IT-miljöer och kan enkelt anslutas till tredjepartsapplikationer och databaser. Genom dessa integrationer kan många dokumentprocesser automatiseras helt eller delvis. Detta minskar den manuella arbetsinsatsen och reducerar risken för fel som orsakas av mänskliga misstag. Ett effektivt mallhanteringssystem bygger på data från andra verksamhetssystem. Tack vare dessa integrationer kan organisationer:

• Automatiskt generera dokument med data från tredjepartsapplikationer
• Förifylla mallar med information från externa system
• Starta mallar direkt från anslutna applikationer
• Automatiskt lagra genererade dokument i tredjepartssystem eller molnbaserade lagringslösningar

Genom att koppla samman SmartDocuments med er befintliga systemmiljö kan ni effektivisera dokumentprocesserna, öka produktiviteten och skapa en helt integrerad lösning för dokumentautomation.

Kunder får tillgång till omfattande supporttjänster som hjälper dem att använda SmartDocuments effektivt och tillförlitligt. Genom SmartDocuments Support Portal kan användare enkelt registrera och följa upp supportärenden, få tillgång till relevant dokumentation samt använda ytterligare resurser och verktyg. Dessutom erbjuds teknisk support via telefon, vilket gör att brådskande frågor och utmaningar snabbt kan hanteras av erfarna specialister. Supportportalen fungerar som en central plattform för hantering av supportärenden och ger full transparens kring statusen för inkomna ärenden. Samtidigt får kunder tillgång till användarguider, hjälpmaterial och dokumentation som underlättar det dagliga arbetet med SmartDocuments. Svarstider och servicenivåer baseras på det supportavtal och eventuella tilläggstjänster som avtalats. På så sätt kan varje organisation välja den supportnivå som bäst motsvarar dess behov och samtidigt dra nytta av professionell och tillförlitlig support.

Att komma igång med SmartDocuments börjar med ett samtal om era mål, nuvarande dokumentprocesser och tekniska miljö. Därefter hjälper vårt team till att definiera projektets omfattning, identifiera vilka system som ska integreras och ta fram en tydlig implementeringsplan. De flesta organisationer börjar med ett mindre antal mallar och processer som har stor verksamhetsnytta och utökar sedan lösningen stegvis i takt med att användningen ökar och behoven utvecklas. Ingen specialiserad teknisk expertis krävs från er sida, eftersom våra konsulter ger stöd, vägledning och rådgivning genom hela implementeringsprocessen.

Med funktionen Smart Metadata berikar SmartDocuments automatiskt varje genererat dokument med strukturerade och sökbara metadata. Detta gör att dokument snabbt kan hittas, identifieras och spåras genom hela sin livscykel. Metadata lagras direkt tillsammans med dokumentet och kan innehålla information som ärendenummer, kund-ID, processtyp, handläggningsstatus eller skapandedatum. Detta förenklar dokumentsökning, arkivering och dokumenthantering avsevärt. Särskilt inom offentlig sektor, finansinstitut, juridiska verksamheter och andra reglerade branscher säkerställer Smart Metadata att dokument alltid är lättillgängliga och revisionssäkra. Det hjälper organisationer att uppfylla krav på regelefterlevnad, stödja revisioner samt möta lagstadgade krav på dokumentation och arkivering. De metadatafält som krävs definieras centralt för varje mall och fylls automatiskt i vid dokumentgenereringen med hjälp av data från anslutna system eller användarinmatning. Resultatet är att varje dokument klassificeras korrekt och blir effektivt sökbart direkt när det skapas. På så sätt skapar SmartDocuments en stabil grund för strukturerad dokumenthantering, snabb informationsåtkomst och fullständig spårbarhet för alla relevanta dokument.

Med funktionen Brand Control säkerställer SmartDocuments att alla genererade dokument konsekvent följer organisationens grafiska profil. Det garanterar att medborgarkommunikation, kundkorrespondens, rapporter, avtal och juridiska dokument alltid presenteras på ett enhetligt, professionellt och varumärkesanpassat sätt. Centrala designriktlinjer för typsnitt, färger, logotyper, sidlayouter och avstånd definieras och hanteras gemensamt för hela organisationen. Dessa standarder tillämpas automatiskt på alla mallar och dokument, vilket gör det möjligt för verksamheten att själva hantera innehållet utan att påverka de godkända designriktlinjerna. Detta förhindrar användning av föråldrade logotyper, inkonsekvent formatering eller icke godkända designer. Samtidigt stärker en enhetlig visuell identitet organisationens igenkänning och bidrar till att skapa förtroende hos medborgare, kunder och samarbetspartner. Särskilt i större organisationer med många avdelningar och ett stort antal dokumentmallar hjälper SmartDocuments till att skydda och stärka varumärkesidentiteten samtidigt som en konsekvent kommunikation säkerställs i alla typer av dokument.

Ja. SmartDocuments kan automatiskt integrera tabeller, bilder, diagram och andra innehållsblock i dokument. Under dokumentgenereringen hämtas relevant innehåll dynamiskt från anslutna datakällor och placeras automatiskt på rätt ställe i dokumentet. Detta gör det möjligt att berika beslut, avtal, lånedokument, offerter, rapporter och andra affärsdokument med aktuell data, analyser och visuella element, utan behov av manuell formatering eller efterbearbetning. Dynamiska innehållsblock är direkt kopplade till de underliggande datakällorna. SmartDocuments genererar automatiskt tabeller, diagram och bilder vid dokumentgenereringen och anpassar intelligent layout, sidbrytningar och formatering efter det aktuella innehållet. Resultatet är professionellt utformade dokument med ett enhetligt utseende och känsla, baserade på aktuell och korrekt information. Samtidigt minskar den manuella arbetsinsatsen, antalet fel reduceras och effektiviteten vid framställning av komplexa dokument ökar avsevärt.

