Ett gemensamt verktyg för dokumentproduktion för Sveriges 21 länsstyrelser
Elisabeth Mustonen, Mallansvarig Länsstyrelserna
Sveriges 21 länsstyrelser samarbetar nationellt för att arbeta mer effektivt. Ett sätt att uppnå detta är genom att använda SmartDocuments för dokumentgenerering och mallhantering. Elisabeth Mustonen, mallansvarig på Länsstyrelserna, berättar om sina erfarenheter av att arbeta med SmartDocuments.
Länsstyrelserna är samlingsnamnet för Sveriges 21 länsstyrelser och har närmare 8 000 medarbetare. Varje länsstyrelse är en självständig myndighet, men som en del av regeringens uppdrag att effektivisera den offentliga verksamheten samarbetar alla länsstyrelser inom en gemensam nationell IT-organisation. Myndigheterna betjänar privatpersoner, företag och andra organisationer och skickar ut stora mängder dokument, såsom rapporter, beslut och begäran om kompletteringar i ärenden. Den stora dokumentvolymen och behovet av att arbeta mer effektivt och enhetligt gjorde att Länsstyrelserna valde att införa SmartDocuments.
Centraliserad IT-infrastruktur
"Tidigare ansvarade varje länsstyrelse själv för sin dokumentproduktion. Det innebar att alla hade sina egna lösningar, kanske Word-mallar, något mallverktyg eller helt enkelt återanvändning av äldre dokument. Det såg olika ut på varje länsstyrelse," berättar Elisabeth. "Utgångspunkten som så småningom ledde till införandet av SmartDocuments var att en gemensam IT-avdelning skapades för samtliga länsstyrelser. När IT-strukturen centraliserades blev det naturligt att också leta efter ett gemensamt mallverktyg för alla länsstyrelser. Myndigheterna arbetar med liknande uppgifter och bör därför uttrycka sig på ett enhetligt sätt."
Att använda samma mallar för alla länsstyrelser
SmartDocuments infördes i organisationen 2011. Elisabeth arbetade först som slutanvändare av systemet och blev mallansvarig år 2015. "Idag är vi ett team på fyra personer som på deltid ansvarar för dokumentmallar för hela organisationen. Jag arbetar 50 procent av min tid som mallansvarig i SmartDocuments. Resterande 50 procent arbetar jag som länsveterinär. De övriga tre mallansvariga lägger vardera 25 procent av sin tid på SmartDocuments. Totalt motsvarar det 1,25 mallansvariga som stödjer 8 000 medarbetare och hanterar 350 mallar, och antalet fortsätter att växa. Vi skapar nya mallar och uppdaterar befintliga, exempelvis när juridiska texter behöver ändras." "Det är väldigt värdefullt att kunna använda samma mallar för alla länsstyrelser. Vi har omkring 350 mallar i hela organisationen. Vissa av dem används mycket frekvent. På ett år har vår mest använda mall genererat över 52 000 dokument. Det är en enorm mängd, och det finns flera liknande mallar som används mycket ofta."
"Det finns ingen risk att användaren glömmer att ändra ett namn eller ett datum."
Ett kraftfullt verktyg
"När jag började skapa mallar förändrades min syn på SmartDocuments. Produkten är mycket mer avancerad än jag först trodde. Det finns så mycket man kan göra med den," säger Elisabeth. SmartDocuments är integrerat med de tre olika ärendehanteringssystem som Länsstyrelserna använder idag. "Integrationerna med våra ärendehanteringssystem fungerar mycket bra. Man kan lita på att informationen hämtas korrekt. Regelefterlevnad är oerhört viktig i vår organisation. Med SmartDocuments finns det ingen risk att användaren glömmer att ändra ett namn eller ett datum, vilket lätt kan hända när man återanvänder gamla dokument. Att vi kan säkerställa att våra dokument alltid är korrekta är den största fördelen med SmartDocuments."
Utveckling och samarbete
"Vi fortsätter att utvecklas inom flera områden och arbetar för att alla ska se fördelarna med att använda verktyget," berättar Elisabeth. För ett år sedan migrerade organisationen till webbversionen av SmartDocuments. "Den nya förhandsgranskningsfunktionen var en stor förbättring. Den gör det snabbt och enkelt att testa mallar. En annan ny funktion är att vi kan se vilka länsstyrelser som använder vilka mallar och vilka som inte använder en mall alls. Det är värdefull information eftersom vi då kan uppmuntra dem att börja använda mallarna, vilket ökar effektiviteten och bidrar till ett mer enhetligt sätt att kommunicera inom hela organisationen." Elisabeth är mycket nöjd med samarbetet med SmartDocuments: "När vi har frågor får vi alltid snabba svar från vår konsult på SmartDocuments. Han har också hjälpt oss att utveckla många mallar och utbildar nya utvecklare i hur programvaran används. Det är ett mycket bra samarbete. Dessutom är den tekniska supporten väldigt professionell," avslutar Elisabeth.