Vad European Accessibility Act innebär för din dokumentproduktion
Från och med den 28 juni 2025 är företag inom Europeiska unionen skyldiga att göra sina digitala tjänster tillgängliga för alla. European Accessibility Act (EAA) innebär därmed också en grundläggande förändring i hur digitala dokument skapas. Det traditionella sättet att producera dokument räcker helt enkelt inte längre till. Det är dags för en framtidssäkrad strategi!
Traditionell dokumentproduktion motverkar tillgänglighet
I många organisationer är dokumentproduktion fortfarande en manuell process. Medarbetare återanvänder dokument eller text från tidigare versioner, gör ändringar, sparar filerna lokalt och delar dem exempelvis via e-post. Förutom att detta arbetssätt är felbenäget är det långt ifrån effektivt när det gäller att skapa digitalt tillgängliga dokument. Även om medarbetarna känner till riktlinjerna är det ofta ett omfattande arbete att tillämpa dem korrekt i varje enskilt dokument.
EAA: Inte en engångsåtgärd utan strukturell tillgänglighet
Den europeiska tillgänglighetslagen gäller organisationer som erbjuder tjänster inom e-handel, audiovisuella medier, bankverksamhet, elektronisk kommunikation, e-böcker och delar av persontransportsektorn. EAA kräver att digital tillgänglighet tillämpas systematiskt och långsiktigt. Det innebär att även alla dokument som organisationen tillhandahåller digitalt måste vara tillgängliga, oavsett vem som skapar dokumentet. För organisationer som erbjuder produkter eller tjänster som omfattas av EAA gäller att även de digitala dokument som hör till dessa produkter eller tjänster måste uppfylla tillgänglighetskraven. Eftersom riktlinjerna för tillgänglighet är komplexa är det viktigt att integrera tillgänglighet på ett smart sätt i organisationens arbetssätt för att uppnå både effektivitet och standardisering. När det gäller digitalt tillgängliga dokument ligger lösningen i dokumentautomatisering baserad på intelligenta mallar.
Dokumentmallar som grund för tillgänglighet
Interaktiv dokumentproduktion baserad på dokumentmallar kan säkerställa digitalt tillgängliga dokument. Det kan låta som ett stort löfte, men det är förvånansvärt genomförbart. Genom att centralt hantera inställningar, innehåll och grafisk profil kan alla medarbetare automatiskt generera dokument som uppfyller riktlinjerna för digital tillgänglighet. Dokumentmallen utgör grunden: en välkonfigurerad mall säkerställer tillgänglig dokumentutmatning. På detta sätt uppnår du:
- Rätt dokumentstruktur: Rubriker, läsordning och andra strukturella element är korrekt definierade så att skärmläsare kan tolka dokumentet på rätt sätt.
- Konsekvent dokumentutmatning: Varje dokument bygger på samma tillgängliga grundmall.
- Tillgängliga element: Alternativtexter för bilder, tillräckliga färgkontraster och god läsbarhet är förinställda.
- Automatiska uppdateringar: När tillgänglighetskrav eller interna riktlinjer förändras behöver endast mallen uppdateras. Alla framtida dokument följer därefter automatiskt de nya kraven genom centraliserad distribution.
Oavsett vilket dokument slutanvändaren skapar är den digitala tillgängligheten säkerställd tack vare standardiserad och centraliserad mallhantering. En ytterligare fördel? Behovet av omfattande tillgänglighetskontroller i efterhand minskar avsevärt. Om grundmallen uppfyller tillgänglighetskraven kommer även de dokument som skapas utifrån den att uppfylla WCAG-riktlinjerna.
Är din nuvarande dokumentlösning EAA-anpassad?
Många organisationer, särskilt inom offentlig sektor, har redan funktioner för dokumentgenerering i exempelvis ärendehanteringssystem eller dokumenthanteringssystem (DMS). Även om detta är ett steg mot standardisering är dokumentgenereringen ofta begränsad och statisk. Fokus ligger vanligtvis på teknisk integration snarare än på tillgänglighet. För att uppfylla kraven i EAA krävs strukturerade rubriker, logisk läsordning och viktig metadata. Tillgänglig dokumentproduktion handlar därför om mer än att sammanfoga variabler. Det kräver kontroll över dokumentets struktur, semantik och utdataformat. Detta kan endast uppnås effektivt om tillgänglighet är en integrerad del av mallutformningen och därmed av det genererade slutdokumentet. Specifika fält i dokument kan anonymiseras via vår SmartEditor, där mallens innehåll byggs upp. De önskade fälten markeras i SmartEditor med funktionen "anonymisera". När mallen har konfigurerats, publicerats och används för dokumentproduktion syns ingen anonymisering i det färdiga dokumentet. Den genomförs först när det efterfrågas. De markerade variablerna är dock låsta i det genererade dokumentet och kan inte ändras eller tas bort.
Det gör att anonymiseringsfunktionen exakt kan identifiera vilken information som ska anonymiseras. Det innebär också att funktionen endast fungerar för dokument som skapats med SmartDocuments och med mallar som har konfigurerats enligt de beskrivna metoderna.
Från efterlevnad till kvalitet
European Accessibility Act handlar om mer än att uppfylla lagkrav. Den skapar möjligheter att professionalisera dokumentproduktionen och säkerställa att alla mottagare får tillgång till information på ett korrekt och inkluderande sätt. Med interaktiva och digitalt tillgängliga mallar lägger du grunden för en strukturerad och framtidssäker dokumentproduktion. Och det är inte bara ett svar på EAA, utan också ett svar på den bredare efterfrågan på digital tillgänglighet. Vårt råd? Se inte den 28 juni som en deadline, utan som en milstolpe på vägen mot digital inkludering.
Vill du veta mer om hur vi hjälper organisationer att skapa digitalt
tillgängliga dokument genom rådgivning, utbildning och smart programvara?
Våra experter berättar gärna mer. Kontakta oss!