Spara tid med centralisering och fördefinierade fält och formuleringar
Sabine Burfien, Lüneburg
SmartDocuments i Landkreis Lüneburg – en framgångshistoria
Lüneburgs länsförvaltning i Tyskland är övertygad om att genomtänkt planering och effektiv offentlig förvaltning bidrar positivt till människors livskvalitet. Därför har förvaltningen i över tre år använt SmartDocuments för att förenkla dokumenthanteringen och säkerställa enhetlig dokumentproduktion. Sabine Burfien arbetar på avdelningen för information och kommunikationsteknik som specialist på Microsoft Office-produkter och ansvarig för SmartDocuments. I denna intervju berättar hon om länsförvaltningens erfarenheter av SmartDocuments.
Situationen före SmartDocuments
Precis som många andra offentliga verksamheter hade Lüneburgs länsförvaltning inget system för hantering av dokumentmallar innan SmartDocuments infördes. "Vi hade inga alternativ tidigare, så fram till förändringen skapade vi våra mallar direkt i Word," berättar Sabine Burfien. Det gamla systemet med Word-mallar var omständligt och skapade stora utmaningar inom dokumenthanteringen. "Vi stod inför problemet att det fanns flera olika versioner av samma mall. Som länsförvaltning har vi till exempel ett officiellt brevhuvud med viktig information, vapensköld och logotyp. I sidfoten finns bland annat våra bankuppgifter. Tidigare hände det ofta att vi uppdaterade information i den centrala mallen, exempelvis när kontouppgifter ändrades. Däremot genomfördes inte uppdateringen alltid av alla medarbetare. Resultatet blev att vissa fortsatte att använda gamla mallar med felaktiga bankuppgifter i flera år." För att lösa problemen kring mallhantering började förvaltningen leta efter en ny lösning. "Av en slump hörde vi från en annan myndighet att de arbetade med SmartDocuments, och vi såg direkt potentialen i att använda programvaran även i vår egen organisation."
Implementeringen av SmartDocuments
När SmartDocuments integrerades i den befintliga IT-miljön visade sig systemets flexibilitet vara en stor fördel. "Integrationen med vår IT-miljö fungerade smidigt. Vi fick blandade reaktioner från medarbetarna; vissa tyckte att det var fantastiskt medan andra var mer skeptiska i början. Jag tror att det är helt normalt vid sådana förändringar inom IT." Sedan dess har SmartDocuments använts för alla dokument utanför de verksamhetsspecifika processerna. "Vi är mycket nöjda med SmartDocuments."
Så används SmartDocuments
Idag används SmartDocuments främst för allmän korrespondens inom förvaltningen. Inom vissa specialistområden används fortfarande verksamhetsspecifika mallar. "Om en invånare exempelvis ansöker om bygglov hanteras all kommunikation inom det aktuella verksamhetssystemet. Om byggnadsnämnden däremot behöver skicka ett brev som inte ingår i bygglovsprocessen sker det via SmartDocuments." Det innebär att SmartDocuments används för alla centrala mallar som inte är kopplade till specifika verksamhetssystem. Systemet används flitigt. "Ett bra exempel är det nya brevhuvud som vi införde för ett och ett halvt år sedan. Sedan dess har det genererats mer än 8 000 gånger via SmartDocuments. På så sätt kan vi säkerställa en enhetlig dokumentproduktion."
En förvaltning – en grafisk profil
En professionell kommunikation med invånare och samarbetspartners kräver både enhetlig formgivning och konsekvent språkbruk. För två år sedan tog Lüneburgs länsförvaltning ett viktigt steg i den riktningen. "Kommunikationsavdelningen införde en ny grafisk profil för hela organisationen. Samtidigt beslutade vi att användningen av SmartDocuments skulle vara obligatorisk för alla medarbetare." Sedan dess skapas exempelvis alla brevhuvuden via SmartDocuments. "Genom SmartDocuments kan förvaltningen presentera sig professionellt och konsekvent i allmän korrespondens. Det skapar förtroende hos invånare och samarbetspartners."
Att skapa eller fylla i – var uppstår tidsvinsten?
På lång sikt sparar SmartDocuments mycket tid för användarna. Däremot kräver skapandet av nya mallar en viss initial investering. "Att bygga mallar innebär mer arbete än att bara lägga in textfält i Word. Men när mallen väl är skapad blir det betydligt enklare för användaren att fylla i dokumentet." Den stora effektiviseringsvinsten ligger i automatiseringen. "SmartDocuments sparar mycket tid eftersom systemet kan använda fördefinierade fält och formuleringar. Man behöver till exempel inte längre tänka på könsanpassade formuleringar eftersom korrekt språk redan är inbyggt i lösningen."
Färre mallar och allt samlat på ett ställe
En annan stor fördel är den centrala hanteringen av mallar. För närvarande används 748 mallar i SmartDocuments inom länsförvaltningen. "Det kan låta som många mallar, men tidigare hade vi betydligt fler. Dessutom låg de utspridda på olika platser. Varje verksamhetsområde skapade sina egna varianter, vilket ofta gjorde det svårt att följa den grafiska profilen." Idag hanteras allt centralt. "Tidigare fanns det flera versioner av samma dokument med olika brevhuvuden. Nu har vi endast en officiell version som används av alla."
Erfarenheter från Lüneburgs länsförvaltning
Sammanfattningsvis är länsförvaltningen mycket nöjd med SmartDocuments. Samtidigt ser man fortsatt utvecklingspotential. "Idag saknas kopplingar mellan SmartDocuments och vissa verksamhetssystem. Exempelvis har byggnadsnämnden och socialförvaltningen egna specialiserade system och använder därför fortfarande separata mallar." Målet för de kommande åren är att integrera SmartDocuments med så många verksamhetsprocesser som möjligt. "Vi har redan haft besök av SmartDocuments medarbetare från Nederländerna. De analyserade våra verksamhetssystem och frågade vilka processer som är viktigast för oss. Det är bra att veta att SmartDocuments stödjer oss på ett så enkelt och okomplicerat sätt." Sabine avslutar: "Organisationen har en platt struktur. Det gör att våra önskemål och idéer alltid blir hörda och att vi får hjälp snabbt."