Förbered dokument för begäran enligt offentlighetsprincipen
Hur du förbereder ett SmartDocuments-dokument för en begäran enligt offentlighetsprincipen
När du som offentlig organisation lämnar ut ett dokument efter en informationsförfrågan eller en begäran enligt offentlighetsprincipen behöver känslig information skyddas. Även i dokument som skapats med SmartDocuments kan det finnas uppgifter som måste tas bort. Hur gör du dokumentet fritt från konfidentiell information utan att behöva läsa igenom och redigera det manuellt? Det har vi utvecklat en lösning för i SmartDocuments!
Offentlighetsprincipen
Rätten att få tillgång till information om den offentliga sektorns verksamhet regleras genom offentlighetsprincipen. Om du arbetar inom offentlig sektor vet du säkert att inte all information får lämnas ut vid en informationsförfrågan. Därför finns det också undantag för utlämnande av information, exempelvis när det gäller personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter. I den här artikeln beskriver vi hur SmartDocuments gör det möjligt att dölja viss information i ett dokument, så att organisationen kan uppfylla kraven vid utlämnande av handlingar.
Skapa dokument med SmartDocuments
Med SmartDocuments skapar du dokument baserade på intelligenta mallar. Mallskaparen i organisationen bygger mallen och konfigurerar alla inställningar. Slutanvändarna skapar sedan dokument med hjälp av vår Wizard. Det är också möjligt att SmartDocuments är integrerat med andra system som automatiskt fyller dokumentmallarna med rätt uppgifter. I båda fallen är dokumentet därefter redo för nästa steg i processen, till exempel lagring i ett ärendehanteringssystem eller dokumenthanteringssystem (DMS), eller distribution via en digital tjänst.
Anonymisering i två steg
Förr eller senare kommer en informationsförfrågan där ett dokument behöver anonymiseras. Med SmartDocuments sker anonymiseringen i två steg:
- Mallskaparen förbereder dokumentmallen för anonymisering.
- Slutanvändaren skickar in det färdiga dokumentet för anonymisering, varefter dokumentet anonymiseras automatiskt.
Steg 1: Konfigurera dokumentmallen
Förberedelserna börjar redan när dokumentmallen skapas eller uppdateras. Mallskaparen kan antingen välja att anonymisera specifika delar av dokumentet eller alla variabler i dokumentet. Om du vill anonymisera samtliga variabler markerar du helt enkelt alternativet ”Förbered DOCX för anonymisering” i administrationsmiljön SmartControl. Inställningen kan göras för:
- En enskild mall
- En mallgrupp
- En enskild användare
- En användargrupp
När denna inställning används kommer alla variabler i dokumentet att ersättas med svarta markeringar vid anonymisering. Om endast vissa uppgifter ska anonymiseras används SmartEditor, där mallens innehåll byggs upp. Där markerar du de fält som ska anonymiseras med verktyget ”Anonymisera”. När mallen är färdigkonfigurerad och publicerad kan slutanvändarna använda den för att skapa dokument. Vid denna tidpunkt syns ännu ingen anonymisering i dokumentet, eftersom den genomförs först vid behov. De markerade variablerna är dock låsta i det genererade dokumentet, vilket innebär att de inte kan ändras eller tas bort. Det gör att anonymiseringsverktyget exakt kan identifiera vilka uppgifter som ska anonymiseras. Det innebär också att funktionen endast fungerar för dokument som skapats med SmartDocuments och med mallar som har konfigurerats för anonymisering.
Steg 2: Anonymisera ett SmartDocuments-dokument
När en informationsförfrågan kommer in och ett dokument behöver lämnas ut kan anonymiseringsprocessen starta. Om dokumentet skapades med en SmartDocuments-mall som förberetts för anonymisering går du till vår webbaserade miljö, där dokumentproduktion normalt startas. Där laddar du upp dokumentet till anonymiseringsapplikationen och väljer önskat filformat. Resultatet kan levereras som:
- DOCX
- HTML
- ODT
I det anonymiserade dokumentet ersätts de valda variablerna med svarta markeringar av fast storlek, så att ingen information kan utläsas. All annan dokumentinformation förblir oförändrad. Det anonymiserade dokumentet är därefter klart att lämnas ut. Kanske undrar du vad vi menar med ”variabler” och om verkligen all information anonymiseras när alternativet ”alla variabler” används. Eller kanske vill du veta hur vi säkerställer den digitala tillgängligheten i anonymiserade dokument. Det kan du läsa mer om i vår kompletterande artikel "Digitalt tillgänglig anonymisering av dokument med SmartDocuments".
Nyfiken på hur anonymisering fungerar i SmartDocuments?
Våra experter visar gärna hur det går till i en demo. Kontakta oss!