Dokumentautomation: Nyckeln till att spara tid
Steph Hamel, Ekonomicontroller The Travel Corporation Limited (TTC)
Mindre manuellt arbete och färre felkällor. Steph Hamel från The Travel Corporation berättar hur SmartDocuments har blivit en stor tidsbesparing vid framtagningen av viktiga dokument.
The Travel Corporation (TTC) är ett globalt reseföretag som säljer och arrangerar resor genom ett fyrtiotal rese- och hotellvarumärken. Verksamheten omfattar bland annat guidade rundresor, individuella resor, hotellkedjor och flodkryssningar världen över. Just denna mångfald av varumärken och marknader gör verktyg som SmartDocuments särskilt värdefulla för Steph och hennes kollegor.
Bokningsvillkor och regelefterlevnad
En del av Stephs ansvar på TTC är att hantera företagets bokningsvillkor. "Det är de villkor som kunden godkänner när de reser med våra varumärken", förklarar hon. Det omfattar bland annat betalningsvillkor, avbokningsregler, information om vad kunderna kan förvänta sig under resan och andra viktiga villkor. All denna information samlas i bokningsvillkoren, som utgör en central del av kommunikationen med kunderna. Bokningsvillkoren bygger på en gemensam mall som anpassas för varje varumärke och varje försäljningsregion, samtidigt som en konsekvent global nivå av regelefterlevnad säkerställs. Steph fortsätter: "Vi är en verkligt global organisation. Det finns lagar och konsumentskyddsregler som vi måste följa, oavsett var vi säljer våra resor och var vi bedriver vår verksamhet. Vi måste säkerställa att vi uppfyller alla dessa krav och våra övriga skyldigheter. Därför måste varje dokument alltid vara uppdaterat och helt korrekt."
En ändring blir fyrtio
Att sammanställa dokumenten var en tidskrävande process innan SmartDocuments infördes, berättar Steph. "Det var hemskt. Verkligen, verkligen hemskt," säger hon. "Vi har fem varumärken för gruppresor som i princip använder samma bokningsvillkor. Varje varumärke säljs i åtta till nio regioner, vilket innebär att språk och terminologi skiljer sig åt mellan marknaderna. Dessutom måste vi ta hänsyn till lokal lagstiftning, och även om allt är på engelska finns det skillnader mellan brittisk engelska, amerikansk engelska, kanadensisk engelska och så vidare. Är det ‘tips’ eller ‘gratuities’? ‘Cancelling’ eller ‘canceling’? Stavning med s eller z? Resultatet blev åtta till nio versioner av samma dokument för varje varumärke. Om en enda ändring behövde göras fick vi uppdatera ungefär fyrtio separata Word-dokument."
"Tidsbesparingen har varit enorm.
Särskilt nu när vi förväntas göra mer med färre resurser, färre medarbetare och mindre tid."
Att komma igång
I jakten på ett mer effektivt arbetssätt försökte TTC först hitta en intern lösning, men projektet lyckades inte eftersom anpassningsbehoven var alltför komplexa. "Sedan gjorde jag en enkel Google-sökning på dokumentautomation och hittade SmartDocuments," berättar Steph. "Det kändes som att programvaran passade perfekt för det problem vi ville lösa. Demonstrationen från SmartDocuments var mycket bra, tydlig och enkel att följa." Installationen genomfördes utan problem. "Allt gick smidigt och var ganska okomplicerat. Utbildningen var också väldigt bra. Utbildaren var lätt att ha att göra med och mycket kunnig. Jag fick dessutom hjälp med att sätta upp mallarna, och jag vill verkligen lyfta fram det fantastiska stöd vi fick från organisationen. Nu kan jag själv hantera systemet och göra ändringar vid behov. Det har faktiskt varit förvånansvärt enkelt."
Automation och stora tidsvinster
"Sedan vi kom igång har det varit fantastiskt," säger Steph. "Tidsbesparingen har varit enorm. Särskilt nu när vi måste göra mer med mindre resurser, färre personer och mindre tid. Under pandemin förändrades både situationen och regelverken på olika marknader snabbt. Vi behövde uppdatera våra bokningsvillkor omgående och publicera dem på webbplatsen så snabbt som möjligt." Tidigare kunde även små ändringar vara frustrerande. "Föreställ dig att behöva ändra ett par ord i fyrtio dokument jämfört med att uppdatera en mall, klicka på export och låta systemet skapa alla dokument automatiskt. Jag kan skicka ut dem direkt, och sedan är arbetet klart."
"Jag älskar den här produkten! Det är utan tvekan mycket enklare än vårt tidigare arbetssätt."
Mer flexibilitet och mindre risk för fel
Steph betonar att SmartDocuments har gjort organisationen betydligt mer flexibel. "Tidigare tillät vi normalt bara ändringar en gång om året eftersom processen tog så mycket tid. Nu kan vi göra ändringar och publicera nya versioner nästan omedelbart." Det som tidigare tog flera timmar går nu betydligt snabbare. "Det som brukade ta mig flera timmar tar nu ungefär tio minuter. Och då handlar det om en ändring som påverkar fyrtio olika dokument." En annan viktig fördel är kvalitetssäkringen. "Eftersom ändringarna inte längre görs manuellt minskar risken för fel. Ju mindre manuell hantering, desto färre möjligheter att göra misstag. Du gör ändringen en gång, exporterar dokumenten och vet att allt är korrekt."
En verklig game changer
Steph rekommenderar gärna SmartDocuments till andra delar av verksamheten. "Automationen har varit en verklig game changer för oss. Jag har redan identifierat flera andra områden där vi skulle kunna använda samma lösning och kommer att lyfta fram den för vår effektiviseringskommitté. Vi är en stor organisation, och det finns säkert många fler möjligheter att spara tid med SmartDocuments. För oss är det egentligen ett självklart val." Steph sammanfattar: "Jag älskar den här produkten. Det är mycket enklare än vårt tidigare arbetssätt. Risken för fel är mindre, behovet av manuell hantering är betydligt lägre och man kan lita på att resultatet blir rätt."