Från rätt mall till välstrukturerade dokument
Petra Verberne, Applikationsansvarig Someren
Det är enkelheten med standardtexter, automatiserad hantering av grafisk profil och datautbyte som får SmartDocuments att sticka ut. Petra Verberne, som ansvarar för mallhanteringen i den nederländska kommunen Someren, berättar hur hon använder programvaran i sitt dagliga arbete.
Kommunen Someren i Nederländerna har använt SmartDocuments i många år. Petra Verberne har arbetat i kommunen sedan 2001. "När jag började hade vi precis gått över från WordPerfect till Microsoft Word," berättar hon. "Några år senare började vi se över hur vi kunde organisera vårt arbete mer effektivt, och det var då vi kom i kontakt med SmartDocuments. Idag skapas nästan alla våra brev i SmartDocuments." Petra är applikationsansvarig för systemet inom kommunen. "Jag ansvarar för alla SmartDocuments-mallar i organisationen." Det tog en tid innan lösningen kom i full drift, bland annat på grund av upphandlingen av ett nytt ärendehanteringssystem. "Kontakten med SmartDocuments var bra redan då, men utvecklingen och användningen av mallar pausades under upphandlingsprocessen." Idag används SmartDocuments fullt ut och är integrerat med flera system inom organisationen, bland annat ärendehanteringssystemen Djuma och PowerBrowser.
Att skapa brev på ett enkelt sätt
"Vi använder SmartDocuments för alla brev och dokument där vår grafiska profil ska användas," förklarar Petra. "När man fyller i ett dokument steg för steg får man ett tydligt och välstrukturerat slutresultat. För mina kollegor har det blivit mycket enklare att skapa brev. De behöver inte längre fundera på layout eller innehåll. Genom några få steg leds de genom rätt mall och får fram ett professionellt dokument." Dessutom behövs inte längre förtryckt brevpapper. Petra lyfter särskilt fram användarvänligheten. "Arbetet med standardtexter gör processen enklare och minskar också risken för att dokument används på fel sätt. Skrivstil, grafisk profil, fasta texter som kontaktuppgifter och signaturer är redan definierade. Användarna kan inte ändra dessa delar. De behöver bara välja rätt alternativ, vilket gör deras arbete mer effektivt. Det är den största fördelen."
"Det kan ibland vara lite av ett pussel, men det är definitivt ett roligt sådant."
Att förena integrationer och mallar
Petra är mycket nöjd med de integrationer som har byggts upp. "Information som redan finns lagrad i andra system kan enkelt hämtas in i dokumenten via integrationerna. Man behöver inte längre kopiera information manuellt." Samtidigt påpekar hon att integrationsarbetet ibland kan vara utmanande. "En integration kräver mycket förberedelser för att man ska få ut maximal nytta av den. Även om det varierar mellan olika integrationer kan det ibland vara lite av ett pussel, men det är definitivt ett roligt sådant." Samma sak gäller utvecklingen av dokumentmallar. "Vissa mallar är väldigt enkla att skapa, medan andra är betydligt mer avancerade. En del innehåller omfattande frågestrukturer och beslutsträd. Jag tycker om att hitta lösningarna. Det kräver en hel del arbete att bygga upp en mall på rätt sätt, men när den väl fungerar vet jag att arbetet har gjorts ordentligt."
Smidigt samarbete
Utöver själva programvaran är Petra också mycket positiv till organisationen bakom SmartDocuments. "Samarbetet fungerar utmärkt. Att arbeta med SmartDocuments-teamet är mycket enkelt och okomplicerat. Om jag har en fråga får jag hjälp direkt från supportteamet." Hon uppskattar även den kunskap som delas utöver själva programvaran. "Jag får ofta tips och råd som inte bara handlar om SmartDocuments utan också om arbete i Microsoft Word. Jag behöver heller inte oroa mig för den tekniska supporten, eftersom jag vet att den hanteras på ett bra sätt. Samarbetet och kommunikationen är mycket värdefulla."