En gemensam mallplattform för alla partnerorganisationer
Rolf, Melanie och Joop, Omgevingsdienst IJsselland
Miljömyndigheten IJsselland, en regional miljömyndighet i Nederländerna, arbetar tillsammans med tio kommuner och den regionala säkerhetsmyndigheten i en gemensam informationsmiljö. Myndigheten ansvarar för förvaltningen av informationssystemet på uppdrag av de deltagande organisationerna. För att arbeta så effektivt som möjligt sökte man en lösning som skulle göra det möjligt att stödja samtliga partnerorganisationer med en gemensam uppsättning dokumentmallar.
Joop Muller, rådgivare inom informationshantering vid Miljömyndigheten IJsselland, berättar: "År 2016 genomförde vi en upphandling av programvara för att stödja tillståndshantering och tillsynsverksamhet. Som en del av upphandlingen sökte vi också funktionalitet för dokumentproduktion. Den programvaruleverantör vi hade i åtanke erbjöd detta genom makron, men det skulle ha lett till komplicerad administration. Vi samarbetar med elva partnerorganisationer och ville använda en gemensam uppsättning mallar för alla, vilket inte hade varit möjligt med makrolösningen. Vi ville heller inte hamna i en situation där varje partner hade sina egna mallar. Många av våra kommuner kände redan till SmartDocuments, och programvaran uppfyllde våra krav. Därför blev valet ganska enkelt."
Smart användning av programvaran
Rolf van der Kuijl och Melanie Bosvelt är applikationsansvariga för SmartDocuments vid Miljömyndigheten IJsselland. Rolf berättar: "Vi kände redan till programvarans möjligheter och hade tidigare erfarenhet av den, vilket gjorde övergången enklare. Som applikationsansvariga strävar vi efter att arbeta så effektivt som möjligt och att kunna stödja så många av våra partnerorganisationer som möjligt." Melanie fortsätter: "Vi bygger mallar som är så standardiserade som möjligt, men samtidigt använder vi utbytbara sidhuvuden, sidfötter och andra byggblock som gör det möjligt att anpassa dokumenten för varje partnerorganisation. Som mallutvecklare försöker vi minimera den arbetsinsats som krävs av slutanvändaren. Det innebär exempelvis att vi ställer så få frågor som möjligt och ser till att användaren bara behöver ange information en gång. Integrationen mellan SmartDocuments och systemet för tillståndshantering och tillsyn, PowerBrowser från Genetics, gör detta möjligt." Joop tillägger: "Det är också anledningen till att vi medvetet använder dessa system som SaaS-lösningar. När man arbetar för elva olika organisationer är det opraktiskt att installera programvara lokalt. Med SaaS kan vi lösa problem betydligt effektivare eftersom alla arbetar i samma programvarumiljö." Melanie förklarar vidare: "Vi strävar efter att använda programvaran så smart som möjligt. I den processen lärde vi oss mycket av en av SmartDocuments konsulter som stöttade oss. Det stödet har varit ovärderligt, särskilt när det gäller att skapa partneranpassade texter. Han lärde oss många tekniker och vi samlade alla tips och metoder i en slags handbok." Rolf avslutar: "Det är väldigt användbart. Vi kan enkelt slå upp hur vi byggt en viss lösning, och om vi stöter på ett problem kan vi ofta själva hitta lösningen. Och om det inte räcker kan vi alltid vända oss till SmartDocuments supportteam med våra frågor."
Standardiserat och enhetligt
"Vi ansvarar enbart för att skapa mallarna," fortsätter Rolf. "Innehållet i varje brev kommer från vår redaktionsgrupp. Det är en rolig utmaning att omsätta deras krav till funktionella mallar i SmartDocuments. Mallen är slutprodukten, så vi behöver inte delta i diskussioner om själva innehållet. Däremot sätter vi de tekniska ramarna. Tillsammans med redaktionsgruppen arbetar vi för att göra texterna så standardiserade och enhetliga som möjligt, med så lite specialanpassning som möjligt." Joop förklarar hur redaktionsgruppen uppstod: "Det behövdes en gemensam uppsättning brev och texter, och därför bildades redaktionsgruppen. Där definierades spelreglerna och ramarna för samarbetet kring framtagning av brev. Som en del av detta arbetssätt har varje mall en utsedd ägare." "Det fungerar väldigt bra att processen är uppbyggd på det här sättet. Det gör oss gemensamt ansvariga," säger Melanie.
"Människor blir ibland nästan förvånade över hur enkelt och användarvänligt det är."
Miljö- och planlagen samt tillgänglighet
"Vi har också kommit överens om praktiska riktlinjer inom organisationen, till exempel när det gäller layouten på våra brev och vår skrivstil. Även det är en del av spelreglerna," berättar Rolf. "När det gäller språk och skrivsätt har redaktionsgruppen nyligen genomfört en förändring med fokus på tillgänglighet. Parallellt med förberedelserna inför den nederländska miljö- och planlagen har gruppen arbetat med att tillämpa klarspråksprinciper i alla brev. Dessa brev skickades till den nederländska kommunförbundet (VNG), som därefter delade dem nationellt som exempelmallar för brev kopplade till miljö- och planlagen." Melanie tillägger: "Det blev en win-win-situation. Kommunförbundet stöttade oss, och i gengäld fick de tillgång till en färdig uppsättning starka standardbrev. När det gäller miljö- och planlagen ser vi även nya utmaningar för vår applikationsförvaltning. Vi kan fortsätta använda mallarna och de uppdaterade texterna, men datamodellen förändras. SmartDocuments och Genetics hjälper oss att säkerställa att övergången blir så smidig som möjligt."
Användarvänligt och enkelt
"Vi har 700 SmartDocuments-licenser inom organisationen," säger Joop. "Införandet har skett stegvis och användningen ökar fortfarande varje dag." Rolf fortsätter: "Vi bad cheferna att uppmuntra användningen av våra standardiserade system." Melanie tillägger: "Med SmartDocuments kan vi nu se hur ofta en viss mall används. Om någon väljer att fortsätta skriva sina egna brev manuellt innebär det egentligen en massa onödigt arbete. Dessutom ökar risken för fel, exempelvis kopierings- och inklistringsmisstag." Hon fortsätter: "Överlag får vi mycket positiv återkoppling om SmartDocuments. Människor blir ibland nästan förvånade över hur enkelt och användarvänligt det är. Vi får ofta höra kommentarer som: 'Det här är verkligen fantastiskt.' Våra partnerorganisationer är mycket positiva och märker att de gör framsteg med SmartDocuments. Det är alltid roligt att höra."
Att lära av varandra
"Vi fortsätter att arbeta aktivt inom organisationen för att utveckla dokumentmallarna och hålla tröskeln låg för användarna att arbeta med standardbreven. Vi vill vara tillgängliga och lättillgängliga för redaktionsgruppen, eftersom det här är något vi måste göra tillsammans," avslutar Rolf. "Dessutom har vi kontakt med andra miljömyndigheter som nyligen har gått över till PowerBrowser från Genetics i kombination med SmartDocuments. Vi uppskattar möjligheten att utbyta erfarenheter kring hur arbetet fungerar, hur olika utmaningar kan lösas och vilka möjligheter som finns. Vi investerar gärna tid i detta." "Detsamma gäller andra SmartDocuments-kunder som vi möter, exempelvis under SmartDocuments användardagar. Vi kan stötta varandra och lära oss väldigt mycket av varandras erfarenheter."