Förenkla och förbättra säkerhetsrapporteringen hos Ejendals
Frank Samadani, Chef för mervärdestjänster Ejendals
Förbättra kundupplevelsen
Ejendals levererar skyddshandskar och skyddsskor till kunder och deras medarbetare över hela världen. Frank Samadani, chef för mervärdestjänster på Ejendals, arbetar med att stärka och utveckla kundupplevelsen som företaget erbjuder. "Ett av mina ansvarsområden är vår tjänst för säkerhetsbedömningar, där våra säkerhetsexperter identifierar säkerhetsrisker och riskmoment på arbetsplatser. Därefter tar vi fram en säkerhetsrapport med rekommendationer och lösningar för hur risken för skador kan minskas." "Tidigare använde vi Microsoft Word-dokument som stöd för säljteamen när de skulle skapa säkerhetsrapporter," berättar Frank. "Många användare upplevde dock detta som överväldigande på grund av mallarnas omfattning och komplexitet. Särskilt för personer som inte var särskilt IT-vana kunde det vara en utmaning att skapa dokument med korrekt format och utseende."
Teamets positiva inställning
"Det fick mig att börja leta efter ett verktyg som kunde förenkla skapandet av säkerhetsrapporter," fortsätter Frank. "Så fort jag såg SmartDocuments webbplats visste jag att det var rätt lösning för oss. De inledande mötena och demonstrationen som SmartDocuments presenterade var lika lovande. Båda våra IT-avdelningar involverades tidigt för att undersöka verktygets möjligheter, vilket var mycket värdefullt. Det gav oss möjlighet att gå på djupet med våra behov och jämföra dem med funktionerna i SmartDocuments. Vi kunde snabbt konstatera att lösningen passade oss." Frank valde dessutom att ställa höga krav redan från början. "Jag presenterade en stor utmaning genom att vilja integrera vår produktdatabas med SmartDocuments. De tog snabbt fram en demonstration som visade hur detta kunde genomföras. Teamet på SmartDocuments hade en tydlig ‘det här löser vi’-attityd, något jag verkligen uppskattade." Efter köpet fick Ejendals en omfattande utbildning. "Efter implementeringen fick vi en informativ tvådagarsutbildning av deras konsult. Vi lärde oss väldigt mycket under dessa dagar. Implementeringen fick dessutom en extra skjuts genom att SmartDocuments hjälpte oss att skapa grundstrukturen för rapportmallen. Jag har fått höra att vår rapport är en av de mest komplexa som de har arbetat med, så det stödet var ovärderligt." "När man väl har lärt sig hur SmartDocuments och mallredigeraren fungerar är det enkelt att arbeta i systemet. Det krävs ingen programmering eller kodning eftersom allt bygger på platshållare. Under implementeringen uppstod några mindre problem, men de löstes effektivt och slutresultatet blev mycket bra."
Ett viktigt steg framåt
Frank berättar: "Vår säkerhetsbedömning är en frivillig mervärdestjänst för kunderna. Tidigare gjorde den komplicerade rapportprocessen att tjänsten inte alltid erbjöds. Nu, med SmartDocuments, är säljteamen betydligt mer benägna att marknadsföra den." Även om SmartDocuments ännu inte officiellt lanserats i hela organisationen är förväntningarna höga. "Vi är väldigt positiva till möjligheterna med verktyget, och de som redan har sett det vill gärna börja använda det. De upplever att det är enkelt och känner sig trygga med att arbeta i systemet. Det är ett viktigt steg framåt för vårt företag och gör det möjligt att erbjuda tjänsten på ett enklare och mer effektivt sätt."
"Det jag uppskattar mest med SmartDocuments är dess enkelhet."
"Med SmartDocuments kan våra säkerhetsexperter skapa rapporter på ett mer professionellt och strukturerat sätt. Rapporterna innehåller anpassade rekommendationer om lämpliga lösningar. Tack vare integrationen med vårt webbaserade system för produktinformation kan vi infoga produktbilder, beskrivningar och prestandadata direkt i rapporten. SmartDocuments har gjort vår rapportprocess betydligt effektivare, samtidigt som vi sparar tid och producerar rapporter av professionell kvalitet."
Styrkan ligger i enkelheten
Frank avslutar: "Det jag uppskattar mest med SmartDocuments är dess enkelhet. Det är kraftfullt just därför att det är så lätt att använda. Jag kan själv uppdatera mallarna utan att behöva kontakta SmartDocuments. Det ger systemet en stor fördel jämfört med andra lösningar som kräver hjälp av konsulter." "Och när vi väl behöver stöd är supportteamet fantastiskt. De är alltid tillgängliga och mycket engagerade i att hjälpa till."