Inhalt

Wat maakt onze documenten smart?

Sjabloonstructuur

Met SmartDocuments FOUR beheert u al uw sjablonen en documenten vanuit één centrale omgeving.
Wat SmartDocuments uniek maakt, is de intelligente sjabloonarchitectuur. SmartDocuments verdeelt sjablonen in vier afzonderlijke lagen:


Schematic SmartDocuments document template featuring structured content sections, placeholders, and design elements. The illustration demonstrates the modular structure of intelligent document templates and the separation of content, data, business logic, and layout.

1. Huisstijl

De huisstijl vormt de visuele basis van uw documenten en zorgt voor een consistente, professionele uitstraling in al uw communicatie. Hierin worden alle belangrijke ontwerpstandaarden vastgelegd, zoals:

  • Lettertypen, lettergroottes, regelafstand en alinea-afstand
  • Kleuren en pagina-indelingen
  • Kop- en voetteksten
  • En nog veel meer

2. Sjablooninhoud

De laag Sjablooninhoud bevat de kerninhoud van uw documenten. Hier worden teksten, tabellen, afbeeldingen en andere documentelementen gecreëerd en onderhouden. Zo blijft informatie consistent, correct en eenvoudig te actualiseren.

3. Bouwstenen

Bouwstenen zijn herbruikbare contentonderdelen die in een onbeperkt aantal sjablonen kunnen worden toegepast. Wijzigingen in een bouwsteen worden automatisch doorgevoerd in alle gekoppelde documentsjablonen.

4. Variabele gegevens

Variabele gegevens vormen de dynamische informatie waarmee een sjabloon tijdens het genereren van een document wordt gevuld. Deze gegevens kunnen via de SmartWizard worden ingevoerd of door gekoppelde systemen worden aangeleverd en worden automatisch in het document verwerkt. Dit zorgt voor nauwkeurigheid, consistentie en efficiëntie.

"Dankzij deze duidelijke structuur wordt het beheer van sjablonen veel eenvoudiger en efficiënter." 



Beheer van sjablonen


Icon featuring a light bulb, pencil, and gear. Represents Corporate Design Management, brand consistency, and centralized design control.

Huisstijlbeheer

De marketingafdeling kan alle ontwerpelementen van sjablonen centraal definiëren en beheren, waaronder logo’s, kleuren, lettertypen, lettergroottes en meer. Hierdoor blijft de opmaak van documenten altijd consistent, zelfs wanneer gebruikers tijdens het maken van documenten of sjablonen inhoud kopiëren en plakken of handmatig opmaak aanpassen. SmartDocuments past automatisch de vooraf gedefinieerde ontwerpstandaarden toe, zodat elk gegenereerd document altijd volledig voldoet aan uw huisstijl.

Symbolic representation of Building Block Management featuring two overlapping documents on a purple gradient background. The graphic symbolizes reusable content, centralized content management, and the efficient maintenance of document templates.

Efficiënt beheer van bouwstenen

Herbruikbare bouwstenen maken het beheer van sjablonen eenvoudig en efficiënt. Wijzigingen in standaardinhoud, zoals tekstmodules, adressen, bankgegevens of contactinformatie, hoeven slechts één keer te worden doorgevoerd. SmartDocuments werkt vervolgens automatisch alle gekoppelde sjablonen bij. Zo blijft de inhoud van uw documenten altijd consistent en bespaart u waardevolle tijd en inspanning.

Two speech bubbles on a purple gradient background. Represents document generation, guided user input, and automated document creation.

Beheer van sjablooninhoud

Waarom meerdere versies van hetzelfde sjabloon onderhouden? SmartDocuments maakt gebruik van regels om content dynamisch op te nemen of uit te sluiten, waardoor één enkel sjabloon een breed scala aan scenario’s kan afdekken. Het resultaat: minder beheerwerk, meer consistentie en een aanzienlijk efficiënter documentbeheerproces.

Two speech bubbles on a purple gradient background. Represents guided document generation, user interaction, and automated document creation.

Gebruik van variabele gegevens

Maak in een handomdraai documenten! Gebruikers voeren de benodigde informatie in via de SmartWizard met behulp van een intuïtieve vraag-en-antwoordmethode. Zo verzamelt u precies de gegevens die nodig zijn om het sjabloon correct te vullen. Daarnaast kunt u gebruikers ondersteunen met hulpeteksten, toelichtingen en invoervalidaties voor specifieke formaten, zoals postcodes, datums, getallen en tekstvelden.

Variabele gegevens kunnen ook automatisch worden geïmporteerd vanuit gekoppelde applicaties van derden. Hierdoor ontstaan volledig geïntegreerde en uiterst efficiënte processen voor documentgeneratie.



Hoe worden uw gegevens verwerkt in onze sjablonen?

Drie manieren om uw gegevens in SmartDocuments-sjablonen te verwerken

SmartDocuments FOUR verbindt verschillende gegevensbronnen en applicaties om een naadloos proces voor documentgeneratie te creëren. Informatie kan handmatig worden ingevoerd, worden opgehaald uit bedrijfsapplicaties en databases of via XML-bestanden worden geïmporteerd. Het platform verwerkt alle gegevens centraal en genereert automatisch documenten in de gewenste uitvoerformaten. Deze documenten kunnen vervolgens rechtstreeks worden doorgestuurd naar gekoppelde applicaties of veilig en compliant worden gearchiveerd voor langdurige opslag.



Uw voordelen in één oogopslag!



Plan een demo!