Alltid på jakt efter det bästa sättet att framgångsrikt besvara komplexa frågor
Christian Solmecke LL.M., advokat och delägare WBS
Precis som det är viktigt för den Kölnbaserade advokatbyrån WILDE BEUGER SOLMECKE att ge välgrundad juridisk rådgivning till sina klienter, är det lika viktigt att effektivt kunna hantera och snabbt hitta aktuella juridiska dokument och skrivelser. Tillsammans med SmartDocuments utvecklade byrån en lösning för den juridiska sektorn som även är intressant för andra specialistverksamheter och organisationer med stora dokumentvolymer.
Att skapa lösningar tillsammans
"Det var egentligen en slump som förde oss samman," berättar Christian Solmecke, LL.M., advokat och delägare i byrån. "Men vi insåg snabbt hur värdefullt SmartDocuments kunde vara för våra behov och framtida ambitioner." För ungefär fyra år sedan deltog Christian i ett Legal Tech MeetUp, ett nätverksevenemang för jurister, lösningsleverantörer, startups, experter, studenter och andra med intresse för juridisk teknik.
Där träffade han en representant från SmartDocuments som visade hur programvaran kunde användas för effektiv dokumenthantering. Christian fascinerades snabbt av möjligheterna. "När jag såg hur kommuner använde SmartDocuments för att organisera sin dokumenthantering förstod jag direkt potentialen. Det var precis de byggstenar som kunde ta våra juridiska processer till nästa nivå." Det som började som ett tillfälligt möte utvecklades till ett framgångsrikt partnerskap mellan WILDE BEUGER SOLMECKE och SmartDocuments.
Nödvändighet är uppfinningarnas moder
Det som började som ett praktiskt behov utvecklades snart till en vision. Redan tio år tidigare hade byrån påbörjat övergången från pappersbaserade processer till digital hantering för att få snabbare tillgång till ärenden och minska handläggningstiden. Byrån blev allt mer känd för sitt arbete med att hjälpa personer som, ofta utan avsikt, hade hamnat i juridiska tvister kopplade till fildelningstjänster på internet. Samtidigt ökade synligheten genom bloggar, TV-framträdanden och senare en egen juridisk YouTube-kanal som idag är en av de största inom sitt område. Resultatet blev en kraftig ökning av antalet klientärenden. Över 10 000 uppdrag behövde hanteras effektivt, vilket skapade behovet av en professionell lösning för både ärende- och dokumenthantering. Ur detta växte Legalvisio fram, det som kom att bli ett heltäckande system för byråhantering.
Allt började med textblock
Christian utvecklade först en webbaserad lösning för att skapa skrivelser och dokument med hjälp av återanvändbara textblock. Till en början var inget automatiserat, men arbetsvolymen ökade snabbt. Avtal behövde sättas samman korrekt, svarsskrivelser behövde anpassas efter över hundra olika försvarsscenarier och många andra återkommande dokumentprocesser behövde hanteras. Christian beskriver den tidiga situationen med ett leende: "Vi hade våra 'källarbarn'. Medarbetare som nästan ständigt fick leta fram och sammanställa rätt textavsnitt från dokument som arkiverats i källaren."
Utveckling tillsammans med SmartDocuments
Det stod snart klart att detta arbetssätt inte var hållbart på lång sikt. Efter mötet på Legal Tech-evenemanget tog utvecklingen fart. Tillsammans med SmartDocuments skapades en skräddarsydd lösning för automatiserad hantering av de många återkommande dokumentprocesserna. Dessutom inrättades en särskild roll inom byrån med ansvar för SmartDocuments. Anledningen var enkel: även den bästa programvaran kräver kontinuerlig förvaltning och uppdatering för att fortsätta leverera hög kvalitet.
Nya idéer och fortsatt utveckling
Christian ser redan nya möjligheter för framtiden tillsammans med SmartDocuments. Utvecklingen fortsätter, och framgångshistorien är långt ifrån över.