Kom igång med digitalt tillgängliga dokument
När du börjar arbeta med digital tillgänglighet kommer du förr eller senare även att behöva se över alla organisationens digitala dokument. Du vill säkerställa att den information som du erbjuder via dokument är tillgänglig och begriplig för alla mottagare. Hur kan din organisation bäst genomföra denna omställning?
På många olika nivåer använder vi alltmer digital kommunikation, och det gäller även organisationer. Även om ordet ”dokument” fortfarande ofta för tankarna till en pappershandling, övergår vi allt oftare till digitala versioner. En avgörande aspekt av digital kommunikation är tillgänglighet. Tillgänglighet bidrar till att nå en bredare målgrupp och är dessutom ett krav enligt lagstiftning och regelverk. Det är viktigt att information som erbjuds online är tillgänglig för alla individer, oavsett om den presenteras via en webbplats eller i ett digitalt dokument som skickas via e-post eller en digital brevlåda. På SmartDocuments kan vi allt om dokument. I den här bloggen hjälper vi dig och din organisation att komma igång med digitalt tillgängliga dokument.
Förankring på alla nivåer i organisationen
Men först: innan du börjar omvandla dokument är det viktigt att alla medarbetare i organisationen förstår betydelsen av digital tillgänglighet. Varje medarbetare har en roll i att skapa en tillgänglig miljö, exempelvis kommunikatörer som ansvarar för den grafiska profilen, applikationsutvecklare som utformar digitala formulär eller beslutsfattare som skapar förutsättningar för förändringen. Se därför till att den nödvändiga omställningen stöds och förankras i hela organisationen.
Inventera och standardisera
Om du vill omvandla de dokument som din organisation skickar till digitalt tillgängliga versioner bör du först inventera vilka dokument som erbjuds målgruppen. Om du exempelvis arbetar inom offentlig sektor innebär det att kartlägga vilka brev som skickas till medborgarna. Genom detta får du en tydlig bild av projektets omfattning. Titta också på hur ofta varje brev skickas. Det blir senare ett värdefullt hjälpmedel när prioriteringar ska göras. Därefter fastställer du en grundmall för dessa dokument. Dokumentmallen ska uppfylla riktlinjerna för digital tillgänglighet. I vissa fall kan detta kräva justeringar i den grafiska profilen, men var lugn: hos våra kunder har vi ännu inte stött på någon grafisk profil som inte kunnat göras digitalt tillgänglig med några mindre anpassningar.
Den digitalt tillgängliga dokumentmallen fungerar som en grund där allt innehåll för brev och dokument kan byggas upp. På SmartDocuments standardiserar vi denna process med hjälp av intelligenta mallar. I vår blogg “Hur du skapar digitalt tillgängliga dokument med rätt mall“ kan du läsa mer om hur det fungerar. Kort sammanfattat: genom att hantera inställningar, innehåll och grafisk profil på ett centralt ställe kan du skapa digitalt tillgängliga dokument utifrån dessa smarta mallar. Fundera också på hur dokumenten byggs upp, till exempel med byggblock och mallstilar. Använd dessutom den praktiska behörighetsstrukturen som SmartDocuments erbjuder. Genom att arbeta strukturerat och med tydliga behörigheter förenklar du hela processen.
Steg för steg
Även när du arbetar med intelligenta mallar i SmartDocuments kräver arbetet med att göra dokument digitalt tillgängliga ett visst engagemang och en viss insats. Eftersom det är viktigt att organisationer genomför denna omställning uppmuntrar vi dig att helt enkelt börja. Gör det på ett genomtänkt sätt med hjälp av den inventering och standardisering som beskrivits ovan, och arbeta sedan steg för steg, mall för mall. Du kan exempelvis prioritera utifrån användningsfrekvens och betydelse. Med utgångspunkten att varje tillgängligt dokument gör skillnad är varje förbättring ett viktigt steg framåt.
På SmartDocuments arbetar vi för att skapa digitala dokument som är tillgängliga för alla.
Vi hjälper organisationer att göra detsamma genom rådgivning, utbildning och smart programvara.
Vill du veta mer?
Kontakta oss!