En flexibel och dynamisk lösning för professionella offerter
Chris Nieuwenhuize, Säljtekniker GREEFA
GREEFA är marknadsledande inom sorteringsteknik. Företagets sorterings- och förpackningsanläggningar är komplexa och erbjuder ett stort antal olika tillval. Detta innebär omfattande produktionsprocesser, vilket också gör offertarbetet betydligt mer komplicerat. GREEFA började därför söka efter en ny lösning för sin offertprocess, med målet att skapa ett dynamiskt verktyg med omfattande grafiska möjligheter.
Med rötter i en vagnsmakarverkstad som grundades 1940 har GREEFA vuxit till att bli en av världens största tillverkare av högteknologiska sorterings- och förpackningsmaskiner. Från huvudkontoret i Tricht i Nederländerna utvecklar och producerar GREEFA innovativa sorterings- och förpackningslösningar för frukt och grönsaker åt kunder över hela världen. Allt sker internt, från konstruktion och design av maskinerna till utveckling av den programvara som driver dem.
Skräddarsydda offerter
Chris Nieuwenhuize, säljtekniker på GREEFA, vet bättre än de flesta hur komplex en offertprocess kan vara. De många möjligheter som GREEFA erbjuder i kombination med kundernas specifika önskemål leder ofta till omfattande offerter. Chris berättar: "På avdelningen Sales Engineering tar vi fram layouter för sorterings- och förpackningsmaskiner. Det kräver att vi tar hänsyn till många faktorer, bland annat hur mycket utrymme kunden har tillgängligt. Därför handlar det nästan alltid om skräddarsydda lösningar." När 3D-layouten har skapats och projektets priser fastställts kan offerten tas fram. "Den kommersiella offerten innehåller en presentation av den föreslagna lösningen, projektspecifik information samt leverans- och betalningsvillkor. Dessa importeras via XML från CRM-delen i vårt ERP-system."
Jakten på en dynamisk lösning
För den sista delen av offertprocessen, själva skapandet av offerten, använde Sales Engineering tidigare en textkonfigurator. När den behövde ersättas började man leta efter ett bättre alternativ. "Med den gamla textkonfiguratorn var vi beroende av en programmerare. Det var en av nackdelarna med systemet. Dessutom var programmeringsspråket inte längre särskilt vanligt", säger Chris. Att hitta en ny leverantör blev därför nästa steg. "Layouten och utformningen av offerter behöver uppdateras med jämna mellanrum. Offerten ska vara attraktiv och passa produkten. Berättelsen måste vara helt rätt." Tillsammans med sitt team sökte Chris efter en lösning som kunde skapa professionella dokument baserade på befintlig data. Sökandet ledde till SmartDocuments. "I slutändan valde vi SmartDocuments eftersom det inte är ett alltför komplicerat verktyg att konfigurera. Dessutom är programvaran mycket flexibel när det gäller layout och utformning." Det som framför allt saknades i det tidigare systemet var de omfattande grafiska möjligheterna. "Vi letade inte efter en statisk lösning. Vår verksamhet utvecklas ständigt. Därför behöver vi ofta snabbt kunna lägga till nya textblock, ny design eller nya exempel. Med SmartDocuments kan vi göra det själva." Dessutom skapar GREEFA sina offerter på sex olika språk, något som den nya lösningen också behövde stödja.
En annan viktig faktor var möjligheten att arbeta med redan insamlad data. Användaren ska endast behöva besvara frågor där information fortfarande saknas, precis som i den tidigare lösningen.
"Layouten och utformningen av offerter behöver uppdateras med jämna mellanrum.
Offerten ska vara attraktiv och passa produkten. Berättelsen måste vara helt rätt."