Återanvändbara innehållsblock gör det möjligt att hantera ofta använd information centralt och återanvända den i valfritt antal dokumentmallar. Typiska exempel är juridiska klausuler, integritetsmeddelanden, företagspolicyer, standardtexter och ansvarsfriskrivningar. I stället för att underhålla samma innehåll separat i varje mall skapas och hanteras dessa element en gång i ett centralt innehållsbibliotek. Dokumentmallarna refererar sedan till de relevanta byggblocken vid behov. Detta förenklar mallhanteringen avsevärt och säkerställer samtidigt konsekvens i alla dokument. När ett innehållsblock uppdateras blir den senaste versionen automatiskt tillgänglig i alla kopplade mallar. På så sätt kan organisationer centralt uppdatera juridiska formuleringar, krav på regelefterlevnad eller interna policyer och snabbt införa ändringarna i hela verksamheten utan att behöva uppdatera varje mall individuellt. Resultatet är en betydligt lägre underhållsinsats, färre potentiella felkällor och tryggheten i att medarbetarna alltid arbetar med aktuellt och godkänt innehåll. Organisationer med ett stort antal dokumentmallar får särskilt stor nytta av ökad effektivitet, bättre styrning och säker efterlevnad av regelverk och interna riktlinjer.

Ja. Med SmartDocuments funktion för liveförhandsgranskning kan användare se en förhandsvisning av det färdiga dokumentet medan de matar in information. På så sätt får de omedelbart en tydlig bild av hur det slutliga dokumentet kommer att se ut, redan innan det faktiskt genereras. Förhandsgranskningen uppdateras dynamiskt varje gång data matas in eller val ändras. Det innebär att innehåll, formatering och dokumentstruktur kan granskas i ett tidigt skede och att eventuella fel kan upptäckas direkt. Särskilt i verksamheter med stora dokumentvolymer, såsom offentlig sektor, finansinstitut, försäkringsbolag och juridiska avdelningar, hjälper liveförhandsgranskningen till att minska behovet av efterarbete och öka effektiviteten i dokumentproduktionen.

Genom den omedelbara visuella återkopplingen får användarna större trygghet genom hela processen. Fel kan identifieras innan dokumentet genereras, vilket sparar tid och bidrar till dokument av högre kvalitet.

Vad får du i slutändan?

SmartDocuments stöder dokumentgenerering i flera olika format, beroende på användningsområde:

• PDF – för regelkonform dokumentdistribution och arkivering
  • PDF 1.5 / 1.7 – standardformat för allmän användning
  • PDF/A-1a / 1b – arkiveringsformat för långtidslagring som uppfyller lagstadgade krav på dokumentbevarande
  • PDF/A-2a / 2u – moderna arkiveringsformat med utökad kompatibilitet PDF/UA-1 – tillgänglighetsanpassat PDF-format optimerat för användning med skärmläsare
• DOCX – för vidare redigering i Microsoft Word
• ODT – för användare av OpenOffice eller LibreOffice
• HTML – för visning i webbapplikationer eller e-postmallar
• XML (vid systemintegrationer) – för strukturerad överföring av all information som samlats in i SmartWizard till anslutna tredjepartssystem

Ni kan själva välja vilket utdataformat, eller vilken kombination av format, som ska genereras. Denna flexibilitet gör det möjligt att använda dokumenten exakt på det sätt som verksamheten behöver, oavsett om det handlar om vidare redigering, regelkonform arkivering, digital distribution eller integration med andra system.

Personanpassade massdokument ...

Ja, SmartDocuments mallhanteringssystem har fullt stöd för att skapa personanpassade massdokument, både som enskilda dokument (ett dokument per mottagare) och som ett samlat dokument där alla individuella brev sammanfogas till en enda fil. Flera olika format kan användas som datakälla, bland annat:

• Excel-filer
• SQL-databaser
• XML- eller JSON-datastrukturer

Nu kör vi arbetsflöden ...

Ja, absolut. SmartDocuments gör det enkelt att implementera digitala godkännande- och samarbetsprocesser utan behov av ytterligare verktyg eller programmeringskunskaper. Denna funktion är särskilt användbar för samarbete mellan olika avdelningar och för godkännandeflöden, till exempel när flera personer bidrar till ett dokument eller när en chefs godkännande krävs innan dokumentet kan slutföras. Ett obegränsat antal deltagare kan involveras i processen. Specifika innehållsblock i en mall kan tilldelas enskilda användare för redigering. Dessa uppgifter kan enkelt konfigureras via mallinställningarna. Tack vare det arbetsflödesbaserade arbetssättet får berörda användare automatiskt en e-postavisering så snart det är deras tur att agera. Varje avisering innehåller en direktlänk till dokumentet, vilket gör det möjligt att snabbt och effektivt granska, redigera eller godkänna det tilldelade innehållet.

Erbjuder SmartDocuments en funktion för anonymisering?

Absolut!

Anonymisera personuppgifter enkelt i SmartDocuments-dokument

Med SmartDocuments intelligenta dokumentmallar kan ni skapa smarta, datadrivna dokument på nolltid. Med den inbyggda anonymiseringsfunktionen kan personuppgifter även anonymiseras i efterhand, efter att dokumentet har genererats. Ni kan enkelt markera specifika dokumentavsnitt som innehåller konfidentiell information och anonymisera dem. Alternativt kan ni välja funktionen ”Alla variabler”, som automatiskt identifierar och anonymiserar all variabel data som finns i mallen. Det gör det enkelt att skydda känslig information, uppfylla dataskyddskrav och dela dokument på ett säkert sätt när det behövs.