Minimera antalet klick och maximera enhetligheten med SmartDocuments
Heleen van Dokkumburg, Funktionsansvarig Utrechtse Heuvelrug
Från datainmatning till kvalitetskontroll har arbetsuppgifterna för teamet Data & Information i kommunen Utrechtse Heuvelrug förändrats avsevärt under de senaste åren. Där arbetet tidigare till stor del bestod av att registrera data handlar det idag främst om kvalitetsgranskning. Det innebär ett nytt arbetssätt som ger mer tid till det som verkligen är viktigt.
Kommunen Utrechtse Heuvelrug bildades 2006 genom en kommunreform där orterna Leersum, Doorn, Amerongen, Driebergen-Rijsenburg, Maarn, Maarsbergen och Overberg slogs samman till en gemensam kommun. Redan från starten arbetade kommunen med SmartDocuments programvara, som följde med från den tidigare organisationsstrukturen. Lösningen togs emot med öppna armar och har sedan dess visat sig vara en stor tillgång för kommunen.
En fördel mitt i alla förändringar
Kommunhuset i Utrechtse Heuvelrug ligger vackert beläget i ett skogsområde i Doorn. "Det är fantastiskt att kunna cykla genom skogen till jobbet varje dag," säger Heleen van Dokkumburg, funktionsansvarig i kommunen. Heleen har varit involverad i kommunen sedan starten och har arbetat med SmartDocuments programvara i många år. När hon började var mycket fortfarande nytt. Heleen berättar: "Jag hade gått en utbildning hos SmartDocuments före omorganisationen. Då arbetade jag fortfarande i en annan kommun. När mina nya kollegor och jag började arbeta i Utrechtse Heuvelrug i januari 2006 var det vår första verkliga erfarenhet av SmartDocuments. Ingen av oss hade arbetat med systemet tidigare." En ny kommun, ny arbetsplats och nya kollegor. Och dessutom en ny programvara att lära sig. Enligt Heleen var det faktiskt en fördel: "När allt är annorlunda märker man inte lika tydligt att det också finns ett nytt program att lära sig. Allt är ju nytt. Mitt i alla förändringar upplevdes det därför inte som någon större omställning. En enda isolerad förändring kan ibland vara mer omvälvande än många förändringar samtidigt."
"Det är fantastiskt att kunna lagra alla dokument på en och samma centrala plats. Det innebär att ändringar också hanteras centralt.
Det hjälper oss att upprätthålla en enhetlig grafisk profil och förhindrar att dokument sprids över olika lagringsplatser."
Maximera byggblock, minimera klick
Kommunen Utrechtse Heuvelrug skapar i princip alla sina dokument med hjälp av SmartDocuments, med endast ett undantag. Heleen förklarar: "Det är fantastiskt att kunna lagra alla dokument på en och samma centrala plats. Det innebär att ändringar också hanteras centralt. Det hjälper oss att upprätthålla en enhetlig grafisk profil och förhindrar att dokument sprids över olika lagringsplatser." Som funktionsansvarig hanterar Heleen behörigheter, kopplar SmartDocuments till andra system vid behov, skapar mallar och ger stöd till kollegorna. Dessutom ser hon till att byggblock används där det är möjligt. "Vårt mål är att minska antalet klick för våra kollegor," förklarar hon. Tidigare kunde det vara mycket tidskrävande att exempelvis ändra ett kontonummer eftersom varje dokument behövde uppdateras manuellt. SmartDocuments gav kommunen en lösning på problemet. "SmartDocuments gör det snabbt och enkelt att ändra standardinformation i alla dokument. Oavsett om det handlar om ett kontonummer eller ett typsnitt så uppdateras alla mallar som använder byggblocket automatiskt när byggblocket ändras."
