Från 2 000 till 350 standarddokument tack vare SmartDocuments
Kurt van Dueren den Hollander, projektledare Tilburg
SmartDocuments har inneburit en enorm kvalitetsförbättring för den nederländska kommunen Tilburg genom konsekvent användning av befintliga data i dokument.
För några år sedan valdes JDEdwards som ERP-system. Det blev snabbt tydligt att en koppling till en dokumentgenerator skulle skapa betydande effektivitetsvinster vid framtagning av bland annat inköpsordrar. SmartDocuments plattform för dokumentgenerering kunde snabbt uppfylla detta behov, vilket sparade kommunen både pengar, tid och administrativa resurser.
Vilket var det konkreta behovet?
"Konsekvensen av att välja JDEdwards var att systemet kom att styra riktningen för vår digitala framtid. Skapandet av inköpsdokument behövde ske direkt från JDEdwards. Som kommun producerar vi stora mängder dokument. Omkring 2 000 medarbetare arbetar för kommunen, som har nästan 210 000 invånare. Vid ett tillfälle hade vi närmare 2 000 standarddokument i omlopp, och antalet fortsatte att växa. Det var inte hållbart ur vare sig användnings- eller förvaltningsperspektiv. Vi behövde hitta ett verktyg som gav oss bättre kontroll över dokumentflödet, särskilt dokumentproduktionen, och som samtidigt var användarvänligt. Förutom att vara enklare och mer hanterbart än JDEdwards behövde det också ha en stabil integration med systemet." "XML-generatorn i SmartDocuments är utan tvekan den mest utvecklade av alla alternativ på marknaden."
Integrationen
"XML-generatorn som ingår i SmartDocuments är klart mer utvecklad än andra lösningar på marknaden. Det blev grunden för integrationen mellan dokumentplattformen och JDEdwards. SmartDocuments använder relevant information från JDEdwards och placerar den automatiskt i dokumenten." Användarna arbetar med en guide som hjälper dem att färdigställa dokumenten. "Användaren får svara på ett antal frågor, varefter SmartDocuments hämtar nödvändig information från olika system och placerar den i den fördefinierade layouten. På så sätt kan vi skapa alla dokument från en gemensam källa: SmartDocuments. Det säkerställer också att information från bakomliggande system används konsekvent, att allt hamnar på rätt plats och att innehållet alltid speglar den aktuella situationen." "SmartDocuments har inneburit en enorm kvalitetsförbättring genom den konsekventa användningen av befintlig data. Färre fel uppstår eftersom informationen inte längre behöver matas in manuellt flera gånger."
Vilka är fördelarna?
Att använda SmartDocuments som en generell plattform för dokumentproduktion tillsammans med JDEdwards har gett Tilburg många fördelar. Kurt van Dueren den Hollander förklarar: "Antalet standarddokument i kommunen har nu kommit under kontroll och har minskat från 2 000 till cirka 350. SmartDocuments har skapat en enorm kvalitetsförbättring genom att använda befintliga data på ett konsekvent sätt. Antalet fel har minskat eftersom informationen inte längre behöver skrivas in manuellt." Investeringen betalade sig dessutom snabbt. "Kostnaden återvinns snabbt genom den förenklade dokumentproduktionen. Idag kan vi enkelt se vilka standarddokument som inte används. På så sätt blir förvaltningen både enkel och kontrollerbar. Alla arbetar med SmartDocuments på samma konsekventa sätt."
JDEdwards som grund, SmartDocuments som plattform
Kurt är mycket nöjd med den integration som SmartDocuments har skapat. "All produktion av nya utgående dokument sker genom en enda gemensam plattform: SmartDocuments. Vi behöver inte anlita externa konsulter för att göra anpassningar i JDEdwards för att skapa eller uppdatera standarddokument. Det sparar mycket pengar samtidigt som den interna förvaltningen blir både enklare och snabbare." Alla inköpsdokument som genereras från ERP-systemet kan idag kompletteras av SmartDocuments med strukturerad och konsekvent information till mottagaren. "En kommande integration med verksamhetssystemet kommer dessutom att säkerställa att samtliga dokument finns tillgängliga i det digitala ärendet, där medarbetarna arbetar med att ge service till invånare och andra kunder."