Effektiv dokumentproduktion som skapar värde i hela organisationen
Nico Huisman, IT-konsult Groningen
SmartDocuments migrerade 3 500 mallar
till webbapplikationen för Groningen kommun.
Kommunen drog nytta av effektiv dokumentproduktion i hela organisationen.
Groningen kommun har framgångsrikt genomfört övergången till SmartDocuments webbapplikation. Under loppet av ett år gick samtliga förvaltningar över till det nya systemet för dokumentproduktion. Genom ett noggrant planerat projektupplägg, där kommunen och SmartDocuments arbetade som partners, kunde den nya lösningen tas i drift utan problem.
KPN:s IT-konsult Nico Huisman var projektledare för konverteringen och migreringen av Groningen kommun till webbversionen av SmartDocuments. "Groningen kommun använde redan SmartDocuments för dokumentproduktion. Lösningen är djupt integrerad med kommunens IT-miljö. Genom anpassningar och förändringar genom åren hade många olika integrationer skapats, exempelvis kopplingar till dokument, grafisk profil och andra system. Kommunens övergång till Microsoft Office 365 blev den avgörande faktorn för att även gå över till SmartDocuments webbapplikation."
"Lösningen är djupt integrerad med kommunens IT-miljö."
Mallhantering
"Groningen kommun kommunicerar bland annat med sina invånare genom brev," fortsätter Nico. "Totalt handlar det om cirka 3 500 olika mallar. Allt från bygglovsansökningar till information om eventuella störningar. Man kan föreställa sig hur många steg som krävs i en bygglovsprocess. Varje ansökan får exempelvis ett unikt ID i mottagningsbekräftelsen. Dessutom hänvisas till specifika dokument, såsom detaljplaner. Här börjar man förstå komplexiteten i att migrera från en lokal installation till en webbaserad lösning." Befintliga mallar och integrationer behövde konverteras till den nya versionen av SmartDocuments. Detta arbete omfattade hela kommunen, från socialförvaltningen till tillståndsverksamheten och juridiska avdelningar.
"Jag upplevde samarbetet som mycket konstruktivt.
Genom att lyssna på varandra bygger man ett partnerskap som blir starkare och starkare."
Inventering av dokument
I samråd med SmartDocuments beslutades att inleda projektet med en grundlig kartläggning och analys. "Mycket tid och energi lades på att inventera samtliga dokument, granska olika integrationer samt säkerställa layout, grafisk profil och korrekt hämtning av data från andra informationssystem. SmartDocuments vägledning var ovärderlig. Först organiserade vi ett möte för att identifiera de utmaningar vi förutsåg. Genom att göra detta tillsammans kunde vi kombinera kompetensen hos båda parter och tydligt se fördelarna med den nya versionen." Det var också viktigt att kommunens medarbetare fick möjlighet att framföra sina synpunkter och farhågor. "Därefter började vi arbeta framåt tillsammans. Vi kartlade processen och kunde fatta rätt beslut utifrån återkopplingen från medarbetarna."
Stegvis konvertering och migrering
Konverteringen och migreringen från den äldre versionen av SmartDocuments till webbapplikationen genomfördes steg för steg, förvaltning för förvaltning, istället för på en gång. "Vi gjorde det av en anledning. Det gav oss möjlighet att kontinuerligt anpassa oss och lära oss under projektets gång. Dessutom minskar ett sådant arbetssätt riskerna. Problem som uppstod, exempelvis ett specifikt serveranrop som inte hanterades korrekt, kunde lösas omedelbart." Samtidigt kunde SmartDocuments möta nya behov från verksamheten genom att vidareutveckla programvaran. "Lösningarna som togs fram blev generiska och används idag även av andra kommuner och offentliga organisationer. Den här typen av funktionella utmaningar gör att SmartDocuments ständigt utvecklas och får funktioner som faktiskt gör lösningen unik." Nico sammanfattar samarbetet: "Jag upplevde samarbetet som mycket konstruktivt. Genom att lyssna på varandra bygger man ett partnerskap som blir starkare och starkare. I slutändan gör vi detta för invånarna i Groningen kommun. Tack vare systemet kan vi även i framtiden ge dem en effektiv och professionell service."