Haag kommun separerar mallar och data
Marco Boot, Funktionsansvarig Den Haag
Ett sätt att skilja dokumentmallarna från data. Det var vad Haag kommun ville uppnå när man för över 15 år sedan gick över till Microsoft Word. För konverteringen av dokumentmallarna valde kommunen att samarbeta med SmartDocuments.
Haag kommun är en stor kommun med många förvaltningar och verksamheter, vilket innebär ett mycket stort antal tjänster och applikationer. Funktionsförvaltningen av SmartDocuments är en del av avdelningen för informationstjänster inom verksamhetsstödscentret (Operational Management Expertise Centre), en av kommunens stödavdelningar. BEC hanterar ett stort antal tillståndsansökningar för de kommunala förvaltningarna.
Att separera mallarna från data
Marco Boot är funktionsansvarig på Haag kommun och ansvarar för olika typer av tillståndsansökningar. Dessa ansökningar har hanterats med hjälp av SmartDocuments i många år. Marco vet inte exakt hur kommunen först kom i kontakt med SmartDocuments för över 15 år sedan, men han vet varför. Marco berättar: "Vi använde WordPerfect på den tiden. Brevmallarna och informationen låg normalt i samma dokument, men vi ville separera mallarna från datan. Vi var på väg att gå över till Word och behövde därför nya mallar. SmartDocuments gjorde det enkelt att hantera de nya mallarna och gav oss många möjligheter att strukturera dem på ett effektivt sätt."
Konvertering av dokumentmallarna
"Jag var kontaktperson och ansvarig för att driva projektet tillsammans med SmartDocuments, som på den tiden fortfarande hette High Concept. Samarbetet fungerade smidigt. De presenterade ett lösningsförslag och visade oss hur allt skulle sättas upp", minns Marco. Haag kommun ansvarade för den tekniska delen av mallarna och konverteringen av datadelen. Samtidigt arbetade SmartDocuments med att konvertera WordPerfect-mallarna till Word-mallar. Det var ett omfattande projekt eftersom kommunen hade omkring 1 000 mallar som behövde konverteras och kontrolleras. Arbetet tog lång tid att slutföra, inte minst eftersom det krävde en betydande mängd manuellt arbete.
Totalt tog projektet ungefär ett år. Under den tiden arbetade två medarbetare från SmartDocuments regelbundet på plats hos Haag kommun, något som Marco såg som en stor fördel: "I ett så här stort projekt var det avgörande. Man måste samarbeta väl för att säkerställa att processen flyter på smidigt." Och processen fungerade verkligen smidigt. Marco fortsätter: "Det är en mycket flexibel lösning för hantering av Word-mallar. Den skulle även kunna införas inom flera andra förvaltningar i kommunen. Vår avdelning för funktionsförvaltning utvecklade en skräddarsydd lösning som hämtar data från ärendehanteringssystemet och skickar den vidare till SmartDocuments som en XML-fil. På så sätt kan vi skapa dokumentmallar baserat på informationen i ärendet."
Flera skräddarsydda lösningar
Varje projekt innebär sina egna utmaningar, och detta projekt var inget undantag. Haag kommun arbetar med olika typer av brev som alla är uppbyggda på olika sätt. Vissa brevmallar består av många byggblock och andra innehåller flera delbrev. "Vi använder även sammanslagna brev, till exempel brev med flera mottagare. Dessutom behöver vissa brev innehålla innehållet från tidigare brev", berättar Marco. "Det innebär redan två dokumenttyper som kräver olika strukturella lösningar. Här behövde SmartDocuments utveckla specialanpassade lösningar." Det behövdes också en koppling till tillståndssystemet, men någon sådan fanns inte vid den tidpunkten. Kommunen ville kunna starta SmartDocuments direkt från tillståndssystemet. Utmaningen låg därför inte i själva dokumentgenereringen utan i systemets användargränssnitt. SmartDocuments tog sig an uppgiften och utvecklade flera skräddarsydda lösningar. "Och lösningarna de levererade var mycket bra", tillägger Marco.
Ett enormt projekt utan större hinder
Mer än 15 år senare är det fortfarande tydligt hur omfattande projektet var. Trots det är Marco mycket nöjd med resultatet och kan inte minnas några större problem: "Eftersom de arbetade på plats hos oss kunde de verkligen förstå hur våra processer fungerade och alltid ta fram rätt lösning. Det de levererade fungerade. Det som tog tid var att bygga upp alla mallarna."
Marco konstaterar också att SmartDocuments har vuxit kraftigt sedan dess. Under det senaste gemensamma projektet märkte kommunen att SmartDocuments medarbetare hade betydligt mer att göra än tidigare. "Vi genomförde nyligen ännu ett stort projekt tillsammans med SmartDocuments när vi migrerade från den äldre versionen till webbversionen. SmartDocuments ansvarade gärna för ledning och vägledning genom processen, och vi hade därför även deras konsulter på plats i organisationen. Den här gången bidrog de också med stort mervärde, även om arbetet inte gick riktigt lika smidigt som när vi inledde samarbetet för många år sedan. Det berodde delvis på att den tekniska delen nu hanteras av en annan avdelning inom kommunen."
"De kom alltid fram till rätt lösning."
Ett annorlunda arbetssätt
Haag kommun använder SmartDocuments på ett annat sätt än de flesta andra organisationer. Marco förklarar: "I SmartDocuments får användaren vanligtvis upp en urvalsskärm där man väljer vilken mall som ska användas för att skapa ett dokument. Så arbetar inte vi. Vi använder SmartDocuments inifrån vårt eget system för tillståndshantering. Det är där vi genererar våra brev, med SmartDocuments-mallarna som grund." Och vad är enligt Marco den största fördelen med SmartDocuments? "Att man knappt märker att det finns," säger han med ett leende. "Det bästa är att de flesta brev som skapas med SmartDocuments kräver i princip ingen interaktion från användaren. Vi hämtar så mycket information som möjligt från tillståndssystemet, vilket gör att brevet blir så komplett som möjligt redan från början."
Att arbeta med SmartDocuments sparar kommunen mycket tid, inte minst genom att man slipper allt kopierande och klistrande. "Det går snabbt och enkelt att skapa brev, vilket gör mallhanteringen effektiv. Lösningen ger också stora fördelar för informationshanteringen. Särskilt i den nya versionen är det enkelt att hitta och uppdatera specifika texter." Och för användarna? Marco lyfter fram samma styrka igen: "De behöver inte tänka på processen. Brevet bara dyker upp."
Personlig kommunikation
Marco är mycket nöjd med samarbetet med SmartDocuments: "Det var definitivt en stor fördel att deras medarbetare arbetade på plats tillsammans med oss och utvecklade lösningarna gemensamt. Kommunikationens prägel var mycket personlig. Det känns inte som att man har att göra med ett stort företag. I stället känns det som att man samarbetar med riktiga människor." Ytterligare en fördel som Marco lyfter fram är det inflytande som SmartDocuments kunder har när det gäller produktutveckling och innovation. "De genomför undersökningar för att få en bild av den aktuella situationen och identifiera vilka behov som finns. Genom användargruppen kan vi dela med oss av våra erfarenheter. Tyvärr skiljer sig vårt sätt att använda SmartDocuments så mycket från andra användares att våra önskemål ofta ser annorlunda ut. Men oavsett det är det ett fantastiskt initiativ från SmartDocuments!"