Hur du skapar digitalt tillgängliga dokument med rätt mall
Hur du skapar digitalt tillgängliga dokument med rätt mall
Om du arbetar i en medelstor eller stor organisation och hanterar brev och andra dokument, är du kanske redan bekant med digital tillgänglighet. Hur säkerställer du att den information du delar med din målgrupp är tillgänglig för alla? Hur skapar du digitalt tillgängliga dokument på ett effektivt sätt? På SmartDocuments har vi hittat en lösning.
Vad är digital tillgänglighet?
När en digital miljö är tillgänglig kan alla använda den, även personer med funktionsnedsättningar. Digital tillgänglighet omfattar många olika typer av digitala produkter och tjänster, från programvara till PDF-filer och webbplatser. Organisationer över hela världen arbetar för att bli mer digitalt tillgängliga. I Sverige och övriga Europa omfattas digitala dokument av tillgänglighetskrav, vilket innebär att alla dokument som din organisation tillhandahåller digitalt ska vara tillgängliga för alla användare. Digital tillgänglighet är dessutom inte bara ett lagkrav, utan också ett kundorienterat sätt att arbeta, oavsett vilken målgrupp organisationen vänder sig till.
Tillgänglighetsgranskningar för digitala dokument?
I dag finns det många verktyg som påstår sig kunna kontrollera om ett dokument är digitalt tillgängligt. Men kan en dator verkligen avgöra om något är fullt tillgängligt? Ja, programvaran kan kontrollera dokumentet mot etablerade riktlinjer, men en mänsklig granskning är fortfarande nödvändig. Låt oss ta ett exempel. En viktig del av riktlinjerna för digital tillgänglighet är att bilder ska förses med en beskrivande alternativtext (alt-text). På så sätt kan personer som inte ser bilden ändå förstå vad den föreställer eller om den endast är dekorativ och saknar informationsvärde. Ett tillgänglighetsverktyg kan kontrollera om varje bild har en alt-text. Däremot kan verktyget inte avgöra om beskrivningen är korrekt eller tillräckligt informativ. Även om ett AI-baserat verktyg kan identifiera att en fågel finns på bilden, kan det inte veta om det är viktigt att beskriva fågelarten, eller om det egentligen är den snötäckta grenen som är det relevanta bildinnehållet. Därför behöver du fortfarande själv kontrollera att alla delar av dokumentet är korrekt konfigurerade, presenterade och beskrivna.
Tillgängliga dokument utan efterkontroller
Finns det då inget effektivt sätt att skapa digitalt tillgängliga dokument? På SmartDocuments anser vi att det gör det. Effektiv dokumentproduktion börjar med en bra dokumentmall. Genom att konfigurera mallen enligt tillgänglighetsriktlinjerna redan från början behöver du inte granska varje enskilt dokument i efterhand. Hur fungerar det? SmartDocuments är en programvarulösning för dokumentproduktion som bygger på intelligenta mallar. Med vår programvara hanterar du grafiska profilelement och mallinnehåll centralt och skapar dokument baserade på fördefinierade mallar. Personanpassat innehåll, exempelvis adressuppgifter, kan läggas till av användaren genom en fråga-svar-dialog eller automatiskt via till exempel XML. Dessa förkonfigurerade mallar är själva nyckeln till lösningen. Om mallen byggs enligt riktlinjerna för digital tillgänglighet kommer alla dokument som genereras från den mallen också att vara digitalt tillgängliga.
En bra mall, tusentals digitalt tillgängliga dokument
När du skapar mallen följer du riktlinjerna för digital tillgänglighet.
- Är radavståndet korrekt?
- Har bilderna i mallen lämpliga alternativtexter?
- Är all information tillgänglig för skärmläsare?
Ja, det kräver lite extra arbete i början, men det sparar mycket tid senare. Kom ihåg att en enda mall kan användas för att skapa tusentals dokument. Du håller säkert med om att investeringen snabbt betalar sig. Genom att konfigurera inställningar korrekt på en central plats och hantera innehåll och grafisk profil i smarta mallar kan du generera digitalt tillgängliga dokument på ett effektivt sätt.