Effektivare dokumenthantering och bättre mallkontroll
Monique Wacht, Woonbedrijf Eindhoven
Bostadsbolaget Woonbedrijf är övertygat om de fördelar som SmartDocuments erbjuder för att förbättra kundkommunikationen. Den smarta hanteringen av sidhuvuden, sidfötter, byggblock (standardiserade element som används i många dokument, till exempel adressuppgifter), grafisk profil och annan återanvändbar information gör att allt kan administreras centralt på en och samma plats. Woonbedrijf förvaltar över 31 000 bostäder i Eindhoven och är därmed det största bostadsbolaget i södra Nederländerna. Varje dag arbetar omkring 500 medarbetare för att ge service åt bolagets 70 000 hyresgäster.
"Med SmartDocuments har vi redan från början sparat 250 000 euro eftersom vi inte behövde investera i att utveckla 120 SAP-dokumenttyper."
Vilka var kraven?
Woonbedrijf ersatte flera IT-system med en integrerad lösning från SAP. Behovet av att fortsätta använda dokumentgenereringssystemet SmartDocuments var dock tydligt redan från början. Monique Wacht, applikations- och databasadministratör på Woonbedrijf, berättar: "Det föll oss aldrig ens in att sluta använda SmartDocuments. Sedan 2008 har vi upplevt hur enkelt det är att hantera mallar och hur effektivt SmartDocuments är. Tack vare den smidiga integrationen med SAP kan vi hantera SAP-brev mycket effektivare genom SmartDocuments."
Avkastning på investeringen
"Våra slutanvändare är redan vana vid SmartDocuments. Som systemförvaltare är vi mycket nöjda med fördelarna i dokumentprocessen, exempelvis att all information samlas i ett system tillsammans med sidhuvuden, sidfötter, byggblock, grafisk profil och återanvändbara datakällor. Vi känner SmartDocuments väl och vet att systemet kan hantera XML. Till och med vår SAP-partner AEPEX rekommenderar SmartDocuments tack vare den enkla integrationen och flexibiliteten." Monique fortsätter: "SAP har en egen lösning för standarddokument, men den är ganska oflexibel och komplicerad. Dessutom är man alltid beroende av en programmerare när standardbrev behöver ändras." "I SmartDocuments hanterar vi dokumentmallarna själva. SAP levererar XML-data och SmartDocuments ser till att informationen automatiskt placeras på rätt plats i dokumentet. Genom att använda SmartDocuments har vi redan från början sparat 250 000 euro eftersom vi inte behövde anlita en specialist för att skapa 120 SAP-dokument."
Att skapa och förvalta mallar
Monique förklarar vidare: "När vi började bygga mallarna analyserade vi vilka delar av breven som kunde återanvändas som byggblock. På så sätt minskade vi antalet mallobjekt som behövde underhållas samtidigt som ändringar kunde göras centralt och slå igenom i alla dokument." "XML-fält kan enkelt dras och placeras på önskad plats i mallen. Utan någon manuell insats från användaren kan man skapa helt automatiserade och kompletta dokument. Med de så kallade XML-frågefälten kan man dessutom skapa dokument med återkommande innehåll, till exempel serviceavgifter. Det är verkligen en fantastisk funktion."
"Det är mer användarvänligt och framför allt mer logiskt uppbyggt."
Användarnas erfarenheter
"Användarna kan välja SmartDocuments direkt i SAP," berättar Monique. "Därefter visas ett bibliotek med relevanta dokument. Om användaren exempelvis väljer att skapa ett hyresavtal öppnas rätt dokument direkt. I bakgrunden skickar SAP automatiskt relevant information till SmartDocuments, som fyller i variablerna utan manuell hantering." Detta säkerställer en snabb och smidig dokumentprocess. "Det fina är att interaktionen för användaren är så enkel. Vi har även standardbrev där 95 procent av informationen hämtas direkt från SAP, samtidigt som användaren arbetar i SmartDocuments gränssnitt."
Arbetssättet
Monique beskriver hur projektet organiserades: "Vi valde att genomföra projektet för standardbrev parallellt med SAP-implementeringen. På så sätt undvek vi att behöva genomföra det som ett separat steg efteråt." Ytterligare en fördel var att det blev enklare att identifiera vilken XML-data som behövdes för dokumentgenereringen. "Som utgångspunkt använde vi data från vårt befintliga system för dokumentproduktion av SAP-brev."