Att få ut det mesta av SmartDocuments
De avancerade offertkraven hos GREEFA pressade SmartDocuments till sina gränser, vilket gjorde implementeringen utmanande, särskilt för SmartDocuments. "Vi skickade in vår datamodell och SmartDocuments fick översätta den till sitt system. Därefter följde flera tester. Samtidigt behövde vi skapa de frågor som hämtar rätt information från vår databas som indata till SmartDocuments." Implementeringen krävde stora insatser, men enligt Chris var resultatet väl värt arbetet. "Det var en intensiv period med flera parallella implementeringsprojekt. Men systemet fungerar precis som vi vill att det ska fungera." Idag använder GREEFA en betydligt mer avancerad version av SmartDocuments än den man ursprungligen implementerade.
Utmaningar efter systemuppdateringen
Komplexiteten i lösningen visade sig vara betydande, men inte oväntad. "I grunden stötte vi inte på några större hinder under implementeringen, åtminstone inget som man inte kunde förvänta sig." De problem som uppstod handlade främst om detaljer. "Många små saker. Exempelvis hur mallarna skulle byggas upp. Typiska frågor som uppstår i den här typen av projekt. Men i slutändan fick vi en väldigt flexibel lösning." En större utmaning uppstod senare när GREEFA uppgraderade sitt ERP-system. Strax före driftsättningen upptäckte man att utdata från CRM-systemet hade förändrats. Tabellvärden levererades nu endast på engelska istället för på nederländska. Eftersom dessa värden används för att styra olika frågor i SmartDocuments skapade förändringen problem i XML-strukturen och därmed även i mallarna. Problemet löstes tillfälligt genom att manuellt ersätta engelska värden med nederländska, men detta är ingen långsiktig lösning. "Vi vill i slutändan göra modellen språkoberoende. Vi skulle kunna göra det själva, men det är troligt att vi tar hjälp av SmartDocuments. Det är bättre att låta de som arbetar med modellen varje dag göra dessa förändringar."
Att outsourca mallskapandet
GREEFA funderade länge på om de skulle skapa mallarna själva eller låta SmartDocuments göra det. "Vi är ingen typisk SmartDocuments-kund. När vi konfigurerar våra offerter påverkar allting allt annat. Det finns så många undantag, och dessutom undantag från undantagen." På grund av offertprocessens komplexitet valde GREEFA att låta SmartDocuments ansvara för mallutvecklingen. Trots att uppgiften även för SmartDocuments erfarna mallutvecklare var utmanande gick den att genomföra. "Vi är glada att vi valde att lägga ut arbetet. Vi kan arbeta väldigt bra med den mall vi fått." GREEFA kan idag enkelt använda och anpassa mallarna själva. "Det är skönt att vi inte behöver kontakta supporten för varje liten ändring."
Fler möjligheter och bättre kontroll
Den största fördelen med SmartDocuments är enligt GREEFA de grafiska möjligheterna. "Vi återskapade det vi hade tidigare, men med SmartDocuments får vi betydligt fler möjligheter och bättre kontroll. Vi har blivit mer flexibla och kan utveckla både layout och grafisk design." En annan stor fördel är att systemet inte kräver programmeringskunskaper. "Även om det inte alltid är helt enkelt hjälper utbildningen och dokumentationen oss att själva göra ändringar i mallarna. Vi behöver inte längre en programmerare för mindre justeringar. Det är en stor vinst."
"Det är skönt att vi inte behöver kontakta supporten för varje liten ändring."
SmartDocuments som en pålitlig kunskapspartner
GREEFA räknar med att fortsätta samarbetet med SmartDocuments, bland annat för att göra mallarna språkoberoende. Chris ser också SmartDocuments som en viktig rådgivare: "Vi har verkligen uppskattat samarbetet. De är fortfarande en pålitlig kunskapskälla för oss. SmartDocuments känns personligt och nära. Kommunikationsvägarna är korta, och det uppskattar vi." Nu när offertmallen är på plats ser GREEFA även möjligheten att använda SmartDocuments för orderbekräftelser i framtiden. "SmartDocuments är mycket bra på att använda datamodeller för att skapa attraktiva och kundanpassade dokument. Om man ser till att rätt data finns tillgänglig fungerar allt väldigt smidigt."