Effektiv dokumentproduktion för ärendebaserat arbetssätt
Raymond och Ciska, Waterschap Limburg
Vattenmyndigheten i den nederländska provinsen Limburg arbetar enligt principerna för ärendebaserat arbetssätt och använder SmartDocuments som stöd för detta. Raymond Sahl och Ciska de Zwart berättar hur SmartDocuments bidrar till ett effektivt och transparent arbetsflöde.
Raymond Sahl arbetar som rådgivare inom informationsförsörjning på Water Authority of Limburg. "Vi har arbetat med att införa ärendebaserat arbetssätt under flera år. År 2019 migrerade vi till Office 365 i kombination med SharePoint Online," berättar Raymond. "Vårt tidigare verktyg för dokumentproduktion stödde inte SharePoint Online-miljön. Därför började vi undersöka alternativa lösningar och hittade SmartDocuments. Vi genomförde ett Proof of Concept som blev mycket framgångsrikt, framför allt tack vare samspelet mellan Office 365, SharePoint Online och SmartDocuments."
Varje process har sina egna dokument
"Både den tekniska installationen och den grundutbildning som våra funktionsadministratörer fick hos SmartDocuments genomfördes utan problem," fortsätter Raymond. "Därefter samarbetade vi med SmartDocuments konsulter för att skapa mallar. Vi behövde ta fram mallar för var och en av våra processer, vilket var tidskrävande, men tack vare tydliga tidsplaner fungerade arbetet mycket bra." Ciska de Zwart är managementassistent och ansvarar för förvaltningen av SmartDocuments inom organisationen. "Som central kontaktperson samordnar och hanterar jag allt som rör våra mallar. Det omfattar bland annat att samla in önskemål om malländringar från processansvariga och att ha löpande kontakt med SmartDocuments konsulter när vi behöver stöd."
"Som ett resultat är våra processer effektiva, ändamålsenliga och transparenta."
Styrkan i ett ärendebaserat arbetssätt
"Styrkan med SmartDocuments är att vi kan konfigurera systemet så att dokumentmallar endast nås via vårt ärendehanteringssystem GoverMaxx från Split~Vision," säger Ciska. "När ett nytt ärende skapas eller när någon arbetar i ett befintligt ärende kan ett nytt dokument genereras direkt därifrån. På så sätt säkerställer vi att hela organisationen arbetar ärendebaserat. Dessutom garanteras enhetlig grafisk profil och standardiserad dokumenthantering." Raymond tillägger: "Den kraftfulla integrationen mellan GoverMaxx, SharePoint Online och SmartDocuments gör att användarna upplever arbetssättet som enkelt och användarvänligt, vilket har bidragit till att arbetssättet fått stor acceptans." "Användarna kan samarbeta kring dokument och hela ärenden, både internt och externt. Samtidigt fortsätter vi att utveckla funktionaliteten, till exempel digitala signaturer direkt i ärendesystemet. Utanför ärendehanteringssystemet har användarna inte tillgång till dokumentmallarna, vilket hjälper oss att bevara vårt ärendebaserade arbetssätt."
Smarta integrationer minskar risken för fel
"Vi använder SmartDocuments för alla våra dokument," förklarar Ciska. "Dokument skapas direkt från det aktuella ärendet och sparas därefter tillsammans med ett unikt nummer. Vi använder även integrationen med Unit4 Financials för våra inköpsprocesser. Det handlar om komplexa dokumentmallar, men SmartDocuments gör processen enkel för användarna." Raymond utvecklar: "När ett inköpsdokument skapas inkluderas till exempel beloppet automatiskt. Beroende på beloppets storlek lägger SmartDocuments automatiskt in rätt budgetansvarigs signatur i dokumentet. Budgetnummer hämtas också direkt från systemen och fylls i automatiskt." "Det minskar risken för fel. Med vår funktion för digital signering lagras det signerade dokumentet automatiskt i rätt ärende efter signeringen. All information hålls samlad, vilket gör våra processer effektiva, ändamålsenliga och transparenta." Dessutom hjälper lösningen organisationen att uppfylla myndighetskrav kring dokumentarkivering och informationshantering. Ciska tillägger: "En annan funktion som jag uppskattar är möjligheten att göra vissa fält obligatoriska innan ett dokument kan färdigställas. Det stärker kvaliteten i våra processer ytterligare."
Tydligt och användarvänligt
"Vi upplever samarbetet med SmartDocuments som mycket positivt," säger Ciska. "De håller sina löften, har stor sakkunskap och hjälper oss när vi behöver stöd." Raymond fortsätter: "Vi får support enligt vårt SLA-avtal, men använder även deras konsulttjänster genom förköpta timmar. Det fungerar mycket bra eftersom vi får tillgång till flexibel expertis utan att behöva genomföra nya upphandlingar." Ciska lyfter fram att organisationen samtidigt kan göra mycket på egen hand. "Vi kan själva arbeta med byggblock och göra ändringar i dem. Nyligen gick vi tillsammans med SmartDocuments igenom alla våra mallar i samband med en omfattande ny lagstiftning. Då såg vi hur effektivt vissa delar kunde hanteras med byggblock." "Om en av dessa delar behöver ändras räcker det med att uppdatera ett enda byggblock. Med ett knapptryck uppdateras sedan alla berörda mallar. Vi kunde också förbereda allt i god tid inför den nya lagens införande, publicera ändringarna på rätt datum och se att allt fungerade perfekt. Det var mycket tillfredsställande."
"Tack vare den kraftfulla integrationen mellan GoverMaxx, SharePoint Online och SmartDocuments upplever användarna det som ett enkelt och smidigt arbetssätt."
"SmartDocuments är tydligt och fungerar mycket bra," säger Ciska. "Vi kan se hur ofta varje mall används och behörighetsstrukturen fungerar effektivt. Användarna har bara tillgång till de mallar de behöver och kan därför inte välja fel dokument." Organisationen arbetar också aktivt med att göra mallarna så smarta som möjligt. "Vi försöker samla flera olika brev i samma mall där det är möjligt. På så sätt minskar vi det totala antalet mallar." Raymond avslutar: "Det här kommer att fortsätta utvecklas. Användarna ser hur väl lösningen fungerar och använder den därför allt mer. Det märks bland annat genom att vi får allt fler önskemål om nya dokumentmallar. Användarna ser att SmartDocuments är både kraftfullt och användarvänligt."