Dokumentproduktion och automatisering i Zwolle kommun med SmartDocuments
Alwin Flim, Zwolle
Zwolle kommun har uppgraderat från den lokalt installerade versionen av SmartDocuments till den webbaserade lösningen. Kommunen drar nytta av en effektiv dokumentproduktion för hela organisationen. Detta är ett viktigt steg i den fortsatta automatiseringen av flera interna processer. Med hjälp av SmartDocuments får kommunens medarbetare tillgång till cirka 900 dokumentmallar.
Enligt Alwin Flim är införandet av SmartDocuments webbversion ett viktigt steg mot bättre dokumenthantering. "Tidigare hade medarbetarna sina egna perfekta brev sparade på olika platser. Det problemet löstes med SmartDocuments skrivbordsbaserade programvara för dokumentproduktion. Nu har vi tagit steget till molnet och den webbaserade versionen av SmartDocuments. Dokumentproduktion kommer även i framtiden att vara en viktig del av vår organisations utveckling. Därför är jag mycket nöjd med de steg vi tar." "Med den webbaserade lösningen kan vi ge våra medarbetare betydligt bättre stöd. Den valda lösningen måste passa användarnas behov, samtidigt som den ska vara effektiv och göra det enkelt att upprätthålla vår grafiska profil. Det handlar inte om att skapa mer arbete för människor, utan om att ge dem verktyg som gör arbetsuppgifterna enklare att utföra."
Balans mellan mallhantering och dokumentproduktion
Totalt arbetar Zwolle kommun med omkring 900 dokumentmallar som används i varierande omfattning. "Grunden för mallhanteringen och dokumentproduktionen var redan stabil. Men alla system behöver ses över och städas upp med jämna mellanrum. Vi såg att antalet mallar fortsatte att växa. Därför identifierade vi tillsammans de mallar som användes mest frekvent. Vi analyserade också vilka byggblock och komponenter som användes i mallarna." Under den första fasen av övergången låg fokus på att skapa rätt balans. "Vi tog bort mallar som hade skapats för länge sedan men som sedan aldrig användes igen."
"Jag är nöjd med de steg vi tar. Med SmartDocuments webbapplikation kan vi ge våra medarbetare mycket bättre stöd."
Användargränssnitt och användarupplevelse
Bland de mallar som granskades fanns bland annat tillståndsdokument och avtal. Även hur ofta juridiska dokument används vägdes in i beslutsprocessen. "Allt gick väldigt smidigt. Nu går vi vidare till en fas där vi fokuserar mer på användarupplevelsen, gränssnittet och exempelvis möjligheten att arbeta med ett digitalt mallbibliotek." Enligt Alwin är detta ett område där den nya versionen av SmartDocuments verkligen visar sina styrkor. "Det är en av de uppdateringar där vi tydligt ser fördelarna med den nya SmartDocuments-lösningen. Den är mer användarvänlig och framför allt mer logiskt uppbyggd."
Kunskap och kompetens
"Under hela projektet drog vi stor nytta av SmartDocuments expertis. Det som är särskilt positivt är den kunskap och kompetens som de bidrog med i projektet samt hur de har byggt upp sin service- och supportorganisation. De är alltid redo att hjälpa till direkt." Hela projektet slutfördes under första kvartalet 2019.