Effektiv dokumenthantering som stärker kvaliteten i vården
An Van Herck, Administrativ assistent HSK Groep
Genom att automatisera processer och frigöra mer tid för klientkontakt. Enligt den nederländska vårdgivaren HSK Groep är detta den största fördelen med att använda SmartDocuments. An Van Herck ansvarar för mallhanteringen inom organisationen och berättar hur hon använder programvaran för att skapa värde för klienter, medarbetare och andra intressenter.
HSK Groep är en vårdgivare inom psykisk hälsa i Nederländerna med särskild inriktning på arbetsrelaterad hälsa. Förutom insatser som hjälper människor att återhämta sig från psykiska besvär erbjuder HSK även tjänster som fokuserar på förebyggande arbete och personlig utveckling. Med verksamhet över hela Nederländerna har HSK fler än 500 medarbetare. Bokningsbekräftelser, processinformation och rapporter är bara några exempel på de dokument som HSK skickar till klienter, allmänläkare, företagsläkare och arbetsgivare. Det viktigaste är naturligtvis vården av klienterna. Därför måste processerna kring dessa dokument vara så effektiva och enkla som möjligt för HSK:s medarbetare, både terapeuter och administrativ personal inom planering och administration. "Tidigare innebar dokumenthanteringen mycket kopiera-och-klistra-arbete och en mängd manuella justeringar," säger An Van Herck, administrativ assistent på HSK Arnhem.
"Det var verkligen omständligt, och innan man visste ordet av hade formateringen blivit fel igen." För fyra år sedan fattades beslutet att införa SmartDocuments. "Nu har det nästan blivit lite av en sport att göra allt så effektivt och ändamålsenligt som möjligt," säger An. HSK använder ett elektroniskt patientjournalsystem som heter WeCare. "All klientinformation lagras i det systemet. Tack vare integrationen mellan SmartDocuments och WeCare kan vi automatisera processerna. Klientdata hämtas automatiskt och rapporter samt brev genereras direkt i rätt format. Vi kan också säkerställa att processerna följs korrekt och att information inte hamnar hos fel mottagare. Vi arbetar naturligtvis med känsliga patientuppgifter. Därför kan vissa rapporter exempelvis endast delas med en läkare och inte med en arbetsgivare." Resultatet? "Tidsbesparingar! Och användarvänlighet. Det är väldigt tydligt och enkelt att navigera i," säger An.
Terapeuterna använder SmartDocuments för att skapa sina rapporter. "Genom att hålla den administrativa belastningen låg finns det mer tid för klientkontakt." Det har också skett förbättringar i den skriftliga kommunikationen med klienterna. "Det är viktigt att ge rätt stöd till människor som befinner sig i en svår situation. Att söka hjälp och hantera praktiska frågor innebär ofta redan en mental belastning. Det sista man vill är att skicka onödiga eller otydliga brev med information som inte är relevant för den aktuella situationen. Om vi exempelvis ringer en klient för att boka en tid skickar planeraren därefter rätt bokningsbekräftelse via SmartDocuments. På så sätt vet klienten vad som väntar och kan i efterhand läsa igenom den information som gavs under telefonsamtalet." Samma sak gäller för arbetsgivare och företagsläkare. "De vet att informationen de får från oss är komplett och att det är enkelt att hitta det de behöver. Även offerter och prisinformation är alltid uppdaterade eftersom vi automatiskt och utan fel kan överföra information från WeCare till SmartDocuments."
An började som planerare och arbetade inledningsvis med SmartDocuments en dag i veckan. Idag ansvarar hon för alla mallar inom organisationen. "Mitt mål är att göra det så enkelt och enhetligt som möjligt för mina kollegor, klienter och andra intressenter. Jag utmanar också mig själv att slå samman så många brev som möjligt till en och samma mall. Användarna märker inte alltid det, men i många fall gör det faktiskt deras arbete enklare."
"Våra intressenter vet vad de kan förvänta sig.
Informationen de får är korrekt, komplett och aktuell."
An är också mycket positiv till SmartDocuments som leverantör. "Jag försöker alltid lösa saker själv först, men när jag kontaktar supporten får jag den hjälp jag behöver. Det känns tryggt att veta att de agerar direkt. HSK är inte en typisk SmartDocuments-kund, så alla frågor är inte alltid lika enkla att lösa." På frågan om hon skulle rekommendera SmartDocuments svarar An utan tvekan: "Det kan spara väldigt mycket tid för vem som helst." Samtidigt betonar hon vikten av att använda hela potentialen i lösningen. "Förhandsgranskningsfunktionen är till exempel oerhört användbar. Den gör det möjligt för våra terapeuter att direkt se vilken information som hämtas och om rapporten är komplett. Det är också användarvänlighet."