Konvertera CV:n till rätt format med hjälp av smart automation
Hasan Kazem, Informationsansvarig GrowWork Group
GrowWork Group är en leverantör av HR-tjänster och utbildningar inom flera olika sektorer. Företaget sökte en lösning för att på ett smart sätt konvertera CV:n till rätt format och grafisk profil, och hittade den i SmartDocuments. Hasan Kazem från GrowWork Group berättar hur företaget effektivt anpassar CV:n med hjälp av SmartDocuments.
"Som bemanningsföretag matchar vi yrkesverksamma med organisationer inom olika marknader," säger Hasan Kazem, informationsansvarig på GrowWork Group. "Vi erbjuder bemanningstjänster inom hälso- och sjukvård, offentlig sektor, bostadsbolag och utbildning. Dessutom stöttar vi människor i deras karriärutveckling mot nya arbeten och arbetar med rekrytering och urval av kandidater. Vi förmedlar exempelvis lediga tjänster från organisationer och tar emot ansökningar till dessa tjänster. Därefter arbetar vi för att hitta rätt kandidat. Vi hjälper även de yrkesverksamma som är knutna till oss att hitta rätt jobbmöjligheter. På så sätt bidrar vi till samhällsnyttiga tjänster inom den offentliga sektorn."
Automatisering av CV-konverteringar
"Vi får in många ansökningar till de tjänster vi förmedlar. En självklar del av ansökningsprocessen är att skicka in ett CV," fortsätter Hasan. "Vi anser att det är viktigt att ett CV som skickas vidare till en organisation presenteras med en professionell och enhetlig grafisk profil. På så sätt blir våra kandidater igenkännbara, och den visuella identiteten i CV:na bidrar till den kvalitet vi vill stå för. Samtidigt strukturerar varje kandidat sitt CV på sitt eget sätt. Därför konverterar vi de CV:n vi får in till en standardiserad version med rätt grafisk profil." Tidigare gjordes detta manuellt. "Vi kopierade information från det inkomna CV:t och klistrade in den i en mall med rätt utseende. Den arbetsmetoden var både tidskrävande och känslig för fel. Dessutom arbetar vi med fem olika grafiska profiler, var och en med sitt eget fokus. Därför började vi leta efter ett sätt att automatisera processen, och det var då vi kom i kontakt med SmartDocuments."
Användarvänligt med minimalt underhåll
GrowWork använder SmartDocuments tillsammans med en teknisk integration med Textkernel. Hasan förklarar: "Textkernel identifierar och klassificerar information i CV:n, och SmartDocuments bearbetar sedan informationen och genererar dokument med rätt grafisk profil. I SmartDocuments Wizard väljer mina kollegor helt enkelt vilken stil CV:t ska konverteras till, och med ett klick är dokumentet klart. Därefter gör de en slutlig kontroll för att säkerställa att allt stämmer och lägger till den personliga sammanfattningen, vilket fortfarande är en uppgift som kräver mänsklig bedömning." Lösningen är enkel men ger stora tidsvinster. "Systemet är användarvänligt och kräver mycket lite arbete för att administrera dokumentmallarna. Programvaran är stabil och fungerar precis som vi vill att den ska fungera. Dessutom får vi bra stöd från SmartDocuments, särskilt under den inledande fasen när vi satte upp mallarna. Medarbetarna på SmartDocuments svarar snabbt och har stor kompetens när det gäller att hitta lösningar."
En effektivare verksamhet
"Det här sättet att konvertera CV:n fungerar otroligt effektivt," säger Hasan. "Där vi tidigare behövde ungefär en timme per CV kan vi nu konvertera dem på bara några minuter. Det sparar mycket tid för våra team och gör att de kan fokusera på andra, mer värdeskapande och stimulerande arbetsuppgifter." Samtidigt minskar risken för fel. "Manuella fel minimeras och alla våra CV:n får ett professionellt och enhetligt utseende som på ett bra sätt representerar vårt företag. Vi kan snabbt svara på kundernas förfrågningar eftersom vi alltid har rätt kandidater och deras CV:n redo." När en perfekt kandidat hittas men CV:t ännu inte har anpassats går processen nu mycket snabbt. "I situationer där vi har hittat rätt kandidat men ännu inte har ett konverterat CV kan vi skapa det på nolltid. Ur ett affärsperspektiv innebär det att vi kan utföra vårt arbete bättre och mer effektivt. Det är ett stort mervärde med SmartDocuments och en viktig anledning till att vi är mycket nöjda med lösningen."