SmartDocuments Web
Eftersom alla i kommunen känner till SmartDocuments upplevs mindre förändringar och uppdateringar sällan som ett problem. Användarna känner systemet väl och anpassar sig därför snabbt till nya funktioner. "Övergången till SmartDocuments Web för två år sedan innebar däremot en större utmaning," medger Heleen. Denna förändring var den senaste större uppgraderingen och innebar vissa utmaningar längs vägen. "Själva mallskapandet förändrades inte särskilt mycket. Det handlade främst om att vänja sig vid det nya systemet. Exempelvis det nya inloggningssättet, som inledningsvis var en utmaning för våra medarbetare. De mindre problem som uppstod löstes snabbt. I slutändan märkte användarna knappt av övergången, och det tycker jag är det viktigaste." SmartDocuments är idag integrerat med kommunens ärendehanteringssystem. Användarna behöver därför inte logga in i SmartDocuments separat utan arbetar direkt via sitt vanliga verksamhetssystem.
Ett värdigt farväl till manuell datainmatning
Integrationen med ärendehanteringssystemet har minimerat behovet av manuell datainmatning. "Om en invånare till exempel ansöker om tillstånd för ett evenemang registreras ärendet i ärendehanteringssystemet. Systemet lägger automatiskt till tillgänglig information och levererar ett fullständigt formaterat dokument, inklusive beslutet, till den ansvariga medarbetaren. Det finns inte mycket kvar att göra. Innehållet finns redan där och mallen är korrekt. Nu behöver svaren bara kontrolleras innan brevet skickas till den sökande som ett fullt giltigt juridiskt dokument. Om så önskas kan det också skickas digitalt."
"Innehållet finns redan där och mallen är korrekt.
Nu behöver svaren bara granskas innan brevet kan skickas till den sökande som ett fullt giltigt juridiskt dokument."
Personliga besök som stärker samarbetet
Heleen säger: "Vi har arbetat med SmartDocuments under väldigt lång tid. Vi känner varandra väl och kommunikationsvägarna är korta. Jag tycker personligen att det är ett utmärkt samarbete." En viktig anledning är att samarbetet inte enbart sker på distans. Medarbetare från SmartDocuments kommer även på platsbesök hos kommunen. Under implementeringen fanns konsulter på kontoret i Doorn för att ge råd och utbilda personalen. "Att medarbetare från SmartDocuments faktiskt var här på plats såg jag som en stor fördel."
BeingSmart: En titt bakom kulisserna
Sedan september samma år är Heleen ordförande för SmartDocuments användargrupp BeingSmart, ett uppdrag hon uppskattar mycket. "Jag tycker om att vara nära utvecklingen, lära känna kollegor i andra organisationer och engagera mig även utanför min egen roll. Som ordförande för BeingSmart får jag möjlighet att vara en frivillig ambassadör." För Heleen är BeingSmart ett värdefullt nätverk där användare kan lära av varandra. "Jag uppskattar särskilt möjligheten att få en inblick bakom kulisserna. Gräset är inte alltid grönare på andra sidan. Alla organisationer har sina utmaningar." Medlemmarna i användargruppen kan också bidra med idéer om hur SmartDocuments ska utvecklas. Heleen säger: "Vi får lämna önskemål om vidareutvecklingen av SmartDocuments programvara. Det kan man ofta göra även hos andra leverantörer, men SmartDocuments gör faktiskt något med idéerna."
"Vi får lämna önskemål om vidareutvecklingen av SmartDocuments programvara. Det kan man ofta göra även hos andra leverantörer, men SmartDocuments omsätter faktiskt idéerna i praktiken."
Fokus på det som verkligen är komplext
Det råder ingen tvekan om att Heleen gärna fortsätter samarbetet med SmartDocuments i framtiden. "Jag är mycket nöjd med vårt nuvarande samarbete och hoppas att det fortsätter. Jag kan inte se någon anledning till att det inte skulle göra det." Hon ser fram emot nya utvecklingar som ytterligare förenklar arbetet och gör det möjligt för henne och hennes kollegor att lägga ännu mer tid på de riktigt komplexa frågorna. Heleen avslutar: "Vårt yttersta mål är att ge våra invånare så bra service som möjligt. Det är därför vi finns här."