Integreringar som stärker dokumentproduktionen
I en snabbt föränderlig affärsvärld handlar dokumentproduktion om mycket mer än att bara skapa filer. Det handlar om att sammanföra system, effektivisera processer och säkerställa enhetlighet i hela organisationen. Moderna organisationer behöver lösningar som integreras sömlöst med det befintliga IT-landskapet. Det är här beprövade integrationer kommer in i bilden. Genom att koppla SmartDocuments till verksamhetskritiska system kan organisationer automatisera dokumentproduktionen, minska manuellt arbete och förenkla skapandet av dokument.
Från mall till färdigt dokument
Dokumentautomatisering ger störst effekt när den inte fungerar isolerat. I stället för att medarbetare manuellt matar in samma uppgifter gång på gång kan SmartDocuments kopplas direkt till befintliga datakällor och verksamhetssystem. På så sätt fylls mallarna automatiskt med korrekt information redan när dokumentet skapas. Resultatet blir korrekta och enhetliga dokument som kan färdigställas snabbare. SmartDocuments integrationslager hämtar data från externa källor och placerar informationen på rätt plats i dokumentet, vilket sparar tid och minskar risken för fel. Datainhämtning är bara en del av integrationernas funktionalitet. SmartDocuments stödjer inte bara själva dokumentproduktionen utan även hela den omgivande dokumentprocessen. Exempelvis kan SmartDocuments startas direkt från befintliga system, vilket gör att användarna kan skapa dokument inom sina vanliga arbetsflöden. När dokumentet är färdigt kan det automatiskt sparas och delas i organisationens befintliga samarbets- och lagringsmiljöer. På så sätt blir dokumentproduktionen en naturlig del av organisationens digitala ekosystem. Nedan beskriver vi några av de beprövade integrationer som gör detta möjligt.
1. Microsoft Teams och SharePoint
Många organisationer använder redan Microsoft 365-applikationer som Teams och SharePoint för samarbete och dokumenthantering. SmartDocuments integreras direkt med dessa plattformar, vilket gör att användare kan skapa dokument i sin vanliga arbetsmiljö. Med Teams-integrationen kan användaren starta SmartDocuments, välja en mall, fylla i information och generera dokument utan att lämna Teams. De färdiga dokumenten lagras säkert på den valda platsen samtidigt som metadata och dokumentstruktur bevaras. På liknande sätt gör SharePoint-integrationen det möjligt att starta dokumentproduktion direkt från SharePoint och automatiskt spara det färdiga dokumentet i rätt bibliotek eller mapp. Dokumenten förblir därmed organiserade, sökbara och i enlighet med organisationens riktlinjer för lagring och åtkomst.
2. Integration med SAP
ERP-system som SAP utgör ryggraden i många stora organisationer. De innehåller affärskritisk information om kunder, produkter, ekonomi och verksamhetsprocesser. SmartDocuments integreras med SAP-system, inklusive SAP S/4HANA, vilket gör att data från SAP automatiskt kan användas vid dokumentproduktion. Därmed elimineras behovet av manuellt kopiera-och-klistra-arbete, samtidigt som dokumenten förblir konsekventa och mallarna används på ett enhetligt sätt. Detta sparar tid vid både dokumentproduktion och mallhantering samt skapar en tillförlitlig koppling mellan affärssystem och formell dokumentation.
3. Dokumenthanteringssystem och verksamhetssystem
Utöver samarbetsplattformar och ERP-system kan SmartDocuments integreras med ett brett utbud av andra verksamhetssystem för att stödja dokumentgenerering, exempelvis:
- Dokumenthanteringssystem (DMS): centrala plattformar för lagring och hantering av dokument.
- Business Process Management-system (BPM): system som automatiserar arbetsprocesser inom organisationen.
- Ärendehanteringssystem: lösningar för administration av kundärenden och verksamhetsinformation.
- Workflow-system: system som styr och automatiserar processer i flera steg.
Dessa integrationer gör det möjligt att hämta data, starta dokumentproduktion baserat på olika händelser i verksamheten och lagra färdiga dokument i rätt system. Resultatet är sammanhängande och automatiserade dokumentprocesser.
4. White label och skräddarsydda integrationer
För organisationer med specifika behov stöder SmartDocuments även white label-integrationer och anslutningar till verksamhetsspecifika databaser. Oavsett om det handlar om REST- eller SOAP-API:er eller integrationer med externa webbapplikationer gör dessa möjligheter det möjligt att integrera SmartDocuments i i princip vilken IT-miljö som helst. Denna flexibilitet är särskilt värdefull när dokumentproduktion endast utgör en del av en större affärsprocess.
Grunden för modern dokumentproduktion
Integrationer utgör grunden för modern dokumentproduktion. Genom att koppla SmartDocuments till samarbetsplattformar som Microsoft Teams och SharePoint, ERP-system som SAP samt ett brett spektrum av andra verksamhetssystem kan organisationer automatisera informationsflöden, minska manuellt arbete och säkerställa korrekta och konsekventa dokument som uppfyller gällande krav och riktlinjer. Dessa integrationer förvandlar dokumentproduktion från en återkommande administrativ uppgift till en sammanhängande och tillförlitlig process, vilket gör dokumenthanteringen både enklare och effektivare.
Vill du veta hur SmartDocuments kan integreras med era befintliga system och förenkla dokumentprocesserna i din organisation?
Boka en demo eller ett introduktionsmöte. Vi berättar gärna mer om hur dokumentproduktionen kan stärkas i just er verksamhet.