Tips från vår expert: Tillgängliga dokument
Tips från vår expert: Skapa digitalt tillgängliga dokument
När dokument ska omvandlas till digitalt tillgängliga versioner finns det flera delar som behöver ses över. Genom att anpassa dessa element kan dokumentet uppfylla tillgänglighetskraven och erbjuda en inkluderande användarupplevelse. Vilka dokumentdelar är särskilt kända för att behöva anpassas för att bli digitalt tillgängliga? Vi delar med oss av våra erfarenheter!
Att omvandla dokument till digitalt tillgängliga versioner kräver både tid och omsorg. Våra tips om hur din organisation kan ta det första steget hittar du i bloggen ”Kom igång med digitalt tillgängliga dokument”. Som en fortsättning delar vår konsult Matthias, som under sin tid på SmartDocuments har arbetat med att tillgänglighetsanpassa många dokument, sina insikter om hur dokument kan göras digitalt tillgängliga. Vissa dokumentelement är nämligen kända för att ofta vara mindre väl anpassade ur ett tillgänglighetsperspektiv, och där har Matthias gott om erfarenhet att dela med sig av.
1. Formatmallar, avsnitt och kolumner för struktur och läsordning
Bestäm läsordningen och skapa en tydlig struktur genom att använda formatmallar korrekt. Den första rubriken i dokumentet ska till exempel ha formatet Rubrik 1, medan underrubriker ska formateras som Rubrik 2, Rubrik 3 och så vidare. Du kan också minska antalet tomma rader, som annars kan läsas upp av skärmläsare, genom att justera radavstånd och mellanrum på rätt sätt. Använd avsnitt, sidbrytningar och kolumner för att skapa önskad layout. Även här kan radavstånd användas på ett smart sätt för att uppnå rätt utseende.
2. Läsbarhet i text, färger och hyperlänkar
Använd en teckenstorlek som är behaglig att läsa, exempelvis 11 punkter, tillsammans med ett lämpligt radavstånd, till exempel 1,5 gånger teckenstorleken. På så sätt blir texten lättare att läsa. Olika typsnitt fungerar olika väl, så detta bör ses som en riktlinje. Välj gärna ett sans serif-typsnitt, eftersom de flesta upplever dem som lättare att läsa på skärm. Säkerställ också att kontrasten mellan text och bakgrund är tillräckligt hög. Det finns flera verktyg online som kan hjälpa till att kontrollera kontrastnivåer. Kraven varierar dock beroende på elementets storlek, exempelvis får en stor rubrik ha lägre kontrast än brödtext. Se till att hyperlänkar är klickbara, har tydliga länktexter och visas i en färg som skiljer sig från övrig text. Det är vanligt att länkar är understrukna, därför rekommenderar vi att andra typer av text inte understryks.
3. Sidhuvuden, sidfötter och tabeller för presentation av information
Placera inte ny information i sidhuvuden eller sidfötter. I PDF- och HTML-dokument läses dessa delar ofta inte upp av skärmläsare. Sidhuvuden och sidfötter kan däremot användas för sidnumrering och för återkommande information som dokumenttitel, datum eller avsändare. Använd tabeller för att presentera data på ett strukturerat sätt. Definiera rubrikstrukturen i den första raden eller kolumnen av tabellen. Håll tabeller så enkla som möjligt och undvik exempelvis dubbla rubrikrader. Detta gör det enklare för användare av skärmläsare att förstå innehållet.
4. Beskrivningar av bilder och andra grafiska element
Ge bilder en kort och beskrivande alternativtext och markera dekorativa bilder som dekorativa. Detta gäller alla grafiska element i dokumentet, inklusive diagram, tabeller och företagets logotyp. Observera att logotypen inte ska markeras som dekorativ första gången den förekommer i dokumentet. För diagram och tabeller bör beskrivningen sammanfatta den viktigaste informationen som visas. När det gäller fotnoter visar vår erfarenhet att de sällan konverteras korrekt till tillgängliga PDF-filer. Problemet handlar främst om dokumentets läsordning. För att undvika extra arbete med efterkontroller och manuell redigering rekommenderar vi därför att fotnoter undviks. Om informationen är viktig kan den istället skrivas direkt i texten inom parentes.
Riktlinjer för grafisk profil
Vi är medvetna om att dessa rekommendationer kan påverka organisationens grafiska profil. Involvera därför relevanta avdelningar, exempelvis kommunikationsavdelningen, och definiera tillsammans hur en digitalt tillgänglig grafisk profil ska se ut. Dokumentera sedan riktlinjerna tydligt så att de kan användas som grund för det fortsatta arbetet.
Kom igång med SmartDocuments
Om din organisation använder SmartDocuments för dokumentproduktion genomförs dessa ändringar i de element som mallarna byggs upp av, exempelvis byggblock och mallstilar. Utnyttja också den flexibla behörighetsstrukturen i SmartDocuments. Genom noggrant arbete och tydliga behörigheter blir processen enklare och mer effektiv. På SmartDocuments hjälper vi organisationer i deras omställning till digitalt tillgängliga dokument genom utbildning, rådgivning och smart programvara.
Nyfiken på vad det innebär?
Kontakta oss!