Generera dokument snabbt med Högvolym
Generera stora mängder dokument snabbt och med hög precision med vår modul Högvolym
SmartDocuments verktyg för dokumentproduktion gör det enkelt att skapa snygga och personanpassade dokument, helt automatiserat dessutom. Men hur fungerar det när det inte handlar om tio eller hundra dokument, utan om mer än tiotusen?
Om du arbetar i en organisation där många dokument skapas vet du hur tidskrävande och felbenäget det är att upprätta varje dokument manuellt. Oavsett om det handlar om brev eller fakturor är risken för fel stor, särskilt när dokumenten ska personanpassas. Om alla dokument dessutom ska följa organisationens grafiska profil krävs det ofta mycket tid för att slutföra arbetet.
Effektiviserad dokumentproduktion
Lyckligtvis finns det verktyg, som SmartDocuments :-), som effektiviserar dokumentproduktionen och på så sätt sparar både tid och pengar. Dessutom blir arbetet betydligt trevligare, eftersom färre repetitiva uppgifter och effektivare arbetsprocesser frigör energi och tid. SmartDocuments gör detta med hjälp av intelligenta mallar. Med vår lösning hanterar du innehållet i dina mallar och grafiska element, såsom logotyp och teckensnitt, i en central miljö. Dokument skapas utifrån fördefinierade mallar och personanpassas antingen genom en användarvänlig fråge- och svarsdialog eller helt automatiserat via exempelvis XML eller JSON.
Stora volymer, komplexa dokument
Anta att du vill generera riktigt stora mängder komplexa dokument med vår programvara. Det kan exempelvis handla om fakturor, lönespecifikationer eller brev om kommande hyreshöjningar som ska skickas till tiotusentals mottagare. Då talar vi om komplexa dokument med många individuella variationer, långt mer än bara en personanpassad adress. Trots dessa skillnader måste alla dokument följa samma format och struktur. Om detta är en del av er vardag är vår modul Högvolym rätt lösning. Även om SmartDocuments är utformat för att göra dokumentproduktionen så effektiv och automatiserad som möjligt finns det gränser för vad vanliga processer klarar när dokumentvolymerna blir riktigt stora. Automatisering av sådana mängder ställer höga krav på de system som används. Därför utvecklade vi modulen Högvolym.
Asynkrona köer
Vår modul Högvolym gör det möjligt att skapa stora mängder dokument snabbt och effektivt. Med modulen kan du exempelvis generera 1 000 olika dokument från 1 000 olika XML-filer. Varför behövs denna modul? För att varje dokument kräver flera processer:
- Hämtning av data
- Överföring av data till rätt plats i mallen
- Generering av dokumentet
- Distribution eller utskick av dokumentet
När dessa processer ska genomföras för tiotusentals dokument blir arbetsbelastningen mycket stor. Därför använder Högvolym flera olika köer som bearbetas asynkront. Detta gör det enkelt att ingripa om något går fel i någon del av processen. Dessutom kan systemet visa exakt vilket dokument som orsakat problemet. Med Högvolym är det också möjligt att schemalägga de olika processerna i förväg. På så sätt får du full kontroll över hela arbetsflödet för stora mängder komplexa dokument.
Hur är det med dokumentkoppling (mail merge)?
Mail merge känner de flesta till, men vad innebär det egentligen? Mail merge är den traditionella metoden för att sammanfoga data från en datakälla, exempelvis ett Excel-kalkylblad, med en dokumentmall i ett ordbehandlingsprogram som Word. Även detta är möjligt med SmartDocuments genom vår modul Multi Document Output (MDO). Skillnaden mellan MDO och Högvolym är att mail merge bygger på en enda datakälla och en enda mall som används för att generera alla dokument. Om du däremot arbetar med flera datakällor eller behöver skapa tiotusentals dokument är Högvolym den modul du behöver.
Vår lösning passar därför alla situationer där du behöver generera stora mängder dokument snabbt och samtidigt med hög precision. Genom att automatisera dokumentproduktionen sparar du tid, minskar antalet fel och förbättrar dokumentens enhetlighet och kvalitet. Med modulen Högvolym får du dessutom möjligheten att på ett kontrollerat sätt skapa mycket stora, ja till och med enorma, dokumentvolymer.
Vill du veta mer om vår modul Högvolym?
Kontakta oss!