Smarta mallar för anställningsavtal
Hur du skapar ett personanpassat anställningsavtal med hjälp av smarta mallar
Är du ansvarig för HR-frågor och arbetar i en medelstor eller stor organisation? Då lägger du säkert en betydande del av din tid på att skapa och hantera anställningsavtal och andra personalrelaterade dokument. Hur ser du till att allt detta pappersarbete tar så lite tid som möjligt, så att du kan fokusera på den mänskliga sidan av ditt viktiga arbete? Luta dig tillbaka en stund, för vi har en smart lösning.
Om du arbetar inom HR eller personaladministration på en medelstor eller stor organisation är du utan tvekan väl bekant med all dokumentation som följer med personalhanteringen. Anställningsavtal för nya medarbetare, förlängningar av tidsbegränsade anställningar, underrättelsebrev, policydokument och mycket mer. Ofta handlar det om standarddokument med fasta villkor, texter och företagsuppgifter, utformade enligt organisationens grafiska profil. Men trots det är dessa dokument långt ifrån standardiserade, eftersom de handlar om människor. Även om du skapar ett helt vanligt anställningsavtal blir det betydligt trevligare när den nyanställda kollegan Thijs får ett avtal med sitt eget namn på. Det finns dessutom flera uppgifter som varierar mellan medarbetare, till exempel lön (förmodligen det första Thijs kommer att titta på), semesterdagar och eventuella förmåner som tjänstebil.
Standardiserat och ändå personligt
Känns mängden arbete som krävs för att skapa alla dessa dokument överväldigande? Då har vi goda nyheter. Det finns en programvarulösning som kan ta över en stor del av arbetet. Namnet är, om vi får säga det själva, ganska självklart: SmartDocuments. Med SmartDocuments kan du enkelt skapa personanpassade dokument med hjälp av intelligenta mallar. På så sätt blir det snabbt och enkelt att ta fram HR-dokument.
Grunden: en smart mall
Med SmartDocuments skapar du intelligenta mallar. I vår SmartEditor bygger du mallar med standardelement, så kallade byggblock, och variabler som fylls i senare. Exempel på standardelement är företagsuppgifter, hänvisningar till personalhandboken eller kollektivavtal samt fasta villkor som semesterregler. Dessa texter läggs in som byggblock i mallen och återanvänds automatiskt i varje dokument som genereras från den. En ytterligare fördel är att du enkelt kan integrera organisationens grafiska profil i mallarna. Resultatet blir dokument som inte bara är korrekta utan också professionella och enhetliga.
Personanpassade anställningsdokument
När mallen är klar kan ett dokument skapas med hjälp av vår SmartWizard, vilket i praktiken innebär att användaren besvarar ett antal frågor. Dessa frågor motsvarar de variabler som lagts in i mallen.
Det kan exempelvis handla om:
- Förnamn
- Efternamn
- Anställningsdatum
- Lön
- Befattning
- Övriga anställningsvillkor
Svaren placeras automatiskt på rätt plats i det genererade dokumentet. Ännu smartare blir det när variablerna kopplas till de system som organisationen redan använder. Med rätt integration kan uppgifter automatiskt hämtas från befintliga HR-system och fyllas i dokumentet utan manuell inmatning. Detta minskar risken för mänskliga fel avsevärt. Med ett enda knapptryck genereras sedan det personanpassade anställningsavtalet som PDF och sparas direkt på servern eller i organisationens system. Efter digital signering kan Thijs officiellt börja sitt nya arbete.
Skapa mallar för alla HR-processer
Skapa så många mallar som behövs för din HR-avdelning och generera alla typer av dokument på bara några ögonblick. Det minskar repetitivt arbete och frigör tid för de uppgifter som faktiskt bidrar till arbetsglädje och värdeskapande. Det är vad SmartDocuments kan erbjuda HR-specialister och personaladministratörer.