Skapa dokument på ett smartare sätt
Administrativ medarbetare? Skapa dokument snabbt och felfritt med SmartDocuments
Som administrativ medarbetare arbetar du med noggrant men tidskrävande arbete: att skapa dokument. Ett misstag är lätt att göra, och att återanvända tidigare versioner av dokument är ofta mer till nackdel än till fördel. Hur kan du skapa felfria dokument och hantera dem på ett enkelt sätt? Det har vi en lösning för!
Inom administration arbetar du utan tvekan med många olika typer av dokument. Att skapa eller redigera dokument, såsom brev eller formulär, kräver noggrannhet men tar också tid. För att undvika dubbelarbete kanske du återanvänder befintliga dokument och anpassar dem vid behov. Även om det ligger i linje med dagens återanvändningstänk är det ett arbetssätt som medför stor risk för fel. Dessutom kan hantering och arkivering av dokument vara en omfattande uppgift. Eller snarare, att hitta dokument som en gång har hanterats och arkiverats. Då återstår ofta att söka igenom organisationens enorma dokumentbibliotek i jakt på just det dokument du behöver. Omständligt, tidskrävande, felbenäget och helt enkelt besvärligt. Så kan man beskriva detta ineffektiva sätt att skapa och hantera dokument. Vår vd Marco såg detta redan för omkring 30 år sedan och började därför leta efter en bättre lösning. I dag hjälper vi organisationer som din med ett program för dokumentgenerering baserat på smarta mallar. Hur det fungerar och vilka fördelar det ger? Det berättar vi gärna mer om.
Automatiserad dokumentproduktion
Med SmartDocuments automatiserar du dokumentproduktionen. Detta görs med hjälp av intelligenta mallar. En sådan mall byggs upp av ett antal fasta element, som vi kallar byggblock. Exempel på byggblock är företagsinformation, standardtexter och grafiska profilelement såsom logotyper. Du kan skapa mallar för alla typer av dokument, från brev till formulär. Variabla uppgifter, exempelvis datum, referensnummer och mottagarens namn- och adressuppgifter, läggs till när dokumentet skapas. Detta kan göras manuellt genom en fråge- och svarsdialog i vår programvara. Genom integration med rätt system kan även detta automatiseras. Exempelvis kan information från ert kundsystem automatiskt hämtas till dokumentet via XML.
Hantering i en central miljö
Hanteringen av de intelligenta mallarna och allt som hör till sker också i vår programvara, i en central miljö. Där kan du styra vilka användare som har tillgång till vilka mallar. Du hanterar även enkelt den grafiska profilen och standardelementen, det vill säga byggblocken. Om organisationen exempelvis uppdaterar sin logotyp behöver du bara ändra byggblocket som innehåller logotypen. Den nya logotypen uppdateras då automatiskt i alla mallar där byggblocket används. I den centrala miljön kan du också definiera lagringsplatser och utdataalternativ för genererade dokument. Det är dessutom möjligt att integrera med ett dokumenthanteringssystem (DMS) eller ett arkivsystem, så att dokument automatiskt sparas i det externa systemet. Kort sagt: som systemadministratör kan du konfigurera allt i förväg så att slutanvändarna kan skapa dokument snabbt och utan fel. Med denna programvara kan du dessutom tryggt låta kollegor från andra avdelningar skapa dokument själva.
En stabil grund för en välfungerande administration
Detta sätt att skapa dokument sparar enormt mycket tid och minskar risken för manuella fel. Du behöver inte längre förlita dig på återanvända dokument eller arbeta med kopiera-och-klistra-metoder, utan kan i stället använda en stabil grund av komponenter som tillsammans bygger upp dokumentet. Du slipper också lägga tid på att leta efter rätt dokument. I stället har du tillgång till en central mallmiljö med en kraftfull sökfunktion. Automatiserad dokumentproduktion är vägen till en välorganiserad och noggrann administration utan att kräva oändliga resurser. Du arbetar alltid med korrekt information och rätt grafisk profil, samtidigt som smarta integrationer gör arbetet ännu effektivare. Snabb och felfri dokumentproduktion är så SmartDocuments gör skillnad i ditt dagliga arbete. SmartDocuments hjälper dig att få mer tid över till de arbetsuppgifter som du verkligen tycker om.
Nyfiken på vår lösning?
Kontakta oss!